Der ultimative Leitfaden für effektive Triage-Meetings (inklusive Vorlage für die Tagesordnung)

Stellen Sie sich Besprechungen vor, in denen jede Minute zählt und aus denen Ihre Teams abgestimmt, inspiriert und handlungsbereit herausgehen. Keine verlorene Zeit, keine fruchtlosen Diskussionen. Nur klare Entscheidungen, gelöste Blockaden und eine kollektive Energie, die auf das Handeln gerichtet ist. Nein, Sie träumen nicht: All das ist durchaus möglich. Sie müssen dafür nur Triage-Meetings durchführen;).

Triage-Meetings (oder taktische Besprechungen) sind weit mehr als bloße Statusrunden: Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Aktionen zu priorisieren und Ihre Mitarbeitenden auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Ob Sie einer Methodik wie der Holakratie folgen oder einen flexibleren Rahmen bevorzugen: Diese Besprechungen bieten Ihnen zahlreiche Vorteile: mehr Effizienz, schnellere Entscheidungen, engagiertere Teams, gestärkte kollektive Intelligenz und vieles mehr.

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie die Kunst beherrschen, Ihre Triage-Meetings zu strukturieren. Als Bonus haben wir außerdem eine Vorlage für die Tagesordnung vorbereitet, mit der Sie sofort loslegen können.

Sind Sie also bereit, Ihre Besprechungen zu revolutionieren? Folgen Sie dem Leitfaden!

       

Was ist ein Triage-Meeting?

Wenn Sie sich noch nie mit alternativen Governance-Modellen befasst haben, haben Sie vom Konzept des Triage-Meetings wahrscheinlich noch nie gehört. Hier also eine Definition, die für Klarheit sorgt.

Triage-Meetings, auch taktische Besprechungen genannt, dienen dazu, die täglichen Aktivitäten eines Teams zu besprechen.

Das Ziel ist einfach: erstens, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten über das, was gerade passiert, und zweitens, um Hilfe zu bitten, um ein Projekt voranzubringen, wenn dies nötig ist.

Viele Teams organisieren lieber eine wöchentliche taktische Besprechung und eine weitere monatliche strategische Besprechung. Andere treffen sich lieber alle zwei Wochen oder sogar täglich.

Entscheidend ist, dass die Tagesordnung der Besprechung für alle klar ist, dass sich jede Person wohl dabei fühlt, sich auszutauschen, und dass niemand zu lange durch ein Problem blockiert bleibt.

Worin liegt der Nutzen eines Triage-Meetings (und nicht einer anderen Art von Besprechung)?

Taktische Besprechungen folgen einer präzisen Tagesordnung, die es jeder teilnehmenden Person ermöglicht, ihre Anliegen einzubringen und die anderen Teammitglieder zu unterstützen.

Da die Struktur taktischer Besprechungen sehr klar ist und eine einzige Person dafür verantwortlich ist, über den reibungslosen Ablauf der Besprechung zu wachen (der Facilitator), verlaufen diese Besprechungen tendenziell harmonischer und geraten wegen einer einzelnen Frage seltener aus dem Ruder.

Das Format der Besprechung fördert zugleich die Transparenz und die Verantwortlichkeit, denn es gibt jeder teilnehmenden Person die Gelegenheit, ihre Fortschritte mitzuteilen.

Wie moderiert man ein Triage-Meeting?

Noch bevor es losgeht, muss das Team einen Facilitator benennen, der die unten beschriebenen Punkte der Tagesordnung durchgeht und dafür sorgt, dass die Besprechung reibungslos verläuft. Ein Sekretär, der die Notizen führt, kann ebenfalls benannt werden, bevor die Besprechung beginnt.

Um die taktische Besprechung zu moderieren, geht der Facilitator die folgenden Schritte durch:

Check-in-Runde

Die erste Phase einer taktischen Besprechung ist die Check-in-Runde. Sie ist eine schnelle Gelegenheit für alle, Hallo zu sagen und zu sagen, wie sie sich fühlen.

Aktions-Checkliste

Der Facilitator geht eine Checkliste wiederkehrender Aufgaben durch, die zu erledigen sind.

Die für die Ausführung jeder Aufgabe verantwortliche Person antwortet mit „erledigt“ oder „nicht erledigt“.

Zum Beispiel:

• Rechnung des Monats versendet
• nächstes Event geplant
• Artikel veröffentlicht

Diese Punkte werden nicht diskutiert. Es handelt sich lediglich um eine Runde, mit der die ordnungsgemäße Ausführung der Aufgaben bestätigt wird.

Kennzahlen

Anschließend geht der Facilitator eine Liste von Kennzahlen durch, die regelmäßig verfolgt werden.

Die für jede Kennzahl verantwortliche Person antwortet mit einer Zahl oder sagt „keine Daten“, wenn es nichts zu melden gibt.

Hier einige Beispiele für Kennzahlen:

• die Zahl der aktiven Nutzer unserer Kollaborationssoftware in der vergangenen Woche
• die Zahl der Teilnehmenden am Event der vergangenen Woche
• die Zahl der Social-Media-Posts, die zur Bewerbung des Artikels der vergangenen Woche geplant sind

Diese Kennzahlen werden nicht diskutiert. Jede Person liefert einfach die Informationen und nimmt sie auf.

Projekte

Der Facilitator geht die laufenden Projekte durch und stellt dabei Fragen wie: „Gibt es etwas Neues?“

Jedes Teammitglied gibt kurz an, was sich seit der letzten Besprechung verändert hat.

Zum Beispiel:

• „Nein, es gibt nichts Neues.“
• „Ja, die Bestellung wurde genehmigt, und wir warten auf die Lieferung des Materials.“
• „Ja, wir haben die Biografie des Referenten erhalten. Wir gehen jetzt in die Bewerbungsphase des Events über.“
• „Ja, wir haben festgelegt, welche Events wir verfolgen wollen. Jetzt müssen wir besprechen, wie sich dieses Tracking am besten umsetzen lässt.“

Die Teilnehmenden der Besprechung müssen nicht alles aufzählen, was sie getan haben, und auch nicht ausführlich erklären, warum ein Projekt nicht vorangekommen ist. (Gibt es ein Problem im Projekt, kann es in der nächsten Besprechung behandelt werden.)

Allerdings können die anderen Teammitglieder Fragen stellen, wenn sie etwas nicht verstanden haben oder wenn sie zum Beispiel mehr Informationen zu den Prioritäten oder Zielen des Projekts benötigen.

Tagesordnung

Wenn Teammitglieder auf Schwierigkeiten stoßen, sind sie aufgefordert, einen Punkt auf die Tagesordnung der taktischen Besprechung zu setzen.

Sie können das im Vorfeld oder während der Besprechung tun.

Ein Punkt kann in dem Moment ergänzt werden, in dem der Facilitator jedes Teammitglied fragt, ob es ein Thema gibt, das es ansprechen möchte.

Teammitglieder können ein Thema auch proaktiv auf die Tagesordnung der Besprechung setzen. Sie können zum Beispiel:

• das Thema bei einer Präsenzbesprechung an die Tafel schreiben
• dem Facilitator vor oder während der Besprechung eine Nachricht schicken
• in der offenen Besprechung auf Talkspirit selbst einen Punkt auf die Tagesordnung setzen

Der Facilitator eröffnet die Diskussion zu jedem Punkt, indem er die Teammitglieder fragt: „Was brauchen Sie?“.

Anschließend schließt er die Diskussion zu jedem Punkt ab, indem er fragt: „Haben Sie bekommen, was Sie brauchen?“.

Hier einige Beispiele für Punkte auf der Tagesordnung:

Ein Projekt oder eine Aktion anlegen

Zum Beispiel: „Einige von uns arbeiten mit mehreren Kalendern, und es ist mühsam, Besprechungen zu planen. Können wir eine Lösung finden, damit die Kalender aller Abteilungen für den Rest des Unternehmens öffentlich sind?“

Eine Information anfragen

Zum Beispiel: „Ich frage mich, was mit diesem Kunden los ist. Könnten Sie mir mehr über die Situation sagen?“.

Informationen teilen

Zum Beispiel: „Ich habe Mühe, den Code der anderen zu lesen. Könnten wir Best Practices für die Dokumentation erstellen?“.

Abschlussrunde

In der letzten Runde können Sie jede teilnehmende Person einladen, kurz zu schildern, wie die Besprechung aus ihrer Sicht verlaufen ist.

Hier ist eine Vorlage, um die verschiedenen Phasen einer taktischen Besprechung im Blick zu behalten.

In welchen Fällen würden Sie Triage-Meetings empfehlen?

Wöchentliche Triage-Meetings sind besonders nützlich für Organisationen, in denen:

• Projekttermine ständig nach hinten verschoben zu werden scheinen.
• Informationen zwischen verschiedenen Teammitgliedern verloren gehen.
• Mitarbeitende sich während der Besprechungen häufig ablenken lassen.
• Besprechungen dazu neigen, ohne getroffene Entscheidung zu enden.
• Teammitglieder das Gefühl haben, mehr Unterstützung zu brauchen, um Ergebnisse zu erzielen.

Die oben beschriebene Besprechungsstruktur fördert produktive Diskussionen und eine effiziente Entscheidungsfindung.

Welche Ratschläge würden Sie jemandem geben, der zum ersten Mal an einem Triage-Meeting teilnimmt?

Tipp Nr. 1: Bringen Sie die Menschen dazu, sich voll auf das Experiment einzulassen

Noch bevor Sie beginnen, Triage-Meetings zu organisieren, müssen Sie alle Mitarbeitenden mit ins Boot holen. Dafür ist es wichtig:

• Ihrem Team mitzuteilen, dass Sie Triage-Meetings ausprobieren möchten
• zu erklären, wie sie funktionieren (anhand der Besprechungsvorlage weiter oben)
• ihnen zu zeigen, warum diese Triage-Meetings aus Ihrer Sicht die Mühe wert sind

Sie können zum Beispiel eine kurze Nachricht dieser Art schreiben:

Wir sind alle müde von Besprechungen, die eine Stunde dauern und nie zu etwas führen. Wer wäre also bereit, für unseren Termin am kommenden Dienstag ein neues Besprechungsformat auszuprobieren? Es würde nur 30 Minuten dauern, und so würde es ablaufen [hier die oben geteilte Checkliste einfügen]. Sind Sie einverstanden, das zu testen?

Tipp Nr. 2: Legen Sie im Voraus fest, wer die Besprechung moderiert

Wenn Ihr Team bereits Teil einer holakratischen Organisation ist, stehen die Chancen gut, dass diese Entscheidung schon getroffen wurde.

Wenn Sie taktische Besprechungen jedoch außerhalb des Rahmens der Holakratie ausprobieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass ein Facilitator benannt wurde, bevor die Besprechung startet.

Hier einige Optionen:

1. bieten Sie an, die Rolle in der ersten taktischen Besprechung zu übernehmen
2. bitten Sie jedes Teammitglied, die Besprechung abwechselnd zu moderieren
3. bitten Sie die Teilnehmenden, für ein Teammitglied abzustimmen, auf Talkspirit

Tipp Nr. 3: Nutzen Sie eine Stoppuhr und Merkhilfen, um konzentriert zu bleiben

Einer der interessantesten Aspekte von Triage-Meetings ist, dass Informationen, die verborgen oder verloren gegangen waren, plötzlich ans Licht kommen, sobald die Teilnehmenden ermutigt werden, mitzuteilen, wobei sie Hilfe brauchen, um voranzukommen.

Der Nachteil ist hingegen, dass die Menschen plötzlich sehr begeistert davon sind, zusammenzuarbeiten, was zu recht langen und lebhaften Diskussionen darüber führen kann, wie sich die Probleme lösen lassen.

Wie lässt sich das vermeiden, ohne die Begeisterung zu bremsen?

1- Übernehmen Sie die Rolle des Zeitwächters. Scheuen Sie sich nicht, eine Stoppuhr einzusetzen. Zum Beispiel 2 Minuten für kurze Runden, die keine Diskussion erfordern, oder 5 Minuten pro Punkt auf der Tagesordnung.

2- Stellen Sie konkrete Fragen, die die Dinge voranbringen. Nutzen Sie Merkhilfen, um den roten Faden der Besprechung nicht zu verlieren (zum Beispiel die Praxisblätter in den weiterführenden Ressourcen weiter unten)

3- Beenden Sie die Besprechung, wenn die vorgesehene Zeit abgelaufen ist. Wenn Sie nicht alle Punkte der Tagesordnung besprechen konnten, ist das eben so. Beim nächsten Mal machen es alle noch besser und kommen schneller auf den Punkt.

Das Schlimmste, was Sie tun können, ist, sich anzugewöhnen, Besprechungen länger als geplant dauern zu lassen. So stärkt man weder die Effizienz noch das Vertrauen in die Entscheidungsfindung.

4- Planen Sie Workshops, um die Schlüsselprojekte weiterzuverfolgen. Triage-Meetings sind nicht der Ort, um Probleme oder Projekte in der Tiefe zu diskutieren. Lässt sich ein Problem nicht in wenigen Minuten lösen, schlagen Sie vor, einen Team-Workshop oder ein Einzelgespräch anzusetzen, und gehen Sie dann weiter.

Triage-Meeting, Governance-Meeting, strategische Besprechung: Wer behandelt was?

Das Triage-Meeting ist nicht das einzige Format einer Organisation, die sich über Kreise steuert. Es behandelt das Operative, während das Governance-Meeting die Struktur behandelt. Die beiden zu verwechseln ist der sicherste Weg, ein Triage-Meeting in eine Rollendiskussion abgleiten zu sehen, die eine Stunde zu lange dauert.

Quellen: der Prozess des Triage-Meetings und der Prozess des Governance-Meetings, veröffentlicht von HolacracyOne.

Wenn Ihre Besprechungen trotz einer klaren Tagesordnung der Reibungspunkt bleiben, liegt das Problem oft eine Ebene höher: in der Art, wie das Team entscheidet und sich die Arbeit aufteilt. Wir haben das ausführlich beschrieben in unserem Artikel über Besprechungen und das organisationale Betriebssystem.

Weiterführende Ressourcen

• Das Praxisblatt von Ivolve zum Triage-Meeting
• Das Erklärblatt von Nova Consul
• Das Merkblatt von HolacracyOne
• Das Video von Nova Consul über die Kunst der Triage

Talkspirit, das unverzichtbare Tool für taktische Besprechungen

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