Kollaborationsplattform: Definition und Herausforderungen
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- Eine Kollaborationsplattform ist ein digitales Werkzeug, oft als SaaS, das die Arbeit und die Kommunikation zwischen den internen und externen Beteiligten einer Organisation flüssiger macht.
- Sie unterscheidet sich vom sozialen Unternehmensnetzwerk, das auf die interne Kommunikation zielt, und von der Digital Workplace, die beide Nutzungen auf einer einzigen Plattform vereint.
- Ihre Hauptfunktionen: Instant Messenger, Videokonferenz, Besprechungsräume, Arbeitsgruppen, Projektsteuerung, Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, geteilter Kalender.
- Sie antwortet auf sechs Herausforderungen: digitale Transformation, Zugang zu Informationen, Produktivität, Projektsteuerung, Arbeit aus der Ferne und Sicherheit des Austauschs.
- Laut Gartner tun sich 47 % der digitalen Beschäftigten schwer damit, die Informationen zu finden, die sie brauchen; Austausche und Dokumente an einem Ort zu bündeln antwortet unmittelbar auf dieses Problem.
- Bei der Sicherheit sind die Zertifizierung ISO 27001 und der Ort der Datenspeicherung zwei Kriterien, die in die Wahl gehören, besonders für Behörden und Gebietskörperschaften.
Seit der Covid-19-Krise nutzen sie mehr als 80 % der Beschäftigten. Gemeint ist natürlich…die Kollaborationsplattform! Diese Lösung ist heute unverzichtbar, um wirksam zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, besonders wenn Ihre Beteiligten geografisch verteilt sind. Sie ist daher besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten, Franchise-Netze, Gebietskörperschaften und alle Organisationen, die regelmäßig Telearbeit praktizieren.
Bevor Sie eine Kollaborationsplattform einführen, sollten Sie allerdings einige Punkte klären, insbesondere:
- Was nennt man eine „Kollaborationsplattform“?
- Worin unterscheidet sie sich von Werkzeugen wie dem sozialen Unternehmensnetzwerk?
- Welche Funktionen findet man darauf?
- Auf welche Herausforderungen antwortet diese Plattform?
Wenn das Ihre Fragen sind, dann keine Sorge. Wir beantworten sie in diesem Artikel 😉
Was ist eine Kollaborationsplattform?
Definition
Beginnen wir zunächst mit einer klaren Definition.
Eine Kollaborationsplattform ist ein digitales Werkzeug, das die kollaborative Arbeit und die Kommunikation zwischen den internen und/oder externen Beteiligten einer Organisation flüssiger macht.
Oft als SaaS (Software as a Service) verfügbar, ist sie überall und jederzeit zugänglich. Ihre Mitarbeitenden, Partner und Dienstleister können sie also nutzen, um sich synchron oder asynchron auszutauschen, ohne durch die Entfernung eingeschränkt zu sein, die sie trennt.
Kollaborationsplattform vs. soziales Unternehmensnetzwerk vs. Digital Workplace
Rund um die Kollaborationstools gibt es oft viel Fachjargon. Man muss nur ein wenig recherchieren, und schon tauchen zahlreiche Begriffe auf: Kollaborationsplattform, soziales Unternehmensnetzwerk, Digital Workplace usw. So unterscheiden Sie diese verschiedenen Werkzeuge voneinander.
Die Kollaborationsplattform soll mehrere Beteiligte besser zusammenarbeiten lassen. Sie ist ein Werkzeug, das vor allem dazu dient, zusammenzuarbeiten, Informationen zu teilen und Projekte gemeinsam zu steuern.
Das soziale Unternehmensnetzwerk wiederum soll die interne Kommunikation beleben und das Mitarbeiter-Engagement stärken. Man nutzt es, um Informationen nach unten oder nach oben zu geben, Wissen oder gute Praktiken zu teilen. Es hat allerdings nicht das Ziel, die Projektarbeit zu erleichtern.
Die Digital Workplace vereint all diese Anwendungsfälle auf einer einzigen Plattform. Sie macht die kollaborative Arbeit, die interne Kommunikation, die Projektsteuerung und das Wissensmanagement flüssiger. Sie ist damit die Plattform, die am besten zu Organisationen passt, die eine All-in-one-Lösung suchen.
| Werkzeug | Was es anstrebt | Typische Nutzungen | Wann Sie es wählen |
|---|---|---|---|
| WerkzeugKollaborationsplattform | Was es anstrebtMehrere Beteiligte zusammenarbeiten lassen | Typische NutzungenZusammenarbeiten, Informationen teilen, Projekte gemeinsam steuern | Wann Sie es wählenWenn der Bedarf zuerst die Team- und Projektarbeit betrifft |
| WerkzeugSoziales Unternehmensnetzwerk | Was es anstrebtDie interne Kommunikation und das Mitarbeiter-Engagement beleben | Typische NutzungenInformationen nach unten und nach oben geben, Wissen und gute Praktiken teilen | Wann Sie es wählenWenn der Bedarf die Kommunikation betrifft, nicht die Projektarbeit |
| WerkzeugDigital Workplace | Was es anstrebtAll diese Nutzungen auf einer einzigen Plattform vereinen | Typische NutzungenKollaborative Arbeit, interne Kommunikation, Projekt- und Wissensmanagement | Wann Sie es wählenWenn Sie eine All-in-one-Lösung suchen |
Funktionen
Hauptfunktionen
Auf einer Kollaborationsplattform finden Sie mehrere Funktionen rund um die Zusammenarbeit. Die wichtigsten sind:
- der Instant Messenger,
- die Videokonferenz / die Audiokonferenz,
- die Besprechungsräume,
- die Arbeitsgruppen,
- die Projektsteuerung,
- die Aufgabenplanung,
- die Ablage, das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten,
- der geteilte Kalender.
Sekundäre Funktionen
Weitere Funktionen rund um Kommunikation und Wissensaustausch können ebenfalls darauf vorhanden sein, insbesondere:
- der Newsfeed,
- das Startportal,
- die Umfragen,
- der Chatbot,
- die Wissensdatenbank / das Wiki,
- die E-Mails,
- das Verzeichnis,
- die Statistiken.
Zu beachten: Je vollständiger der Funktionsumfang einer Kollaborationsplattform ist, desto mehr ähnelt sie einer Digital Workplace und nicht einem einfachen Werkzeug für die Zusammenarbeit.
Auf welche Herausforderungen antwortet sie?
Sehen wir uns nun an, auf welche Herausforderungen eine Kollaborationsplattform antwortet, anders gesagt, wozu sie Ihnen dienen kann.
Die digitale Transformation beschleunigen
Eine Kollaborationsplattform einzuführen ist ein gutes Mittel, um den Einsatz digitaler Technologien auszubauen und die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren.
Sie ist damit eine Pflichtstation für jedes Projekt der digitalen Transformation, sobald Sie eine erste Bestandsaufnahme gemacht und Ihre Ziele festgelegt haben.
Informationen zugänglicher machen
Laut Gartner tun sich 47 % der digitalen Beschäftigten schwer damit, die Informationen zu finden, die sie brauchen, um wirksam zu arbeiten. Das Ergebnis: Sie verlieren Zeit, treffen schlechte Entscheidungen und verpassen wichtige Informationen. Lauter Probleme, auf die die Kollaborationsplattform antworten kann!
Auf einer Kollaborationsplattform sind alle Ihre Austausche, Dokumente und Arbeitspartner an einem Ort gebündelt. Sie können sie nach Gruppen oder Verzeichnissen ordnen, um sie leicht wiederzufinden, und so die Informationen zugänglicher machen.
Die Produktivität verbessern
Je weniger Zeit Sie damit verlieren, Informationen und die richtige Ansprechperson zu suchen, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für Ihre Arbeit. Deshalb neigt die Kollaborationsplattform auch dazu, die Produktivität der Teams zu verbessern.
Anders als die E-Mail eignet sich die Kollaborationsplattform besonders für die Kommunikation in Echtzeit. Sie erlaubt es also, Probleme zu lösen und „heiße“ Themen deutlich schneller zu besprechen als andere Werkzeuge, die eher für den asynchronen Austausch gedacht sind.
Die Projektsteuerung optimieren
Sie tun sich schwer damit, die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden zu organisieren? Nachzuvollziehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist? Ihre Maßnahmen in einen Projektkalender einzutragen?
Eine Kollaborationsplattform kann Ihnen helfen, Ihre Projektsteuerung zu optimieren und all diesen Problemen Lebewohl zu sagen. Oft mit einem eigenen Modul ausgestattet, erlaubt sie Ihnen, Ihre Projekte zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und jede Person nach ihrem Stand zu fragen, um sicherzugehen, dass die Arbeit rechtzeitig erledigt wird.
Arbeit und Kommunikation aus der Ferne erleichtern
Einer der wichtigsten Vorteile der Kollaborationsplattform ist, dass sie es erlaubt, die Kommunikation und die kollaborative Arbeit aus der Ferne zu erleichtern. Mit einem solchen Werkzeug müssen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht jeden Tag ins Büro holen. Sie können hybrid arbeiten oder zu 100 % aus der Ferne und dabei genauso wirksam sein!
Ein digitales Werkzeug kann den Austausch „in echt“ natürlich nicht vollständig ersetzen. Achten Sie also darauf, etwas Präsenz in Ihre Organisation zu bringen, damit Ihre Teams zusammenhalten.
Den Austausch absichern
Die Datensicherheit ist für zahlreiche Organisationen ein zentrales Thema, insbesondere für Behörden, Gebietskörperschaften und Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen.
Sich für eine Kollaborationsplattform zu entscheiden erlaubt es, diese Informationen zu bündeln und den Zugang bei Bedarf zu begrenzen, um die Angriffsfläche so klein wie möglich zu halten. Mehrere Plattformen verfügen über Zertifizierungen (insbesondere die Zertifizierung ISO 27001), die ein hohes Sicherheitsniveau belegen; nehmen Sie das in Ihre Kriterien auf, wenn es für Sie zählt.
Zu beachten: Es gibt zahlreiche amerikanische Kollaborationstools, die es der US-Regierung gemäß dem Cloud Act erlauben können, auf Anfrage auf Ihre Daten zuzugreifen. Setzen Sie daher auf made in France, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu sichern.
Lesen Sie auch: 5 Beispiele für Organisationen, die eine Kollaborationsplattform eingeführt haben
Talkspirit, die französische All-in-one-Kollaborationsplattform
Sie suchen eine französische Kollaborationsplattform, anpassbar, einfach zu bedienen und einzuführen ? Wir haben, was Sie brauchen!
Talkspirit erlaubt Ihnen, eine Kollaborationsplattform nach Ihrem Bild zu erstellen, die nur die Funktionen enthält, die Sie brauchen. Sie können sie nutzen, um:
- Ihre Projekte zu steuern und ihren Fortschritt zu verfolgen,
- Arbeitsgruppen zu erstellen,
- in Echtzeit zu kommunizieren,
- Besprechungen aus der Ferne abzuhalten,
- Informationen asynchron zu teilen,
- Dokumente gemeinsam zu bearbeiten,
- und vieles mehr!
Auf Talkspirit können Sie alle Ihre internen und externen Beteiligten einladen. Unser Werkzeug ist auf PC, Handy und Tablet zugänglich, mit oder ohne berufliche E-Mail-Adresse. Es kann also von Mitarbeitenden im Außendienst, in den Büros oder unterwegs genutzt werden.
Weil eine Demo mehr sagt als tausend Worte, schlagen wir Ihnen vor, sich Ihre eigene Meinung zu bilden und einen Termin mit unserem Team zu buchen 😉
Zum Schluss
Eine Kollaborationsplattform einzuführen bringt Organisationen zahlreiche Vorteile. Sie kann Ihnen helfen, Ihr E-Mail-Aufkommen zu senken (intern wie extern), wirksamer mit Ihren Beteiligten zusammenzuarbeiten, Informationen besser zu teilen und damit die Leistung Ihrer Teams zu steigern.
Jetzt, da Sie gut verstehen, was eine Kollaborationsplattform ist, stellen sich Ihnen wahrscheinlich weitere Fragen. Wie wählen Sie Ihre Plattform aus? Wie führen Sie sie ein? Und vor allem: Wo fangen Sie an?
Entdecken Sie in diesem Methodenblatt unsere besten Praktiken, um Ihre Kollaborationsplattform auszuwählen und einzuführen 👇
FAQ
Eine Kollaborationsplattform ist ein digitales Werkzeug, das die kollaborative Arbeit und die Kommunikation zwischen den internen und/oder externen Beteiligten einer Organisation flüssiger macht. Oft als SaaS verfügbar, ist sie überall und jederzeit zugänglich, für synchronen wie asynchronen Austausch.
Das soziale Unternehmensnetzwerk soll die interne Kommunikation und das Mitarbeiter-Engagement beleben, während die Kollaborationsplattform mehrere Beteiligte zusammenarbeiten lassen soll. Das erste dient dazu, Informationen nach unten und nach oben zu geben, die zweite dazu, zusammenzuarbeiten, Dokumente zu teilen und Projekte zu steuern. Je vollständiger der Funktionsumfang einer Kollaborationsplattform ist, desto mehr ähnelt sie einer Digital Workplace, die beide Nutzungen vereint.
Die wichtigsten: Instant Messenger, Video- und Audiokonferenz, Besprechungsräume, Arbeitsgruppen, Projektsteuerung, Aufgabenplanung, Ablage, Teilen und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, geteilter Kalender. Die sekundären: Newsfeed, Startportal, Umfragen, Chatbot, Wissensdatenbank, E-Mails, Verzeichnis und Statistiken.
Laut Gartner tun sich 47 % der digitalen Beschäftigten schwer damit, die Informationen zu finden, die sie für wirksames Arbeiten brauchen. Das Ergebnis: Sie verlieren Zeit, treffen schlechte Entscheidungen und verpassen wichtige Informationen.
Beim Echtzeit-Austausch. Anders als die E-Mail eignet sich die Kollaborationsplattform besonders für die Kommunikation in Echtzeit: Sie erlaubt es, Probleme zu lösen und „heiße“ Themen deutlich schneller zu besprechen als Werkzeuge, die für den asynchronen Austausch gedacht sind.
Sie erlaubt es, die Informationen zu bündeln und den Zugang bei Bedarf zu begrenzen, um die Angriffsfläche zu verringern. Mehrere Plattformen verfügen über Zertifizierungen, insbesondere ISO 27001, die ein hohes Sicherheitsniveau belegen, ein Kriterium für die Wahl, vor allem für Behörden und Gebietskörperschaften.
