Sollte man E-Mails für die interne Kommunikation nutzen?

Laut der jüngsten Studie von Lecko geben 64 % der Mitarbeitenden an, dass die E-Mail eines der wichtigsten Werkzeuge ist, mit denen sie kommunizieren und mit ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten. Das zeigt, dass die Nutzung der E-Mail in Organisationen nach wie vor tief verankert ist.

Man muss es allerdings zugeben: Wir gehen mit diesem Werkzeug nicht immer gut um. Für die Kommunikation mit externen Beteiligten kann es sich als nützlich erweisen, intern ist sein Einsatz jedoch nicht immer sinnvoll. Welchen Platz hat die E-Mail also in der internen Kommunikation? Und sollte man sie wirklich weiterhin nutzen, um Informationen mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen?

Wir entschlüsseln für Sie die Probleme, die die interne E-Mail aufwirft, die guten und die schlechten Verwendungen dieses Werkzeugs sowie die Alternativen, die Ihrer internen Kommunikation neuen Schwung geben können.

Interne E-Mails: klar erkannte Probleme

Werden interne E-Mails nicht mit Maß eingesetzt, können sie für Ihre Organisation und Ihre Mitarbeitenden zahlreiche Probleme schaffen, darunter:

Die Schwierigkeit, Informationen wiederzufinden

Ein Kollege hat Ihnen ein Dokument per E-Mail geschickt, und Sie finden es nicht mehr? Wenn Ihnen das schon einmal passiert ist, haben Sie das Dokument vermutlich reflexartig über die Suchleiste Ihres Postfachs gesucht, oft jedoch ohne Erfolg …

Der Grund ist einfach: Die E-Mail ist nicht dafür gemacht, eine Vielzahl interner Informationen und Dokumente zu teilen. Ein Dokument unter Tausenden von E-Mails zu suchen, ist ein bisschen wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen: zeitaufwendig und wenig unterhaltsam 😅.

Andere Werkzeuge für die interne Kommunikation (wie die weiter unten genannten) können Ihnen helfen, den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Nutzen Sie sie also!

Die Informationsüberflutung

Am anderen Ende des Spektrums kann eine Flut von E-Mails auch eine Informationsüberflutung erzeugen, also ein Übermaß an Informationen, das Ihre Mitarbeitenden nicht mehr verarbeiten können. Im Durchschnitt soll diese Informationsüberflutung 80 % der Beschäftigten weltweit betreffen und sich wie folgt äußern:

• mehr Stress,
• eine höhere mentale Belastung,
• und ein Verlust an Produktivität.

Je mehr E-Mails Ihre Mitarbeitenden erhalten, desto schwerer fällt es ihnen, den eingehenden Informationsfluss zu bewältigen. Die Folge: Sie können wichtige Informationen übersehen, insbesondere wenn diese ausschließlich per E-Mail mitgeteilt werden.

Der Rückgang der Produktivität

Zu viele interne E-Mails können auch der Produktivität schaden. Laut McKinsey, verbringen die Mitarbeitenden jede Woche rund 28 % ihrer Arbeitszeit damit, ihre E-Mails zu bearbeiten. Interne und externe E-Mails, die man lesen, sortieren und priorisieren muss, um so schnell wie möglich zu antworten.

Wenn Sie die interne Kommunikation per E-Mail reduzieren, verbringen Ihre Mitarbeitenden weniger Zeit mit diesen Aufgaben. Zeit, die sie anschließend in ihre wichtigen Projekte investieren können und die ihnen hilft, leistungsfähiger zu werden.

Verwendungen, die besser beherrscht werden müssen

Diese Probleme hängen nicht wirklich mit der E-Mail selbst zusammen, sondern mit der Art, wie wir sie nutzen. Wenn Sie sie weiterhin für Ihre interne Kommunikation einsetzen möchten, ist es daher entscheidend, zu klären, in welchen Situationen die E-Mail geeignet ist und in welchen nicht.

Die schlechten Verwendungen der internen E-Mail

Vielleicht sind Sie schon einmal Opfer langer interner E-Mail-Ketten geworden, mit denen ein Termin für ein Meeting gefunden oder über Aufgaben mit geringem Mehrwert diskutiert werden sollte? Interne E-Mails, die sich manchmal hätten vermeiden lassen, etwa mit einer Chat-Nachricht oder einem Beitrag in Ihrem internen sozialen Netzwerk.

Um diesem schlechten Umgang mit internen E-Mails ein Ende zu setzen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Teams einige Leitlinien an die Hand zu geben. Es ist nämlich wichtig zu erklären, dass die E-Mail NICHT dafür gedacht ist:

• Gespräche in Echtzeit,
• den Versand sensibler Daten (Passwörter, Kundendaten …),
• die kollaborative Arbeit,
• das Projektmanagement im Unternehmen,
• die Ablage von Dokumenten,
• die Bewältigung von Konflikten,
• den Wissensaustausch,
• usw.

Die guten Verwendungen der internen E-Mail

Umgekehrt eignet sich die E-Mail besser für:

• den Versand eines internen Newsletters, der die Neuigkeiten Ihrer Organisation zusammenfasst,
• den Versand von Benachrichtigungen und Erinnerungen (zum Beispiel, um die Mitarbeitenden über eine Veranstaltung oder über neue Beiträge in Ihrem Intranet zu informieren),
• die Weiterleitung externer Inhalte, die per E-Mail eingegangen sind und für Ihre Kolleginnen und Kollegen interessant sein könnten (zum Beispiel bewährte Praktiken aus dem Fachbereich oder eine Einladung zu einer Messe),
• den Austausch mit externen Beteiligten außerhalb der Organisation (sofern diese nicht in Ihr internes soziales Netzwerk eingeladen sind).

Allerdings nur, wenn Ihre Teams mehrere bewährte Praktiken beachten, zum Beispiel:

• die Zahl der Empfänger so weit wie möglich begrenzen (und insbesondere die Zahl der Personen in Kopie), damit die E-Mail relevant bleibt,
• einen klaren Betreff setzen (vergessen Sie nicht: Er ist das Erste, was man sieht 👀)
• kurze E-Mails bevorzugen, die angenehm zu lesen sind, zum Beispiel mit Aufzählungen und Fettdruck für die wichtigen Informationen (eine E-Mail ist kein Artikel, verzichten Sie also auf eine ganze Textseite ❌),
• nicht zu viele Anhänge verschicken und, falls nötig, lieber den Link zu einem Drive-Ordner senden,
• seine E-Mails regelmäßig aufräumen, und zwar um ihren digitalen CO2-Fußabdruck zu verringern und die Informationsüberflutung zu vermeiden.

Die besten Alternativen zur E-Mail für die interne Kommunikation

Jetzt, da Sie wissen, wie interne E-Mails richtig eingesetzt werden, fragen Sie sich vielleicht, welche Werkzeuge Sie alternativ nutzen können, um effizient und sicher zu kommunizieren 🤔. Die gute Nachricht: Davon gibt es viele! Je nach Bedarf können Sie insbesondere nutzen:

• einen Instant-Messenger: um live mit Ihren Mitarbeitenden zu chatten,
• ein Videokonferenz-Werkzeug: um den Austausch von Ideen zu fördern und die Mitarbeitenden in Entscheidungen einzubinden,
• ein Drive: um die wichtigen Dokumente Ihrer Organisation abzulegen,
• eine Projektmanagement-Software: um den Fortschritt Ihrer internen Projekte zu steuern und zu verfolgen und Ihren eigenen Redaktionskalender zu erstellen,
• ein Intranet oder soziales Unternehmensnetzwerk: um den Informationsfluss zu erleichtern und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

Lesen Sie auch: Produktivität: die 12 Alternativen zur E-Mail

Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele Werkzeuge gleichzeitig zu nutzen, sonst stehen Sie am Ende vor denselben Problemen wie oben beschrieben. Wenn Sie Ihre Anwendungen so weit wie möglich straffen möchten, ist es am besten, sich für ein All-in-one-Werkzeug zu entscheiden, das alle Funktionen bündelt, die Sie benötigen.

Interne E-Mails regeln: wer schreibt an wen, und über welchen Kanal

Die richtigen Werkzeuge zu wählen, löst nur die Hälfte des Problems. Die andere Hälfte betrifft die Spielregeln, und die stehen meistens nirgendwo geschrieben. Organisationen, die ihre internen E-Mails wieder in den Griff bekommen, sind jene, die drei Fragen ausdrücklich entschieden haben: wer an alle schreiben darf, welcher Kanal welche Art von Nachricht trägt und wer für jeden Kanal verantwortlich ist. Ohne diese Antworten fügt jedes neue Werkzeug schlicht einen weiteren Ort hinzu, an dem man unterbrochen wird.

Entscheiden, wer an die gesamte Organisation schreiben darf

Eine E-Mail an alle ist eine knappe Ressource, und sie als solche zu behandeln, senkt das Volumen sofort. Behalten Sie den allgemeinen Verteiler einigen benannten Absendern vor (interne Kommunikation, Personalabteilung, Geschäftsleitung) und leiten Sie alle anderen Anfragen über sie. Die Führungskräfte behalten den Verteiler ihres Teams. Was diese Regel abschafft, sind keine nützlichen Informationen: Es ist die Nachricht, die an das ganze Unternehmen geht, weil das einfacher war, als die zwölf richtigen Empfänger zu bestimmen.

Jede Art von Nachricht einem Kanal zuordnen

Die meisten Debatten über interne E-Mails drehen sich in Wahrheit nicht um die E-Mail. Sie drehen sich um eine Nachricht, die am falschen Ort gelandet ist: eine Entscheidung, die in einem Thread vergraben liegt, eine Prozedur, die in vier Fassungen existiert, eine Frage, die zwei Tage unbeantwortet blieb. Eine kurze Tabelle klärt die Frage ein für alle Mal und gibt neuen Mitarbeitenden schon in ihrer ersten Woche einen Orientierungspunkt.

Halten Sie diese Tabelle in einer Kanal-Charta fest: eine Seite, die Ihre Kanäle auflistet, den Zweck jedes einzelnen, seinen Verantwortlichen und die erwartete Antwortzeit. Überarbeiten Sie sie bei jedem Werkzeug, das hinzukommt oder verschwindet, denn eine Charta, die niemand aktualisiert, ist binnen eines Quartals vergessen. Wenn Sie eine neue Plattform einführen, gehört die Charta zum Startplan und nicht zur Zeit danach: siehe unsere 4 Schritte für die Einführung eines neuen Werkzeugs für die interne Kommunikation. Und falls Ihnen der Zuschnitt der einzelnen Kanäle noch unklar erscheint: Wir haben den Unterschied zwischen E-Mail, Intranet und einer Kollaborationsplattform ausführlich erläutert.

Auch Regeln für die Versandzeiten festlegen

Interne E-Mails zu regeln heißt auch, festzulegen, wann sie nicht verschickt werden sollen. Eine um 23 Uhr geschriebene E-Mail wird als Erwartung gelesen, ganz gleich, was ihr Verfasser beabsichtigt hat. Zeitversetzter Versand, eine angekündigte Ruhezeit und Führungskräfte, die sie sichtbar einhalten, kosten nichts und machen das Recht auf Nichterreichbarkeit lebendig.

Erkennen, wann die E-Mail nicht der richtige Kanal war

Man braucht kein Analysewerkzeug, um zu erkennen, dass eine Nachricht ihr Ziel verfehlt hat. Die Signale sind sichtbar: dieselbe Frage, die drei Tage später im Chat erneut gestellt wird, ein Thread mit „Allen antworten“, der das Original korrigiert, Kolleginnen und Kollegen, die die Nachricht an jene weiterleiten, die sie hätten erhalten sollen, eine per E-Mail angekündigte Entscheidung, die niemand umsetzt. Jedes dieser Signale zeigt, dass diese Art von Nachricht woanders hingehört. Und wenn Sie bereits KPIs der internen Kommunikation verfolgen, lesen Sie Ihre E-Mail-Statistiken als das, was sie sind: Eine Öffnungsrate sagt, dass der Betreff funktioniert hat, nicht dass die Nachricht verstanden oder umgesetzt wurde.

Talkspirit, das All-in-one-Werkzeug für Ihre interne Kommunikation

Genau für diesen Bedarf haben wir Talkspirit entwickelt: eine zu 100 % französische Plattform, die alle Werkzeuge vereint, die Sie brauchen, um Ihre interne Kommunikation und die Arbeit Ihrer Teams zu vereinfachen. Und das alles auf sichere Weise.

Dort finden Sie insbesondere:

• ein Startportal und einen Newsfeed, um Informationen mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen und ihnen Reaktionen zu ermöglichen, aber auch um Ihre Fachanwendungen zu bündeln,
• eine Bibliothek, um das dauerhafte Wissen Ihrer Organisation zu bündeln (zum Beispiel Prozesse, Ressourcen usw.),
• ein Drive und eine Online-Bürosuite, um das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern,
• ein Chat- und Videokonferenzmodul, um den Austausch zwischen den Mitarbeitenden zu erleichtern,
• ein Verzeichnis, um mit einem Klick zu erkennen, wer was in der Organisation macht.

Eine Plattform, ein einziger Ort, an dem man nachsieht. 👀

Genau darum geht es: Je weniger Postfächer und Werkzeuge Ihre Teams jonglieren müssen, desto weniger interne E-Mails produzieren sie. Eine einmal veröffentlichte Information bleibt für alle sichtbar, die sie betrifft, ohne dass eine Kopie in sämtlichen Postfächern des Unternehmens landet 🙌.

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Fazit

Auf die Frage „soll man die E-Mail weiterhin für die interne Kommunikation nutzen“ antworten wir: ja, aber sparsam und für die richtigen Zwecke! Auch wenn die E-Mail eher für die externe Kommunikation geeignet ist, kann sie (von Zeit zu Zeit) auch intern eingesetzt werden, zum Beispiel um eine Zusammenfassung der auf Ihrer internen Kommunikationsplattform geteilten Informationen zu verschicken und die Mitarbeitenden so zu ermutigen, sich dort anzumelden.

Die E-Mail darf jedoch nicht Ihr einziges Werkzeug sein, über das Sie Informationen teilen. Im Gegenteil! Andere Programme (insbesondere das Intranet und das soziale Unternehmensnetzwerk) eignen sich besser dafür und ermöglichen es, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Am besten bündeln Sie also den Großteil Ihrer internen Kommunikation in einem solchen Werkzeug und behalten die E-Mail in der Hinterhand, falls Sie sie zwischendurch benötigen.

Möchten Sie weitere bewährte Praktiken, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern? Lesen Sie unseren Praxisleitfaden mit den Initiativen von 10 unserer Kunden:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation“ entdecken Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Kniffe, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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