Produktivität in Kommunen steigern: das Erfahrungszeugnis des Conseil départemental de l'Essonne

Wie lässt sich die Produktivität der Kommunikationsabteilung einer kommunalen Gebietskörperschaft steigern und gleichzeitig den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden verbessern? Das war die Herausforderung, der sich der Conseil départemental de l'Essonne stellte – mit dem mutigen Schritt, von einer zu 100 % auf E-Mails basierenden Kommunikation zu einem modernen kollaborativen Tool zu wechseln : Talkspirit !

Der Conseil départemental de l'Essonne ist die beschlussfassende Versammlung, die das südlich von Paris in der Region Île-de-France gelegene Département Essonne verwaltet. Das Département ist für zahlreiche Bereiche zuständig, darunter Kultur, Soziales, Straßenwesen, Ausstattung von Schulen sowie Umweltschutz.

Zahlen & Fakten :

• 1 300 000 Einwohner
• 4 000 Mitarbeitende
• 125 Nutzer auf Talkspirit

Warum hat die Kommunikationsabteilung Talkspirit eingeführt? Und wie nutzt sie die Plattform, um produktiver zu arbeiten und den Austausch im Département zu erleichtern? Julien Bordas, Leiter der digitalen Kommunikation beim Conseil départemental de l'Essonne, beantwortet in diesem Artikel alle unsere Fragen.

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Der Bedarf nach einer reibungsloseren Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden

"Früher war die Kommunikationsabteilung sehr abgeschottet. Wir hatten Schwierigkeiten, Informationen von den verschiedenen Dienststellen zu erhalten, aber auch innerhalb der Abteilung selbst zu kommunizieren und Informationen weiterzuleiten", erinnert sich Julien Bordas.

Der Grund lag auf der Hand: Die E-Mail war das einzige Tool, das den Mitarbeitenden zur Verfügung stand, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

"Nach einem Audit unserer Kommunikation in den sozialen Netzwerken stellten wir fest, dass wir ein spezielles Tool brauchen, um untereinander zu kommunizieren und täglich an Projekten zu arbeiten – aber auch, um unser künftiges Kommunikationsnetzwerk gemeinsam mit dem Team des internen Kommunikationsbereichs zu animieren."

Der Conseil départemental de l'Essonne machte sich daher auf die Suche nach einer Lösung, die es ermöglicht, die Produktivität der Kommunikationsmitarbeitenden zu verbessern und den bereichsübergreifenden und internen Austausch zu vereinfachen.

Die Wahl eines 100 % französischen Tools

Als Gebietskörperschaft waren die Sicherheit und die Datenspeicherung für den Conseil départemental de l'Essonne selbstverständlich zentrale Auswahlkriterien. Dies war denn auch einer der Hauptgründe, warum sich die Kommunikationsabteilung für die Plattform Talkspirit entschieden hat.

"Was den Unterschied gemacht hat, ist die Tatsache, dass es sich um ein französisches Unternehmen handelt, bei dem die Daten in Frankreich gespeichert und gehostet werden – und das somit die DSGVO einhält", erklärt der Leiter der digitalen Kommunikation.

"Talkspirit wurde uns außerdem von unserem Digitalberater empfohlen, der uns versicherte, dass das Tool sehr intuitiv, benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sei. Das war für uns ebenfalls wichtig, da unsere Zielgruppe nicht daran gewöhnt ist, kollaborative Plattformen zu nutzen.

Wir brauchten ein Tool, das unsere Mitarbeitenden und Kommunikationsbeauftragten schnell erlernen können. Talkspirit schien uns daher ideal, um diesen Bedarf zu decken."

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Schulungen zur Beschleunigung der Einführung

Talkspirit wurde im Januar 2022 eingeführt und konnte schnell die Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen der Kommunikationsabteilung erfüllen.

Neben dem günstigen Zeitpunkt für die Einführung eines neuen Tools war es vor allem die Zeit, die in Schulungen investiert wurde, die eine entscheidende Rolle bei der Akzeptanz der Plattform spielte. "Wir haben Schulungen per Videokonferenz mit den Kommunikationsbeauftragten organisiert. Das ermöglichte uns, ihnen die Funktionsweise der Plattform zu erklären und ihnen den Mehrwert aufzuzeigen, den sie ihnen bringen kann", erklärt Julien Bordas.

Eine Plattform, die das projektbasierte Arbeiten erleichtert

Die heute von den Mitarbeitenden der Kommunikationsabteilung, den Kommunikationsbeauftragten und deren Vorgesetzten genutzten Plattform Talkspirit zählt rund 125 Nutzer.

Einer der zentralen Vorteile der Plattform ist zunächst ihre Fähigkeit, "die kollaborative Arbeit innerhalb des Kommunikationsteams zu erleichtern". Wie? Dank des Moduls Projekte, mit dem das Team alle seine Kommunikationsprojekte verwalten und die nächsten zu erstellenden Inhalte über Kanban-Boards planen kann.

Zum Beispiel hat das Team in Talkspirit erstellt:

• eine Übersicht aller Kommunikationskampagnen,
• ein Board zur Verfolgung der Artikelveröffentlichung auf der eigenen Website,
• einen Kalender für soziale Netzwerke.

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"Einige Bereiche nutzen Projets, um die innerhalb ihres Teams anstehenden Maßnahmen zu verfolgen", ergänzt der Leiter der digitalen Kommunikation. Dafür erstellen sie einfach ein Board mit drei Spalten für die Aktionen „zu starten", „in Bearbeitung" und „abgeschlossen". Simpel und effektiv!

Eine Demo des Moduls Projekte anfragen

Neben dem Modul Projekte nutzt das Team den Drive, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, zum Beispiel "den Newsletter-Kalender, die Urlaubstabelle, die Liste der Themen für das Redaktionskomitee oder die Social-Media-Kommunikationsstrategie."

Gruppen zum Teilen von Informationen und zur Belebung des Austauschs

Die Abteilung hat außerdem mehrere Gruppen auf ihrer Plattform erstellt, die es jedem ermöglichen, über einen sozialen Informationen jederzeit einfach zu teilen und abzurufen via einen Newsfeed im Stil eines sozialen Netzwerks.

Jede dieser Gruppen verfolgt einen klar definierten Zweck. Sie können beispielsweise genutzt werden, um:

• Mitarbeitende zu ermutigen, Inhaltsideen vorzuschlagen,
• vom Département erstellte Fotos und Videos in den Vordergrund zu stellen,
• Nutzer zu internen Veranstaltungen einzuladen (zum Beispiel die „meetCom"-Treffen, bei denen das gesamte Netzwerk der Kommunikationsbeauftragten dreimal jährlich in Präsenz zusammenkommt),
• Neuigkeiten und Best Practices zu teilen (zum Beispiel für eine gute Kommunikation oder um „ein Talkspirit-Profi zu werden"),
• über laufende Projekte auszutauschen,
• aber auch über Gott und die Welt zu plaudern (über die Gruppe „Kaffeepause").

Darüber hinaus gibt es eine eigene Gruppe für die Animation des Kommunikationsnetzwerks des Conseil départemental de l'Essonne, die gemeinsam von der Kommunikationsabteilung und dem Bereich interne Kommunikation betreut wird. Ihr Ziel? "Den Kommunikationsbeauftragten zu ermöglichen, kontinuierlich Informationen weiterzugeben, zum Beispiel zu externen oder internen Veranstaltungen.

Diese Neuigkeiten werden anschließend in einer eigenen Datei gespeichert und im Redaktionskomitee besprochen, um das Format festzulegen, in dem sie verbreitet werden sollen (zum Beispiel in sozialen Netzwerken, in einem Magazin usw.). Nach diesem Redaktionskomitee hinterlassen wir einen Kommentar unter dem Beitrag der jeweiligen Person, um sie zu informieren, dass die Neuigkeit geteilt wurde."

Darüber hinaus teilt die Abteilung im Newsfeed die Statistiken der Beiträge von Netzwerknutzern, die veröffentlicht wurden, auf ihren sozialen Netzwerken und ihrem Intranet.

Ein System, das es gleichzeitig ermöglicht, das Engagement zu steigern, den Initiativen des Départements Sichtbarkeit zu verschaffen und den Mitarbeitenden Feedback zu geben.

Mehr Effizienz der Teams im Tagesgeschäft

Für das Kommunikationsteam des Conseil départemental de l'Essonne ist das Fazit eindeutig: Der Wechsel von E-Mails zu Talkspirit hat die Kommunikations- und Kollaborationsmodi komplett verändert. Das Ergebnis: Informationen werden besser geteilt und die Produktivität der Teams ist höher.

Diese Vorteile hat Julien Bordas klar beobachtet: "Talkspirit ermöglicht es uns, effizienter im Team zu arbeiten und einen umfassenderen Überblick über die Maßnahmen der Kommunikationsabteilung zu behalten.

Alle sehen die Informationen gleichzeitig, was es ermöglicht, den Informationsaustausch zu beschleunigen – sowohl zwischen der Abteilung für externe Kommunikation und dem Bereich interne Kommunikation als auch mit den Kommunikationsbeauftragten."

Diese Wirkung zeigt sich sowohl im Alltag als auch in den Nutzungsstatistiken (insbesondere Zahl der Verbindungen und Engagement-Niveau), die seit der Einführung kontinuierlich steigen. Heute verzeichnet die Plattform 70 % aktive Nutzer pro Monat – eine Zahl, die in den kommenden Monaten weiter steigen dürfte.

Der Blick von Talkspirit auf den Conseil départemental de l'Essonne

Mit Talkspirit konnte die Kommunikationsabteilung des Conseil départemental de l'Essonne eine doppelte Herausforderung meistern: ein Netzwerk von Kommunikationsbeauftragten zu animieren und die bereichsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit weiterzuentwickeln.

Vorbei sind die endlosen E-Mails, die stundenlange Bearbeitung erfordern und nur asynchrone Kommunikation ermöglichen. Fortan können die Teams reibungslos miteinander kommunizieren und arbeiten – ob im Büro, vor Ort oder im Homeoffice. Eine echte Produktivitätssteigerung!

Um noch weiter zu gehen, plant der Conseil départemental de l'Essonne, zwei neue Module einzuführen:

• die Bibliothek: um das gesamte Teamwissen zu bündeln und es Community-Managern insbesondere zu ermöglichen, häufige Nutzerfragen in den sozialen Netzwerken zu beantworten
• den internen Newsletter: um wichtige im Netzwerk veröffentlichte Beiträge zu bündeln.

Die Talkspirit-Bibliothek entdecken

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Möchten Sie mehr über den Mehrwert von Talkspirit für Gebietskörperschaften erfahren? Kontaktieren Sie einen unserer Experten oder vereinbaren Sie eine personalisierte Demo mit unserem Team.

Um weitere Erfahrungsberichte zu entdecken, laden wir Sie außerdem ein, das Replay unseres Webinars zu sehen „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen":

Zum Webinar

In unserem Webinar „Besser kommunizieren und zusammenarbeiten in Kommunen" erfahren Sie: Best Practices zur Vereinfachung der kollaborativen Arbeit und der internen Kommunikation in einer Gebietskörperschaft sowie die Erfahrungsberichte der Gemeinden Josselin und Mauges-sur-Loire.

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Autorin: Emmanuelle Abensur