5 Beispiele von Organisationen, die eine kollaborative Plattform eingeführt haben

Die kollaborative Plattform ist ein echtes Schweizer Taschenmesser im Unternehmensalltag. Mehr als ein einfaches Kollaborationswerkzeug ermöglicht sie es, den Informationsaustausch zu erleichtern, sofort zu kommunizieren, Projekte zu managen, die Nutzung interner E-Mails zu reduzieren und sogar die Produktivität der Teams zu steigern! Sie haben es verstanden: Es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten. Um Klarheit zu schaffen, stellen wir Ihnen 5 Beispiele von Organisationen vor, die eine kollaborative Plattform eingeführt haben.

Alle haben sich für Talkspirit entschieden, um die kollaborative Arbeit ihrer Teams zu erleichtern. Wir erklären Ihnen, warum sie diese Wahl getroffen haben und wie sie unsere kollaborative Plattform täglich nutzen.

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Beispiel Nr. 1: Smart4 Engineering

Smart4 Engineering ist eine internationale Unternehmensgruppe, die auf Ingenieurdienstleistungen spezialisiert ist. Sie vereint 3.200 Mitarbeitende und 10 Marken in 8 verschiedenen Ländern. Jede Marke hat eine einzigartige DNA und ein eigenes Fachgebiet. Die Herausforderung bestand darin, „Experten mit komplementärem Know-how zusammenarbeiten zu lassen", obwohl sie unterschiedliche Praktiken und Werkzeuge nutzen.

Um dieser Herausforderung zu begegnen, wollte Smart4 Engineering eine All-in-One-Kollaborationsplattform einführen, die eine gute funktionale Abdeckung bietet, ohne bereits von einzelnen Marken genutzt zu werden. Talkspirit erfüllte diese Anforderungen perfekt, weshalb die Gruppe sich für dieses Tool entschied.

Das Unternehmen hat eine Botschafter-Community aufgebaut, die dabei half, das Tool auszuwählen, zu testen und den übrigen Mitarbeitenden vorzustellen. „Unser CEO war unser bester Botschafter, denn er ist 100 % vom Mehrwert von Talkspirit überzeugt", erklärt Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation.

Heute nutzt die Gruppe Talkspirit in sehr umfassender Weise. Sie setzt es unter anderem ein, um:

• Fach-Communities zu betreiben, die sogenannten Smart Leagues;
• wichtige Informationen zu teilen (über das Willkommensportal und den Newsfeed jeder Gruppe);
• Meetings per Videokonferenz abzuhalten;
• sofortige Kommunikation zu ermöglichen;
• Arbeitsdokumente zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten;
• statische Daten zu zentralisieren (mithilfe der Bibliothek).

Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass eine kollaborative Plattform nicht nur zur Zusammenarbeit dient!

Beispiel Nr. 2: Amicio

Amicio ist ein französisches Unternehmen, das auf Outsourcing und Beratung im Bereich Kundenbeziehungen spezialisiert ist. Es beschäftigt mehr als 500 Mitarbeitende an 4 Standorten. Die Gruppe entstand durch die Fusion von Relaytion und MeilleurContact im Jahr 2019. Zu dieser Zeit jedoch „arbeitete jedes Team mit übernommenen Tools aus früheren Arbeitsweisen". Die Herausforderung bestand also darin, eine gemeinsame kollaborative Plattform einzuführen, die es ermöglicht, den Austausch zu zentralisieren und die kollaborative Arbeit zu erleichtern. Und genau da entdeckte das Unternehmen Talkspirit!

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Das Projekt wurde durch den Lockdown im März 2020 beschleunigt, der Amicio zwang, Talkspirit in Rekordzeit einzuführen. „In nur wenigen Tagen ersetzte Talkspirit die meisten zuvor genutzten Tools!"

Seitdem ist hybrides Arbeiten bei Amicio fest verankert. Mitarbeitende können bis zu 4 Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Talkspirit ist daher zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Remote-Zusammenarbeit geworden, da es ermöglicht:

• den Fortschritt der Sprints jedes Teams zu verfolgen;
• Besprechungsprotokolle zu teilen;
• synchron (über Beiträge) und asynchron (über Chat und Videokonferenz) mit internen und externen Stakeholdern zu kommunizieren;
• gegenseitige Unterstützung und Teamgeist zu fördern – Werte, die integraler Bestandteil des LARGE-Modells (Ligue des Anciens Rugbymen des Grandes Écoles) im Unternehmen sind;
• den Zusammenhalt hybrider Teams zu erhalten.

Mehr über dieses Beispiel erfahren Sie im Erfahrungsbericht von Benoît Bourla, Präsident von Amicio, über die Einführung der kollaborativen Plattform Talkspirit 👇

Beispiel Nr. 3: der Generalrat des Départements Essonne

Natürlich werden kollaborative Tools nicht nur in Unternehmen eingesetzt. Auch Gebietskörperschaften können davon profitieren. Das zeigt das Beispiel des Generalrats des Départements Essonne, der eine kollaborative Plattform eingeführt hat, um ein Netzwerk von Kommunikationsreferenten zu betreiben und die Produktivität der Mitarbeitenden der Kommunikationsabteilung zu verbessern.

„Früher war die Kommunikationsabteilung ziemlich abgeschottet. Es fiel uns schwer, Informationen von den verschiedenen Abteilungen des Départements zu erhalten, aber auch innerhalb der eigenen Abteilung weiterzugeben", erinnert sich Julien Bordas, Verantwortlicher für digitale Kommunikation. Kein Wunder: E-Mail war das wichtigste Kollaborationswerkzeug für die Mitarbeitenden!

Um den Informationsaustausch im Département zu erleichtern, entschied sich die Kommunikationsabteilung für die Einführung von Talkspirit. Zwei Faktoren beeinflussten diese Entscheidung: die Benutzerfreundlichkeit und die Datenspeicherung in Frankreich.

Heute wird das Tool vom gesamten Kommunikationsteam und mehr als 100 Mitgliedern des Kommunikationsreferenten-Netzwerks genutzt und ist besonders geschätzt für:

• das Projektmodul, mit dem Kommunikationskampagnen organisiert sowie zu erstellende Inhalte geplant und verfolgt werden können (sowohl für die Website als auch für soziale Netzwerke);
• die Arbeitsgruppen, die sowohl zum Teilen interner Informationen, zum Einbringen von Inhaltsideen als auch zum Hervorheben von Neuigkeiten und Veranstaltungen genutzt werden.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr darüber zu erfahren, wie der Generalrat des Départements Essonne Talkspirit nutzt 👇

Beispiel Nr. 4: die École Boulle

Betrachten wir nun eines der Beispiele einer kollaborativen Plattform, die im schulischen Bereich eingeführt wurde. Dieses Beispiel ist das der École Boulle, einer öffentlichen Bildungseinrichtung, die auf Kunsthandwerk und Design spezialisiert ist. Um die Arbeit ihrer Studierenden und Lehrenden zu erleichtern, wollte die Schule ein All-in-One-Kollaborationswerkzeug einführen: Talkspirit.

„Vor Talkspirit haben wir allein für Videokonferenzen 3 bis 4 verschiedene Tools genutzt!", berichtet Frédéric Poussin, Lehrender und Verantwortlicher für den digitalen Bereich. Meist amerikanische Tools, die Datenschutzprobleme aufwarfen (da sie dem Cloud Act unterliegen).

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Für die Schule war die Einführung von Talkspirit eine Möglichkeit, die Nutzungsweisen zwischen den verschiedenen Abteilungen zu vereinheitlichen und den Einsatz kostenloser, wenig sicherer Kollaborationssuiten zu beenden. „Denn es ist bekannt: Wenn etwas kostenlos ist, sind Sie das Produkt!"

Die Plattform wird von 650 Nutzenden verwendet und erleichtert:

• das Online-Einreichen von Hausarbeiten (über den Drive);
• die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen (über die OfficeNow-Suite);
• den Austausch von Informationen und Lernressourcen unter Studierenden derselben Klasse oder verschiedener Abteilungen (über den Newsfeed jeder Gruppe);
• den Austausch zwischen Lehrenden und Studierenden;
• den Austausch im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren;
• und die Organisation von Videokonferenzen.

Beispiel Nr. 5: die Armée de Terre

Als eines der letzten Beispiele möchten wir die kollaborative Plattform vorstellen, die von der Marketingabteilung des Jugendrekrutierungsbereichs der Armée de Terre genutzt wird. Dieser Bereich, der rund 1.000 Mitarbeitende umfasst, arbeitet mit zahlreichen Dienstleistern zusammen, um Rekrutierungskampagnen umzusetzen (zum Beispiel Kommunikations- und PR-Agenturen). Doch Projekte mit einer Vielzahl von Dienstleistern zu steuern, kann ohne geeignetes Tool schnell komplex werden.

„Vor Talkspirit waren E-Mails unser einziges Kommunikationsmittel mit unseren Dienstleistern", berichtet Oberstleutnant Arnaud MOUASSO MILLA, Stellvertreter des Büros für die Koordination von Marketingoperationen. Die Folge: Informationen erforderten erheblichen Hierarchisierungsaufwand, verbunden mit einer zeitraubenden Informationsflut.

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„Als gleichzeitiger Arbeits- und Kommunikationsbereich hat uns Talkspirit auch durch seine Fähigkeit überzeugt, interne Mitarbeitende und externe Dienstleister auf derselben Plattform zu vereinen, während wir die Kontrolle über unser Austausch- und Klassifizierungsökosystem behalten. Darüber hinaus koordiniert sich dieses Tool perfekt mit unserer internen Organisation." Mit Talkspirit verfügt jeder über denselben Informationsstand und kann problemlos auf den Austauschverlauf zugreifen. Da das Tool zudem französischer Herkunft ist, ermöglicht es, die Datensicherheit der geteilten Informationen zu gewährleisten.

„Wir haben mehrere Arbeitsgruppen erstellt, um den Austausch zu den verschiedenen Projekten der Marketingabteilung zu erleichtern. Drive, Chat, Projektmodus und Bibliothek sind die am häufigsten genutzten Funktionen unserer Mitarbeitenden und Dienstleister. Dank dieser Funktionen können sie direkt miteinander kommunizieren und Arbeitsdokumente teilen, ohne E-Mails zu verwenden, und auf allen Geräten Videokonferenzen abhalten. Ergebnis: Die Zusammenarbeit ist flüssiger, und der menschliche Austausch ist harmonischer und besser abgesichert!"

Fazit

Diese Beispiele kollaborativer Plattformen verdeutlichen, dass jede Art von Organisation solche Tools nutzen kann: ein Unternehmen, eine Gebietskörperschaft, eine Schule und sogar ein Ministerium. Möchten Sie die Arbeit Ihrer Teams effizienter gestalten? Mit internen und externen Stakeholdern kommunizieren? Den Dokumentenaustausch erleichtern? Talkspirit ist das kollaborative Tool, das Sie brauchen! Klicken Sie hier, um eine Demo unserer Plattform zu planen 😉

Wenn Sie sich in diesen Beispielen wiederfinden, fragen Sie sich vielleicht auch, wie Sie Ihre eigene kollaborative Plattform einführen können. Keine Sorge, wir haben an Sie gedacht. Sehen Sie sich unser Methoden-Merkblatt an, um Schritt für Schritt zu erfahren, wie Sie vorgehen können 👇

Zum Methoden-Merkblatt

In diesem Methoden-Merkblatt finden Sie: die 6 Schritte zur Einführung Ihrer kollaborativen Plattform, Beispielfragen, um Ihren Bedarf zu ermitteln, die entscheidenden Auswahlkriterien für Ihre Lösung, die Elemente, die in Ihren Kommunikationsplan aufzunehmen sind, sowie unsere besten Tipps, um die Akzeptanz Ihrer Plattform sicherzustellen.

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