[Expertenmeinung] Wie richtet man eine Digital Workplace ein?
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Was wäre, wenn Sie nur eine einzige Plattform für alle Ihre Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen nutzen könnten? Das ist das Versprechen der Digital Workplace, einem digitalen Tool, das das gesamte Wissen, die Dokumente und den Austausch der Organisation zentralisiert. Sie vereint die meisten Funktionen verschiedener kollaborativer Tools: Chat und Videokonferenz, gemeinsamer Kalender, Projektmanagement, Wissensmanagement, Beiträge, Office-Suite usw. Mit dem Unterschied, dass Sie statt mit mehreren Tools zu jonglieren nur eines nutzen: die Digital Workplace.
Diesen Vorteil haben unsere Kunden gut verstanden. Beweis dafür: 67 % von ihnen nutzen Talkspirit, um eine Digital Workplace einzurichten. Manche deployen ihre Plattform eigenständig, während andere es vorziehen, von unserem Team begleitet zu werden. Aber alle durchlaufen dieselben Einführungsschritte.
Adèle Hošek, Head of Customer Experience bei Talkspirit, teilt in diesem Artikel die 7 Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Einführung Ihrer Digital Workplace 👇
end HubSpot Call-to-Action Code 1. Den Bedarf ermitteln
Das ist der unverzichtbare Schritt, den man vor der Einführung eines jeden Tools durchlaufen muss. Den Bedarf zu ermitteln bedeutet zunächst, sich zu fragen, welches Tool man benötigt: eher eine Digital Workplace? Ein Intranet? Ein soziales Unternehmensnetzwerk? Ein kollaboratives Tool? Ein Instant-Messaging-System?
„Wenn eine Organisation nach einem Tool sucht, um ihre interne Kommunikation zu verwalten, die Zusammenarbeit ihrer Teams zu erleichtern und ihr Wissen zu bündeln, ist das oft ein Zeichen dafür, dass sie eine Digital Workplace benötigt", erklärt Adèle Hošek.
Wenn das Ihr Fall ist, dann ist die Digital Workplace das ideale Tool für Sie! Um die richtige Digital-Workplace-Lösung zu wählen, befassen Sie sich anschließend mit:
- Den Problemen, die Sie lösen möchten. Zum Beispiel, die E-Mail-Nutzung zu reduzieren, die interne Kommunikation weniger hierarchisch zu gestalten, Verbindungen zwischen geografisch verteilten Mitarbeitenden zu schaffen usw.
- Den Rahmenbedingungen, mit denen Sie umgehen müssen. Zum Beispiel: eine Organisation mit mehreren Standorten, eine hybride Arbeitsweise, Anforderungen an die Datensicherheit, geplante Integrationen mit bestimmten Tools usw.
Sie suchen eine sichere Digital Workplace, die ergonomisch und einfach einzurichten ist? Talkspirit ist die Lösung, die Sie brauchen! Unsere 100 % französische Plattform vereint alle Schlüsselfunktionen zur Erleichterung von Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensaustausch. Erfahren Sie im Video, wie wir das Potenzial Ihrer Organisation entfalten können 👇
2. Eine Bestandsaufnahme durchführen
„Bevor Sie Ihre Digital Workplace einrichten, müssen Sie auch eine Analyse Ihrer bestehenden Kommunikations- und Kollaborationspraktiken durchführen", ergänzt unsere Head of Customer Experience.
„Bei der internen Kommunikation geht es insbesondere darum, die Kommunikationskanäle zu identifizieren, die Sie nutzen, wie die Kommunikationsteams Informationen darüber teilen und wie die Mitarbeitenden die Informationen abrufen.
Im Bereich Zusammenarbeit schauen wir uns die Stakeholder an, mit denen die Organisation zusammenarbeitet: Sind es nur interne, oder auch externe Stakeholder? Welche Tools nutzen sie derzeit für die Zusammenarbeit? Haben sie besondere Sicherheitsanforderungen? Sind sie regelmäßig unterwegs?"
Für eine effektive Diagnose empfiehlt Adèle Hošek, „auf die Personen zuzugehen, die direkt von der Einführung des Tools betroffen sind, insbesondere die Kommunikationsteams, die IT-Abteilung und die Geschäftsführung."
3. Eine Governance etablieren
Der nächste Schritt zur Einrichtung einer Digital Workplace besteht darin, eine Governance zu etablieren. „Konkret geht es darum, die Tools zu identifizieren, die Sie behalten, jene, die Sie ersetzen, und jene, die komplementär zu Ihrer Digital Workplace sein werden", erklärt Adèle Hošek. „Sobald diese Arbeit abgeschlossen ist, muss anschließend geklärt werden, wie die Digital Workplace genutzt werden soll und wie sie in den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden integriert wird."
Ein guter Weg, dies zu erläutern, ist die Erstellung einer Nutzungsrichtlinie, die die Nutzungsregeln Ihrer Digital Workplace zusammenfasst. Sie können darin unter anderem Folgendes aufnehmen: die Art der Informationen, die darüber geteilt werden sollen, die Kanäle/Gruppen, über die Informationen geteilt werden sollen, sowie die Best Practices für die Nutzung jeder Funktion (Chat, Beiträge, Drive, Projekte usw.).
4. Die Digital Workplace konfigurieren
Jetzt, da Sie wissen, wozu die Digital Workplace dienen und wie sie mit Ihren verschiedenen Tools integriert wird, bleibt nur noch… sie zu konfigurieren!
In dieser Phase können Sie:
- eine Gruppenstruktur erstellen (d. h. definieren, welche Gruppentypen Sie erstellen möchten und wie Sie sie strukturieren werden),
- festlegen, welche Bereiche zuerst gestartet werden sollen, welche Inhalte dort geteilt werden und wer eingeladen werden soll,
- Inhalte hinzufügen in den erstellten Arbeitsgruppen,
- die Farben Ihrer Plattform anpassen und ein Startportal nach Ihrem Erscheinungsbild erstellen,
- die Anwendungen definieren, die Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
Lesen Sie auch: [Vorlage] Das Identitätsblatt einer Gruppe erstellen
5. Einen Kommunikationsplan erstellen
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, müssen Sie einen Kommunikationsplan erstellen, um Ihren Mitarbeitenden zu erklären, warum und wie Sie Ihre Digital Workplace einrichten werden. Hier sind drei Schritte, die Sie für den Erfolg befolgen sollten.
end HubSpot Call-to-Action Code Projektvorstellung
Der erste Schritt muss vor der Einführung des Tools stattfinden. Das Ziel ist zunächst, Ihre Vision zu teilen (d. h. den Grund, warum Sie eine Digital Workplace einrichten möchten) und das Projekt dem Rest des Unternehmens vorzustellen.
„Das ist eine Kommunikation, die sowohl von der Geschäftsführung als auch vom Rest der Teams (Personal, Finanzen, Kommunikation, IT usw.) durchgeführt werden muss, denn das ist es, was dazu beiträgt, dem Projekt Legitimität zu verleihen. Dies setzt voraus, die Kernbotschaften, die jeder vermitteln muss, die Art und Weise ihrer Kommunikation und die zu verwendenden Formate (Beitrag, E-Mail, Video usw.) im Voraus zu klären".
Es kann auch interessant sein, sich bereits in dieser Phase auf „Kommunikationsrelais und Botschafter zu stützen, die Ihre Digital Workplace hervorheben und Feldrückmeldungen zur Plattform einholen können".
Projektmanagement
Für einen erfolgreichen Kommunikationsplan braucht man einen klaren Einführungszeitplan. „Erstellen Sie Aufgaben mit Fristen und weisen Sie jeder Aufgabe mindestens einen Verantwortlichen zu", damit jeder weiß, wer was wann tun muss. Legen Sie fest, welche Maßnahmen in welchen Einführungsphasen durchgeführt werden müssen und wer die Zielgruppe jeder Kommunikation ist.
Unsere Plattform Talkspirit integriert ein Projektmanagement-Modul, mit dem Sie alle Ihre Kommunikationsmaßnahmen definieren und verfolgen können. Testen Sie es gerne 😉
Eventisierung
„Die Eventisierung ist das, was dazu beiträgt, die Mitarbeitenden für Ihre Digital Workplace zu begeistern. Und entgegen dem, was man denken könnte, beschränkt sie sich nicht darauf, Veranstaltungen zu erstellen." „In die Eventisierung fließen alle Inhalte und Sprachelemente ein, die rund um das Projekt erstellt werden, zum Beispiel:
- der Name und der Slogan der Plattform,
- die Pressemitteilung,
- die E-Mail-Signatur-Banner,
- die Beschilderungselemente (Roll-ups, Flyer),
- die Goodies,
- die Werbvideos für die Plattform.
Dieses Packaging trägt dazu bei, die Plattform attraktiver zu machen, und so den Nutzenden Lust zu machen, sie zu verwenden."
Um noch weiter zu gehen, empfiehlt Adèle Hošek, die Einführung der Digital Workplace anlässlich einer Präsenzveranstaltung anzukündigen. „Das ermöglicht es, Ihre zukünftigen Nutzer in die richtige Stimmung zu versetzen und Dynamik rund um das Projekt zu erzeugen".
6. Nutzer schulen
Um eine Digital Workplace einzurichten, ist es ebenfalls wichtig, Ihre Nutzer zu begleiten undzu schulen, damit sie die Vision hinter dem Tool verstehen und wissen, wie sie es im Alltag nutzen können.
„Auch hier spielen die Kommunikationsrelais eine Schlüsselrolle: Sie können das Projekt den Teams vorstellen, ihre Fragen beantworten und Zweifel ausräumen." Das ermöglicht es, einen Rahmen psychologischer Sicherheit zu schaffen, und so das Teilen von Feedback zu fördern.
Natürlich müssen Sie den Nutzern auch zeigen, wie man das Tool bedient. Verschiedene Formate sind möglich, zum Beispiel:
- „klassische" Schulungssessions (mit einer Präsentation + praktischen Übungen und Fragen/Antworten),
- Webinare (100 % digital),
- Video-Tutorials (jederzeit abrufbar).
Diese verschiedenen Ressourcen können anschließend in einer Dokumentenbibliothek oder einem Drive gespeichert werden, um den Zugriff darauf zu erleichtern.
7. Den Erfolg messen
Governance ✅, Konfiguration ✅, Kommunikationsplan ✅, Schulung ✅, Eventisierung ✅. Im Prinzip haben Sie alle Voraussetzungen für die Einrichtung Ihrer Digital Workplace erfüllt. Vergessen Sie jedoch nicht: Die Einführung ist nicht das einzige Ziel. Das Ziel ist, dass alle Ihre Mitarbeitenden dieses Tool langfristig annehmen. Und um das zu erreichen, muss man auf kontinuierliche Verbesserung setzen!
„Die ersten Nutzungsmonate sind oft die wichtigsten. Deshalb ist es genau dann angebracht, Feedback von den Nutzern einzuholen, um die eigenen Praktiken entsprechend anzupassen und den Wandel dauerhaft zu verankern.
Neben dem Feedback Ihrer Nutzer sollten Sie auch einige Schlüsselindikatoren berücksichtigen, um den Erfolg Ihrer Digital Workplace zu messen. Im Allgemeinen empfehlen wir, regelmäßig die Registrierungsrate auf der Plattform sowie die Rate der aktiven Nutzer zu verfolgen.
Für jeden Anwendungsfall werden anschließend spezifischere KPIs verfolgt. „Im Bereich Kommunikation schauen wir uns die Anzahl der Aufrufe (bei Beiträgen oder Bibliotheksartikeln) und die Anzahl der Likes an. Während wir im Bereich Zusammenarbeit eher die Anzahl der erfolgreich abgeschlossenen Projekte, die Anzahl der Mitwirkenden, Kommentare und Interaktionen bei Beiträgen verfolgen".
Das Wesentliche in Kürze
Um eine Digital Workplace einzurichten, „darf man sich nicht ausschließlich auf das Tool konzentrieren. Das Tool ist dazu da, den Wandel zu unterstützen, nicht um ihn voranzutreiben. Wichtig ist, die gewünschten Veränderungen zu priorisieren, gut darüber zu kommunizieren und die Mitarbeitenden zu schulen. Und schließlich: Zeigen Sie Resilienz", rät Adèle Hošek. Eine Digital Workplace einzuführen gelingt nicht über Nacht. Mit dem richtigen Tool und der richtigen Begleitung ist es jedoch möglich, dies in wenigen Wochen zu schaffen. Das hat unser Kunde Amicio bewiesen (in nur drei Wochen!).
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