4 Ideen für einen besseren Informationsaustausch im Unternehmen
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- Prüfen Sie zuerst Ihre aktuellen Praktiken: welche Tools, welche Prozesse und wo Informationen hängen bleiben.
- Befragen Sie Ihre Teams, denn sie tauschen die Informationen täglich aus und bemerken die Reibungspunkte als Erste.
- Bauen Sie Ihre Strategie für den Informationsaustausch auf dem Audit und diesen Rückmeldungen auf, nicht auf einer Intuition.
- Wählen Sie die Tools zuletzt aus und messen Sie sie an den Zielen, die die Strategie vorgibt.
- Setzen Sie auf einen einzigen Raum, der Gespräche, Dokumente und Neuigkeiten bündelt, statt auf Informationen, die zwischen Postfächern und isolierten Anwendungen verstreut sind.
Die Fähigkeit, Informationen schnell, einfach und sicher in Ihrer Organisation zu teilen, ist unverzichtbar, wenn Ihre Teams (und Ihr Unternehmen!) ihr Bestes geben sollen.
Dennoch haben trotz der Bedeutung des Informationsaustauschs noch nicht alle Organisationen die dafür nötigen Systeme, Prozesse und Verfahren eingeführt.
Es stellt sich also die Frage: Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, Informationen wirksam zu teilen, wie kommen Sie dann konkret einen Schritt weiter und verbessern zugleich Ihre gesamten Abläufe?
Hier sind vier Ideen, die Sie umsetzen können, um den Informationsaustausch in Ihrer Organisation zu verbessern.
Prüfen Sie Ihre aktuellen Praktiken des Informationsaustauschs
Sie können den Informationsaustausch in Ihrer Organisation nicht verbessern, ohne genau zu wissen, wie er heute funktioniert und wo Verbesserungspotenzial liegt.
Der erste Schritt zu einem besseren Informationsaustausch in Ihrer Organisation besteht deshalb darin, Ihre aktuellen Praktiken zu prüfen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie Informationen derzeit in Ihrer Organisation zirkulieren. Welche Systeme und Prozesse haben Sie eingeführt? Welche Tools oder Softwarelösungen nutzen Sie? Und vor allem: Welche Lücken oder Engpässe verhindern, dass Informationen organisationsweit schnell, sicher und wirksam geteilt werden?
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Beim Informationsaustausch gilt: Wer weiß, wo er startet, entscheidet leichter, wohin er will und auf welchem Weg. Nehmen Sie sich deshalb vor jeder Veränderung die Zeit, Ihre Praktiken des Informationsaustauschs gründlich zu prüfen.
Holen Sie Feedback aus Ihren Teams ein
Als Führungskraft oder Manager haben Sie eigene Vorstellungen davon, wie sich der Informationsaustausch verbessern lässt. Doch so wichtig die Sicht der Leitung auch ist (natürlich!), andere erkennen noch genauer, woran es hakt: Ihre Teams.
Sie sind es, die täglich Informationen austauschen. Ihre Teams sind daher von Ihren Richtlinien, Prozessen und Verfahren zum Informationsaustausch als Erste betroffen und können am besten sagen, wie sich diese verbessern lassen. Man muss sie nur nach ihrem Feedback fragen.
Starten Sie interne Umfragen und richten Sie Arbeitsgruppen ein, um herauszufinden, was in Ihren aktuellen Prozessen funktioniert, was nicht und was sich Ihre Mitarbeitenden anders wünschen. Stützen Sie anschließend Ihre Strategie für den Informationsaustausch auf diese Rückmeldungen (dazu kommen wir gleich).
Es sind Ihre Mitarbeitenden, die Informationen im Unternehmen in Umlauf bringen. Wenn Sie diesen Austausch verbessern wollen, hören Sie ihnen zuerst zu.
Entwickeln Sie eine Strategie für den Informationsaustausch
Wie das Sprichwort sagt: Wer nicht plant, plant sein Scheitern. Wenn Sie den Informationsaustausch in Ihrer Organisation verbessern wollen, ist ein Schritt nicht verhandelbar: eine echte Strategie für den Informationsaustausch aufzubauen.
Stützen Sie sich auf das, was Ihr internes Audit und das Feedback Ihrer Teams zutage gefördert haben. Vielleicht stellen Sie fest, dass es kein Mittel gibt, um eine wichtige Information im gesamten Unternehmen zu verbreiten: Dann sollte Ihre Strategie einen Rahmen schaffen, um Informationen schnell und wirksam in der gesamten Organisation zu verbreiten. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel noch Papierpost intern verteilt, kann ein virtueller Postdienst diese Aufgabe übernehmen.
Möglicherweise fällt es Ihren Mitarbeitenden auch schwer, die benötigten Informationen im richtigen Moment zu finden, was den Austausch bremst. In diesem Fall sollte Ihre Strategie darauf abzielen, Ihre Ordnungssysteme so zu verbessern, dass Mitarbeitende leichter auf Informationen zugreifen (und sie teilen!).
Kurz gesagt: Sie brauchen einen Plan, um den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Nehmen Sie sich vor großen Veränderungen die Zeit, diesen Plan zu erstellen.
Lesen Sie auch: 5 Wege, den internen Wissensaustausch zu fördern (und warum er entscheidend ist)
Investieren Sie in die richtigen Tools
Ihre Strategie gibt Ihnen eine klare Richtung, doch für die Umsetzung brauchen Sie die richtigen Tools.
Sehen Sie sich die in Ihrer Strategie festgelegten Ziele an und suchen Sie dann die Tools und Softwarelösungen, die Ihnen helfen, diese Ziele zu erreichen.
Nehmen wir an, eines Ihrer Ziele besteht darin, Ihren Mitarbeitenden das Finden und Teilen projektbezogener Informationen zu erleichtern, ohne Hunderte von E-Mails durchsuchen zu müssen. Dann suchen Sie eine Plattform, die Kommunikation und Informationsaustausch nach Gruppen, nach Teams oder nach Projekten organisiert.
Vielleicht besteht Ihr Ziel aber darin, besser zu steuern, auf welche Informationen jedes Team und jede Person zu einem bestimmten Zeitpunkt Zugriff hat (das verhindert sowohl Überlastung als auch den Verlust wichtiger Informationen). Dann suchen Sie eine Software, mit der sich individuell einstellen lässt, wie jedes Team und jeder Nutzer Informationen einsieht und erhält.
Talkspirit vereint mehrere dieser Bausteine in einer einzigen Plattform: einen integrierten Chat zum Anlegen von Gruppen, ein Modul für Meetings und ein Modul für Projekte, einen Bereich für Wissens- und Dokumentenmanagement, der Ihre Inhalte bündelt, und einen Neuigkeiten-Feed, um Informationen an alle Mitarbeitenden zu verbreiten.
Demo von Talkspirit vereinbaren
Kurz gesagt: Die richtige Plattform für den Informationsaustausch, wie Talkspirit, ist der Schlüssel zu einem besseren Informationsfluss in Ihrer Organisation. Achten Sie deshalb darauf, in die richtigen Tools zu investieren, um Ihre Ziele in diesem Bereich zu erreichen.
Lesen Sie auch: Den Informationsaustausch mit Talkspirit vereinfachen: der Erfahrungsbericht von Gîtes de France
Damit ein Unternehmen sein volles Potenzial entfaltet, ist ein wirksamer Informationsaustausch unverzichtbar. Mit diesen vier Ideen haben Sie alles, um Informationen besser zu Ihren Mitarbeitenden zu bringen und Ihre Organisation voranzubringen.
Sie möchten weitergehen und von Best Practices für einen besseren Informationsaustausch in Ihrer Organisation profitieren? Wenden Sie sich für eine persönliche Beratung an einen unserer Experten:
FAQ
Mit einem Audit. Sie können den Informationsaustausch nicht verbessern, ohne zu wissen, wie er heute funktioniert. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die tatsächlich genutzten Systeme, Prozesse und Tools und ermitteln Sie dann die Lücken und Engpässe.
Die Teams, nicht nur die Leitung. Sie tauschen täglich Informationen aus, sind also von den bestehenden Richtlinien, Prozessen und Verfahren als Erste betroffen und können am besten sagen, woran es hakt.
Weil eine ungeplante Verbesserung nicht trägt. Die Strategie entsteht aus dem Audit und dem Feedback der Teams: Wenn es kein Mittel gibt, eine wichtige Information im gesamten Unternehmen zu verbreiten, wird das Schließen dieser Lücke zu einem Ziel.
Zuletzt. Die Strategie legt die Ziele fest, die Tools folgen danach und werden nach diesen Zielen ausgewählt, nie umgekehrt.
Die Tools, die Informationen nach Gruppe, nach Team oder nach Projekt statt nach Postfach organisieren: ein Team-Chat, ein Neuigkeiten-Feed für unternehmensweite Ankündigungen, ein gemeinsamer Dokumentenbereich und eine Suche, die alles abdeckt. Talkspirit vereint diese Bausteine in einer einzigen Plattform.
Indem das anfängliche Audit als Vergleichspunkt dient. Die Zeit, die die Suche nach einem Dokument kostet, der Anteil der Mitarbeitenden, die angeben, die nötigen Informationen zu erhalten, der Anteil der Themen, die in einem gemeinsamen Raum statt per E-Mail behandelt werden: Dieselbe interne Umfrage in regelmäßigen Abständen wiederholt zeigt die Tendenz.
