Was sind die Herausforderungen bei einem digitalen Transformationsprojekt?

Die digitale Transformation: DAS Schlagwort, das seit der Covid-19-Krise in aller Munde ist. Weltweit sollen Unternehmen laut IDC im Jahr 2022 rund 1,8 Billionen US-Dollar in ihre digitale Transformation investiert haben. Warum all dieses Geld? Ganz einfach, weil das Digitale ein starker Wachstumsmotor in Unternehmen ist! Tatsächlich schätzen 41 % der Kleinstunternehmen, KMU und mittelständischen Unternehmen, die 2021 von Ipsos befragt wurden, dass es zu einer Umsatzsteigerung beiträgt.

Neben der Funktion als Wachstumsmotor können digitale Transformationsprojekte auch die Informationstransparenz erhöhen, die Agilität der Teams steigern, Arbeitsweisen optimieren, das Mitarbeiterengagement fördern und die Kundenzufriedenheit verbessern. Es ist also verständlich, warum sie sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor so beliebt sind!

Allerdings birgt diese Transformation auch zahlreiche Herausforderungen. Legacy-Management, interne Widerstände, mangelnde digitale Reife... Was sind die wichtigsten Herausforderungen der digitalen Transformation? Und wie lassen sie sich überwinden? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihr nächstes digitales Projekt zum Erfolg zu führen!

1. Eine klare Vision und klare Ziele definieren

Das Fehlen einer Vision ist einer der Hauptgründe, warum digitale Transformationsprojekte scheitern. Diese Vision entspricht dem, was das Unternehmen sein und werden möchte – also dem Warum seines Handelns. Sie ermöglicht es, Teams zu inspirieren und zu motivieren sowie die Maßnahmen festzulegen, die erforderlich sind, um diesem Ideal so nahe wie möglich zu kommen.

Lesen Sie auch: Fred Cavazza: „Die Vision ist der Schlachtruf der digitalen Transformation"

Die Vision ist also die Grundlage Ihrer digitalen Transformationsstrategie. Sobald diese Vision geklärt ist, ist es auch wichtig, die Ziele des Projekts zu definieren. Nutzen Sie dafür am besten den OKR-Ansatz (Objectives and Key Results), der es ermöglicht, Ziele klar abzugrenzen und ihnen zu erreichende Schlüsselergebnisse zuzuordnen.

Natürlich geht es nicht darum, diese Ziele willkürlich festzulegen, sondern vielmehr darum, sich auf konkrete Analysen und Feedback zu stützen, das Sie erhalten haben. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Zusammenarbeit der Teams zu optimieren, fragen Sie sich...

• Welche Prozesse sind für die kollaborative Arbeit eingerichtet?
• Welche kollaborativen Plattformen nutzen die Teams?
• Wie zufrieden sind sie mit diesen Tools (und warum)?
• Wie viel Zeit verbringen sie täglich damit?

Die Analyse dieser Daten kann dabei helfen, festzustellen, ob eine Änderung der Tools oder Prozesse sinnvoll sein könnte, und ob der Wandel intern gut aufgenommen wird. Dies kann Ihnen dann helfen, präzise Ziele für das Projekt festzulegen!

2. Die Unterstützung der Führungsebene gewinnen

Die Unterstützung der Führungsebene zu gewinnen ist einer der wesentlichen Schritte bei einem digitalen Transformationsprojekt – aber oft eine echte Herausforderung! Tatsächlich ist die Führungsebene nicht immer begeistert von großen Veränderungen. Sie müssen daher Ihre Argumentation sorgfältig vorbereiten und insbesondere folgendes klären:

• den Grund, warum Sie dieses Projekt starten möchten,
• die Probleme, die dadurch gelöst werden,
• die konkreten Vorteile, die es der Organisation und allen Stakeholdern (Mitarbeitende, Kund:innen, Partner:innen usw.) bringen wird,
• die messbaren Ergebnisse, die Sie erreichen können,
• mögliche Hindernisse, die Sie begegnen könnten, und wie Sie diese lösen wollen.

Im Vorfeld können Sie auch Führungskräfte informell befragen – zum Beispiel mit ein paar Fragen beim Kaffeeautomaten 😉. Was halten sie von einem Unternehmen, das einen Digital Workplace eingeführt hat? Kennen sie agile Arbeitsmethoden und haben sie schon darüber nachgedacht, diese zu übernehmen? Diese Fragen – so nebensächlich sie auch erscheinen mögen – sind ein gutes Mittel, die Stimmung zu erfühlen und die Argumente zu identifizieren, die zur Überzeugung nötig sind.

Lesen Sie auch: 7 schlagkräftige Argumente, um Ihre Geschäftsführung von einem soziales Unternehmensnetzwerk-Projekt zu überzeugen

3. Das Informationssystem modernisieren

Die Herausforderung der digitalen Transformation betrifft auch die IT-Abteilung (Informationssystemdirektion), die oft mit Legacy-Systemen (oder Altsystemen) umgehen muss. Dieses Legacy umfasst alle veralteten Software- und Hardwarelösungen, die noch in der Organisation eingesetzt werden und nicht mit neuen Systemen interagieren können. Diese alternden Systeme sind oft schwierig und teuer zu warten, was digitale Transformationsprojekte verzögern und verkomplizieren kann.

Laut einer Couchbase-Umfrage verbringen 60 % der Architekten ihre Zeit mit der Verwaltung von Legacy-Systemen, anstatt die digitale Transformation voranzutreiben, und 72 % sind der Meinung, dass dies die Implementierung ihrer digitalen Projekte hemmt.

Um ihre digitale Transformation erfolgreich durchzuführen, müssen IT-Abteilungen daher ihr Informationssystem modernisieren. Es gibt verschiedene Ansätze zur Reduzierung der technischen Schulden, zum Beispiel die Migration in die Cloud, der Wechsel zu einer Microservices-Architektur (die mehrere Dienste in einer einzigen Anwendung integriert) oder das Refactoring, das darin besteht, die Codestruktur zu ändern, ohne ihre ursprüngliche Funktion zu ändern.

Sie wissen nicht, welchen Ansatz Sie wählen sollen? Entdecken Sie hier alle unsere Best Practices zur Modernisierung Ihres Informationssystems.

4. Die richtigen digitalen Tools einsetzen

Häufig erfordert ein digitales Transformationsprojekt auch den Einsatz neuer digitaler Tools, entweder um Bestehendes zu ersetzen, das den Anforderungen nicht (mehr) entspricht, oder um neue Anforderungen zu erfüllen.

Hier sind unsere Empfehlungen, um diese Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern:

• Bewerten Sie Ihre digitale Reife, indem Sie den Einsatz digitaler Tools in Ihrer Organisation untersuchen: Wie werden sie genutzt? Entsprechen sie den Bedürfnissen der Nutzenden? Sind sie wirklich effektiv?
• Identifizieren Sie die Tools, die eingeführt und ersetzt werden sollen
• Erstellen Sie ein Pflichtenheft, das die Anforderungen der Führungsebene und der Mitarbeitenden sowie die wichtigsten Auswahlkriterien (in Bezug auf Funktionen, Zugänglichkeit, Sicherheit, Preis, Ergonomie usw.) auflistet
• Führen Sie einen Benchmark durch, um die besten Lösungen zu identifizieren, die Ihren Kriterien entsprechen
• Testen Sie die vorausgewählten Lösungen und wählen Sie diejenige, die am besten zu Ihnen passt

Je nach geäußerten Bedürfnissen und bereits implementierten Lösungen können Sie sich für eine All-in-one-Lösung (die mehrere Anwendungen an einem Ort vereint) oder eine „Best-of-Breed"-Software (spezialisiert auf einen bestimmten Bereich) entscheiden. Einige Plattformen ermöglichen es Ihnen auch, diese Ansätze zu kombinieren, indem Sie die Module Ihrer Wahl aktivieren. Das ist zum Beispiel bei Talkspirit der Fall, einem 100 % französischen Digital Workplace, der genutzt werden kann, um die interne Kommunikation, das Community-Management, die kollaborative Arbeit oder alle drei gleichzeitig zu erleichtern!

Talkspirit entdecken

5. Eine Governance einrichten

Eine Governance einzurichten ist eine weitere Herausforderung bei einem digitalen Transformationsprojekt. Sie ermöglicht es Ihnen, alle Richtlinien und Prozesse rund um das Projekt zu klären und damit den Teams einen Rahmen zu geben.

Nehmen wir das Beispiel eines sozialen Unternehmensnetzwerks (SUN). Häufig nutzt die Organisation bereits andere Tools, bevor sie ein SUN einführt. Es ist daher wichtig, von Anfang an zu klären:

• welchen Stellenwert diese Plattform im bestehenden Tool-Ökosystem einnimmt,
• wie die verschiedenen Tools miteinander interagieren,
• für welche Anwendungsfälle das SUN genutzt werden soll,
• und wie Informationen auf dem Tool geteilt werden sollen (über einen Beitrag, eine Chat-Nachricht, die Erstellung einer Inhaltsseite in Ihrer Bibliothek usw.).

Diese verschiedenen Prozesse zu klären mag mühsam erscheinen, aber glauben Sie uns: Es ist eine unverzichtbare Investition, um Ihre digitale Transformation zu beschleunigen!

6. Den Widerstand gegen Veränderungen bekämpfen

Veränderungen lösen starke Emotionen aus! Schock, Angst, Verleugnung, Wut... Jede:r reagiert anders auf Veränderungen und durchläuft oft mehrere Phasen, wie sie durch die Kübler-Ross-Kurve unten veranschaulicht werden. Aber wie lässt sich dieser Widerstand gegen Veränderungen bekämpfen? Das ist noch eine weitere Herausforderung der digitalen Transformation.

Um Hindernisse bei Veränderungen bestmöglich zu antizipieren, müssen Sie zunächst die Mitarbeitenden kennenlernen, die sich anpassen müssen. Fragen Sie sich insbesondere:

• Welche Arbeitsgewohnheiten haben sie?
• Was haben sie durch Ihr digitales Transformationsprojekt zu gewinnen?
• Sind sie mit digitalen Tools vertraut?
• Neigen sie eher dazu, Veränderungen anzunehmen oder abzulehnen?

Diese Fragen vorab zu klären ermöglicht es Ihnen, leichter zu identifizieren, welche Mitarbeitenden am ehesten Widerstand gegen Veränderungen leisten werden, und auch darüber nachzudenken, wie diese Transformation am besten kommuniziert werden sollte. Denn ja: ein gutes Change-Management beginnt mit guter Kommunikation!

Hier sind unsere Empfehlungen für ein optimales Change-Management:

• Binden Sie Mitarbeitende so früh wie möglich in das Projekt ein und lassen Sie sie an Entscheidungen mitwirken
• Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten ist, um zu erklären, warum und wann die Veränderung stattfindet, was sie beinhaltet, wie sie die Mitarbeitenden beeinflusst und welche Vorteile sie ihnen bringen wird
• Bereiten Sie ein Schulungsprogramm vor, um die digitalen Kompetenzen der Teams zu entwickeln und ihnen zu helfen, sich an die digitale Transformation anzupassen
• Hören Sie zu auf das Feedback und die Frustration der Mitarbeitenden
• Beweisen Sie ihnen eindeutig, dass Ihr digitales Transformationsprojekt ihnen im Alltag helfen wird (anhand konkreter Beispiele – das ist oft das Überzeugendste!)

7. Die Umweltauswirkungen begrenzen

Ein digitales Transformationsprojekt kann auch Herausforderungen auf Umweltebene mit sich bringen. Laut einem Bericht der ADEME und Arcep ist die digitale Technologie für 3 bis 4 % der Treibhausgasemissionen weltweit verantwortlich. Und wenn nichts dagegen unternommen wird, könnte unser digitaler CO2-Fußabdruck bis 2040 um 60 % wachsen!

Sie haben es verstanden: die Förderung von digitaler Suffizienz ist inzwischen unerlässlich, um die Umweltauswirkungen der digitalen Transformation zu begrenzen. Ein Ansatz, der insbesondere folgendes erfordert:

• Anwendungen zu rationalisieren, indem Duplikate eliminiert und All-in-one-Software gewählt wird (wie Talkspirit!),
• bevorzugt weniger energieintensive digitale Tools einzusetzen (zum Beispiel Chat statt E-Mail für die interne Kommunikation zu nutzen),
• einen verantwortungsvollen Umgang mit diesen Tools und auch mit den IT-Geräten, die wir nutzen, zu fördern,
• die Mitarbeitenden für die Bedeutung der digitalen Suffizienz zu sensibilisieren.

Lesen Sie auch: Warum und wie man eine CSR-Strategie in Ihrer Organisation einführt?

Bei Talkspirit liegt es uns am Herzen, Organisationen bei der Umsetzung dieses Ansatzes der digitalen Suffizienz zu unterstützen. Deshalb stellen wir ihnen ein kollaboratives All-in-one-Tool zur Verfügung, das mehrere spezialisierte Tools ersetzen kann, sowie maßgeschneiderte Begleitdienstleistungen, um verantwortungsvolle digitale Nutzung in den Teams zu fördern. Kontaktieren Sie unser Team, um mehr zu erfahren!

Einen Experten kontaktieren

8. Den Return on Investment messen

Es ist Zeit für eine Bilanz! Jedes digitale Transformationsprojekt muss einen Return on Investment (ROI) vorweisen können. Allerdings ist das alles andere als einfach! Laut einer EY-Studie wissen 3 von 5 Unternehmen nicht, wie viel sie 2021 in die Digitalisierung investiert haben, und nur 41 % der Unternehmen haben den ROI gemessen (was jedoch immer noch eine Verbesserung gegenüber dem Vorjahr darstellt).

Wie lässt sich dieser ROI berechnen? Und auf welche Kennzahlen sollte man sich stützen? Das ist eine weitere Herausforderung der digitalen Transformation, bei der wir Ihnen helfen werden.

Bevor Sie den Return on Investment messen, müssen Sie zunächst Erfolgsindikatoren (oder KPIs) definieren, die auf den Umfang und die Ziele des Projekts zugeschnitten sind. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Team-Performance zu verbessern, können Sie mehrere Performance-Hebel in Ihre KPIs integrieren: das Niveau des Mitarbeiterengagements, die durch Aufgabenautomatisierung gewonnene Zeit, das Informationstransparenzniveau, die Geschwindigkeit, mit der Projekte durchgeführt und Entscheidungen getroffen werden, usw.

Alle diese KPIs sollten regelmäßig über im Voraus festgelegte Zeiträume gemessen werden. Nehmen Sie sich bei der Analyse die Zeit, die Zahlen zu erklären: inwiefern ermöglichen sie es, die Projektziele und allgemein die Organisationsziele zu erreichen? Mithilfe dieser Analyse erhalten Sie einen Überblick über den Return on Investment Ihrer digitalen Transformation und können so die Bedeutung des Projekts intern rechtfertigen.

*
* *

Fazit

Die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern kann oft komplex erscheinen, insbesondere wenn die Organisation wenig digitalisiert ist und/oder wenig Erfahrung damit hat. Aber die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt! Vergessen Sie auch nicht, dass die digitale Transformation Aufgabe aller ist. Es ist daher wichtig, alle Bereiche in Ihre digitalen Projekte einzubeziehen – sowohl um ein Klima des Vertrauens zu schaffen als auch um das Change-Management zu erleichtern. Und natürlich: Scheuen Sie sich nicht, sich begleiten zu lassen! Ob Sie neue digitale Tools oder Prozesse einführen möchten – unser Team kann Ihnen Ratschläge und Best Practices geben, um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. Kontaktieren Sie uns, um darüber zu sprechen.

Möchten Sie erfahren, wie andere Unternehmen die Herausforderungen der digitalen Transformation gemeistert haben? Laden Sie unseren Praxisleitfaden mit 10 Beispielen digitaler Initiativen herunter

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Beispiele erfolgreicher digitaler Transformationsprojekte" erfahren Sie, wie 10 internationale Unternehmen ihre digitale Transformation beschleunigt haben, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren, welche Strategien sie verfolgt haben und welche Ergebnisse sie erzielt haben.

Herunterladen