5 exemples d’organisations ayant mis en place une plateforme collaborative
.svg)
- Smart4 Engineering, 3 200 collaborateurs et 10 marques réparties dans 8 pays, s’en sert pour faire dialoguer des expertises qui ne se croisaient pas.
- Amicio, plus de 500 collaborateurs sur 4 sites, l’a déployée en quelques jours au confinement de mars 2020 et en a fait le socle de son travail hybride.
- Le Conseil départemental de l’Essonne l’utilise pour animer un réseau de plus de 100 relais de com’, là où le mail était le principal outil collaboratif des agents.
- L’École Boulle a remplacé 3 à 4 outils de visioconférence, pour la plupart soumis au Cloud Act, par une seule plateforme utilisée par 650 personnes.
- Le Pôle Recrutement Jeunesse de l’armée de Terre y réunit ses 1 000 collaborateurs et ses prestataires externes, sans passer par l’email.
- Le point commun : le type d’organisation compte moins que le problème à régler, cloisonnement, outils hérités ou dépendance à l’email.
La plateforme collaborative est un vrai couteau suisse en entreprise. Plus qu’un simple outil de collaboration, elle permet de faciliter le partage d’information, de communiquer de manière instantanée, de gérer des projets, de réduire l’usage des emails internes, et même de booster la productivité des équipes ! Vous l’avez compris : il existe mille et un usages possibles. Pour y voir plus clair, nous vous proposons de découvrir 5 exemples d’organisations ayant mis en place une plateforme collaborative.
Toutes ont choisi Talkspirit pour fluidifier le travail collaboratif de leurs équipes. On vous explique pourquoi elles ont fait ce choix, et comment elles utilisent notre plateforme collaborative au quotidien.
Cet article reste sur des cas réels. Si vous cherchez la définition et les enjeux, l’article qui les pose est plus direct ; si vous en êtes à comparer les solutions du marché, notre comparatif des meilleures plateformes collaboratives est fait pour ça.
end HubSpot Call-to-Action Code Exemple n°1 : Smart4 Engineering
Smart4 Engineering est un groupe international spécialisé dans les métiers de l’ingénierie. Il rassemble 3200 collaborateurs et 10 marques réparties dans 8 pays différents. Chaque marque a un ADN et un domaine d’expertise uniques. L’enjeu était donc d’arriver à “faire travailler ensemble des experts ayant des savoir-faire complémentaires”, mais avec des pratiques et des outils différents.
Pour répondre à cet enjeu, Smart4 Engineering a souhaité mettre en place une plateforme collaborative tout-en-un offrant une bonne couverture fonctionnelle, mais n’étant pas déjà utilisée par certaines marques. Talkspirit répondait parfaitement à ces besoins, raison pour laquelle le groupe a opté pour cet outil.
L’entreprise a constitué une communauté d’ambassadeurs pour l’aider à choisir l’outil, à le tester et à le promouvoir auprès du reste des collaborateurs. “Notre CEO a été notre meilleur ambassadeur, car il est 100 % convaincu de la valeur ajoutée de Talkspirit”, explique Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation.
Aujourd’hui, le groupe a un usage très complet de Talkspirit. Il l’utilise notamment pour :
- animer des communautés d’expertise appelées Smart Leagues ;
- partager des informations importantes (via le portail d’accueil et le fil d’actualités de chaque groupe) ;
- animer des réunions en visioconférence ;
- échanger de manière instantanée ;
- stocker, partager et co-éditer des documents de travail ;
- centraliser des données statiques (grâce à la bibliothèque).
Cet exemple montre bien qu’une plateforme collaborative, cela ne sert pas uniquement à collaborer !
Exemple n°2 : Amicio
Amicio est une entreprise française spécialisée dans l’externalisation et le conseil en relation client. Elle compte plus de 500 collaborateurs répartis sur 4 sites. Le groupe a été créé suite à la fusion de Relaytion et MeilleurContact en 2019. Cependant, à cette époque, “chaque équipe fonctionnait avec des outils hérités de leurs pratiques passées”. L’enjeu était donc de mettre en place une plateforme collaborative commune, qui permette de centraliser les échanges et de faciliter le travail collaboratif. Et c’est à ce moment que l’entreprise a découvert Talkspirit !
Lire aussi : [Parole d’expert] Les bonnes pratiques d’Amicio pour une collaboration efficace et agile
Le projet a été accéléré par le confinement de mars 2020, qui a obligé Amicio à déployer Talkspirit en un temps record. “En seulement quelques jours, Talkspirit a remplacé la plupart des outils utilisés auparavant !”
Depuis, le travail hybride reste très ancré chez Amicio. Les collaborateurs peuvent télétravailler jusqu’à 4 jours par semaine. Talkspirit est donc devenu un outil indispensable pour la collaboration à distance, car il permet de :
- suivre l’avancement des sprints de chaque équipe ;
- partager des comptes-rendus de réunions ;
- communiquer de manière synchrone (via les publications) et asynchrone (via le tchat et la visioconférence) avec des parties prenantes internes ou externes à l’entreprise ;
- favoriser l’entraide et l’esprit d’équipe, des valeurs qui font partie intégrante du modèle LARGE (Ligue des Anciens Rugbymen des Grandes Écoles) en place dans l’entreprise ;
- maintenir la cohésion des équipes hybrides.
Pour en savoir plus sur cet exemple, regardez le témoignage de Benoît Bourla, Président d’Amicio, sur la mise en place de la plateforme collaborative Talkspirit 👇
Exemple n°3 : le Conseil départemental de l’Essonne
Bien sûr, les outils collaboratifs ne sont pas uniquement utilisés en entreprise. Les collectivités, elles aussi, peuvent en avoir besoin. La preuve par l’exemple avec le Conseil départemental de l’Essonne, qui a mis en place une plateforme collaborative afin d’animer un réseau de relais de com’ et d’améliorer la productivité des agents de la Direction de la Communication.
“Avant, la Direction de la Communication était assez cloisonnée. Nous avions du mal à obtenir de l’information de la part des différents services du Département, mais aussi à remonter de l’information au sein-même de la Direction”, se rappelle Julien Bordas, Responsable communication numérique. Et pour cause : le mail était le principal outil collaboratif mis à disposition des agents !
Pour fluidifier les échanges du Département, la Dircom a choisi de déployer la solution Talkspirit. Deux éléments ont influencé ce choix : la facilité d’utilisation et l’hébergement des données en France.
Aujourd’hui utilisé par l’ensemble de l’équipe Communication et plus de 100 membres du réseau de relais de com’, l’outil est particulièrement apprécié pour :
- son module Projets, qui permet d’organiser les campagnes de communication, de planifier et de suivre les contenus à produire (aussi bien pour le site web que pour les réseaux sociaux) ;
- ses groupes de travail, utilisés à la fois pour partager des informations internes, proposer des idées de contenus, mettre en avant des actualités et des événements.
Visionnez cette vidéo pour en savoir plus la façon dont le Conseil départemental de l’Essonne utilise Talkspirit 👇
Exemple n°4 : l’École Boulle
Penchons-nous désormais sur l’un des exemples de plateforme collaborative mise en place dans le milieu scolaire. Cet exemple, c’est celui de l’École Boulle, un établissement public d’enseignement qui est spécialisé dans les métiers d’art et du design. Pour fluidifier le travail de ses étudiants et de ses professeurs, l’école a souhaité adopter un outil collaboratif tout-en-un : Talkspirit.
“Avant Talkspirit, nous utilisions 3 à 4 outils différents rien que pour la visioconférence !”, rapporte Frédéric Poussin, enseignant responsable du pôle numérique. Des outils pour la majorité américains, et qui posaient donc des problèmes de confidentialité des données (car étant soumis au Cloud Act).
Lire aussi : Pourquoi investir dans des outils numériques français ?
Pour l’école, mettre en place Talkspirit était un moyen d’homogénéiser les usages entre les différentes sections, mais aussi de mettre fin à l’usage de suites collaboratives gratuites et peu sécurisées. “Car c’est bien connu : quand quelque chose est gratuit, c’est vous le produit !”
Utilisée par 650 utilisateurs, la plateforme facilite :
- le dépôts de devoirs en ligne (via le drive) ;
- la co-édition de documents de travail à plusieurs (via la suite OfficeNow) ;
- le partage d’informations et de ressources pédagogiques entre les étudiants d’une même classe ou de différentes sections (via le fil d’actualités de chaque groupe) ;
- les échanges entre les professeurs et les étudiants ;
- les échanges liés aux recrutements de candidats ;
- et l’organisation de réunions de visioconférence.
Exemple n°5 : l’Armée de Terre
Pour un des derniers exemples, nous avons souhaité mettre en avant la plateforme collaborative utilisée par le département marketing du Pôle Recrutement Jeunesse de l’armée de Terre. Ce Pôle, qui rassemble environ 1 000 collaborateurs, collabore avec de nombreux prestataires pour mener à bien ses campagnes de recrutement (par exemple, des agences de communication et de relations publiques). Or, piloter des projets avec une multitude de prestataires peut rapidement devenir complexe sans outil adapté.
“Avant Talkspirit, les emails étaient notre seul moyen pour communiquer avec nos prestataires”, rapporte le lieutenant-colonel Arnaud MOUASSO MILLA, adjoint du bureau coordination des opérations marketing. Résultat : les informations nécessitaient un travail de hiérarchisation conséquent, avec une infobésité chronophage.
Lire aussi : Productivité : les 12 alternatives à l’email interne
“À la fois espace de travail et de discussion, Talkspirit nous a aussi séduit par sa capacité à rassembler sur la même plateforme des collaborateurs internes et des prestataires externes, tout en gardant la maîtrise de notre écosystème d’échange et de classification. Par ailleurs, cet outil se coordonne parfaitement avec notre organisation interne.” Avec Talkspirit, chacun dispose du même niveau d’information et peut accéder facilement à l’historique des échanges. Par ailleurs, l’outil étant français, il permet de garantir la sécurité des données partagées.
“Nous avons créé plusieurs groupes de travail pour faciliter les échanges sur les différents projets du département marketing. Le drive, le tchat, le mode projet et la bibliothèque sont les fonctionnalités les plus utilisées par nos collaborateurs et nos prestataires. Grâce à elles, ils peuvent échanger en direct et partager des documents de travail sans passer par les emails, et faire de la visioconférence sur tous les supports. Résultat : la collaboration est plus fluide, et les échanges humains harmonieux et mieux sécurisés !”
| Organisation | Profil | Ce qui a déclenché le projet | Usages principaux |
|---|---|---|---|
| OrganisationSmart4 Engineering | Profil3 200 collaborateurs, 10 marques, 8 pays | Ce qui a déclenché le projetFaire travailler ensemble des experts aux savoir-faire complémentaires, avec des pratiques et des outils différents | Usages principauxCommunautés d’expertise, portail d’accueil et fil d’actualités, visioconférence, tchat, co-édition, bibliothèque |
| OrganisationAmicio | ProfilPlus de 500 collaborateurs, 4 sites | Ce qui a déclenché le projetLa fusion de Relaytion et MeilleurContact en 2019, chaque équipe restant sur ses outils hérités | Usages principauxSuivi des sprints, comptes-rendus de réunion, échanges synchrones et asynchrones avec l’interne et l’externe, cohésion des équipes hybrides |
| OrganisationConseil départemental de l’Essonne | ProfilLa Direction de la Communication et plus de 100 relais de com’ | Ce qui a déclenché le projetUne direction cloisonnée, avec le mail pour principal outil collaboratif | Usages principauxModule Projets pour les campagnes de communication, groupes de travail pour l’information interne et les idées de contenus |
| OrganisationÉcole Boulle | Profil650 utilisateurs, enseignants et étudiants | Ce qui a déclenché le projet3 à 4 outils différents rien que pour la visioconférence, la plupart soumis au Cloud Act | Usages principauxDépôt de devoirs, co-édition de documents, partage de ressources pédagogiques, échanges professeurs et étudiants, visioconférence |
| OrganisationPôle Recrutement Jeunesse de l’armée de Terre | ProfilEnviron 1 000 collaborateurs, plus de nombreux prestataires | Ce qui a déclenché le projetL’email comme seul canal avec les prestataires, et l’infobésité qui allait avec | Usages principauxGroupes de travail par projet, drive, tchat, mode projet, bibliothèque, visioconférence |
D’autres exemples d’organisations équipées
Ces cinq cas ne sont pas les seuls. D’autres organisations racontent leur propre déploiement, dans des contextes encore différents :
- Stormshield a bâti WeAreStormshield, le « bureau digital » de ses 300 collaborateurs.
- L’Anah montre ce que donne la démarche dans un établissement public.
- Le CNOEC s’en sert pour accélérer la digitalisation des experts-comptables.
- La SIP pour fluidifier la communication interne dans le secteur immobilier.
- Le Club Smart RH pour animer une communauté d’utilisateurs, cette fois hors des murs de l’entreprise.
Et si la question de départ est plutôt de savoir ce qu’une plateforme collaborative apporte de plus qu’une boîte mail ou qu’un intranet, l’article qui les compare y répond.
Pour conclure
Ces exemples de plateformes collaboratives illustrent bien que n’importe quelle organisation peut utiliser de tels outils : une entreprise, une collectivité territoriale, une école, et même un ministère. Vous avez besoin de fluidifier le travail de vos équipes ? De communiquer avec des parties prenantes internes et externes ? De faciliter le partage de documents ? Talkspirit est l’outil collaboratif qu’il vous faut ! Cliquez ici pour planifier une démo de notre plateforme 😉
Si ces exemples vous parlent, peut-être vous demandez-vous également comment mettre en place votre propre plateforme collaborative. Pas d’inquiétude, on a pensé à vous. Consultez notre fiche méthodologique pour découvrir comment procéder pas à pas 👇
Accéder au guide « Construire son projet collaboratif »
Ce guide pratique vous accompagne pas à pas : structurer votre approche et obtenir le soutien des leaders, constituer votre comité de pilotage, définir les objectifs du projet, puis poser les indicateurs qui mesureront l’adoption.
FAQ
À plusieurs choses à la fois : faciliter le partage d’information, communiquer de manière instantanée, gérer des projets, réduire l’usage des emails internes et booster la productivité des équipes. D’où l’image du couteau suisse.
Faire travailler ensemble des experts ayant des savoir-faire complémentaires, alors que le groupe rassemble 3 200 collaborateurs et 10 marques réparties dans 8 pays, chacune avec son ADN, ses pratiques et ses outils.
L’héritage d’une fusion. Amicio est née du rapprochement de Relaytion et MeilleurContact en 2019, et à cette époque « chaque équipe fonctionnait avec des outils hérités de leurs pratiques passées » — d’où le besoin d’une plateforme commune pour 500 collaborateurs sur 4 sites.
Oui. Les collectivités aussi en ont besoin : le Conseil départemental de l’Essonne a mis en place une plateforme collaborative afin d’animer un réseau de relais de communication et d’améliorer la productivité des agents de la Direction de la Communication. L’École Boulle et l’armée de Terre figurent aussi parmi les exemples.
Que le type d’organisation importe peu : une entreprise, une collectivité territoriale, une école et même un ministère peuvent utiliser ces outils. Ce qui varie, c’est le problème de départ — fluidifier le travail, communiquer avec des parties prenantes externes, partager des documents.
Par le problème à régler, pas par l’outil. Les cinq organisations de cet article ont toutes nommé leur point de blocage avant de choisir : le cloisonnement pour l’Essonne, les outils hérités d’une fusion pour Amicio, la dispersion de la visioconférence pour l’École Boulle, l’email comme seul canal avec les prestataires pour l’armée de Terre. Vient ensuite le choix de la solution, puis le plan d’adoption : une communauté d’ambassadeurs, comme chez Smart4 Engineering, accélère nettement l’appropriation.
