[Webinar] Wie lässt sich Infobesität im Unternehmen eindämmen?

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Angesichts der wachsenden Digitalisierung unserer Berufsfelder sind wir heute zunehmend dem Risiko einer Informationsüberlastung am Arbeitsplatz ausgesetzt. Dieses Phänomen, auch Infobesität genannt, bezeichnet den Überschuss an Informationen, dem wir von allen Seiten ausgesetzt sind (in Meetings, über unsere Arbeitstools, per E-Mail usw.) und den wir nicht in der Lage sind, zu verarbeiten.

Diese Infobesität kann sowohl das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, ihr Engagement als auch ihre Produktivität beeinträchtigen – mit spürbaren Auswirkungen auf die Gesamtleistung des Unternehmens. Wie erkennt man diese Informationsüberlastung? Welche Best Practices helfen, Infobesität im Unternehmen zu reduzieren? Und wie lässt sich der Wandel auf Basis konkreter Daten gestalten?

Genau diesen Fragen sind Philippe Pinault, CEO von Talkspirit, und Arnaud Rayrole, CEO von Lecko, in unserem Webinar vom 21. September nachgegangen. Hier ist eine Zusammenfassung ihrer Beiträge.

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Was verursacht Infobesität am Arbeitsplatz?

Um Infobesität zu vermeiden, muss man zunächst wissen, was Informationsüberlastung am Arbeitsplatz verursacht! Philippe Pinault und Arnaud Rayrole nennen 5 Schlüsselfaktoren:

• Die Vervielfachung von kollaborativen Tools, verstärkt durch die Covid-Krise. Zwischen 2019 und 2021 stieg deren Nutzung laut einer Gartner-Studie um 44 %. Die Folge: Mitarbeitende müssen heute zwischen einer Vielzahl von Tools jonglieren (durchschnittlich 10 Anwendungen, 25 Mal pro Tag!¹), die jeweils eine Flut an Informationen und Benachrichtigungen erzeugen.

• Die fehlerhafte Nutzung dieser Tools, bedingt zum Beispiel durch:
  • mangelnde Schulung und Unterstützung der Teams,
  • ein schlechtes Benachrichtigungsmanagement,
  • zu viele oder zu lange Meetings (laut einer Lecko-Studie sind 58 % der Mitarbeitenden der Meinung, dass mehr als die Hälfte ihrer Meetings gekürzt oder vermieden werden könnten),
  • oder mangelnde Vorbildfunktion des Managements.

• Das FOMO-Syndrom (fear of missing out): Aus Angst, eine wichtige Information zu verpassen, gewöhnen sich Mitarbeitende daran, eingehende Informationen ständig zu überprüfen. Sobald eine Benachrichtigung erscheint, können sie nicht widerstehen, darauf zu klicken, was ihnen täglich eine konstante mentale Belastung verursacht.

• Der Rebound-Effekt: Je mehr sich unsere digitalen Tools verbessern, desto häufiger neigen wir dazu, sie zu nutzen – was ihre Vorteile mindert. Zum Beispiel hat die Verbreitung von Videokonferenzen und geteilten Kalendern dazu beigetragen, die Anzahl der Meetings zu erhöhen, an denen wir teilnehmen. Dies hat den gegenteiligen Effekt erzeugt: Anstatt Zeit zu sparen, wurde die Meeting-Last größer.

• Die schleichende Entwicklung: In Ergänzung zu diesem Rebound-Effekt lässt sich beobachten, dass sich die Quellen der Infobesität schrittweise entwickelt haben. Wie der sprichwörtliche Frosch im langsam erhitzenden Wasser haben wir die Gefahr nicht kommen sehen – was die starke Informationsüberlastung erklärt, mit der wir heute konfrontiert sind.

Lesen Sie auch: [OICN-Studie] Infobesität: Welche Auswirkungen haben unsere kollaborativen Praktiken?

Welche Folgen hat das für das Unternehmen?

Infobesität hat auch Konsequenzen für Mitarbeitende und das Unternehmen. Darunter:

• Zeit- und Produktivitätsverlust, bedingt insbesondere durch:
  • die ständigen Benachrichtigungen, die wir auf jedem Tool erhalten,
  • unsere Tendenz, mehrere Informationen gleichzeitig verarbeiten zu wollen (Multitasking lässt uns bis zu 40 % unserer Arbeitszeit verlieren!),
  • die mit der E-Mail-Verwaltung verbrachte Zeit (rund 28 % unserer Arbeitszeit),
  • das Phänomen der Meeting-itis.

• Kognitive Ermüdung, verursacht durch eine Überbeanspruchung unseres Gehirns und verkürzte Erholungsphasen. Diese Ermüdung kann zu Leistungseinbußen, Gesundheitsproblemen oder sogar einem Burnout führen.

• Umweltauswirkungen: Unsere digitale Nutzung erhöht unsere CO2-Emissionen durchschnittlich um 30 %²!

7 Best Practices zur Eindämmung der Infobesität

Einige Unternehmen versuchen, der Infobesität mit gezielten Maßnahmen entgegenzuwirken. Allerdings berichten ein Drittel der Webinar-Teilnehmenden, dass die Umsetzung oft schwierig ist. Was also tun, um der Infobesität ein Ende zu setzen? Hier sind die Best Practices, die unser CEO Philippe Pinault geteilt hat.

1. Unsere Anwendungen rationalisieren

„Um Infobesität einzudämmen, ist es zunächst wichtig, die Anzahl der Tools zu rationalisieren, die wir täglich nutzen. Dies erfolgt insbesondere durch die Einführung eines Digital Workplace – wie Talkspirit –, der es ermöglicht, Informationen und Dokumente zu zentralisieren", erklärt Philippe Pinault.

Als vollständig französische Plattform integriert Talkspirit zahlreiche Funktionen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit der Teams zu erleichtern, sowohl synchron als auch asynchron. Dazu gehören unter anderem: Chat, Videokonferenz, ein Eingangsportal, ein Newsfeed, ein Speicherbereich, ein Projektemodul, eine Office-Suite, ein geteilter Kalender und vieles mehr!

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2. Eine Informationsgovernance einführen

Die zweite Best Practice besteht darin, eine Governance für Informationen einzuführen, d. h. Folgendes zu klären:

• die Rolle Ihrer verschiedenen Tools,
• welche Anforderungen sie erfüllen,
• wie Sie diese nutzen sollen,
• und wie neu eingeführte Tools bestehende Tools ergänzen oder ersetzen können.

Um diese Governance in Ihrem Digital Workplace zu definieren, empfehlen wir Ihnen, über die Gruppen nachzudenken, die Sie erstellen möchten – wozu sie dienen sollen und wer sie moderieren wird.

3. Informationen besser organisieren

Sobald Ihre verschiedenen Gruppen erstellt sind, müssen Sie explizit festlegen, wie Informationen geteilt und klassifiziert werden sollen, und wer Zugang dazu haben soll.

In Talkspirit können Sie Ihre Beiträge zum Beispiel mit Labels kategorisieren, Ihre Dokumente in den Ordnern Ihres geteilten Drives organisieren und Wissen in der Inhaltsbibliothek konsolidieren. Dank einer einfachen Stichwortsuche können Sie so jede beliebige Information schnell und einfach wiederfinden.

4. Das Recht auf Nichterreichbarkeit respektieren

Das Respektieren des Rechts auf Nichterreichbarkeit (d. h. das Recht der Mitarbeitenden, sich außerhalb der Arbeitszeit von ihren Arbeitstools abzumelden) ist ebenfalls unerlässlich, um Infobesität am Arbeitsplatz einzudämmen.

Um dies durchzusetzen, empfehlen wir Ihnen, Kommunikationsregeln in Ihrem Digital Workplace einzuführen. Dies ermöglicht es, klarzustellen, zu welchen Zeiten das Senden von Nachrichten und das Abhalten von Meetings möglich ist und wann man besser darauf verzichtet.

Bitten Sie Ihre Teams abschließend darum, ihre Benachrichtigungen in ihren Arbeitstools einzustellen. In Talkspirit ist es zum Beispiel möglich, Abmeldezeiten festzulegen, um Benachrichtigungen in bestimmten Zeitfenstern zu stoppen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, den „Nicht stören"-Modus zu aktivieren, um alle Benachrichtigungen zu deaktivieren und sich so besser auf die Arbeit konzentrieren zu können.

5. Den Umgang mit E-Mails verbessern

Wie wir gesehen haben, ist die Menge an E-Mails, die wir täglich erhalten, manchmal schwer zu bewältigen und kann eine Quelle der Infobesität sein. Um diesem Phänomen entgegenzuwirken, müssen wir also bessere E-Mail-Gewohnheiten entwickeln. Dazu gehört insbesondere:

• interne E-Mails durch besser geeignete Alternativen zu ersetzen (Chat-Nachrichten, Beiträge, Videokonferenzen usw.), damit E-Mails ausschließlich als externes Kommunikationsmittel dienen,
• die Anzahl der Empfänger, der in Kopie gesetzten Personen und der Anhänge zu begrenzen,
• klar und prägnant zu formulieren (keine epischen E-Mails mehr, die 1 Stunde zum Lesen brauchen!).

Lesen Sie auch: Wie die Agentur Bergamote ihre E-Mails um 95 % reduziert und ihre Produktivität mit Talkspirit gesteigert hat

6. Die Meeting-Praxis verbessern

Auch Meetings können Informationsüberlastung erzeugen, insbesondere wenn man sie aneinanderreiht! Das Ziel ist daher, wie bei den E-Mails, mehrere Best Practices zu teilen, um die Effizienz von Meetings zu verbessern, zum Beispiel:

• Die Teilnehmerzahl begrenzen.
• Asynchronen Austausch wo immer möglich bevorzugen.
• Im Voraus eine Tagesordnung festlegen, um die zu besprechenden Punkte und die Erwartungen an jeden Teilnehmenden klarzustellen.
• Das Meeting-Protokoll in einem Beitrag teilen, damit auch Abwesende davon Kenntnis nehmen können.

7. Sensibilisieren und schulen

Schließlich ist das Wichtigste, Mitarbeitende für die Herausforderungen der Infobesität zu sensibilisieren und ihnen zu erklären, wie sie ihre Informationsflüsse in Ihrem Digital Workplace optimieren können. Dies kann insbesondere bei den Schulungssitzungen zum Tool angesprochen werden, aber auch durch das Teilen von Best Practices. Um diesen Schritt zu vereinfachen, können Sie sich insbesondere auf Botschafter stützen!

Ihr Digital Workplace kann auch als Schulungsplattform dienen. In Talkspirit können Sie zum Beispiel Hilfsgruppen erstellen , um sich zu diesen Themen auszutauschen, aber auch das Drive und die Bibliothek nutzen, um Ihre Schulungsressourcen zu zentralisieren.

Wie lässt sich der Wandel mithilfe von Daten begleiten?

Daten als zentraler Hebel der Transformation

Um den Wandel zu gestalten, können Sie sich ebenfalls auf konkrete Daten stützen! Das ist die Überzeugung von Arnaud Rayrole, CEO von Lecko, für den Daten eine Schlüsselrolle bei der internen Transformation von Organisationen spielen.

Diese Daten ermöglichen es insbesondere:

• Die Bemühungen der Mitarbeitenden sichtbar zu machen, die ihr Möglichstes tun, um Infobesität einzudämmen.
• Anerkennung zu zeigen und Mitarbeitende zu belohnen, die mitspielen, zum Beispiel über Gamification.
• Teams zu mobilisieren und sie auf die Notwendigkeit einer Veränderung auszurichten.
• Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren, zum Beispiel durch die Definition und das Tracking von OKRs (Objective and Key Results). Um Infobesität einzudämmen, können dann messbare Schlüsselergebnisse festgelegt werden (z. B. das E-Mail-Volumen oder die Anzahl der Meetings zu reduzieren).
• Die Wirkung von Begleitungsteams und Führungskräften zu erhöhen.

Vereinfachtes Reporting mit der Greet-App

Um diese Daten messen zu können, hat Lecko die Anwendung Greet entwickelt. Ihr Ziel? Mitarbeitende zu mobilisieren, um nachhaltige digitale Praktiken zu entwickeln. Das heißt Praktiken, die aus ökologischer Sicht ressourcenschonender, respektvoller gegenüber dem Wohlbefinden der Teams und gleichzeitig effizienter sind.

In Greet lässt sich Folgendes messen:

• die Infobesität im Zusammenhang mit Meetings und E-Mails,
• der CO2-Fußabdruck, der durch unsere digitale Nutzung entsteht,
• und die Wirkung von Sensibilisierungsmaßnahmen.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann so auf seiner eigenen Ebene handeln und zum kollektiven Tun beitragen!

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Fazit

Sie haben es verstanden: Um Infobesität einzudämmen, muss das gesamte Unternehmen in den Prozess einbezogen werden. Dies kann durch die Einführung eines Digital Workplace, durch Begleitungs- und Sensibilisierungsarbeit sowie durch den Einsatz von Daten erreicht werden. Vergessen Sie schließlich nicht, dass Wandel ein kontinuierlicher Prozess ist und manchmal Zeit braucht. Haben Sie also Geduld und zögern Sie nicht, Ihre Strategie auf Basis der qualitativen und quantitativen Daten, die Sie erheben, weiterzuentwickeln.

Möchten Sie die Best Practices zur Eindämmung von Infobesität und zur Begleitung des Wandels vertiefen? Sehen Sie sich das Replay unseres Webinars an 👇

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¹ „Anatomy of Work"-Studie von Asana (2021)
² État de l'art de la transformation interne des organisations, Lecko (2023)