Wie Sie die agile Entscheidungsfindung in Ihrem Team einführen

Die agile Entscheidungsfindung ist eine kollaborative, iterative und transparente Art, Entscheidungen zu treffen, innerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Teams.

Sie begünstigt datenbasierte Entscheidungen und das kontinuierliche Lernen, sie trägt dazu bei, die Entscheidungsfindung zu dezentralisieren, indem sie Einzelne und Teams in die Verantwortung bringt, und sie verbessert die Agilität und die Reaktionsfähigkeit Ihres Teams.

Wie zu erwarten, ist die agile Entscheidungsfindung besonders verbreitet in Teams, die den agilen Ansatz im Projektmanagement anwenden (insbesondere in Unternehmen der Softwareentwicklung). Doch jedes Team kann sich von der agilen Entscheidungsfindung inspirieren lassen, auch ohne die agile Methodik vollständig anzuwenden.

In diesem Leitfaden sehen wir uns an, worin sich die agile Entscheidungsfindung von den traditionellen Ansätzen unterscheidet, warum sie für die Teams von heute besser geeignet ist und wie Sie sie konkret umsetzen (auch angesichts von Widerständen gegen Veränderung), mithilfe der besten Werkzeuge.

Steigen wir direkt ein.

Agile Entscheidungsfindung im Vergleich zur traditionellen Entscheidungsfindung

In vielen Organisationen beruht der traditionelle Ansatz der Entscheidungsfindung auf Hierarchien: Die Personen an der Spitze müssen eine Entscheidung mindestens freigeben und können sie unter Umständen vollständig blockieren. Schnell sind die Entscheidungen ebenfalls nicht: Es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis selbst eine kleinere Entscheidung genehmigt ist. Zudem können Entscheidungen Stress erzeugen: 72 % der Führungskräfte geben an, dass das Datenvolumen (und ihr mangelndes Vertrauen in diese Daten) sie zuweilen daran gehindert hat, Entscheidungen zu treffen.

Bei einem agilen Ansatz liegt die Entscheidungsfindung in den Händen der Teams selbst. Vorrang haben die Zusammenarbeit, um eine Einigung zu finden, und die Anpassung anhand der Rückmeldungen aus der Praxis. Statt auf einen langen Analyseprozess setzt die agile Entscheidung auf Wirksamkeit und danach auf eine schnelle Anpassung nach Bedarf.

Warum ist die agile Entscheidungsfindung für die meisten Teams der beste Ansatz?

In bestimmten Kontexten kann ein analytischer und methodischer Ansatz zwar funktionieren (trotz des Zeitaufwands), doch für die Mehrheit der Teams ist der agile Ansatz passender.

Die agile Entscheidungsfindung:

• bringt die Teammitglieder in die Verantwortung, indem sie ihnen mehr Mitsprache gibt.
• verbindet die Entscheidung mit den Menschen, die sie unmittelbar betrifft.
• bietet Flexibilität, da Entscheidungen bei Bedarf leicht neu bewertet werden können.
• vermeidet undurchsichtige Entscheidungen, die die Teammitglieder nicht verstehen oder nicht mittragen.
• reduziert die Bürokratie und hilft, die Kosten im Griff zu behalten.
• fördert insgesamt leistungsfähigere Teams.

Grant Aldrich, Gründer von Preppy, erklärt es so: „Wenn Sie einen hervorragenden Service zu einem zugänglichen Preis bieten wollen, können Sie es sich nicht leisten, bei jeder Entscheidung Zeit mit Zaudern zu verlieren. Sie müssen Ihre Mitarbeitenden vielmehr befähigen, Entscheidungen schnell und gemeinsam zu treffen, damit alles weiter vorankommt.“

Ihr Team auf die agile Entscheidungsfindung vorbereiten

Bevor Sie Ihrem Team einen neuen Entscheidungsansatz ankündigen, müssen Sie den Boden bereiten. Möglicherweise ist Vorarbeit nötig, damit alle wirklich empfänglich sind.

Ein guter Ausgangspunkt ist, über die aktuelle Kultur Ihres Teams nachzudenken. Stellen Sie sich Fragen wie:

• Fühlen sich die Teammitglieder wohl dabei, offen zu kommunizieren?
• Gibt es ein gutes Niveau an Zusammenarbeit und Zusammenhalt im Team?
• Sind die Teammitglieder bereit, sich zu äußern, wenn sie meinen, dass ein Prozess besser laufen könnte?
• Wie gut kommt Ihr Team mit Veränderung zurecht? (Denken Sie daran, dass sich 71 % der Beschäftigten überfordert fühlen können von der Menge an Veränderungen bei der Arbeit.)

Wenn Sie meinen, dass Ihr Team der Einführung der agilen Entscheidungsfindung Widerstand entgegensetzen könnte, ist das vielleicht ein Zeichen, dass an der Teamkultur gearbeitet werden muss. Das kann über eine bewusste Förderung offenerer und kollaborativerer Arbeitsweisen geschehen oder über die Schaffung von Räumen, in denen sich die Mitglieder ohne Angst vor negativen Folgen äußern können. (Mehr dazu in unserem Artikel über die psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz; und vergessen Sie nicht, dass das auch die Führungskräfte betrifft, von denen sich nur 42 % psychologisch sicher fühlen.)

Tom Golubovich, Leiter Marketing & Medienbeziehungen bei Ninja Transfers, erklärt: „Selbst wenn Sie eine hervorragende Führungskraft sind, kommen manche Ihrer Teammitglieder vielleicht aus Umfeldern, in denen man von ihnen erwartet hat, widerspruchslos zu gehorchen. Sie müssen sich womöglich die Zeit nehmen, alle zum Sprechen zu ermutigen und ihnen zu vermitteln, dass ihre Meinung wirklich zählt.“

Fünf Schritte zur Einführung der agilen Entscheidungsfindung

Sie meinen, Ihr Team ist bereit für einen agilen Ansatz der Entscheidungsfindung? So setzen Sie ihn konkret um.

Schritt 1. Definieren Sie klare Ziele, bevor Sie eine Entscheidung einfordern

Für Ihre Mitarbeitenden wird es sehr schwierig sein, eine fundierte Entscheidung zu treffen, wenn sie nicht wissen, was sie erreichen sollen.

Normalerweise sind Sie es bereits gewohnt, klare Ziele zu teilen, damit alle Mitglieder Ihres Teams in dieselbe Richtung arbeiten. Wenn aber Unsicherheit bleibt oder einzelne Mitglieder den Eindruck haben, ein bloßes „Rädchen“ zu sein, das nur einen winzigen Teil des Gesamtziels kennt, dann seien Sie transparent darin, was Sie erreichen wollen.

Ebenso wichtig ist es, zu klären, wer für das Erreichen eines Ziels verantwortlich ist (und welche Rolle diese Person im Entscheidungsprozess hat) … sowie die konkreten Zuständigkeiten für jede Etappe des Weges.

Tipp: Das OKR-Framework (Objectives and Key Results) zu nutzen ist eine hervorragende Möglichkeit, klare Ziele auf Organisations- und Teamebene zu definieren, damit alle genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Michael Nemeroff, Mitgründer & CEO von RushOrderTees, erklärt: „Sie können nicht das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herausholen, wenn sie nicht wissen, worauf sie hinarbeiten sollen. Seien Sie klar und transparent in Ihren Zielen. Das erlaubt Ihren Teams nicht nur, über sich hinauszuwachsen, sondern setzt auch ein Vorbild in Sachen Kommunikation.“

Schritt 2. Wählen Sie den richtigen Entscheidungsprozess

In der agilen Welt gibt es keine einzige Regel, um Entscheidungen zu treffen. Die Teams werden ermutigt, einen Entscheidungsprozess zu wählen, der zu ihrem Kontext und ihrer Arbeitsweise passt. Hier einige häufig genutzte Ansätze:

• Cynefin Framework: ein auf Domänen beruhendes Modell, das hilft, Entscheidungen als komplex, kompliziert, chaotisch, klar oder verworren einzuordnen, und die Teams je nach Art der Situation zum richtigen Ansatz führt.
• SWOT-Analyse: ein klassisches strategisches Werkzeug, mit dem sich vor einer Entscheidung Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken bewerten lassen.
• Decider Protocol: ein iterativer Entscheidungsprozess, in dem die Teammitglieder über einen Vorschlag abstimmen (Ja, Nein, Vielleicht) und ihn gemeinsam verfeinern, bis ein einstimmiger Konsens erreicht ist.
• Fist of Five: eine schnelle und informelle Abstimmungsmethode, bei der die Teilnehmenden eine Anzahl Finger zeigen (fünf = starke Zustimmung, einer = starke Ablehnung), um ihren Grad der Zustimmung anzuzeigen.
• Forced Ranking: eine Priorisierungsmethode, bei der eine Liste von höchstens 10 Elementen sortiert wird, indem jedem Element nach seiner Wichtigkeit ein eindeutiger Wert zugewiesen wird.
• Integrative Entscheidungsfindung: ein strukturierter Prozess, der in der Holacracy und in anderen Ansätzen des verteilten Managements genutzt wird. Er besteht darin, die Einwände gegen einen Vorschlag sichtbar zu machen, sie als Verbesserungen einzuarbeiten und weiterzugehen, sobald alle berechtigten Einwände bearbeitet sind.

Manche Entscheidungsmodelle sehen zudem klar definierte Rollen vor. So kann ein Teammitglied die Rolle der „vorschlagenden Person“ übernehmen und eine Lösung oder eine Entscheidung zu einem bestimmten Problem einbringen. Das restliche Team kann dann abstimmen und seine Meinung äußern, bis Konsent (niemand ist aktiv dagegen) oder Konsens (alle sind einverstanden) erreicht ist.

Um den Prozess noch flüssiger zu machen, können Sie ein Werkzeug wie Talkspirit nutzen, um Entscheidungen synchron in einem Meeting oder asynchron zu treffen, indem die Mitglieder zu unterschiedlichen Zeitpunkten über Vorschläge abstimmen oder sie kommentieren.

Eine weitere Möglichkeit ist, eine wechselnde entscheidende Person zu benennen, die den Prozess steuert und in letzter Instanz entscheidet, wobei die Rolle bei jeder neuen Entscheidung wechselt.

Schritt 3. Setzen Sie auf datenbasierte Ansätze

Eine Entscheidung per Münzwurf zu treffen mag schnell erscheinen, doch solche Methoden liefern in der Regel nicht die besten Ergebnisse. Dasselbe gilt für Entscheidungen, die allein auf Intuition beruhen.

Sie möchten, dass Ihr Team datenbasierte Entscheidungsansätze übernimmt. Geht es zum Beispiel um die Frage, ob eine neue Softwarefunktion ergänzt werden soll, gehören zu den relevanten Daten:

• Welcher Prozentsatz der Nutzenden wünscht sich diese Funktion?
• Wie hoch sind die Entwicklungskosten (einmalig und wiederkehrend)?
• Gibt es eine andere Funktion, die beliebter und/oder günstiger ist?

Adrian Iorga, Gründer & Präsident von 617 Boston Movers, betont: „Auch wenn Sie nicht wollen, dass Menschen ihre Ideen aus Angst vor den Kosten aufgeben, muss irgendwann jede und jeder realistisch bleiben, was die finanziellen Folgen einer Entscheidung angeht. Was ‚nice to have‘ ist, lässt sich vielleicht schlicht nicht finanzieren, vor allem wenn es eine wirklich unverzichtbare Alternative gibt.“

Schritt 4. Führen Sie kurze Feedbackschleifen ein und nutzen Sie passende Werkzeuge

Der ganze Sinn der Agilität ist, schnell voranzukommen und auf Ihrer Arbeit aufzubauen. Ziel ist nicht, dass Ihr Team eine Entscheidung trifft und sie als endgültig betrachtet. Im Gegenteil ist es wichtig, getroffene Entscheidungen regelmäßig neu zu bewerten und zu prüfen, ob sie angesichts neuer Daten weiterhin stimmig sind.

Bei einer sehr zeitkritischen Entscheidung kann es nötig sein, die Daten täglich oder sogar häufiger zu prüfen. (Denken Sie etwa an Produkteinführungen oder Aktionen, bei denen man mitten in der Woche den Kurs ändern muss.)

In den meisten Fällen genügt jedoch eine wöchentliche Überprüfung. Sie erlaubt den Teams, neue Informationen zu berücksichtigen, die eine Anpassung erfordern können.

Conrad Wang, Geschäftsführer von EnableU, schlägt vor: „Sie haben wahrscheinlich schon ein wöchentliches Teammeeting in allen Kalendern. Das ist die ideale Gelegenheit, die Entscheidungen durchzugehen und zu prüfen, ob sie wie vorgesehen funktionieren.“

Lesen Sie auch: Die 6 besten Werkzeuge für die kollaborative Entscheidungsfindung

Achten Sie darauf, gute Feedbackprozesse einzurichten, und nutzen Sie Software wie Talkspirit, um sie zu unterstützen. Das erleichtert die Planung regelmäßiger Reviews und stellt sicher, dass die Stimme aller gehört wird.

Schritt 5. Setzen Sie auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Am Anfang kann es sein, dass sich Teammitglieder ängstlich fühlen, die „richtige“ Entscheidung treffen zu müssen. Sie wollen natürlich, dass Entscheidungen von Daten gestützt sind, entscheidend ist jedoch, dass Ihr Team bereit ist, flexibel zu sein und sich anzupassen, wenn eine Entscheidung revidiert werden muss.

Sie wollen nicht, dass sich Teammitglieder so sehr an die ursprüngliche Entscheidung binden, dass sie sie selbst dann verteidigen, wenn neue Daten nahelegen, dass es nicht der richtige Ansatz war.

Peter Čuček, Inhaber von Tuuli, erklärt: „Keiner von uns kann die Zukunft vorhersagen. Ziel ist, die Teammitglieder zu ermutigen, mit den verfügbaren Informationen die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen … und zugleich offen zu bleiben, sie bei Bedarf jederzeit zu revidieren.“

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie und Ihr Team auf unvorhergesehene Herausforderungen vorbereitet sind. Vielleicht war die Entscheidung selbst solide, doch eine plötzliche Marktveränderung (etwa der Auftritt eines neuen Wettbewerbers) zwingt dazu, sie neu zu bewerten.

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Welche Entscheidungen schnell gehen können und welche nicht

Die agile Entscheidungsfindung wird oft als „schneller entscheiden“ gelesen. Nützlicher ist die Lesart „so schnell entscheiden, wie es die Entscheidung verdient“. Der Filter, der hier die meiste Arbeit leistet, ist die Umkehrbarkeit: Lässt sich die Entscheidung zurücknehmen, und zu welchem Preis?

Eine umkehrbare Entscheidung kann schnell getroffen werden, von der Person, die dem Geschehen am nächsten ist, und in der nächsten Review korrigiert werden. Eine Entscheidung, deren Rücknahme teuer ist, verdient den langsamen Weg: mehr Menschen am Tisch, mehr Daten und ein Prozess, der die Einwände sichtbar macht, bevor die Entscheidung hinausgeht, so wie die integrative Entscheidungsfindung. Auf beide dasselbe Zeremoniell anzuwenden heißt, bei den kleinen Entscheidungen langsam und bei den großen übereilt zu werden.

Der zweite Filter ist der Zeitpunkt. Im letzten verantwortbaren Moment zu entscheiden, also kurz bevor sich die Optionen zu schließen beginnen, verhindert, dass die am wenigsten informierte Fassung einer Entscheidung festgeschrieben wird. Das ist kein Freibrief zum Aufschieben: Sobald eine Option verschwunden ist, ist der Moment vorbei.

Die Entscheidungen so zu sortieren hat einen Nebeneffekt, der es verdient, benannt zu werden: Es verhindert, dass alle Entscheidungen bei denselben zwei oder drei Personen zusammenlaufen, was genau der Ursprung der Entscheidungsmüdigkeit ist.

Beginnen Sie noch heute mit der agilen Entscheidungsfindung

Fangen Sie mit kleinen Entscheidungen an, damit Ihr Team schnelle Erfolge erlebt, ohne zu viel Risiko. Sobald das Vertrauen da ist, können Sie sich an wichtigere und komplexere Entscheidungen wagen.

Jerry Han, Marketingleiter von PrizeRebel, erklärt: „Wenn Sie bisher diejenige oder derjenige waren, der alle Entscheidungen getroffen hat, beginnen Sie, die zu delegieren, die sich delegieren lassen. Fangen Sie bei den kleinen Dingen an und steigern Sie sich hin zu wichtigeren und komplexeren Entscheidungen. Sie werden vielleicht überrascht sein, was Ihr Team hervorbringen kann.“

Wenn Sie auf Widerstände gegen Veränderung in Ihrem Team stoßen, sind kleine Schritte am Anfang ebenfalls ein hervorragendes Mittel, um zu beruhigen. Das zeigt, dass keine einzelne Entscheidung alles zum Kippen bringen kann, und lässt Raum zum Lernen und zum Wachsen.

Die agile Entscheidungsfindung kann den Arbeitsfluss Ihres Teams erheblich beschleunigen, Ihre eigene Entscheidungslast senken und zugleich Ihre Arbeitsbelastung verringern. Sie erlaubt den Teams, eigenständig zu handeln, sich schnell anzupassen und Entscheidungen bei Bedarf neu zu bewerten.

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