[Expertenaussage] Best Practices von Amicio für effektive und agile Zusammenarbeit

Wie kann man die Agilität seiner Equipes verbessern? Und welche Best Practices sollten eingeführt werden, um effektive Zusammenarbeit im hybriden Modus zu gewährleisten? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmen und Manager. Um diese zu beantworten, haben wir Ron Spiering, IT-Leiter und Verantwortlicher für Leistung bei Amicio, gebeten, seine besten Tipps mit uns zu teilen.

Amicio ist ein französisches Unternehmen, das auf Outsourcing und Kundenbeziehungsmanagement spezialisiert ist. Das 2019 gegründete Unternehmen entstand aus der Fusion von Relaytion und MeilleurContact, und die Gruppe beschäftigt heute 560 Mitarbeitende an 4 Standorten in Frankreich. Sein Ehrgeiz? Ein menschliches, agiles und 100 % französisches Kundenerlebnis zu bieten.

Seit 2020 nutzt Amicio

Talkspirit zum Fluidifizieren der Zusammenarbeit im Projektmodus und zum Erleichtern des Austauschs von Informationen mit den Teams. Die Plattform wurde in nur wenigen Wochen eingeführt und ist auch unverzichtbar geworden, um die Bindung zwischen hybriden Teams zu wahren und die Motivation auf Distanz zu erhalten.

Hier sind

die Best Practices, die bei Amicio zur Förderung einer effektiven Zusammenarbeit eingeführt wurden auf Talkspirit.

Ein Projektmanagement, das sich an der Agile-Methode inspiriert

"Eine effektive Zusammenarbeit ist zunächst eine agile Zusammenarbeit", bestätigt Ron Spiering. "Mit Agile meine ich zwei Dinge: effektiv seinohne Zeit zu verschwenden, und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden in Aktion sind, d. h., dass sie Informationen teilen, um Maßnahmen zu ergreifen oder zu verfolgen (und nicht nur Informationen weitergeben). Durch das Teilen nur der Informationen, die für jede Person relevant sind, vermeiden wir so die Informationsüberlastung und gewinnen an Effizienz.

"Um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, haben wir ein Projektmanagement inspiriert von der Agile-Methode eingeführt, die alte und neue Methoden des Projektmanagements verbindet. Dank dieser Methodik können wir uns flexibler an die Anforderungen des Kunden anpassen.

Alle unsere Projekte werden in Mini-Projekte aufgeteilt, die wir Sprints nennen. Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass wir mehrere Sprints gleichzeitig vorantreiben können, ohne das Gesamtprojekt zu verlangsamen.

In den 2000er Jahren konzentrierten sich die Waterfall-Methode und die V-Zyklus-Methode eher auf die Unterteilung eines Projekts in mehrere Meilensteine, die alle miteinander verknüpft waren. Wenn man einen Meilenstein nicht abgeschlossen hatte, konnte man das Projekt nicht vorantreiben. Mit der Agile-Methode vermeiden wir dieses Problem, da ein Sprint, der auf Schwierigkeiten trifft, nicht verhindert, dass andere Sprints voranschreiten."

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Ein klarer Projektmanagement-Prozess

"In Bezug auf Zusammenarbeit haben wir unsere Arbeitsprozesse nicht wirklich formalisiert, da wir so agil wie möglich bleiben möchten. Einige Kunden möchten manchmal täglich Videokonferenzen halten, während andere gar keine Meetings abhalten möchten. Man muss also in der Lage sein, sich an diese verschiedenen Bedürfnisse anzupassen", erklärt Ron Spiering.

"Allerdings ist es wichtig für eine effektive Zusammenarbeit, einen klaren Projektmanagement-Prozess zu haben. Dies ist also das, was wir auf der kollaborativen Plattform Talkspirit implementieren wollten.

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Für jedes Projekt identifizieren wir zunächst, wer der Projektmanager sein wird, und wer die Hauptautoren der Verfolgungsdokumente sein werden. Diese Personen erstellen dann ein Projektteam auf Talkspirit (das etwa 3 Monate dauert, die Dauer des Projekts), und aktivieren die Anwendungen, die sie benötigen.

Der Projektmanager ist auch derjenige, der entscheidet, wie man die Projektdaten strukturiert. Auf dem Talkspirit-Cloud-Speicher erstellt er im Voraus Ordner und Unterordner, die nach Sprints organisiert sind. Jedes Projektteam-Mitglied muss dann seine Dateien im Sprint-Ordner speichern. Die Sprint-Verantwortlichen sind derweil dafür zuständig, den Cloud-Speicher gut organisiert zu halten, indem sie nur die aktuellsten Versionen der Dateien aufbewahren und alte Versionen löschen.

Abschließend, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, archivieren wir das Projektteam, das auf Talkspirit erstellt wurde, sowie alle Austausche und Dokumente, die mit dem Projekt verbunden sind", fügt Ron Spiering hinzu. Dies ermöglicht es uns, nur eine Übersicht über laufende Projekte zu behalten und nicht durch unnötige Informationen abgelenkt zu werden.

Best Practices für die Informationsfreigabe

"Auf Talkspirit nutzen wir drei Schlüsselfunktionen zum Teilen von Informationen: den Chat, die Publikationen und den Cloud-Speicher. Um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, bitten wir die Mitarbeitenden, den Chat für sofortigen Austausch zu nutzen, Publikationen für asynchrone Kommunikation, und den Cloud-Speicher zum Speichern von Projektdokumenten zu verwenden.

Im Chat teilen wir eher Warnmeldungen oder unmittelbare Maßnahmen, die zu treffen sind (zum Beispiel, ein Treffen bestätigen, das Verfolgungsteam informieren, dass ein Kunde Lieferschwierigkeiten hat, usw.). Darüber hinaus versuchen wir, soweit wie möglich Nachrichten nur an die betroffenen Personen zu adressieren (und nicht an alle Personen in einer Gruppe), damit sie wissen, dass sie Maßnahmen ergreifen müssen.

Die Nutzung des Chats hat es uns ermöglicht, interne E-Mails vollständig zu eliminieren, und unsere Projektüberwachung zu erleichtern. Wenn also ein Mitarbeitender aus dem Urlaub zurückkehrt, braucht er nicht mehr hunderte von internen E-Mails durchzuarbeiten. Er muss nur die Nachrichten lesen, die ihm auf Talkspirit gesendet wurden, um zu wissen, was in seiner Abwesenheit passiert ist.

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Publikationen nutzen wir, um Besprechungsprotokolle zu teilen und zu verdeutlichen, was von jedem Projektteam-Mitglied erwartet wird (über Tags). Jeder kann den Fortschritt der Sprints über den Newsfeed verfolgen und auf die geteilten Informationen in den Kommentaren der Publikation reagieren.

Im Cloud-Speicher der Projektteams speichern wir alle Dateien, die die verschiedenen Projekt-Sprints dokumentieren, die wir regelmäßig aktualisieren. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, in Echtzeit zu sehen, wie das Projekt voranschreitet."

Nur kleine Meetings im Ausschuss

"Um so effektiv wie möglich zu sein, bevorzugen wir es, die Anzahl der Personen in Meetings zu begrenzen. Alle Arbeitsworkshops werden daher in kleinen Gruppen durchgeführt, oft in Videokonferenz auf Talkspirit, mit maximal 3 bis 4 Mitarbeitenden.

Nach dem Meeting erstellen wir ein Protokoll mit der OfficeNow-Suite von Talkspirit und teilen eine Zusammenfassung unseres Austauschs als Publikation in einem dedizierten Projektteam mit.

In diesen Projektteams haben wir oft etwa 30 Fachleute, die auf verschiedene Bereiche spezialisiert sind (Personalwesen, Schulung, Berichtserstattung usw.). Dank der Publikationen können sie alle erkennen, was in der Besprechung gesagt wurde, ohne daran teilnehmen zu müssen. Dies spart täglich enorm viel Zeit ein", erklärt Ron Spiering.

Eine Unternehmenskultur, die gegenseitige Hilfe und Teamgeist fördert

"Im Alltag wenden wir das LARGE-Modell an (Liga der Altschüler der Grand Écoles Rugby). Dies ist ein Managementmodell, das die Prinzipien und Werte des Rugby im Unternehmen umsetzt. Bei einem Rugbyspiel müssen Spieler immer um sich herum schauen, um fähig zu sein, einem Teamkollegen zu helfen, wenn er es braucht. Wenn er in Schwierigkeiten ist, müssen sie den Ball übernehmen und zu seinem Platz spielen, ohne ihn dabei aus dem Spiel zu werfen.

Im LARGE-Modell besteht Agilität darin, Mitarbeitende zu unterstützen, insbesondere durch die Bereitstellung der Informationen, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten. Das ist ganz das Interesse der Plattform Talkspirit, die es uns ermöglicht, die richtige Information an die richtige Person weiterzugeben und den Ball zu übernehmen, wenn ein Kollege unsere Unterstützung braucht.

Immer wenn wir ein Leitungstreffen mit einem Kunden organisieren, erstellen wir auf Talkspirit einen Chat-Raum, in dem jeder um Hilfe bitten kann, um das Meeting vorzubereiten und Kundenfragen nach dem Meeting zu beantworten. Dies fördert gegenseitige Hilfe zwischen den Teams und ermöglicht schnellere Antworten auf Kundenfragen."

Zusammenhalt auf Distanz wahren

Bei Amicio ist Hybridarbeit für alle Teams Standard. "Alle Mitarbeitenden können bis zu 4 Tage Homeoffice machen. Jeden Tag arbeiten etwa ein Drittel der Mitarbeitenden der Gruppe also in Distanz." Um eine effektive Zusammenarbeit zu fördern, ist es daher wichtig für die Gruppe, den Teamzusammenhalt auf Distanz zu wahren.

Talkspirit ist auch ein echter Vorteil für Hybridarbeit. "Wir nutzen es, um in Kontakt mit Mitarbeitenden zu bleiben im Homeoffice, und um sicherzustellen, dass sie den Kontakt zu Mitarbeitenden auf dem Gelände halten", teilt Ron Spiering mit.

"Zusätzlich zum Erleichtern des Projektmanagements ermöglicht uns Talkspirit, direkt über das Unternehmensleben zu diskutieren, und über das Leben der Mitarbeitenden im Unternehmen. Mit Publikationen können wir Unternehmensaktualitäten an alle Mitarbeitenden weitergeben, wo auch immer sie sind. Da die geteilten Nachrichten nach Gruppen organisiert sind, können wir auch sicherstellen, dass jeder nur Informationen erhält, die für ihn relevant sind.

Obwohl Teams oft im Homeoffice sind, legen wir auch Wert auf die regelmäßige Präsenz vor Ort, um von Angesicht zu Angesicht zu sprechen, nicht nur über einen Bildschirm. Das ist wichtig, um den Zusammenhalt zwischen den Teams zu wahren, aber auch um Teams Feedback zu geben , insbesondere bei Leistungsgesprächen."

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Zum Abschluss

Nach Meinung des IT-Leiters und Verantwortlichen für Leistung bei Amicio, "beruht effektive Zusammenarbeit auf drei Schlüsselpfeilern: Zuhören der anderen; Klarheit und Prägnanz der Kommunikation, und ordnungsgemäße Datenverwaltung". Das nächste Mal, wenn Sie an einem Teamprojekt arbeiten, empfehlen wir Ihnen also, aufs Wesentliche hinzuarbeiten, wenn Sie Informationen teilen, und auch Ihre Arbeitsdateien in einem Verzeichnis zu organisieren, damit sie leicht erreichbar bleiben. Denken Sie auch daran, Ihre Austausche so weit wie möglich zu zentralisieren, um nicht mit mehreren Tools jonglieren zu müssen. Viele kollaborative Plattformen (wie Talkspirit!) ermöglichen es Ihnen, Informationen zu speichern und effektive Zusammenarbeit zu fördern. Nutzen Sie das!

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Kunden Talkspirit nutzen, um Zusammenarbeit zu erleichtern? Laden Sie unseren praktischen Leitfaden herunter 👇

Zum praktischen Leitfaden

In unserem praktischen Leitfaden "10 Initiativen zur Verbesserung der Zusammenarbeit" finden Sie: Beispiele von Initiativen, die von unseren Kunden zur effektiveren Zusammenarbeit entwickelt wurden, Best Practices zur Auswahl und Einführung Ihres Kollaborationstools, sowie Ressourcen, um Ihnen bei der Verbesserung Ihres Projektmanagements zu helfen.

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