Wie lässt sich die kollaborative Arbeit im Unternehmen fördern?

Die kollaborative Arbeit fördern: Wenn es ein Thema gibt, das seit einigen Jahren für Gesprächsstoff sorgt, wenn es um Arbeitsweisen geht, dann dieses. Und dennoch bleibt die konkrete Umsetzung vage. Es ist nicht leicht zu wissen, wo man anfangen soll und welche Maßnahmen vorrangig zu ergreifen sind, um zu einer stärker kollaborativen Arbeit in Ihrem Unternehmen zu gelangen!

Was der Begriff umfasst, welche Formen er annimmt und wo seine Grenzen liegen, behandeln wir in unserem Definitionsartikel. Hier ist diese Frage geklärt: Dieser Artikel setzt voraus, dass Sie wissen, was kollaborative Arbeit ist, und betrachtet, wie sie sich Schritt für Schritt einführen lässt, in einem Unternehmen, das noch anders funktioniert.

Kollaborative Arbeit fördern: das Vorgehen

Hier ist die Reihenfolge, in der diese Bausteine am natürlichsten aufeinander folgen. Jeder verweist auf einen Abschnitt dieses Artikels.

1. Ein Testfeld wählen. Ein Team, ein Projekt: ein Bereich, der klein genug ist, um schnell voranzukommen, und sichtbar genug, um Schule zu machen.
2. Die Information zugänglich machen. Wer arbeitet woran, wo liegen die Dokumente, was wird standardmäßig geteilt.
3. Das Wort öffnen. Denjenigen, die sich in Besprechungen nicht äußern, einen Ort geben, an dem sie es tun.
4. Silos aufbrechen, beginnend mit dem hartnäckigsten: dem persönlichen E-Mail-Postfach.
5. Das Personalwesen auf das Kollektiv ausrichten. Anerkennung, interne Mobilität, Teamziele.
6. Werkzeuge bereitstellen, dann begleiten. Das Werkzeug macht die Zusammenarbeit möglich, die Einführung und die Nutzungsregeln machen sie wirklich.

Den Informationsfluss fördern

Zusammenarbeit und Kommunikation sind eng miteinander verbunden. Der Schlüssel zu einer wirksamen Kommunikation liegt jedoch im Teilen von Informationen und Ideen. Um deren Fluss zu fördern, kann Ihr Unternehmen an drei Achsen arbeiten und so den Nährboden für eine stärker kollaborative Arbeit schaffen: Transparenz, Beteiligung und Abbau der Silos.

Die Transparenz ausbauen

Auf die Unternehmenswelt angewandt, bedeutet Transparenz, in Echtzeit zu wissen, wer woran arbeitet. Nicht mit dem Ziel der „Überwachung“ (die sicher kontraproduktiv wäre), sondern damit die Information fließt und die Projekte vorankommen. Und auch, damit jede und jeder bei Schwierigkeiten proaktiver handeln kann.

In einem Projekt verlangt Transparenz, sämtliche Informationen mit allen Beteiligten zu teilen, also: den Stand der Dinge, die aufgetretenen Probleme, die Fortschritte sowie die Fehlschläge und Blockaden. In diese Richtung sind Kollaborationsplattformen interessant, denn sie ermöglichen es, alle Informationen an einem Ort zu bündeln.

Alle ermutigen, sich zu äußern

Jeder hat sein eigenes Temperament. Nicht alle Ihre Mitarbeitenden sind große Extrovertierte. Nicht alle stellen sich oder ihre Arbeit gern in den Vordergrund. Das sollte man wissen, vor allem aber kommt es darauf an, dass jede und jeder mitreden kann. Heißt es nicht, dass „oft diejenigen, die am meisten reden, am wenigsten tun“?

Im Rahmen einer stärker kollaborativen Arbeit geht es gerade darum, dass sich alle äußern und die Projekte dank der Meinungen und Kompetenzen aller vorankommen. Für die Zurückhaltenderen ist es allerdings viel leichter, über ein Instant Messaging das Wort zu ergreifen als in einer Besprechung vor fünfzehn Personen. Kollaborationsplattformen oder Enterprise Social Networks wie Talkspirit fördern genau diese Beteiligung und dieses Engagement.

Demo von Talkspirit anfragen

Kostenlos testen

Informationssilos beseitigen

Neben der Selbstzensur einiger allzu zurückhaltender Mitarbeitender liegt ein weiteres Problem in den Informationssilos. So bezeichnet man den Umstand, dass eine Gruppe innerhalb eines Unternehmens nicht wirksam kommuniziert und die Information nicht optimal mit den anderen Gruppen teilt. Oft liegt das an einer etwas zu starren Organisation, die das bereichsübergreifende Arbeiten nicht begünstigt.

Im Kleinen ist das sprechendste Informationssilo das persönliche E-Mail-Postfach: Es enthält eine Menge Informationen und Dokumente, die für andere nützlich sein könnten, aber … es ist persönlich! Und wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, verschwindet die gesamte Information aus diesem Postfach …

Umgekehrt verbessert der Einsatz eines Enterprise Social Network oder eines Kollaborationswerkzeugs wie Talkspirit genau das Teilen von Informationen und den Zugang dazu. So erzielen Sie Produktivitätsgewinne und fördern die Entwicklung einer kollektiven Intelligenz.

Lesen Sie auch: 5 Vorteile der kollaborativen Arbeit

Das Kollektiv in den Mittelpunkt Ihres Personalmanagements stellen

Die kollaborative Arbeit zu fördern setzt voraus, nach und nach zu einer Funktionsweise überzugehen, die auf das Kollektiv statt auf das Individuum ausgerichtet ist.

Die kollektive Leistung würdigen

Es wird Ihnen nicht entgangen sein, dass wir noch heute dazu neigen, vor allem die individuelle Leistung zu würdigen. Nehmen Sie die Vergütung: Es ist mehr als verbreitet, ein Festgehalt anzubieten, ergänzt um einen variablen Anteil, der an individuelle Ziele gekoppelt ist.

Natürlich möchte jede und jeder, dass die eigene Arbeit anerkannt wird, und das ist völlig normal. Doch das sollte mit einer Anerkennung der kollektiven Leistungen einhergehen. Von diesem Gleichgewicht sind wir heute weit entfernt.

Ein Ansatz, den es in diese Richtung zu erkunden gilt? Eine Vereinbarung zur Erfolgsbeteiligung oder eine kollektive Prämie, die die gemeinsamen Anstrengungen und Erfolge belohnt (oder eben nicht).

Lesen Sie auch: Wie lässt sich fehlende Anerkennung bei der Arbeit ausgleichen?

Die interne Mobilität vereinfachen

Für Mitarbeitende wie für Arbeitgeber ist die interne Mobilität ein wesentlicher Hebel, um das Kollektive zu stärken. Auf individueller Ebene erlaubt der Wechsel der Stelle oder des Teams nämlich, sich von anderen Funktionsweisen inspirieren zu lassen. Für ein Unternehmen wiederum macht eine vereinfachte interne Mobilität die Mitarbeitenden (und die Führungskräfte!) anpassungsfähiger, regt ihren Erfindungsgeist an und stellt ihre Gewissheiten infrage, sodass fortlaufend frischer Wind entsteht.

Eine Atmosphäre der Zusammenarbeit anstoßen

Jenseits großer Reden und guter Absichten ist die Förderung der kollaborativen Arbeit auch eine Frage der Atmosphäre.

Ein erster Schritt zu einer stärker kollaborativen Atmosphäre ist selbstverständlich die Entscheidung, intern mehr Kollaborationswerkzeuge zu nutzen:

• intern die Nutzung eines Instant Messaging statt der E-Mail fördern;
• sämtliche Dokumente in einem gemeinsamen Verzeichnis in der Cloud teilen;
• in Echtzeit an denselben Dokumenten direkt online arbeiten.

All das sind Praktiken, die nach und nach ein Klima schaffen, das einer stärker kollaborativen Arbeit zuträglich ist.

Eine kollaborative Atmosphäre lässt sich im Übrigen umso leichter herstellen, wenn die Arbeitsumgebung dazu passt. Vermeiden Sie also Einzelbüros mit geschlossener Tür. Setzen Sie auf offene Türen, auf Open Spaces oder auf Flex Office.

Das Werkzeug einführen, dann den Wandel begleiten

Ein Kollaborationswerkzeug schafft keine Zusammenarbeit: Es macht sie möglich. Was eine nach sechs Wochen verwaiste Plattform von einer Plattform trennt, die zum Reflex geworden ist, hängt an drei Dingen.

Mit einem Pilotteam beginnen

Die Plattform am selben Tag für das gesamte Unternehmen zu öffnen, heißt auf die spontane Zustimmung aller zu setzen. Besser ist ein Team, das ein echtes Problem zu lösen hat, die Plattform einige Wochen nutzt und anschließend erzählt, was sich dadurch verändert hat. Es dient als Beweis, und seine Nutzungsweisen werden zur Anleitung für die nächsten Teams. Fünf Organisationen berichten, wie sie dabei vorgegangen sind.

Die Spielregeln aufschreiben

Was die Nutzung einbrechen lässt, ist selten eine fehlende Funktion: Es ist die Unklarheit über die Regeln. Einige wenige Entscheidungen genügen, sofern sie schriftlich festgehalten und allen bekannt sind: was schriftlich behandelt wird und was in der Besprechung bleibt, wo man veröffentlicht, je nachdem ob die Information drei Personen oder die ganze Abteilung betrifft, welche Antwortzeit alle vernünftigerweise erwarten dürfen, was vertraulich bleibt. Eine Seite genügt, und sie erspart Monate des Schwankens.

Schulen, begleiten, messen

Der Übergang von einer individuellen zu einer kollektiven Funktionsweise ist ein Projekt des Change Managements, mit allem, was das an Schulung, internen Multiplikatoren und Zeit voraussetzt. Die Einführung eines neuen Werkzeugs für die interne Kommunikation bereitet man auf dieselbe Weise vor. Zwei oder drei Kennzahlen genügen, um zu wissen, wo Sie stehen: die Zahl der unterschiedlichen Beitragenden pro Woche (und nicht die Zahl der Nachrichten), der Anteil der Teamthemen, die das E-Mail-Postfach verlassen haben, und die Zahl der wirklich lebendigen Räume.

Fazit

Halten wir also fest: Es gibt zahlreiche Ansatzpunkte, um die kollaborative Arbeit in Ihrem Unternehmen zu fördern. Dieser Übergang muss jedoch von einer abgestimmten Unternehmensstrategie begleitet werden und Schritt für Schritt erfolgen, mit Blick auf die Qualität der Mitarbeitererfahrung.

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen ein Kollaborationswerkzeug einführen? Unsere Teams schauen sich Ihre Organisation gemeinsam mit Ihnen an und sagen Ihnen, womit Sie anfangen sollten.

Mit einem Experten sprechen