Onboarding neuer Mitarbeitenden: Ein 5-Phasen-Prozess (mit Checklisten)

Sie haben gerade jemanden eingestellt, herzlichen Glückwunsch!

Und jetzt?

Dieser Artikel hilft Ihnen, ein effektives und unvergessliches Onboarding-Erlebnis zu gestalten.

Wir werden die 5 Phasen des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende durchgehen:

1. Pre-Boarding
2. Allgemeines Onboarding im Unternehmen
3. Team- und Rollen-Onboarding
4. Kontinuierliche Entwicklung
5. Off-Boarding

Wir haben am Ende des Artikels kostenlose Onboarding-Checklisten und eine Vorlagenemail zum Willkommen zum Herunterladen hinzugefügt.

Warum ist das Onboarding neuer Mitarbeitender wichtig?

Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist entscheidend, da es zu einem positiven Gesamterlebnis der Mitarbeitenden beiträgt.

Ein effektives Onboarding hat positive Auswirkungen auf Ihre Arbeitgebermarke, das Engagement der Mitarbeitenden und die Fluktuationsrate.

Weniger Personalfluktuation

Heute machen Millennials die Mehrheit der Neulinge aus, und ihre Erwartungen an das Mitarbeitendenerlebnis sind wachsend. Den Verlust eines Mitarbeitenden aus der Millennial-Generation kann das Unternehmen zwischen 15.000 und 25.000 Dollar kosten, laut einer Studie.

Die Rekrutierung und das Onboarding spielen eine wichtige Rolle bei der Bekämpfung hoher Fluktuationsraten.

Rekrutierung geht nicht nur darum, das beste Profil für die Position zu finden, sondern auch darum, die richtigen Erwartungen zu setzen.

Für ein optimales Onboarding-Erlebnis sollten Sie damit beginnen, sicherzustellen, dass die Rekrutierung und das Onboarding effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren.

Höheres Engagement der Mitarbeitenden

Neue Mitarbeitende zu begrüßen bedeutet vor allem:

• ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein,
• sie in das Unternehmen und das Team zu integrieren, und
• sie schnell einsatzbereit zu machen.

Die Onboarding-Phase setzt auch den Ton.

Wenn Sie in einem selbstorganisierten Umfeld arbeiten, das Autonomie schätzt, sollte sich dies in Ihrem Onboarding-Prozess widerspiegeln.

Ein guter Onboarding-Plan findet ein Gleichgewicht zwischen Begleitung der neuen Mitarbeitenden Schritt für Schritt und der Ermöglichung, selbst in die Unternehmenskultur einzutauchen.

Was sind die verschiedenen Phasen eines erfolgreichen Onboardings?

Nach meiner Erfahrung hat jeder effektive Onboarding-Prozess 5 Schlüsselphasen.

Sie werden bemerken, dass ich zwischen einem allgemeinen Unternehmensorientierungsprogramm und einem Orientierungsprogramm auf Team- und Rollenebene unterscheide.

Bestimmte Informationen, Fähigkeiten und Schulungen sind für alle Mitarbeitenden relevant, während andere für eine bestimmte Rolle oder ein Team spezifisch sind.

Diese beiden Aspekte des Onboardings müssen behandelt werden, und es ist besser, sie separat zu bearbeiten.

Phase 1: Pre-Boarding

Sie haben die richtige Person gefunden, sie hat das Angebot angenommen, ein Startdatum ist festgelegt. Das Onboarding beginnt jetzt.

Glauben Sie nicht, dass es erst beginnt, wenn Ihr neuer Mitarbeitender die Bürotür passiert oder sich zum ersten Mal in Zoom einloggt.

Ein effektives Onboarding beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrags.

Es gibt oft einen Monat oder mehr zwischen der Unterzeichnung und dem ersten Tag. Was zu vermeiden ist, ist, diese neuen Mitarbeitenden während der Rekrutierungsphase zu verführen — und sie dann bis zu ihrer Ankunft zu ignorieren. Halten Sie den Kontakt!

Diese Zeitspanne zwischen Unterzeichnung und erstem Tag ist ideal, um die Beziehung zu wärmen und ihre Ankunft vorzubereiten.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist, dass der HR-Manager den Rekrutierungsmanager und/oder einen Onboarding-Buddy dem neuen Mitarbeitenden in einem Onboarding-Tool zuweist.

Auf diese Weise können der Rekrutierungsmanager und der Onboarding-Buddy eine Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass sich der neue Mitarbeitende willkommen fühlt, sobald er zugesagt hat, sich dem Team anzuschließen.

Diese Checkliste könnte so unterschiedliche Punkte enthalten wie:

• eine Willkommens-E-Mail vom CEO senden
• ein Foto des Teams mit einer Willkommensnachricht senden
• dem neuen Mitarbeitenden frühzeitigen Zugang zu unserer internen Messaging-Plattform
• ein Welcome-Kit mit Gadgets und Dokumentation senden, und
• den neuen Mitarbeitenden bitten, die bevorzugte IT-Konfiguration auszuwählen

Pre-Boarding ist wichtig, weil es dem neuen Mitarbeitenden ermöglicht, sich vorab in die Unternehmenskultur zu vertiefen. Dies ist besonders wichtig für neue Remote-Mitarbeitende, die nicht immer die Gelegenheit haben, Ihre Räumlichkeiten zu besuchen.

Phase 2: Allgemeines Onboarding im Unternehmen

Für den neuen Mitarbeitenden ist diese Orientierungsphase vor allem eine Gelegenheit zu:

• die Kultur und Geschichte des Unternehmens verstehen
• sich mit dem Einarbeitungshandbuch vertraut machen,
• sich mit den von der gesamten Unternehmung verwendeten Tools vertraut machen,
• die Struktur des Unternehmens und das Organigramm entdecken, und
• die Arbeitsweise verstehen.

Für Ihre Organisation besteht diese Onboarding-Phase darin:

• Büroschlüssel auszuhändigen, einen Arbeitsplatz zuzuweisen und Material bereitzustellen,
• Konten zu erstellen und Zugriff auf die richtigen Tools zu geben,
• alle notwendigen Formulare für HR und Payroll auszufüllen.

Ich empfehle, dass diese allgemeinen Onboarding-Verantwortungen bei einem Kreis wie Ihrem HR-Team oder dem People-Kreis liegen.

Obwohl ich empfehle, allgemeines Onboarding und Team & Rollen-Onboarding zu trennen, müssen die beiden Programme kohärent sein. Ich rate Ihnen dringend davon ab, das Rollen-Onboarding zu starten, bevor das allgemeine Onboarding abgeschlossen ist.

Ich weiß, dass Sie es kaum erwarten können, dass Ihr neuer Mitarbeitender beginnt beizutragen, da Sie ihn eingestellt haben, weil Sie ihn brauchten und seine Ressourcen so schnell wie möglich benötigen.

Doch wenn Sie zu schnell in die Rolle springen, zeigt meine Erfahrung, dass das allgemeine Onboarding leicht übersehen wird. Langfristig kann dies die Produktivität und Mitarbeitendentreue beeinträchtigen.

Ohne Transparenz und ohne ein formales, solides Onboarding auf Unternehmensebene wird es der neue Mitarbeitende schwer haben, die Informationen zu finden, die er braucht, um auf Teamebene zu performen.

Geben Sie den neuen Mitarbeitenden mindestens 3 Tage bis eine Woche — einige Unternehmen gehen sogar bis zu einigen Wochen — um das Unternehmen zu erkunden, einen Tag in anderen Abteilungen zu verbringen und alle notwendigen allgemeinen Kenntnisse aufzunehmen.

Schulen Sie sie ordnungsgemäß in Ihrer Arbeitsweise, Ihren Tools und Ihrer Kommunikation, bevor Sie sie in ihre Rolle einführen. Wenn Sie sie direkt am ersten Tag in ihre Rolle werfen, wird es später schwieriger sein, ihre Effizienz nachzuholen.

Das richtige Gleichgewicht zwischen unternehmensweiter und teamspezifischer Information finden

Bei der Optimierung des Onboarding-Programms bei Springest löste ich diese Spannung durch die Schaffung einer Rolle namens « Newbie ».

Jedes Mal, wenn jemand zu Springest kam, begann er sofort mit einer einzigen Rolle, der einzigen, die er in seiner ersten Woche innehatte.

Sobald das Onboarding-Programm abgeschlossen war, benachrichtigte ich den Lead Link, der ihm dann die Rolle des Springeteers zuwies.

(Springest arbeitete nach Holacracy und daher war der Lead Link dafür verantwortlich — aber Sie können wählen, die HR oder den Onboarding-Buddy zu benachrichtigen)

Dies markierte selbst einen Fortschritt bei der Rollenübernahme. Es war ein erstes kleines Erfolgserlebnis für den neuen Mitarbeitenden (juhu!).

Die Rolle des Springeteers ist die einzige Rolle, die von allen im Unternehmen geteilt wird und die einzige, die in dem Vertrag erwähnt wird und nicht aufgegeben werden kann. Viisi hat seitdem die Rolle von Viisionair eingeführt, und ich habe andere Unternehmen diesem Beispiel folgen sehen.

Phase 3: Team- und Rollen-Onboarding-Plan

Das Team- und Rollen-Onboarding wird hauptsächlich vom Onboarding-Buddy des neuen Mitarbeitenden durchgeführt.

Tipp Nummer 1, um die Effektivität des Onboarding-Prozesses zu erhöhen: Weisen Sie eine einzelne Person — den Onboarding-Buddy — als Ansprechpartner für alle Fragen zu. Denn neue Mitarbeitende haben VIELE Fragen!

Das ist völlig normal.

Aber es kann auch äußerst störend und schädlich für die Organisation sein, wenn man nicht aufpasst.

Einer Studie der Universität von Kalifornien in Irvine zufolge braucht es durchschnittlich 23 Minuten und 15 Sekunden, um sich nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Angesichts dessen und trotz guter Absichten des Teams ist es besser, zu vermeiden, dass neue Mitarbeitende alle fragen, indem sie ihre Fragen wild stellen.

Eine einzige Person benennen, um alle Fragen zu beantworten

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeitende in seinen ersten Wochen neben seinem Onboarding-Buddy sitzt. Auf diese Weise wird nur eine Person — die wirklich dafür verantwortlich ist — behelligt.

Wenden Sie die gleiche Logik auf Remote-Onboarding und interne Kommunikationstools an: Wenn ein neuer Mitarbeitender eine allgemeine Frage in einer großen Gruppe stellt, ohne jemanden speziell anzusprechen, erhalten alle eine Benachrichtigung. Wenn er die Gewohnheit annimmt, alle seine Fragen als Privatnachricht an seinen Buddy zu senden, wird nur eine Person behelligt.

Es ist leicht zu sehen, was am besten für die Organisation im Großen und Ganzen ist.

In der Tat kann die Unterstützung anderer außerhalb der eigenen Rolle unbeabsichtigte und nachteilige Folgen haben.

Eine Kultur der Problemlösung fördern

Wenn Sie schon lange in diesem Unternehmen arbeiten und die Antworten auf die meisten Fragen kennen, ist es sehr einfach und schnell für neue Mitarbeitende, Sie einfach zu fragen.

Und es ist Ihnen genauso einfach, ihnen direkt die Antwort zu geben.

Doch was jetzt einfach und schnell ist, ist nicht unbedingt der richtige Ansatz langfristig. Besonders in einer selbstorganisierten Umgebung, die Autonomie schätzt.

In einer selbstverwalteten Organisation ist die Schulung neuer Mitarbeitender, ihre Rollen zu übernehmen, eines der Hauptziele des Onboarding-Prozesses.

Wenn Sie während des Onboardings keine Autonomie fördern, wundern Sie sich nicht, wenn neue Mitarbeitende lange brauchen, um operativ zu werden und Initiative zu zeigen.

Natürlich müssen Sie für dies sicherstellen, dass Informationen verfügbar und leicht zu finden sind.

Teilweise deshalb haben wir Holaspirit gegründet: um das Onboarding neuer Mitarbeitenden zu erleichtern.

Es ist keine Onboarding-Software für HR-Profis, aber es ist zweifellos eine Mitarbeitenden-Onboarding-Lösung!

Es ist perfekt für:

• ‍klare Erwartungen für eine Rolle definieren,

‍

• sich mit der Organisationsstruktur des Unternehmens vertraut machen,

‍

• verstehen, wer was tut und wie verschiedene Teams zusammenarbeiten.

‍

Die Integration von Holaspirit in das strukturierte Onboarding-Programm ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, neuen Mitarbeitenden zu helfen, schnell Kompetenzen aufzubauen.

Wie man Ihre Zeit bewahrt und unterstützend bleibt

Sie müssen das richtige Gleichgewicht finden zwischen verfügbar sein für dringende Fragen und der Möglichkeit, unterbrechungsfrei zu arbeiten.

Eine Technik, die gut funktioniert, ist die Planung regelmäßiger täglicher oder wöchentlicher Frage- und Antwortsitzungen zum Onboarding, bei denen neue Mitarbeitende alle nicht dringenden Fragen stellen können.

Profi-Tipp: Wenn mehrere Menschen zur gleichen Zeit in Ihr Team kommen, organisieren Sie diese Frage- und Antwortsitzungen in Gruppen, um nicht die gleichen Fragen für jede Person beantworten zu müssen.

Wenn ein neuer Mitarbeitender Sie außerhalb dieser regelmäßigen Sitzungen unterbricht, um eine Frage zu stellen, machen Sie es zur Gewohnheit, zu fragen, ob er sofortige Hilfe benötigt oder ob es bis zur nächsten Frage- und Antwortsitzung warten kann.

Wenn er sofortige Hilfe braucht, fragen Sie ihn, was er bereits versucht hat, wo er gesucht hat oder wo er anfangen würde, um es zu lösen.

Können Sie es nicht finden? Lassen Sie mich zeigen, wo Sie suchen!

Natürlich muss sich der Onboarding-Buddy an die Situation anpassen.

Wenn Sie bemerken, dass jemand schüchtern ist und Schwierigkeiten beim Fragen hat, denken Sie daran, ihn den ganzen Tag über zu besprechen, um sicherzustellen, dass er nicht völlig verloren ist.

Für Remote-Onboarding stellen Sie sicher, dass sich der neue Mitarbeitende unterstützt und in das Team integriert fühlt. Das Einladen von 1 oder 2 Personen, um Ihren virtuellen Onboarding-Frage- und Antwortsitzungen beizuwohnen, kann eine großartige Möglichkeit für neue Mitarbeitende sein, mehr über das Unternehmen zu erfahren.

Phase 4: Kontinuierliche Entwicklung

Feedback einsammeln, um den Prozess zu verfeinern

Um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren, planen Sie regelmäßige Check-ins über mindestens 3 Monate, um Feedback einzusammeln.

Wie fühlen sie sich im Hinblick auf ihr Onboarding-Erlebnis?

Was schätzen sie?

Was könnte verbessert werden?

Fehlen ihnen Informationen?

Würden sie es vorziehen, dass bestimmte Schritte früher stattfinden?

Ein neuer Blick = neue Perspektiven

Neue Mitarbeitende bringen einen neuen Blick auf alle Aspekte Ihrer Organisation mit, nicht nur auf den Onboarding-Prozess.

Sie sind noch nicht in Ihrer Arbeitsweise verhärtet.

Deshalb frage ich gerne nach ehrlichem Feedback neuer Mitarbeitenden über unsere Arbeitsweise. Ich bitte sie um eine Liste von Verbesserungen, die sie einführen würden, wenn es ihre Entscheidung wäre.

Es ist unglaublich, was man über die eigenen Prozesse lernen kann, aber auch über die Cleverness dieser neuen Juwelen, die man eingestellt hat.

Machen Sie während der ersten 3 Monate regelmäßig mit dem Onboarding-Buddy weiter. Behalten Sie einen wöchentlichen Slot für Frage- und Antwortsitzungen, aber bewerten Sie wöchentlich oder alle zwei Wochen mit dem neuen Mitarbeitenden, ob diese Sitzungen noch notwendig sind.

Phase 5: Off-Boarding

Die Art und Weise, wie Sie Mitarbeitende behandeln, die die Organisation verlassen, sagt viel über Ihre Unternehmenskultur aus.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über Ihre aktuellen Off-Boarding-Prozesse nachzudenken:

• Entsprechen sie Ihren Werten?
• Wertschätzen sie die Person, die geht?
• Beruhigen sie diejenigen, die bleiben, bezüglich Ihrer Zuverlässigkeit?

Es muss nicht ausgefallen sein, solange es aufrichtig und wohlwollend ist.

Je nach Betriebszugehörigkeit kann ein einfacher Kaffee, bei dem Sie die Teams zusammenbringen, um jemandem für seine Zeit zu danken, ausreichen.

Es ist nicht notwendig, eine Fassade zu spielen und zu behaupten, dass alles in Ordnung ist, wenn eine schwierige Zusammenarbeit endet — aber vermeiden Sie auch, jemanden komplett zu ignorieren.