Kollaborative Plattform: Definition und Anforderungen

Seit der Covid-19-Krise wird sie von über 80 % der Beschäftigten genutzt. Es handelt sich natürlich um... die kollaborative Plattform! Diese Lösung ist heute unerlässlich für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit, besonders wenn Ihre Stakeholder geografisch verteilt sind. Sie ist daher besonders nützlich für Unternehmen mit mehreren Standorten, Franchisenetze, Gebietskörperschaften und alle Organisationen, die regelmäßig Remote Work praktizieren.

Bevor Sie jedoch eine kollaborative Plattform einführen, ist es wichtig, einige Punkte zu klären, insbesondere:

• Was versteht man unter einer "kollaborativen Plattform"?
• Wie unterscheidet sie sich von Tools wie soziales Unternehmensnetzwerk
?
Welche Funktionen finden Sie darauf?
• Welche Anforderungen löst diese Plattform?

Wenn dies Ihre Fragen sind, keine Sorge. Wir beantworten Sie in diesem Artikel 😉

Was ist eine kollaborative Plattform?

Definition

Beginnen wir zunächst mit einer klaren Definition.

Eine kollaborative Plattform ist ein digitales Tool, das kollaborative Arbeit und Kommunikation flüssiger gestaltet zwischen internen und/oder externen Stakeholdern einer Organisation.

Oft als SaaS (Software as a Service) verfügbar, ist sie überall und zu jeder Zeit zugänglich. Ihre Mitarbeitenden, Partner und Dienstleister können sie daher nutzen, um synchron oder asynchron zu kommunizieren, ohne durch die Entfernung, die sie trennt, eingeschränkt zu werden.

Kollaborative Plattform vs soziales Unternehmensnetzwerk vs Digital Workplace

Es gibt oft viel Fachjargon rund um Zusammenarbeit-Tools. Man muss nur ein paar Recherchen durchführen, und Sie werden schnell viele Begriffe sehen: kollaborative Plattform, soziales Unternehmensnetzwerk, Digital Workplace usw. Hier erfahren Sie, wie Sie die Unterschiede zwischen diesen verschiedenen Tools erkennen.

Die kollaborative Plattform zielt darauf ab, mehrere Stakeholder besser zusammenarbeiten zu lassen. Es ist ein Tool, das hauptsächlich zum Informationsaustausch und Projektmanagement mit mehreren Personen verwendet wird.

Das soziale Unternehmensnetzwerk, hingegen, zielt auf dynamischere interne Kommunikation und Mitarbeiterengagement fördern ab. Es wird verwendet, um Informationen weiterzugeben oder empor zu schieben, Wissen oder bewährte Praktiken zu teilen. Allerdings hat es nicht das Ziel, die Projektarbeit zu erleichtern.

Die Digital Workplace vereint alle diese Anwendungsfälle auf einer einzigen Plattform. Sie ermöglicht es, die kollaborative Arbeit, die interne Kommunikation, das Projektmanagement und die Wissensverwaltung flüssiger zu gestalten. Dies ist daher die am besten geeignete Plattform für Organisationen, die nach einer All-in-One-Lösung suchen.

Funktionen

Hauptfunktionen

Auf einer kollaborativen Plattform finden Sie mehrere auf Zusammenarbeit ausgerichtete Funktionen. Die wichtigsten sind:

• Instant Messaging,
• Videokonferenz / Audiokonferenz,
• Besprechungsräume,
• Arbeitsteams,
• Projektmanagement,
• Task-Planung,
• Speicherung, Sharing und gemeinsame Dokumentenbearbeitung,
• gemeinsamer Kalender.

Nebenfunktionen

Weitere auf Kommunikation und Wissensaustausch ausgerichtete Funktionen können auch vorhanden sein, insbesondere:

• News Feed,
• Startseite,
• Umfragen,
• Chatbot,
• Knowledge Base / Wiki,
• E-Mails,
• Verzeichnis,
• Statistiken.

Es ist zu beachten, dass je umfassender das Spektrum der kollaborativen Plattform ist, desto mehr ähnelt sie einer Digital Workplace und nicht nur einem einfachen Zusammenarbeit-Tool.

Welche Anforderungen löst sie?

Schauen wir uns nun an, welche Anforderungen eine kollaborative Plattform erfüllt – mit anderen Worten, wozu sie Ihnen nützen kann.

Digitale Transformation beschleunigen

Die Einführung einer kollaborativen Plattform ist eine gute Möglichkeit, die Nutzung digitaler Technologien zu fördern und Arbeitsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren.

Dies ist daher ein notwendiger Schritt für jeden digitalen Transformationsprojekt, sobald Sie eine erste Diagnose durchgeführt und Ihre Ziele definiert haben.

Informationen zugänglicher machen

Laut Gartner, 47 % der Digital Worker haben Schwierigkeiten, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um effektiv zu arbeiten. Ergebnis: Sie verschwenden Zeit, treffen schlechte Entscheidungen und verpassen wichtige Informationen. Dies sind genau die Probleme, auf die die kollaborative Plattform antworten kann!

Auf einer kollaborativen Plattform befinden sich alle Ihre Austausche, Dokumente und Arbeitspartner an einer Stelle. Sie können sie nach Gruppen oder Ordnern organisieren, um sie leicht zu finden, und damit Informationen zugänglicher machen.

Produktivität verbessern

Logischerweise verbringen Sie weniger Zeit damit, Informationen zu suchen und den richtigen Ansprechpartner zu finden, wodurch Sie mehr Zeit für Ihre Arbeit haben. Daher hat die kollaborative Plattform auch tendenziell dazu, die Teamproduktivität zu verbessern.

Im Gegensatz zur E-Mail ist die kollaborative Plattform besonders geeignet für Echtzeit-Kommunikation. Sie ermöglicht es daher, Probleme zu lösen und "heiße" Themen viel schneller als andere Tools zu diskutieren, die eher für asynchrone Kommunikation geeignet sind.

Projektmanagement optimieren

Haben Sie Schwierigkeiten, die Arbeit Ihrer Mitarbeitenden zu organisieren? Die Verantwortung für die einzelnen Aufgaben zu verstehen? Ihre Maßnahmen in einen Projektkalender einzutragen?

Eine kollaborative Plattform kann Ihnen dabei helfen, Ihr Projektmanagement zu optimieren und sich von all den damit verbundenen Problemen zu verabschieden. Mit einem dedizierten Modul ausgestattet, können Sie Ihre Projekte organisieren, Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen, und jeden abfragen, wie weit er ist, um sicherzustellen, dass die Arbeit pünktlich erledigt wird.

Fernkommunikation und -zusammenarbeit erleichtern

Einer der Hauptvorteile der kollaborativen Plattform ist, dass sie die Kommunikation und Remote-Zusammenarbeit erleichtern. Mit einem solchen Tool ist es nicht erforderlich, Ihre Mitarbeitenden jeden Tag ins Büro zu bringen. Sie können im Hybrid-Modus arbeiten oder 100% remote und dabei genauso effizient sein!

Natürlich kann ein digitales Tool nicht vollständig persönliche Austausche ersetzen. Daher sollten Sie etwas Präsenzzeit in Ihre Organisation einbauen, um Ihre Teams zusammenzuhalten.

Austausch sichern

Datensicherheit ist ein Schlüsselproblem für viele Organisationen, besonders für öffentliche Verwaltungen, Gebietskörperschaften und Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen.

Die Wahl einer kollaborativen Plattform ermöglicht es, diese Informationen zu zentralisieren und bei Bedarf deren Zugriff zu begrenzen, um die Angriffsfläche minimal zu halten. Mehrere Plattformen verfügen über bestimmte Zertifizierungen (besonders die ISO 27001-Zertifizierung), die ein hohes Sicherheitsniveau belegen. Berücksichtigen Sie diese also in Ihren Kriterien, wenn dies für Sie ein Problem ist.

Es ist zu beachten, dass es viele amerikanische Zusammenarbeit-Tools gibt, die nach dem Cloud Act dem amerikanischen Staat Zugang zu Ihren Daten ermöglichen können. Bevorzugen Sie also Made in France, um die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Talkspirit, die französische All-in-One-Plattform für Zusammenarbeit

Suchen Sie eine französische, anpassbare,

einfache zu nutzende und einzuführende kollaborative Plattform? Wir haben das richtige Angebot!

Talkspirit ermöglicht es Ihnen, eine

kollaborative Plattform nach Ihrem Bild zu schaffen, die nur die Funktionen integriert, die Sie benötigen. Sie können es verwenden zum:

Verwalten und Verfolgen der Fortschritte Ihrer Projekte,
Erstellen von Arbeitsteams,
Echtzeit-Kommunikation,
Durchführen von Remote-Meetings,
asynchrone Informationen teilen,
gemeinsame Dokumentenbearbeitung,
und vieles mehr!

Auf Talkspirit können Sie alle Ihre internen und externen Stakeholder einladen. Unser Tool ist auf PC, Mobiltelefon und Tablet zugänglich, mit oder ohne geschäftliche E-Mail-Adresse. Es kann daher von Mitarbeitenden im Außendienst, in Büros oder im Außeneinsatz verwendet werden.

Weil eine Demo besser ist als tausend Worte, bieten wir Ihnen an, sich selbst ein Bild zu machen, indem Sie einen Termin mit unserem Team buchen 😉

Zum Abschluss

Die Einführung einer kollaborativen Plattform hat für Organisationen viele Vorteile. Sie kann Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Menge zu reduzieren (intern und extern), effizienter mit Ihren Stakeholdern zusammenzuarbeiten, Informationen besser zu teilen, und folglich die Leistung Ihrer Teams zu steigern.

Jetzt, wo Sie ein gutes Verständnis dafür haben, was eine kollaborative Plattform ist, stellen Sie sich wahrscheinlich weitere Fragen. Wie wählt man seine Plattform aus? Wie wird es deployed? Und vor allem: Wo fang ich an?

Entdecken Sie in diesem methodischen Merkblatt unsere Best Practices für die Auswahl und Bereitstellung Ihrer kollaborativen Plattform 👇