Kommunale Einrichtungen: Warum eine kollaborative Plattform einführen?

Die kollaborative Plattform ist heute zu einem unverzichtbaren Werkzeug für alle Organisationen geworden, die ihre digitale Transformation beschleunigen möchten. Als All-in-one-Lösung ermöglicht sie sowohl die Flüssigkeit der Kommunikation und Zusammenarbeit der Teams als auch die Steigerung der Produktivität der Mitarbeitenden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass kollaborative Plattformen zunehmend sowohl von Unternehmen als auch von kommunalen Gebietskörperschaften bevorzugt werden.

Ob Sie in einem Rathaus, einem Gemeinderat, einem Verband oder einer Kreisverwaltung tätig sind – die Einführung einer kollaborativen Plattform bietet Ihren Teams zahlreiche Vorteile. Aber ist sie wirklich unverzichtbar?

Falls Sie noch zögern, finden Sie hier 7 gute Gründe, eine kollaborative Plattform in einer kommunalen Einrichtung einzuführen.

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1. Flüssige Zusammenarbeit auf Distanz ermöglichen

Mit der Entwicklung der hybriden Arbeit benötigen kommunale Gebietskörperschaften heute Werkzeuge, um effektiv aus der Ferne zusammenzuarbeiten. Diesem Bedarf wird die kollaborative Plattform vollständig gerecht – dank Funktionen wie:

• dem Projektmanagement, das die Organisation und Verfolgung des Projektfortschritts ermöglicht
• dem geteilten Drive, der es erlaubt, alle Dateien in Verzeichnissen zu zentralisieren und Zugriffsrechte zu verwalten
• der Bürosuite, die das Teilen und Co-Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Personen gleichzeitig ermöglicht

Mit einer kollaborativen Plattform können Ihre Teams überall zusammenarbeiten, wo immer sie sich befinden, ohne auf endlose Meetings angewiesen zu sein.

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2. Ihre interne Kommunikation modernisieren

Neben den Kollaborationsfunktionen bietet die kollaborative Plattform auch zahlreiche Funktionen für die interne Kommunikation. Sie ermöglicht beispielsweise:

• die Neuigkeiten Ihrer Gemeindeverwaltung hervorzuheben (eine neue Einstellung, eine interne Veranstaltung, einen neuen Verwaltungsprozess usw.) auf einer Startseite und/oder einem Newsfeed
• individuelle und kollektive Erfolge zu würdigen, indem Fotos und/oder Videos der abgeschlossenen Projekte geteilt werden
• das Feedback der Mitarbeitenden über Umfragen einzuholen
• synchrone und asynchrone Kommunikation zwischen den verschiedenen kommunalen, Kreis- und regionalen Diensten über den Chat und die Videokonferenz zu optimieren
• sicherzustellen, dass Mitarbeitende und gewählte Vertreter alle Zugang zum gleichen Informationsstand haben

Ob es darum geht, Mitarbeitende zu informieren, zu motivieren oder zu einen – die kollaborative Plattform ist DIE Lösung zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation! Ein klar erkannter Vorteil durch die Mairie de Venelles, die die Plattform Talkspirit während der Covid-Krise eingeführt hat. Seitdem können Abteilungsleiter Informationen direkt über das Netzwerk mit den Mitarbeitenden teilen, ohne eine Vielzahl von E-Mails versenden zu müssen.

3. Wissen kapitalisieren

Ein weiterer Vorteil: Die kollaborative Plattform ermöglicht es kommunalen Gebietskörperschaften, das Wissen aller Mitarbeitenden zu teilen und zu kapitalisieren und so den Wissensverlust zu vermeiden, der beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden oft entsteht.

Sie können beispielsweise Gruppen erstellen, in denen jeder Best Practices, Fachkenntnisse, Monitoring-Artikel teilen, eine Meinung einholen oder eine Frage zu einem bestimmten Thema stellen kann.

Um die Relevanz der geteilten Informationen zu gewährleisten, empfiehlt es sich, diese Gruppen nach Abteilung (Personalwesen, Verwaltung, IT usw.) oder nach Thema (Wohnen, Stadtplanung, Kultur, Bildung, Bürgerschaft usw.) zu organisieren. Die Kenntnisse jeder Gruppe können anschließend auf einem dedizierten Team-Drive kapitalisiert werden, um den Wissens- und Kompetenztransfer jedes Mitglieds sicherzustellen.

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4. Den Zusammenhalt stärken

Noch heute haben viele kommunale Gebietskörperschaften eine hierarchische Organisation, die dazu neigt, Silos zwischen den verschiedenen Abteilungen zu erzeugen. Aufgrund dieses Kommunikationsmangels können sich einige Abteilungen vollständig voneinander isoliert fühlen. Eine Problematik, die sich durch die Telearbeit noch verschärft hat.

Die Einführung einer kollaborativen Plattform erleichtert die bereichsübergreifende Kommunikation und stärkt so die Verbindungen zwischen den verschiedenen Abteilungen. Dank der integrierten Sofortnachrichten kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mit jedem Kollegen kommunizieren, unabhängig von Berufsfeld oder Standort. Abteilungsübergreifende Gruppen können ebenfalls auf Ihrer Plattform eingerichtet werden, um diesen Austausch zu erleichtern.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die kollaborative Plattform, Teambuilding-Aktivitäten zu organisieren (Kaffeepausen, After-Work-Events, Wettbewerbe, Sportkurse…), sowohl per Videokonferenz als auch in Präsenz. Eine ideale Möglichkeit, den Zusammenhalt innerhalb und zwischen den Teams zu verbessern!

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5. Daten sichern

Laut der CNIL sind fast 70 % der Franzosen inzwischen sensibler für den Schutz ihrer persönlichen Daten. Eine Zahl, die sich insbesondere durch die Zunahme von Datendiebstählen und -hacks erklärt, die für die Bürgerinnen und Bürger ein wachsendes Besorgnis-Thema darstellen.

Aufgrund ihrer Tätigkeiten verarbeiten kommunale Gebietskörperschaften zahlreiche personenbezogene Daten (beispielsweise über den Personenstand, Sozialhilfe, Kommunalsteuern oder sogar die Gesundheit der Bürgerinnen und Bürger). Die Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit aller dieser Daten gehört daher zu ihren zentralen Prioritäten.

Die Entscheidung für eine französische kollaborative Plattform (wie Talkspirit) ist die ideale Lösung, um alle ausgetauschten Daten zu sichern und sicherzustellen, dass sie nicht in falsche Hände geraten. Im Gegensatz zu amerikanischen Lösungen sind europäische Softwareanbieter DSGVO-konform und unterliegen nicht dem Cloud Act*. Sie bieten daher eine wesentliche Garantie in Bezug auf den Datenschutz.

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Seit 2021 sind kommunale Gebietskörperschaften übrigens verpflichtet, souveräne Cloud-Lösungen zu nutzen, die ihre Daten auf französischem Territorium hosten (sofern sie neue Tools einführen oder bestehende ersetzen möchten). Ein weiterer Grund, sich für Made in France zu entscheiden!

Wenn Sie mehr über das Rundschreiben Nr. 6282-SG zur Doktrin „Cloud im Mittelpunkt" des Staates erfahren möchten, kontaktieren Sie einen unserer Experten.

6. Den E-Mail-Austausch reduzieren

Laut einer Adobe-Umfrage verbringen französische Führungskräfte mehr als 5 Stunden täglich mit der Bearbeitung ihrer E-Mails, was etwa 70 % ihrer Arbeitszeit entspricht. Wie Unternehmen bilden auch kommunale Einrichtungen keine Ausnahme bei diesem Phänomen.

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Zum Glück gibt es heute zahlreiche Alternativen zur E-Mail. Und die kollaborative Plattform gehört dazu! Schluss mit dem seriellen Versenden von E-Mails, der Suche nach vergessenen Anhängen und dem Einbeziehen des gesamten Teams in Kopie. Stattdessen können Mitarbeitende nun chatten oder Videokonferenzen abhalten, um sich in Echtzeit auszutauschen und so schneller Entscheidungen zu treffen. Das ist modern, schnell und wesentlich effizienter als E-Mails!

7. Kosten reduzieren

Möglicherweise verwenden Sie in Ihrem Team bereits mehrere kollaborative Tools. Instant Messaging, Videokonferenz-Tool, Projektmanagement-Lösung, Bürosuite… All diese Softwareprodukte zusammen erzeugen erhebliche Kosten für kommunale Gebietskörperschaften. Diese Kosten können durch die Einführung einer kollaborativen Plattform optimiert werden.

Tatsächlich vereint die kollaborative Plattform alle Funktionen, die kommunale Einrichtungen für ihre tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen. Die Einführung eines solchen Tools ermöglicht es daher, Ihre Kollaborations-Anwendungen zu rationalisieren und damit auch Ihre IT-Kosten zu senken. Machen Sie sich bereit für echte Einsparungen!

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Bessere Kommunikation, reibungslosere Teamarbeit, gestärkter Zusammenhalt… Die Einführung einer kollaborativen Plattform bietet zahlreiche Vorteile für kommunale Gebietskörperschaften. Kurz gesagt: Falls Sie dies noch nicht getan haben, empfehlen wir Ihnen dringend, diese Art von Plattform in Ihrem Team einzuführen.

Suchen Sie nach einer kollaborativen Lösung, um die Arbeit Ihrer Teams zu erleichtern? Sehen Sie sich unsere Top 10 der besten souveränen kollaborativen Plattformen für kommunale Einrichtungen an:

Den Vergleich ansehen

* Cloud Act: US-amerikanisches Bundesgesetz von 2018, das dem Department of Justice ermöglicht, einem amerikanischen Internetdienstleister anzuordnen, ihm Zugang zu allen auf seinen Servern gespeicherten Daten zu gewähren, auch auf solchen außerhalb der Vereinigten Staaten.

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Autorin: Emmanuelle Abensur