Arbeitsbelastungsverwaltung: 5 Strategien zur Vermeidung von Burnout

Eine zu schwere oder schlecht verteilte Arbeitsbelastung kann jeden ins Burnout führen. Als Manager müssen Sie Schlüsselstrategien zur Verwaltung der Arbeitsbelastung umsetzen, um jeden Mitarbeitenden und jede Aufgabe zu unterstützen.

Eine gut durchgeführte Arbeitsbelastungsverwaltung ermöglicht es, komplexe Projekte schnell voranzutreiben. Sie hilft, Aufgaben gerecht im Team zu verteilen und alle zu unterstützen, damit Burnout der Vergangenheit angehört.

Die beste Strategie zur Arbeitsbelastungsverwaltung erfordert, dass Sie Ihren Ansatz weiterentwickeln, Ihre Mitarbeitenden befähigen, in Projektmanagement-Tools investieren und neue Wege finden, Zeit (und Energie) für jedes Teammitglied freizumachen.

Es gibt jedoch viel zu tun, um dies zu erreichen: Entdecken Sie, wie Sie anfangen können, mit diesem Expertenratgeber.

Worum geht es bei der Arbeitsbelastungsverwaltung

Die Arbeitsbelastungsverwaltung kombiniert zwei Elemente: in die richtigen Tools zu investieren und Projektaufgaben richtig zu verteilen.

Heute suchen Teams von HR bis zu E-Commerce nach Möglichkeiten, in weniger Zeit mehr zu leisten.

Wettbewerb und sich ändernde Verbraucherverhalten treiben Teams dazu an, in ihren Operationen immer mehr Produktivität und Effizienz anzustreben. Aber diese Suche hat Auswirkungen auf die Teams.

Der Einsatz von Tools, die Mitarbeitenden mehr Raum geben, um ihre aktuelle Arbeitsbelastung zu bewältigen und mehr Zeit für ihre Aufgaben zu haben, ist für Ihre Rentabilität wesentlich und hilft, Burnout zu vermeiden.

Allerdings können Sie von einem einzelnen Tool wie KI nicht erwarten, dass es die Arbeit all Ihrer Teams leistet. Betrachten Sie diese Tools stattdessen als den persönlichen Assistenten jedes Mitarbeitenden, entwickelt, um administrative Aufgaben zu entlasten.

Das Burnout-Problem in Zahlen

Burnout kann Unternehmen in allen Sektoren treffen – besonders solche mit großen Teams, in denen die Arbeitsbelastung schlecht verteilt ist. Tatsächlich berichten etwa 44 % der Mitarbeitenden, dass sie sich bei der Arbeit in Burnout befinden.

Burnout zu vermeiden ist wesentlich. Andernfalls sollten Sie mit diesen hohen Kosten rechnen:

• Die Fluktuation kostet normalerweise zwischen einem Drittel und der Hälfte des Gehalt eines Mitarbeitenden.
• Die WHO schätzt, dass stressbedingte Burnouts Unternehmen 1 Billion Dollar kosten, nur wegen der steigenden Krankenausfallquoten.

Burnout ist aber auch nicht nur ein Produktivitätsverlust. Mitarbeitende in dieser Situation beginnen normalerweise sofort, nach einem anderen Job zu suchen, was Ihre Fluktua­tionskosten weiter erhöht.

Häufige Probleme der Arbeitsbelastungsverwaltung

Mehrere mit der Arbeitsbelastung verbundene Probleme tragen zu Burnout bei:

• Unrealistische Erwartungen : Wenn Mitarbeitende nicht klar wissen, was von ihnen erwartet wird, werden sie ihre Arbeitsbelastung nicht richtig verwalten können.
• Prioritäts­probleme : Ohne Prioritätssystem und klare Anweisungen zu den wichtigsten Aufgaben können Teams unter Anfragen erdrückt werden, die sie nicht innerhalb der Fristen erfüllen können, was Stress verursacht.
• Ein überbesetztes Team : Manchmal liegt das Problem nicht darin, wie Sie eine Position verwalten, sondern darin, dass es für das vorhandene Team einfach zu viel zu tun gibt. In diesem Fall ist die Einstellung von mehr Personal, um die Arbeitsbelastung auszugleichen, die einzige Option.
• Informationsüberflutung : Wenn zu viele Informationen gleichzeitig präsentiert werden, übersteigt dies die Fähigkeit einer Person, sie zu verstehen und zu nutzen.
• Eine toxische Arbeitskultur : Wenn das Arbeitsumfeld giftig ist, werden sich Mitarbeitende erschöpfen und ihre Arbeitsbelastung wird leiden, unabhängig davon, welche Tools vorhanden sind.
• Micromanagement : Invasive Manager, die alles kontrollieren und micromanagen wollen, sind eine häufige Ursache für Verwaltungsprobleme, die zu Burnout führen.

Top 5 Strategien der Arbeitsbelastungsverwaltung zur Vermeidung von Burnout

1. Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden zum eigenverantwortlichen Arbeiten

Es ist wesentlich, dass Teamverantwortliche ihre Mitarbeitenden lehren, ihre Zeit und Arbeitsbelastung eigenverantwortlich zu verwalten. Sie können nicht immer da sein, um ihnen die Hand zu halten und ihnen zu sagen, wie sie ihre Arbeitszeit organisieren sollen. Und Sie sollten auch nicht in letzter Minute eingreifen müssen, wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeitender bereits in Burnout ist.

Arbeiten Sie daher Hand in Hand mit Ihren Mitarbeitenden, um sie dort zu unterstützen, wo es nötig ist, und ermächtigen Sie sie, damit sie proaktiv sind. Leiten Sie sie bei der Umsetzung von Zeitmanagement-Techniken an und bieten Sie Schulungen an, falls erforderlich.

Seien Sie transparent über das, was Sie von jedem Mitarbeitenden in Bezug auf Rolle, Verantwortungen und Prioritäten erwarten. Idealerweise versuchen Sie, diese Rollen auf einem dedizierten Tool wie Holaspirit zu kartieren, damit jeder sieht, wer was macht. Dies hilft Ihren Mitarbeitenden, ihre Arbeitsbelastung effizienter zu verwalten und das Vertrauen zu haben, um zu delegieren oder Fristen anzupassen, wenn sie es für richtig halten.

Am wichtigsten ist es, eine offene Kommunikation zu unterhalten. Ihre Mitarbeitenden sollten sich wohlfühlen, um mit Ihnen über Probleme in Bezug auf ihre Arbeitsbelastung zu sprechen.

2. Automatisieren Sie mühsame Aufgaben, um mehr Raum für Kreativität zu schaffen

Sie müssen eine realistische Arbeitsbelastung für jeden Mitarbeitenden aufrechterhalten. Wenn eine Neueinstellung nicht möglich ist, müssen Sie bei der Auswahl Ihrer Tools strategisch vorgehen. Gute Projektmanager wissen, welche Teamkapazität ihnen zur Verfügung steht, was bedeutet, dass sie das Übrige anderswo ausgleichen müssen.

Die gute Nachricht ist, dass es Tools mit Schlüsselfunktionen gibt, die darauf ausgelegt sind, lästige Arbeit fast jeder Aufgabe zu automatisieren.

Beispielsweise können KI-gestützte Transkriptionswerkzeuge die Erstellung von Besprechungsnotizen automatisieren. Damit kann jeder Mitarbeitende, der an der Besprechung teilgenommen hat, das Ergebnis einsehen, um zu bestätigen, was gesagt wurde, einschließlich Aufgaben und zusätzliche Fristen.

Heute gibt es Automatisierungstools für praktisch jeden Service und jede Rolle, von der besten E-Mail-Tracking-Software für Vertriebs- und Marketing-Teams bis hin zur Gehaltsabrechnung für HR-Teams.

Alle diese Lösungen basieren auf Echtzeit-Daten, um die am häufigsten wiederholten und zeitaufwendigsten Aufgaben zu automatisieren. In vielen Fällen bedeutet dies, Dateneingabe, -aggregation und -analyse zu übernehmen. Ihre Mitarbeitenden sparen daher unzählige Stunden bei der manuellen Datenprüfung, dem Zusammenstellen von Berichten und dem Tippen ganzer Seiten Text.

Auf diese Weise gibt Automatisierung Mitarbeitenden Zeit zurück, reduziert ihre Arbeitsbelastung und vereinfacht die Projektabwicklung. Teams können sich dann auf die kreativeren und strategischeren Aspekte ihres Berufs konzentrieren und Fristen schneller einhalten.

3. Adoptieren Sie leistungsstarke Lösungen zur Visualisierung von Workflows

Software kann sogar das Arbeitsbelastungsmanagement insgesamt übernehmen. Das ist der Fall bei Projektmanagement-Software, die die Zusammenarbeit stärkt und die Einhaltung von Fristen ermöglicht. Das schaffen sie, indem sie eine Aufgabenliste erstellen und Mitarbeitende zuordnen. Sobald die Aufgaben zugeordnet sind, können Sie die Zeit verfolgen, Projektmeilensteine erfassen und vieles mehr.

Es gibt viele großartige Tools. Wenn Sie die Grenzen von Slack erlebt haben, zum Beispiel, möchten Sie vielleicht andere Optionen ausprobieren, wie Talkspirit, die die Teamzusammenarbeit stärkt während E-Mails reduziert.

Sie können auch Zeitverfolgungstools einrichten, um realistische durchschnittliche Dauernn pro Aufgabe zu ermitteln. Die Zeitmessung für jede Aufgabe ermöglicht es Ihnen, erreichbare Fristen zu setzen. Sie können diese Durchschnittswerte dann verwenden, um das Projektmanagement und die Aufgabenzuweisung in Zukunft zu beschleunigen.

Allerdings möchten Sie nicht, dass diese Tools als Micromanagement wahrgenommen werden, da dies Ihre Mitarbeitenden entmutigen könnte. Erklären Sie klar, warum Sie diese Tools einsetzen, wie Mitarbeitende sie nutzen können, und co-konstruieren Sie mit ihnen Lösungen basierend auf den Erkenntnissen, die Sie daraus gewinnen.

4. Erstellen Sie Vorlagen, um Workflows zu beschleunigen

Ein weiteres einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug zur Verbesserung der Arbeitsbelastungsverwaltung ist die Erstellung von Vorlagen. Diese Vorlagen entlasten Workflows erheblich, da sie sich leicht an die zu erledigende Aufgabe anpassen. Sie erleichtern das Reporting, helfen Teams, schneller Broschüren und Sales-Kits zusammenzustellen, und vieles mehr.

Vorlagen setzen auch die richtigen Erwartungen. Wenn es eine gemeinsame Vorlage für alle Sales-Materialien gibt, können Ihre Design- und Marketing-Teams konsistente Ergebnisse mit minimalem Bearbeitungs-Hin-und-Her produzieren.

Suchen Sie nach einer Sales-Intelligence-Lösung, die integrierte Vorlagen für Aufgaben wie E-Mail-Versand und Report-Erstellung hat. Diese Funktionen sparen Ihrem Team wertvolle Zeit und reduzieren die Belastung, indem sie einfache Prozesse beschleunigen.

5. Priorisieren Sie Aufgaben Ihrer Teamkollegen, um Multitasking zu vermeiden

Aufgaben zuzuweisen ist gut, aber sie zu priorisieren ist besser. Denn das Zuweisen von Aufgaben sagt Mitarbeitenden nicht, was zuerst getan werden muss, was warten kann, und so weiter. Es ist noch schlimmer, wenn Sie das Gefühl haben, dass alle Aufgaben zwingende Fristen haben und es nur eine begrenzte Anzahl von Stunden am Tag gibt.

Durch die Erstellung einer Prioritätsliste können Sie die Arbeitsbelastung ausgleichen, auch wenn Teams technisch „überlastet" sind. Denn sie wissen dann, welche Aufgaben verschoben werden können und welche zuerst bearbeitet werden müssen.

Fazit

Wenn Sie möchten, dass Ihre Teams gute Arbeit leisten, sich bei der Arbeit wohlfühlen und weiterhin engagiert bleiben, müssen Sie Arbeitsbelastungsverwaltung zur Priorität machen. Sie können Burnout reduzieren, indem Sie Aufgaben richtig zuordnen, Belastungen verringern und Workflows beschleunigen. Als Bonus erhöht sich die Produktivität. Dies bringt mehr Wert für Ihr Unternehmen, während es ermöglicht wird, Ihre Projekte immer wieder zu liefern.

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