Kollaboratives Arbeiten im schulischen Umfeld fördern: der Erfahrungsbericht der École Boulle
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Wie lässt sich die kollaborative Arbeit und der Informationsaustausch im schulischen Umfeld reibungsloser gestalten und dabei die Datensicherheit der Einrichtung gewährleisten? Das ist die Herausforderung, der sich die École Boulle mithilfe von Talkspirit gestellt hat!
Die École Boulle liegt im 12. Arrondissement von Paris und ist eine öffentliche Bildungseinrichtung, die junge Menschen zwischen 14 und 26 Jahren in Kunst- und Designberufen ausbildet. Die Schule umfasst rund dreißig verschiedene Fachbereiche, die Studierende auf den Niveaus CAP, BAC, Lizenziat und Master aufnehmen.
Eckdaten:
- 1.100 Studierende
- 150 Lehrkräfte
- 650 Nutzende auf Talkspirit
Frédéric Poussin, stellvertretender Direktor für Ausbildung (DDF), ist für die Koordination der digitalen Projekte der Schule zuständig (insbesondere für die Einführung neuer Tools). In diesem Interview blickt er auf die Gründe zurück, die ihn zur Wahl von Talkspirit bewogen haben, und schildert, wie das Tool von Lehrkräften und Studierenden genutzt wird.
end HubSpot Call-to-Action Code Die Suche nach einem All-in-one-Kollaborationstool
„Vor Talkspirit nutzten wir eine Vielzahl von Kollaborationstools, da jeder Fachbereich andere Anforderungen hatte. Manche wollten nur Speicher- oder Videokonferenzfunktionen, andere wiederum mehr Möglichkeiten für die kollaborative Arbeit. Das Ergebnis: Wir nutzten 3 bis 4 verschiedene Tools allein für Videokonferenzen!", berichtet Frédéric Poussin.
Da die meisten dieser Tools kostenlos und amerikanischen Ursprungs waren, stellten sie auch Datensicherheitsprobleme für die Schule dar, da sie dem Cloud Act* unterlagen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich die École Boulle, ein All-in-one-Kollaborationstool einzuführen, das es ermöglicht, Informationen und Dokumente zu teilen, mit Studierenden zu kommunizieren und Videokonferenzen durchzuführen. Und das alles auf sichere Weise.
„Unser Ziel war es, kostenlose kollaborative Suiten (wie die von Google oder Microsoft) zu vermeiden. Denn das ist bekannt: Wenn etwas kostenlos ist, sind Sie das Produkt!", bekräftigt der stellvertretende Ausbildungsdirektor.
Sicherheit und Skalierbarkeit: entscheidende Kriterien
Sehr schnell etablierte sich Talkspirit als die Lösung, die die Anforderungen der Schule in Bezug auf Sicherheit und Skalierbarkeit erfüllen konnte.
„Wir haben festgestellt, dass Talkspirit in Frankreich auf den Servern von OVHcloud gehostet wird, was für uns eine wesentliche Garantie in Sachen Datensicherheit darstellte. Und dann merkten wir, dass die Funktionen, die die Plattform bietet, sich ständig weiterentwickeln.
Diese Flexibilität war für uns sehr wichtig, da wir als Bildungseinrichtung etwas besondere Anforderungen hatten. Beispielsweise brauchten wir eine Plattform, die es den Studierenden ermöglicht, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, aber auch Dateien in großem Umfang im Drive hoch- und herunterzuladen." Eine Funktion, die Talkspirit auf Wunsch der Schule und anderer Kunden entwickelt hat.
Neben diesen Schlüsselkriterien „haben wir auch die Reaktionsfähigkeit des Teams und die Möglichkeit, auf Französisch mit einem festen Ansprechpartner zu kommunizieren, sehr geschätzt", ergänzt Frédéric Poussin.
Eine schrittweise Einführung
Angesichts der großen Nutzerzahl entschied sich die Schule für einen schrittweisen Roll-out von Talkspirit.
„Zu Beginn haben wir mit einigen Fachbereichen angefangen. Nach und nach haben wir das Tool dann immer mehr Studierenden und Lehrkräften zugänglich gemacht. Das Ziel war es, alle postsekundären Ausbildungsgänge einzubinden, also etwa zwei Drittel unserer Belegschaft." Ein Ziel, das erreicht wurde, denn die Plattform hat heute 650 Nutzende!
Während dieser Einführungsphase „habe ich Präsenzschulungen organisiert, um meinen Kolleginnen und Kollegen zu erklären, wie sie Talkspirit nutzen können. Außerdem habe ich Video-Tutorials bereitgestellt, die direkt auf der Plattform abrufbar sind", erklärt Frédéric Poussin.
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Vielfältige Nutzungsszenarien
Heute nutzt die Schule hauptsächlich den Drive und die Gruppen, um Dokumente (insbesondere 2D- und 3D-Dateien) zu speichern und zu teilen, und die kollaborative Arbeit zwischen Lehrkräften und Studierenden zu fördern.
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Die Nutzungsszenarien unterscheiden sich jedoch stark je nach Anwender. „Die meisten Studierenden nutzen Talkspirit, um Hausaufgaben abzugeben und Kursressourcen einzusehen, während die Lehrkräfte stärker auf Zusammenarbeit und Informationsaustausch ausgerichtet sind.
Sie erstellen beispielsweise Beiträge, um Informationen über Werkstätten und Materialbestellungen auszutauschen, und nutzen manchmal die OfficeNow-Suite, um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten", berichtet der stellvertretende Ausbildungsdirektor.
Gruppen als echter Vorzug für die Schule
Gruppen gehören zu den meistgenutzten Funktionen, sowohl von Lehrkräften als auch von Studierenden. Als echter Vorzug für die Schule ermöglichen sie es jedem Fachbereich, Informationen am richtigen Ort und mit den richtigen Personen zu teilen.
„Was ich am meisten schätze, ist die Möglichkeit, Gruppen mit verschiedenen Vertraulichkeitsstufen zu erstellen, die aus administrativer Sicht sehr einfach zu verwalten sind."
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„Die meisten erstellten Gruppen sind Klassengruppen, die es Studierenden und Lehrkräften des gleichen Fachbereichs ermöglichen, über denselben Informationsstand zu verfügen. Wir erstellen auch fachbereichsübergreifende Gruppen, wenn wir Veranstaltungen, Workshops oder Intensivkurse organisieren, an denen in der Regel rund hundert Studierende teilnehmen.
Die Studierenden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Gruppen zu verwalten, während die Lehrkräfte eher eine Supervisorrolle einnehmen: Sie sind da, um Informationen zu teilen und abzurufen, lassen die Studierenden aber selbstständig arbeiten."
Zusätzlich zu diesen offenen Gruppen „haben wir private Gruppen für Bewerbungsverfahren erstellt, in die wir Lehrkräfte und externe Personen, die der Jury angehören, einladen. So können wir alle Bewerbungsunterlagen an einem Ort ablegen, was sehr praktisch ist."
Eine Vereinheitlichung der Arbeitsweisen
„Heute nutzen alle postsekundären Fachbereiche Talkspirit für ihre tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit, was es uns ermöglicht hat, sowohl unsere Arbeitsweisen zu vereinheitlichen als auch unsere Nutzungsgewohnheiten weiterzuentwickeln.
Diejenigen zum Beispiel, die anfangs nur ein Tool zum Speichern von Dokumenten suchten, nutzen Talkspirit inzwischen für Videokonferenzen oder die gemeinsame Zusammenarbeit", was den Nutzen der Plattform klar unter Beweis stellt.
„Seit der Einführung des Tools spare ich auch täglich viel Zeit. Sobald eine Vertretungslehrkraft in der Schule ankommt, erstelle ich ihr automatisch ein Konto auf Talkspirit, was es ihr ermöglicht, direkt mit den Studierenden zu kommunizieren und die in den vorangegangenen Stunden geteilten Ressourcen einzusehen.
Wenn eine Kollegin oder ein Kollege eine Frage hat, verweise ich sie einfach auf die Plattform." So entfällt die Notwendigkeit, Zeit damit zu verbringen, die Fragen der einzelnen Personen zu beantworten.
Der Blick von Talkspirit auf die École Boulle
Dank seiner funktionalen Vielfalt erfüllt Talkspirit ebenso gut die Anforderungen eines Unternehmens wie die einer Bildungseinrichtung. Und die École Boulle hat das gut verstanden!
Ob es darum geht, Dokumente mit Lehrkräften zu teilen, die kollaborative Arbeit der Studierenden zu erleichtern oder den übergreifenden Austausch zwischen verschiedenen Fachbereichen zu fördern – Talkspirit passt sich den Bedürfnissen aller Nutzenden an. Das macht es zu einem unverzichtbaren Tool für die Schule.
Eine der nächsten Herausforderungen der Schule? „Die Nutzenden dazu zu bringen, Talkspirit noch mehr zu nutzen […] und die Nutzung des Tools innerhalb der Schule weiter auszubauen."
Um dieses Ziel zu erreichen, plant Frédéric Poussin, mehr Zeit für Schulungen einzuplanen, um die verschiedenen Funktionen der Plattform besser zu beherrschen und seine Kolleginnen und Kollegen regelmäßig schulen zu können.
Fazit
Möchten Sie mehr über den Mehrwert von Talkspirit für Ihre Bildungseinrichtung erfahren? Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine Demo mit unserem Team:
*Cloud Act: US-amerikanisches Bundesgesetz aus dem Jahr 2018, das dem Department of Justice erlaubt, jeden amerikanischen Dienstleister anzuweisen, ihm Zugang zu den auf seinen Servern gespeicherten Daten zu gewähren, unabhängig davon, ob diese in den USA oder im Ausland gespeichert sind.
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