Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams verbessern

Alle innovativen Unternehmen räumen der Zusammenarbeit in Projektform Priorität ein, insbesondere bei der Gestaltung und bei Transformationen im gesamten Unternehmen. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass 83 % der Unternehmen mit digitaler Reife auf funktionsübergreifende Teams setzen. Und mit 69 % der Unternehmen, die ein höheres Autonomieniveau melden, ist dies ein idealer Ansatz, um die Mitarbeitenden zu befähigen.

Durch die Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams können Sie markante Innovationen generieren, die Ihr Unternehmen voranbringen, und die Zufriedenheit, das Engagement und die Leistung der Mitarbeitenden fördern.

Es kann jedoch schwierig sein, alle Mitglieder des Teams effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren zu lassen, besonders wenn die Mehrheit (oder sogar alle) remote arbeitet. Dieser Artikel hilft Ihnen, Ihre Zusammenarbeit innerhalb Ihrer funktionsübergreifenden Teams zu verbessern.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein funktionsübergreifendes Team?
• Die 5 besten Wege zur Verbesserung der Zusammenarbeit im funktionsübergreifenden Team
• Wie verbessert man die Zusammenarbeit im funktionsübergreifenden Team aus der Ferne?
• Steigern Sie jetzt die Zusammenarbeit Ihres funktionsübergreifenden Teams

Was ist ein funktionsübergreifendes Team?

Stellen Sie sich ein Team von Experten aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens vor, die zusammengekommen sind, um gemeinsam zu arbeiten an einem Projekt. Das nennt sich funktionsübergreifendes Team. Solche Teams mit vielfältigen Profilen — Marketing, Technik, Design — bündeln ihre individuelle Expertise für das Kollektiv, um neue Ideen zu entwickeln und zu innovieren.

Funktionsübergreifende Teams arbeiten in der Regel an der Produktentwicklung, wo Ingenieure, Designer und Marketing-Teams an einem neuen Produkt zusammenarbeiten. Innovationsteams arbeiten ebenfalls funktionsübergreifend zusammen, um originelle Ideen zu schaffen und sie effektiv im Unternehmen umzusetzen.

Um ein funktionsübergreifendes Team zu leiten, ist es wesentlich, klare Kommunikation zu priorisieren und gemeinsame Ziele zu setzen. Jedes Mitglied des Teams muss seine Rolle und die Verantwortung verstehen, die damit verbunden ist.

Die 5 besten Wege zur Verbesserung der Zusammenarbeit im funktionsübergreifenden Team

Wenn Sie bereits ein funktionsübergreifendes Team haben oder ob Sie eines für Ihr nächstes Projekt gründen möchten, hier sind fünf wirksame Strategien, um dessen Erfolg zu maximieren.

1. Klare Kommunikationskanäle nutzen

Als etabliertes Unternehmen haben Sie wahrscheinlich bereits ein Kommunikationstool (wenn nicht, entdecken Sie hier die 16 besten Team-Kommunikationssoftware-Produkte). Unabhängig von dem verwendeten Tool müssen Sie sicherstellen, dass es Ihrem funktionsübergreifenden Team eine wirksame Kommunikation ermöglicht.

Setzen Sie auf formelle und informelle Kanäle, um Ihrem Team alles zur Verfügung zu stellen, was es braucht, um voranzukommen. Organisieren Sie regelmäßige funktionsübergreifende Treffen, sowohl von Angesicht zu Angesicht als auch remote, und teilen Sie Informationen über formelle Kanäle zwischen den Treffen. Dies hält Ihr Team auf Kurs und arbeitet auf ein gemeinsames Ziel hin.

Informelle Kanäle ermöglichen es Mitarbeitenden, Fragen zu stellen, Antworten zu geben und Fortschritte offener zu teilen und fördern so kontinuierliche Kommunikation und stärken den Zusammenhalt des Unternehmens

2. Gemeinsame Ziele und Zwecke festlegen

Der Hauptzweck eines funktionsübergreifenden Teams ist es, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Eine klare Kommunikation Ihrer übergeordneten Vision stellt sicher, dass jedes Mitglied seine Verantwortung versteht und wie seine Arbeit zum Gesamtprojekt beiträgt. Ein gemeinsames Ziel für Ihre Mitarbeitenden zu schaffen erleichtert die Priorisierung von Aufgaben und die Entscheidungsfindung, die das Projekt voranbringt.

Um sicherzustellen, dass alle Mitglieder das gemeinsame Ziel verstehen, sollten Sie die OKR-Methodik (Objectives and Key Results) übernehmen. Diese Methode wird von einer wachsenden Anzahl von Weltweit tätigen Unternehmen genutzt — darunter Google und Intel —, und hilft Ihrem Team, ehrgeizige und messbare Ziele zu setzen und effektiv zu verfolgen.

Einer Studie von Asana zufolge meinen nur 16 % der Wissensarbeiter, dass ihr Unternehmen Ziele effektiv setzt und kommuniziert. Es ist daher entscheidend, dass Ihr gesamtes funktionsübergreifendes Team einbezogen wird. Jeder muss wissen, auf was er hinarbeitet, und sich im Prozess engagiert fühlen.

OKRs folgen einem einfachen Modell, das Sie an Ihr Team, Projekt und Herausforderungen anpassen können:

• Ich werde [Ziel] erreichen, gemessen nach [Schlüsselergebnis].

Hierbei ist das Ziel die Leistung, die Sie erreichen möchten — es sollte ehrgeizig und herausfordernd sein. Das Schlüsselergebnis ist ein Indikator, um Ihren Fortschritt auf dieses Ziel zu messen, leicht quantifizierbar als Zahl oder Skala.

Sie können diese Schlüsselergebnisse anschließend verwenden, um künftige Ziele zu definieren. Wenn die Zahl beispielsweise zu niedrig oder leicht zu erreichen ist, können Sie sich beim nächsten Mal ein ehrgeizigeres Ziel setzen.

Verwechseln Sie OKR und KPI nicht. OKR ist in erster Linie ein Rahmen für die Verwaltung von Zielen, der dabei hilft, gemeinsame Ziele wirksam zu kommunizieren, messbare Ergebnisse zu etablieren und die Zusammenarbeit innerhalb von funktionsübergreifenden Teams zu fördern.

3. Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden durch klar definierte Rollen

Ein leistungsstarkes funktionsübergreifendes Team versteht klar die einzelnen Rollen jedes Mitglieds im Projekt und weiß, welche Beiträge zur Erreichung der Ziele erwartet werden.

Vor dem Projektstart treffen Sie sich mit jedem Mitglied des Teams. Bei diesem Treffen präzisieren Sie Ihre Erwartungen, die Frist des Projekts und die Art, wie ihre Expertise dem funktionsübergreifenden Team zugute kommen kann. Dies verhindert Verwirrtheit in Bezug auf Rollen und Verantwortung und ermöglicht es jedem, seine Aufgaben zu übernehmen.

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Dieses Vortreffen ermöglicht es Mitarbeitenden auch, ihre Fragen zu stellen, was Sie Zeit spart und zukünftige Komplikationen verhindert.

Um Ihre Mitarbeitenden zu befähigen, empfehlen wir auch, Rollen und Verantwortung mit einer Software wie Holaspirit zu definieren, mit der Sie klar sehen können, wer was in Ihrem Unternehmen macht.

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4. Regelmäßige Gruppentreffen organisieren

Ohne regelmäßige Gruppentreffen werden Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, den Projektfortschritt und die Art und Weise, wie ihre Beiträge wahrgenommen werden, zu verstehen.

Die Häufigkeit dieser Statusupdates hängt vom Charakter des Projekts und der aktuellen Phase ab. Wenn Sie an einem kurzfristigen Projekt mit straffer Frist arbeiten, könnten wöchentliche 20-minütige Kurzbereichstände ideal sein, um alle informiert zu halten, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.

Umgekehrt können beim längerfristigen Projekt und langsamem Fortschritt aus verschiedenen Gründen monatliche einstündige Treffen ausreichend sein.

Achten Sie in jedem Fall darauf, Vertreter zu benennen, die die Statusupdates über verschiedene Projektteile moderieren. Wenn Ihr funktionsübergreifendes Team beispielsweise Design-, Vertriebs- und Marketing-Teams umfasst, wählen Sie Personen aus jeder Untergruppe, die die gesamten Projektziele gut verstehen.

Vor Ihrem Treffen erstellen Sie eine Agenda, die Themen auflistet und teilen Sie diese mit dem gesamten Team. Wir empfehlen, folgende Themen zu behandeln:

• Fortschritt
• Nachrichten
• Herausforderungen
• Nächste Schritte

5. Starke Führung und kontinuierliche Unterstützung sichern

Der Leiter Ihres funktionsübergreifenden Teams sollte Erfahrung in Delegation und Verwaltung großer Projekte haben, vom Konzept bis zur Umsetzung. Denken Sie daran, dass Sie wirksame Führungskräfte intern und extern finden können.

Sie können einen erfahreneren externen Manager oder Berater engagieren, der das Team besser führen kann. Sie sollten jedoch auch Mitarbeitende berücksichtigen, die bereits die erforderlichen Fähigkeiten haben, um gute Projektleiter zu sein.

Wenn Sie sich für diese zweite Option entscheiden, organisieren Sie kurze Interviews und fordern Sie Nachweise ihrer Managementfähigkeiten an. Haben sie bereits Unterstützung für andere geleistet? Haben sie gezielt Meetings in Ihrem Unternehmen geleitet? Erstellen Sie eine engere Liste interner Kandidaten, die Ihr funktionsübergreifendes Team auf Kurs halten können.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanager regelmäßig Unterstützung für die Mitarbeitenden Ihres funktionsübergreifenden Teams bietet und eine Kultur der offenen und ehrlichen Arbeit fördert.

Wie verbessert man die Zusammenarbeit im funktionsübergreifenden Team aus der Ferne?

Es kann schwierig sein, die besten Talente in der geografischen Region Ihres Büros zu finden. Wenn Sie zu den 16 % der Unternehmen gehören, die vollständig remote arbeiten, könnten Sie ein funktionsübergreifendes Remote-Team gründen.

Glücklicherweise ist es mit der zunehmenden Anzahl von Remote-Work-Tools einfacher denn je, ein hochproduktives Remote-Team zu bilden. Sie werden sich jedoch spezifischen Herausforderungen gegenübersehen, weshalb wir unsere bewährten Tipps unten anbieten.

1. Klare Kommunikationsregeln festlegen

Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmittel

Jedes Mitglied des Teams sollte wissen, wie häufig Kommunikation erwartet wird und welche Kanäle zu verwenden sind, um Kollegen schnell zu erreichen. Präzisieren Sie bei Ihrem Vortreffen zum Projekt, wann Sie Sofortnachrichten nutzen und wann Sie Video-Anrufe planen sollten, und welche Zusammenarbeits- und Kommunikationstools verwendet werden müssen.

Wenn Sie eine All-in-One-Plattform suchen, Talkspirit könnte die Lösung sein, die Sie brauchen! Unsere Software bietet verschiedene Zusammenarbeitsfunktionen für funktionsübergreifende Teams, darunter Chat und Videokonferenzen, Kommunikationskanäle, Projektmanagement, Online-Speicher, gemeinsame Dokumentbearbeitung, Posting auf einem Newsfeed, und vieles mehr!

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Definieren Sie Ihre Nutzungsregeln

Natürlich ist die Einführung von Kommunikationstools wie Talkspirit nur ein Teil des Prozesses. Es ist wesentlich, Regeln zu definieren, die eine wirksame Nutzung dieser Tools gewährleisten.

Erwägen Sie, eine kurze Orientierungssitzung für jedes Mitglied des Teams zu organisieren (dies kann zur Zeiteinsparung in Gruppen erfolgen). Stellen Sie sicher, dass jeder Zugang zu den Projekten hat, an denen er teilnimmt, und den Arbeitsfluss versteht, um zugewiesene Aufgaben zu erledigen und Updates zu kommunizieren.

Teilen Sie Ihre Erwartungen von Anfang an mit. Zum Beispiel könnten Sie folgende Fragen ansprechen:

• Ist es erforderlich, dass Mitarbeitende täglich einen Stand machen? Wenn ja, wann und wie?
• Wie häufig sollten Manager einzelne Punkte mit Mitarbeitenden durchgehen? An welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit können Treffen abgehalten werden? Und wann nicht? (zum Beispiel nach 18 Uhr)
• Sollten Mitarbeitende sich nur zu bestimmten Zeiten kontaktieren?
• Was ist das Verfahren, um eine Abwesenheit oder Krankheitsmeldung zu machen?
• An wen sollten sich Mitarbeitende wenden, wenn der Teamleiter abwesend ist?

Es ist auch hilfreich, anzugeben, welche Plattformen und Tools in welchen Situationen verwendet werden sollten und welche vermieden werden sollten. Zum Beispiel sollte Talkspirit für alle internen Kommunikationen verwendet werden, alle externen Kommunikationen sollten per E-Mail erfolgen, und die Nutzung von WhatsApp ist nicht gestattet.

2. Virtuelle Treffen organisieren, ohne zu übertreiben

Begrenzen Sie die Kommunikation nicht nur auf die Nachrichtenform. Dies kann zu Verwirrung, Isolation und geringerer Motivation führen, auf die festgelegten Ziele hinzuarbeiten. Organisieren Sie stattdessen regelmäßige virtuelle Treffen, mindestens einmal pro Woche, um Fortschritte und Herausforderungen zu besprechen.

Dies trägt nicht nur dazu bei, die Bindung zu stärken, sondern auch zu verbessern das Engagement der Mitarbeitenden bei der Arbeit. Planen Sie automatisch Treffen und senden Sie Erinnerungen mit einem automatischen Nummernierungstool ein, um sicherzustellen, dass niemand wichtige Informationen verpasst.

Das gesagt, beachten Sie, dass Treffen — besonders solche, die unnötig lange dauern — die Produktivität erheblich beeinträchtigen können. Daher ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden. Selbst wenn Sie anfangs wöchentliche Treffen organisieren, könnten Sie feststellen, dass Sie nicht mehr genug Punkte zu besprechen haben.

Statt sie grundlos zu halten, erwägen Sie, sie auf zweiwöchentlich oder sogar monatlich zu verteilen. Jedes Treffen sollte ein produktiver Einsatz der Zeit sein. Sie könnten sogar regelmäßige Treffen durch punktuelle persönliche Aktivitäten ersetzen.

Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, um Mitarbeitende von entfernten und hybriden Teams zusammenzubringen, damit sie mit Kollegen Verbindungen knüpfen können. Dies kann zu erhöhter Mitarbeitendenmotivation und besserer Zusammenarbeit führen.

3. Eine Agenda vorbereiten

Machen Sie Ihre Treffen nutzvoll, indem Sie Agenden im Voraus erstellen und diese mit Ihrem Team teilen. Präzisieren Sie das erwartete Ergebnis jedes Treffens, damit jedes Mitglied fokussiert und effizient bleibt. Sie können auch Schlüsselmitglieder, von denen Sie einen Bericht erwarten, sowie nützliche Bilder oder Dokumente einbeziehen.

Es ist wichtig, dass jeder die Agenda im Voraus liest und vorbereitet kommt. Wenn beispielsweise die Agenda der nächsten Woche einen Punkt zum Fortschritt der Designphase vorsieht, sollte der Designer dies wissen und relevante Informationen sammeln.

Er wird dann in der Lage sein, eine kurze Präsentation mit den neuesten Designänderungen vorzubereiten und eine Liste mit dem, was er von den Marketing-Mitgliedern braucht, um fortzufahren.

4. Virtuellen Zugang zu gemeinsamen Dokumenten bieten

Ein funktionsübergreifendes Remote-Team muss alle Dokumente zugänglich machen. Zentralisieren Sie alle Ihre Informationen in einem Online-Bereich und stellen Sie sicher, dass alle Dateien organisiert sind.

Übernehmen Sie eine logische und intuitive Struktur mit Ordnern und Unterordnern, und legen Sie Dateibenenningsregeln fest, um deren Suche zu vereinfachen.

Testen Sie Cloud-Plattformen wie Talkspirit und stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams Zugang hat. Sie können auch einen virtuellen Faxdienst zur Sicherung von Dokumenten verwenden.

Steigern Sie jetzt die Zusammenarbeit Ihres funktionsübergreifenden Teams

Der Aufbau eines starken und leistungsstarken funktionsübergreifenden Teams erfordert die Pflege einer Kultur der Zusammenarbeit und Kommunikation, sowie die Umsetzung angepasster digitaler Lösungen wie:

• Talkspirit : die digitale Arbeitsstätte, die Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams fördert, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden.
• Holaspirit : die Self-Management-Plattform, die Transparenz und Agilität in Ihr Unternehmen bringt, indem sie Rollen, Verantwortung und Arbeitsprozesse klärt.

Auf diese Weise helfen Sie Ihren funktionsübergreifenden Mitarbeitenden, konzentriert zu bleiben und die definierten Ziele zu erreichen.

Fazit

Die Optimierung der Zusammenarbeit innerhalb Ihres funktionsübergreifenden Teams erfordert gründliche Überlegungen. Mit Mitarbeitenden, die über verschiedene Abteilungen und Standorte verteilt sind, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass jeder wirksam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet.

Aber was passiert, wenn Sie es schaffen, sie auszurichten? Sie werden mit einem Team belohnt, das stärker engagiert ist, hochmotiviert und mit allen notwendigen Tools ausgestattet ist, um sich selbst zu befähigen und Kollegen zu unterstützen.

Halten Sie Kommunikationskanäle offen, definieren Sie Rollen und Ziele klar, und schaffen Sie einen Teamgeist sowohl persönlich als auch online. Sie werden schnell ein hochproduktives funktionsübergreifendes Team haben, um Ihr nächstes Projekt durchzuführen.

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