Produktivität: die 12 Alternativen zur internen E-Mail

Laut einer Studie von Radicati Group empfängt ein Mitarbeitender im Schnitt 88 E-Mails pro Tag, von denen ein Großteil interne E-Mails sind. Bei einer solchen Menge zu verarbeitender Nachrichten fällt es nicht immer leicht, den ganzen Tag über konzentriert und produktiv zu bleiben. Zum Glück gibt es heute zahlreiche Alternativen, die weit effizienter und sicherer als die interne E-Mail sind, um im Unternehmen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten – remote wie vor Ort. Instant-Messaging, Digital Workplaces, Videokonferenz-Tools, soziale Unternehmensnetzwerke, kollaborative Suites… An Lösungen mangelt es nicht!

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 12 Lösungen vor, um die interne E-Mail in Ihren Arbeitssituationen vorteilhaft zu ersetzen.

1) Instant-Messaging: für effiziente Gespräche

Müssen Sie Ihre Teilnahme an einem Meeting bestätigen, den Link zu einem Dokument erfragen oder einem Teammitglied gratulieren? Greifen Sie auf Instant-Messaging zurück. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Nachricht abzuschicken oder schnell, in Echtzeit und informell auszutauschen. Mehrere Tools (kostenlos und kostenpflichtig) sind auf dem Markt verfügbar, darunter: Slack, Signal, WhatsApp, Rocket.chat, Google Chat oder Skype.

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Viele kollaborative Plattformen bieten ebenfalls Team-Messaging an, zusätzlich zu Funktionen wie Videokonferenz oder gemeinsame Dokumentenbearbeitung. Wenn Sie nach einem umfassenderen Tool suchen, lesen Sie Punkt 11) dieses Artikels.

2) Videokonferenz: für schnellere Entscheidungsfindung

Möchten Sie Ihre Kollegen konsultieren, bevor Sie eine wichtige Entscheidung treffen? Oder müssen Sie vielleicht ein etwas heikles Thema mit Ihrem Manager besprechen?

Bevorzugen Sie die Videokonferenz, mit Tools wie Zoom, Jitsi Meet, Livestorm oder Whereby. Sie ermöglicht es Ihnen, direkt mit Ihrem Team, internen Gesprächspartnern oder unternehmensexternen Personen zu kommunizieren, ohne alle in einem Besprechungsraum versammeln zu müssen – und ohne einen endlosen E-Mail-Austausch.

3) Das Cloud-Laufwerk: zum Speichern und Teilen von Dokumenten

Per E-Mail geteilte Unterlagen wiederzufinden kann schnell zur Herausforderung werden, besonders wenn mehrere Versionen kursieren oder Betreff und Empfänger unterwegs geändert wurden.

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Um diesen Informationsverlust zu vermeiden, entscheiden Sie sich für ein Online-Dateispeichertool, wie Google Drive, Dropbox oder Box. Mit diesem Laufwerk können Sie schnell auf alle Ihre Arbeitsdokumente zugreifen, sie mit Kollegen, Partnern und Dienstleistern teilen, wo auch immer Sie sich befinden, und auf jedem Gerät.

Wenn Sie Ihre Tools rationalisieren möchten, können Sie sich für eine kollaborative Plattform entscheiden, die sowohl ein sicheres Laufwerk als auch andere Funktionen wie die Office-Suite, Chat und Videokonferenz integriert.

4) Die Online-Office-Suite: zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung in Echtzeit

Ob es sich um ein „Best-of-Breed"-Tool handelt (wie Google Docs, Microsoft Office oder OnlyOffice Docs) oder ob es in eine All-in-One-Kollaborationsplattform integriert ist – die Online-Office-Suite ist bei weitem die beste Alternative zur internen E-Mail, um Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten.

Kein lästiger Austausch verschiedener Dokumentversionen per E-Mail mehr. Sie können jetzt gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, während Sie den Verlauf jeder Änderung behalten.

5) Dateiübertragung: zum Versenden großer Dokumente

Haben Sie schon einmal versucht, HD-Videos oder mehrere Fotos per E-Mail zu senden? Das kann mühsam sein! Die beste Alternative, um Zeit zu sparen, besteht darin, ein Dateiübertragungstool zu verwenden (wie WeTransfer oder Smash).

Mit einem einfachen Drag-and-Drop können Sie große Dateien einfach und sicher senden und herunterladen, ohne sich auf einer Drittanbieter-Plattform registrieren zu müssen und ohne mehrere E-Mails hintereinander schicken zu müssen. Manchmal ermöglicht ein geteiltes Laufwerk auch das gleiche Ergebnis; alles hängt von dem Ihnen zur Verfügung stehenden Speicherplatz ab.

6) Projektmanagement: zum Verfolgen und Organisieren Ihrer Projekte

Vielleicht haben Sie die Gewohnheit, am Ende eines Projektmeetings eine interne Zusammenfassungs-E-Mail mit den Aufgaben jedes Einzelnen und den einzuhaltenden Fristen zu versenden. Trotzdem müssen Sie dann jeden einzeln nachfassen, damit er seine Aufgaben nicht vergisst. Aus einem einfachen Grund: Die interne E-Mail ist kein gutes Tool für das Projektmanagement (erst recht nicht bei komplexen Projekten).

Wenden Sie sich lieber an ein Projektmanagement-Tool (zum Beispiel Trello, Asana, Teamwork, Basecamp oder Monday.com), das es Ihnen ermöglicht, Aufgaben zu planen und zuzuweisen, ihren Fortschritt zu verfolgen und einen Überblick über alle laufenden Projekte zu erhalten.

Sie können auch bestimmte Prozesse automatisieren, wie die Zuweisung einer Aufgabe, die Aktualisierung Ihres Kalenders oder das Senden von Erinnerungen.

7) Das Brainstorming-Tool: zum Sammeln Ihrer Ideen

Brauchen Sie ein Online-Tool, um Ideen visuell zu notieren, zu strukturieren und mit Ihrem Team zu teilen? Bereichern Sie Ihre Brainstorming-Sitzungen – allein oder in der Gruppe – mit einem virtuellen Whiteboard (wie Stormboard, Klaxoon oder Miro), das es Ihnen ermöglicht, Ihre Ideen in Form von Post-its zu organisieren und jeden zur Mitarbeit zu ermutigen.

Wenn Sie lieber mit Mindmaps brainstormen, können Sie sich an Tools wie MindMeister, Coggle oder Lucidchart wenden, die ideal sind, um Ideen schnell miteinander zu verknüpfen und einen Gesamtüberblick über ein Thema zu erhalten.

8) Die Umfrage: zum Teilen von Feedback und zur Förderung kollektiver Intelligenz

Ob es darum geht, die Tagesordnung Ihres nächsten Meetings anzupassen oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen – regelmäßiges Einholen von Feedback ist oft essenziell. Die interne E-Mail kann sich für individuelles Feedback eignen, aber das Thema wird komplizierter, sobald mehrere Personen in die Diskussion eingebunden sind.

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Wenn Sie die Meinung mehrerer Personen einholen müssen, ist das Umfrage-Tool die beste Option. Es ermöglicht Ihnen, schnelles und qualitatives Feedback zu sammeln, und wenn Sie möchten, die Antworten zu anonymisieren, um mehr Personen zur Teilnahme zu motivieren. Zu den unverzichtbaren Lösungen gehören: SurveyMonkey, Typeform, GetFeedback oder das französische Drag'n Survey.

9) Das Intranet: für die interne Kommunikation

Das Intranet ist ein zentrales Tool für die interne Kommunikation. Es ermöglicht das Teilen von Neuigkeiten, die Erleichterung des Zugriffs auf Informationen oder Dokumente sowie die Würdigung der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Weit flexibler als der interne Newsletter ermöglicht das Intranet das Verbreiten von „kalten" und „heißen" Informationen in wenigen Minuten und fördert das Engagement durch Funktionen wie Kommentare oder Likes.

Wenn das Ihr Bedarf ist, können Sie sich für ein Intranet wie Talkspirit, Happeo, Lumapps, Jive oder Jostle entscheiden.

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10) Das interne soziale Netzwerk: zum Austausch von Best Practices

Seit mehreren Jahren sind soziale Unternehmensnetzwerke wie Talkspirit, Workplace oder Yammer zu unverzichtbaren Austauschmöglichkeiten geworden, um Wissensaustausch zu fördern und kollektive Intelligenz im Unternehmen zu entwickeln.

Dank eines Systems von Communities kann jeder seinen Teil beitragen, Ratschläge und Best Practices austauschen, ohne die Postfächer zu überfüllen. Ergebnis: Mitarbeitende trauen sich mehr zu sprechen, was weit mehr Interaktionen erzeugt als per E-Mail.

11) Die kollaborative Plattform: für die Teamarbeit

Suchen Sie eine Alternative zur internen E-Mail, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, synchron und asynchron, intern und mit externen Dienstleistern?

Die kollaborative Plattform ermöglicht es:

• den Informationsaustausch zu erleichtern
• die Organisation von Meetings zu vereinfachen,
• den Austausch zu beschleunigen,
• die kollaborative Arbeit zu vereinfachen,
• und vor allem interne E-Mails zu reduzieren!

Dank Funktionen wie Chat, Laufwerk, Videokonferenz, Gruppen, Aufgabenzuweisung oder Integrationen können Sie lange E-Mail-Hin-und-Hers vermeiden und so die Arbeit Ihrer Teams beschleunigen, wo auch immer sie sich befinden. Mehrere Plattformen ermöglichen Ihnen das Freisetzen dieses kollaborativen Potenzials, darunter Talkspirit, Microsoft Teams, Jamespot oder Jalios.

12) Die Digital Workplace: um alle Ihre Anwendungen zu vernetzen

Sie denken sicher: 11 Tools sind schon viel, um eine einfache Mailbox zu ersetzen! Und Sie haben recht.

Das ist genau der Daseinszweck des jüngsten kollaborativen Tools: der Digital Workplace. Dieser digitale Arbeitsbereich bündelt alle Informationen, Dokumente, Anwendungen und Personen, die Sie für die Arbeit benötigen, wo auch immer Sie sich befinden (im Home-Office, unterwegs oder im Büro).

Eine Digital Workplace integriert somit alle oben genannten Tools und ermöglicht die Interaktion mit allen internen und externen Stakeholdern.

Kurz gesagt: Wenn Sie die Arbeitserfahrung und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden verbessern möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf ein Digital-Workplace-Tool umzusteigen ;). Entdecken Sie hier unseren Vergleich der 13 besten Digital-Workplace-Lösungen.

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Sie kennen jetzt 12 Alternativen zur internen E-Mail, die Ihnen helfen können, effizienter zu arbeiten. Unter all diesen Tools sticht eine besonders hervor: die Digital Workplace. Statt viele Tools auf einmal einzuführen, setzen Sie auf Einfachheit: Implementieren Sie eine Digital Workplace, die es Ihnen ermöglicht, auf derselben Plattform zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten! Wir haben in einem Praxisblatt mehrere Best Practices für einen erfolgreichen Rollout zusammengestellt. Laden Sie es herunter, um von unseren besten Tipps zu profitieren!