5 Wege, den internen Wissensaustausch zu fördern (und warum er entscheidend ist)
%252520(1)%252520(3).webp)
.svg)
- Der interne Wissensaustausch ist die Weitergabe von Informationen und Ideen von einer Person an die andere, damit alle mit dem gleichen Informationsstand arbeiten.
- Fünf Hebel etablieren ihn: ein Raum, in dem offen gesprochen wird, Projekte über Abteilungsgrenzen hinweg, eine Führung, die mit gutem Beispiel vorangeht, eine eigene Plattform und die Anerkennung derer, die mitmachen.
- E-Mail und Dateifreigaben reichen nicht: Ab einem gewissen Volumen geht die Information darin verloren, statt zu zirkulieren.
- Die Vorteile zeigen sich zuerst bei den Entscheidungen, beim Vertrauen unter Kolleginnen und Kollegen und bei der gewonnenen Zeit: Mehr als fünf Stunden pro Woche gehen dafür drauf, eine Information wiederzufinden oder neu zu erstellen, die eine Kollegin oder ein Kollege bereits hat.
- Die Blockaden sind selten technischer Natur: Zeitmangel, Wissen als persönliches Kapital, fehlende Verantwortliche. Sie lösen sich, indem das Teilen in den Rollen und Prozessen verankert wird.
Möchten Sie ein Umfeld schaffen, in dem sich Ihre Mitarbeitenden wohl dabei fühlen, ihr Wissen zu teilen und ihre Ideen einzubringen? Oder möchten Sie die Innovationskraft in Ihrem Unternehmen stärken, indem Sie Ihren Teams das Gefühl geben, gehört zu werden? Als Unternehmerin oder Unternehmer haben Sie vermutlich schon gehört, dass man den internen Wissensaustausch fördern muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber was heißt das konkret? Und warum sollte man sich damit befassen?
Was ist interner Wissensaustausch?
Der interne Wissensaustausch ist in den vergangenen Jahren zu einer zentralen Aufgabe geworden, in dem Maße, wie Unternehmen flacher und globaler wurden. Er lässt sich als der Prozess definieren, Informationen und Ideen von einer Person an eine andere weiterzugeben. Ziel einer Kultur des Wissensteilens ist es, dass jedes Mitglied der Organisation Zugang zu denselben Arten von Informationen und Kenntnissen hat und dadurch in seiner Arbeit wirksamer wird. Hier sind einige Schritte, um dorthin zu gelangen.
#1 Schaffen Sie einen Raum, in dem alle frei und offen teilen können
Der beste Weg für Mitarbeitende, sich weiterzuentwickeln, ist die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten, und dabei teilen sie ihr Wissen ganz von selbst. Nicht alle fühlen sich mit dem Gedanken des internen Wissensaustauschs wohl. Richten Sie offene Arbeitsbereiche ein, in denen jede und jeder ohne Hemmungen Fragen stellen kann, oder halten Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Team ab, um alle einzuladen, ihre Expertise zu teilen, ohne Angst vor Bewertung oder Kritik.
#2 Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihr Wissen zu teilen
Fördern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam an Projekten arbeiten lassen. Auch wenn dafür eine Webinar-Software nötig sein kann, damit alle teilnehmen können: Wissensaustausch entsteht von selbst, wenn Menschen voneinander lernen, ob sie nun demselben Team angehören oder nicht. Das kann ganz einfach damit beginnen, jemanden um Rat zu fragen. Stellen Sie in diesen Meetings allen die folgenden Fragen: Was haben Sie heute gelernt? Welche Fragen haben Sie zu [diesem Thema]? Wer kann sie beantworten? Wer weiß etwas über dieses Thema, das Ihnen helfen könnte?
#3 Beziehen Sie Ihre Führungsebene in das Gespräch ein
Ermutigen Sie Ihre Führungskräfte, ihre persönlichen Erfahrungen, Schwierigkeiten und Erkenntnisse mit anderen zu teilen. Wenn Ihr CEO an Team-Mittagessen oder Abendessen teilnimmt oder informelle Mittagsrunden organisiert, bei denen Mitarbeitende ihre Ideen teilen und voneinander profitieren, werden die übrigen Führungskräfte eher dasselbe tun. Wichtig ist auch, dass diese Form des Wissensaustauschs regelmäßig stattfindet, denn wenn es diese Momente nur einmal im Jahr gibt, verlieren sie ihre Wirkung.
🔥 Lesetipp: 5 Gründe, warum transformationale Führungskräfte ausgezeichnete Mentoren sind
#4 Wählen Sie die richtige Plattform für den Wissensaustausch in Ihrer Organisation
Es gibt viele Wege, Informationen im Unternehmen zu teilen: E-Mail, Dateiaustauschsysteme wie Dropbox oder Google Drive. Für große Mengen an Inhalten sind diese Lösungen jedoch nicht immer ideal. Eine E-Mail ist schnell mit Informationen überladen, oder die Inhalte sind vertraulich und eignen sich nicht für den Versand auf diesem Weg. Jeder dieser Kanäle hat seinen Zweck, und keiner ersetzt einen gemeinsamen Referenzraum.
Ein Portal für den internen Wissensaustausch ist eine Online-Plattform, auf der sich die Dokumente Ihres Unternehmens speichern und ordnen lassen, damit Ihre Mitarbeitenden die benötigten Informationen leicht finden. Warum brauchen Sie so etwas?
→ Es trägt dazu bei, bessere Produkte oder Dienstleistungen zu entwickeln, weil Mitarbeitende Ideen und Informationen teilen können.
→ Es verringert die Zeit, die für die Suche nach Antworten aufgewendet wird.
→ Es verbessert die Mitarbeiterbindung, indem es die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördert.
Ein solches Portal setzt eine dauerhaft gepflegte Dokumentenorganisation voraus, sonst wird es zu einer Ablage, die niemand aufruft: siehe Dokumentenverwaltung und Zentralisierung.
🔥 Lesetipp: Warum führen Scale-ups ein Tool für Selbstorganisation ein?
Wie kann Talkspirit helfen?
Talkspirit vereint Gespräche, Dokumente und Projekte in einem einzigen Raum, sodass niemand dieselbe Information in drei verschiedenen Tools suchen muss. Der Baustein Wissens- und Dokumentenmanagement bündelt die Referenzinhalte und macht sie für alle auffindbar. Talkspirit hat die Funktionen für Governance und Rollenklarheit übernommen, die früher Holaspirit bot (die beiden Produkte sind verschmolzen).
→ Gemeinsame Kanban-Boards, auf denen die Arbeit eines Teams für die anderen sichtbar bleibt
→ Eine Bibliothek mit Dokumenten und Referenzinhalten, die über die Suche auffindbar ist
→ Ein dynamisches Organigramm, das zeigt, wer was macht, und damit auch, wen man fragen kann
#5 Würdigen Sie diejenigen, die sich am Wissensaustausch beteiligen
Sie können die Beteiligten belohnen, etwa mit zusätzlichen freien Tagen oder besonderen Vorteilen wie gemeinsamen Mittag- oder Abendessen mit Kolleginnen und Kollegen. Denken Sie daran, ihren Beitrag öffentlich anzuerkennen; schon eine einfache Dankesnachricht nach dem Meeting wirkt. Sie können auch überlegen, diejenigen sichtbar zu machen, die ihre Expertise auf Plattformen wie LinkedIn oder Twitter teilen oder als Gäste in führenden Podcasts ihrer Branche eingeladen werden.
Welche Vorteile bringt eine Kultur des Wissensteilens?
→ Bessere Entscheidungen: Wenn alle Teammitglieder Zugang zu denselben Informationen haben, treffen sie ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Erfahrung statt von Vermutungen oder Intuition. Die Entscheidungen sind dadurch fundierter und haben größere Erfolgsaussichten.
→ Mehr Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden: Wenn alle über die Daten und Informationen verfügen, die sie brauchen, können sie sich auf die Arbeit ihrer Kolleginnen und Kollegen verlassen. Das verringert Nacharbeit und verlorene Zeit, weil ein Fehler auffällt, bevor er die Kundschaft erreicht.
→ Aufstiegschancen innerhalb der Organisation: Eine Studie hat gezeigt, dass 94 % der Mitarbeitenden länger bleiben würden, wenn ihr Unternehmen ihnen Lernmöglichkeiten bietet. Wer sich fortlaufend weiterbildet, wird für das Team wertvoller, weil vielfältige Kompetenzen und Erfahrungen zusammenkommen. Das senkt auch das Risiko von Wechseln und Fluktuation.
→ Mehr Effizienz: Wussten Sie, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Schnitt mehr als fünf Stunden pro Woche damit verbringt, wichtige Informationen bei Kolleginnen und Kollegen zu suchen oder selbst neu zu erstellen? Der Wissensaustausch hilft ihnen, dank des Zugriffs auf relevante Daten schnell Antworten zu finden, die sie im Team oder zwischen Abteilungen weitergeben können: ein erheblicher Zeitgewinn gegenüber der Suche im Alleingang.
🔥 Lesetipp: 10 Tipps, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, ohne sie zu erschöpfen
→ Eine bessere Arbeitsqualität: Wenn Mitarbeitende darüber informiert sind, was in der Organisation geschieht, und Zugang zu den relevanten Informationen haben, können sie Probleme erkennen, bevor diese die Kundschaft oder den Betrieb beeinträchtigen.
→ Neue Ideen für Innovation und Wachstum: Der Wissensaustausch ermöglicht es Ihren Teams, neue Wege zu finden, seien es neue Produkte oder Dienstleistungen, neue Arbeitsmethoden oder auch nur neue Wege, vorhandene Ressourcen wirksamer zu nutzen, um Kosten zu senken oder den Umsatz zu steigern.
→ Mehr Offenheit für Zusammenarbeit und Feedback zwischen den Abteilungen: Eine stärkere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams erleichtert die Kommunikation, das Teilen von Dateien und die Abstimmung der Arbeit.
Was den Wissensaustausch blockiert, und wie sich das lösen lässt
Die fünf oben genannten Hebel setzen voraus, dass die Mitarbeitenden teilen wollen. In der Praxis stößt das Teilen auf einige wiederkehrende Hindernisse, und keines davon lässt sich mit einem weiteren Tool beseitigen.
| Was blockiert | Woran man es erkennt | Was es löst |
|---|---|---|
| Was blockiertWissen wird als persönliches Kapital gesehen | Woran man es erkenntDie Fachleute antworten privat, nie in einem gemeinsamen Raum | Was es löstDiejenigen öffentlich anerkennen, die dokumentieren, und das Teilen zu einer Erwartung an die Stelle machen statt zu einer freiwilligen Geste |
| Was blockiertDer Zeitmangel | Woran man es erkenntDie Dokumentation wird auf das Projektende verschoben und damit nie erledigt | Was es löstDie Zeit im Prozess selbst einplanen, zum Beispiel eine halbe Stunde für das Protokoll beim Abschluss jedes Projekts |
| Was blockiertDas Fehlen eines naheliegenden Orts | Woran man es erkenntDieselben Antworten kursieren per E-Mail und über den Instant Messenger | Was es löstEin einziger Referenzraum und eine einfache Regel: Was zweimal gebraucht wird, wird abgelegt |
| Was blockiertUnklarheit darüber, wer sich darum kümmert | Woran man es erkenntDie Inhalte veralten, ohne dass jemand sie überarbeitet | Was es löstPro Themenfeld eine verantwortliche Person benennen, mit einer regelmäßigen Überprüfung, die in ihrer Rollenbeschreibung festgehalten ist |
Diese vier Antworten haben eines gemeinsam: Sie verankern das Teilen in der Arbeitsstruktur, in den Rollen, den Prozessen und den Räumen, statt es dem guten Willen zu überlassen. Genau das unterscheidet eine Kultur des Teilens, die trägt, von einer internen Kampagne, die nach einem Quartal verpufft.
Das Teilen bringt in Umlauf, was die Organisation weiß, und zwar genau dann, wenn sie es braucht. Dieses Wissen zu bewahren, wenn diejenigen gehen, die es besitzen, gehört zu einem anderen, ergänzenden Ansatz: der Wissenssicherung.
Fazit
Eine Kultur des internen Wissensaustauschs entsteht nicht über Nacht. Sie erfordert beständige Arbeit, einen starken Impuls und die Unterstützung der Führungsebene. Mit diesen Schritten können Sie den Anfang machen und Ihre Mitarbeitenden ermutigen, aktiv dazu beizutragen.
FAQ
Es ist der Prozess, Informationen und Ideen von einer Person an eine andere weiterzugeben, damit jedes Mitglied der Organisation Zugang zu denselben Informationen und Kenntnissen hat.
Lassen Sie die Mitarbeitenden gemeinsam an Projekten arbeiten: Das Teilen folgt von selbst. Offene Arbeitsbereiche, in denen man ohne Hemmungen eine Frage stellen kann, und regelmäßige Teammeetings helfen denen, die diese Übung einschüchtert.
Wenn Führungskräfte von ihren eigenen Erfahrungen, Schwierigkeiten und Erkenntnissen erzählen (etwa ein CEO, der an Team-Mittagessen teilnimmt oder informelle Runden moderiert), sind die übrigen Führungskräfte eher bereit, es ihnen gleichzutun.
Nicht wirklich. E-Mail und Dateiaustauschsysteme eignen sich schlecht für große Mengen: Die Information wird zu umfangreich für eine Nachricht oder zu vertraulich, um auf diesem Weg zu zirkulieren. Ein gemeinsamer Referenzraum übernimmt dann.
Zuerst bessere Entscheidungen: Wenn alle über dieselben Informationen verfügen, beruhen die Entscheidungen auf Fakten und Erfahrung statt auf Vermutungen. Auch das Vertrauen zwischen den Mitarbeitenden gewinnt, da jede Person die Daten hat, die sie braucht.
Das gelingt nicht über Nacht. Es braucht beständige Arbeit, einen anhaltenden Impuls und die Unterstützung der Führungsebene, bevor die Teams das Vorhaben von sich aus tragen.
