Sollte man E-Mail für die interne Kommunikation nutzen?

Nach einer aktuellen Studie von Lecko geben 64 % der Mitarbeitenden an, dass E-Mail eines der wichtigsten Werkzeuge ist, das sie für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit ihren Kolleginnen und Kollegen nutzen

. Dies zeigt, dass die Nutzung von E-Mail in Organisationen immer noch fest verankert ist.

Es muss allerdings eingestanden werden: Wir nutzen dieses Werkzeug nicht immer richtig. Während E-Mail für die Kommunikation mit externen Stakeholdern nützlich sein kann, ist ihre Nutzung intern nicht immer sinnvoll. Welche Rolle spielt E-Mail also in der internen Kommunikation? Und sollten wir sie wirklich weiterhin nutzen

, um Informationen mit unseren Mitarbeitenden zu teilen?

Wir entschlüsseln für Sie die Probleme, die durch interne E-Mails

entstehen, die guten und schlechten Usancen dieses Werkzeugs sowie die Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten, um Ihrer internen Kommunikation einen Schub zu geben.

Interne E-Mails: bekannte Problematiken

Wenn sie nicht mit Bedacht eingesetzt werden, können interne E-Mails für Ihre Organisation und Ihre Mitarbeitenden zu zahlreichen Problemen führen, darunter:

Schwierigkeiten bei der Informationsfindung

Ein Kollege oder eine Kollegin hat Ihnen ein Dokument per E-Mail geteilt, aber Sie können es nicht mehr finden? Falls Ihnen diese Situation schon passiert ist, haben Sie wahrscheinlich versucht, Ihr Dokument in der Suchleiste Ihres E-Mail-Postfachs zu suchen – oft ohne Erfolg…

Der Grund ist einfach: E-Mail ist nicht dafür gemacht, eine Vielzahl von internen Informationen und Dokumenten zu teilen. Ein Dokument unter Tausenden von E-Mails zu suchen, ist ein bisschen wie eine Nadel im Heuhaufen zu suchen: Es ist zeitaufwändig und macht keinen Spaß 😅.

Andere Werkzeuge für interne Kommunikation – wie die, die wir weiter unten erwähnen – können Ihnen helfen, den Zugang zu Informationen zu erleichtern. Nutzen Sie diese also nicht entgegen!

Informationsüberflutung

Am anderen Ende des Spektrums kann ein Übermaß an E-Mails auch zu Informationsüberflutung führen, also zu einem Übermaß an Informationen, das Ihre Mitarbeitenden nicht mehr verarbeiten können. Im Durchschnitt würde diese Informationsüberflutung 80 % der Arbeitnehmer weltweit betreffen, und sich wie folgt auswirken:

• erhöhter Stress,
• erhöhte mentale Last,
• und Produktivitätsverlust.

Je mehr E-Mails Ihre Mitarbeitenden erhalten, desto schwächer ist ihre Fähigkeit, den Informationsfluss zu bewältigen. Das Ergebnis: Sie können manchmal wichtige Informationen verpassen, besonders wenn diese nur per E-Mail kommuniziert werden.

Rückgang der Produktivität

Das Versenden zu vieler interner E-Mails kann auch die Produktivität beeinträchtigen. Nach McKinsey verwenden Mitarbeitende etwa 28 % ihrer Arbeitszeit pro Woche auf die Verwaltung von E-Mails. E-Mails intern und extern, die Zeit zum Lesen, Sortieren und Priorisieren benötigen, um rechtzeitig antworten zu können.

Indem Sie die interne E-Mail-Kommunikation reduzieren, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, weniger Zeit für diese Aufgaben aufzuwenden. Diese Zeit können sie dann in ihre wichtigen Projekte investieren, was ihnen helfen kann, ihre Leistung zu steigern.

Nutzungsweisen, die besser kontrolliert werden müssen

Diese Problematiken hängen nicht wirklich mit E-Mail an sich zusammen, sondern eher mit der Art, wie wir sie nutzen. Wenn Sie E-Mail weiterhin für Ihre interne Kommunikation nutzen möchten, ist es daher wichtig, zu klären, in welchen Situationen E-Mail geeignet ist und in welchen nicht.

Schlechte Nutzungsweisen von E-Mail intern

Vielleicht sind Sie bereits Opfer langer interner E-Mail-Ketten geworden, die dazu dienen, einen Termin für ein Meeting zu finden oder über Aufgaben mit geringem Mehrwert zu diskutieren? Interne E-Mails, die manchmal hätten vermieden werden können, indem man eine Chat-Nachricht schrieb oder eine Nachricht auf Ihrem internen sozialen Netzwerk veröffentlichte.

Um diese schlechte Nutzungsweise von E-Mails zu beenden, empfehlen wir Ihnen, Ihren Teams einige Richtlinien zu geben. Es ist tatsächlich wichtig zu erklären, dass E-Mail NICHT dafür verwendet werden sollte:

• Echtzeit-Unterhaltungen,
• das Versenden von sensiblen Daten (Passwörter, Kundeninformationen…),
• kollaboratives Arbeiten,
• interne Projektverwaltung,
• Dokumentenspeicherung,
• Konfliktmanagement,
• Wissensaustausch,
• etc.

Gute Nutzungsweisen von E-Mail intern

Umgekehrt ist E-Mail besser geeignet für:

• das Versenden eines internen Newsletters, der die Neuigkeiten Ihrer Organisation zusammenfasst,
• das Versenden von Benachrichtigungen und Erinnerungen (zum Beispiel, um Mitarbeitende über die Durchführung eines Ereignisses zu benachrichtigen oder neue Nachrichten, die auf Ihrem Intranet veröffentlicht wurden, mitzuteilen),
• die Weitergabe von externen Inhalten , die per E-Mail versendet wurden und Ihre Kolleginnen und Kollegen interessieren könnten (zum Beispiel Best Practices aus der Branche oder Einladungen zu einer Messe),
• Austausch mit externen Stakeholdern der Organisation (wenn diese nicht auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk eingeladen sind).

Dies jedoch unter der Bedingung, dass Ihre Teams mehrere Best Practices befolgen, wie:

• die Zahl der Empfänger so weit wie möglich begrenzen – und insbesondere die Zahl der Personen in Kopie – um die Relevanz der E-Mail zu garantieren,
• einen klaren Betreff setzen (vergessen Sie nicht, dass dies das erste ist, das man sieht 👀)
• kurze E-Mails bevorzugen und angenehm zu lesen, zum Beispiel durch Verwendung von Aufzählungszeichen und Fettdruck bei wichtigen Informationen (eine E-Mail ist kein Artikel, also vermeiden Sie es, eine Seite Text zu schreiben ❌),
• nicht zu viele Anhänge teilen, und wenn nötig, lieber einen Link zu einem Drive-Ordner verschicken,
E-Mails regelmäßig sortieren
• , um zum einen ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren digital und Informationsüberflutung zu vermeiden.
Die besten Alternativen zu E-Mails für die interne Kommunikation

Jetzt, wo Sie wissen, wie Sie interne E-Mails richtig nutzen, fragen Sie sich vielleicht

welche Werkzeuge Sie stattdessen nutzen

sollten, um effektiv und sicher zu kommunizieren 🤔. Die gute Nachricht ist, dass es viele gibt! Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie insbesondere nutzen:

eine
• Instant-Messaging-Anwendung : um direkt mit Ihren Mitarbeitenden zu chatten,
• ein Videokonferenztool : um den Austausch von Ideen zu fördern und Mitarbeitende bei Entscheidungsfindung einzubeziehen,
• ein Drive : um wichtige Dokumente Ihrer Organisation zu speichern,
• ein Projektmanagementsoftware : um Ihre internen Projekte zu verwalten und zu verfolgen und Ihren eigenen Redaktionskalender zu erstellen,
• ein Intranet oder soziales Unternehmensnetzwerk : um die Informationszirkulation zu erleichtern und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.

Siehe auch: Produktivität: Die 12 Alternativen zu E-Mail

Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele Werkzeuge gleichzeitig zu nutzen, um nicht in die gleichen Problematiken wie oben zu geraten. Wenn Sie Ihre Anwendungen so weit wie möglich straffen möchten, ist es daher am besten, ein All-in-One-Werkzeug zu wählen, das alle benötigten Funktionen zusammenführt.

Talkspirit, das All-in-One-Werkzeug für Ihre interne Kommunikation

Aus diesem Bedarf heraus haben wir Talkspirit geschaffen: eine zu 100 % französische Plattform, die alle Werkzeuge zusammenbringt, die Sie benötigen, um Ihre interne Kommunikation und die Arbeit Ihrer Teams zu vereinfachen. Und das auf sichere Weise.

Sie finden dort insbesondere:

• ein Startportal und einen Newsfeed, um Informationen an Ihre Mitarbeitenden weiterzugeben und ihnen das Recht auf Reaktion zu geben, aber auch Ihre Business-Anwendungen zu zentralisieren,
• eine Bibliothek, um das statische Wissen Ihrer Organisation zu zentralisieren (zum Beispiel Prozesse, Ressourcen, etc.),
• ein Drive und eine Online-Bürosuite, um das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern,
• ein Chat- und Videokonferenzmodul, um den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu erleichtern,
• ein Verzeichnis, um auf einen Klick zu sehen, wer in der Organisation was macht,
• und bald eine Mail-Komponente, um alle Ihre internen und externen Austausche zu zentralisieren.

Konkret, was wird es auf Talkspirit-Messaging möglich sein zu tun? 👀

Verfügbar in einigen Monaten wird die Talkspirit-Messaging es Ihnen ermöglichen, Ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten, ohne die Plattform zu verlassen. So müssen Sie nicht mehr zwischen Ihrem E-Mail-Postfach für externe Austausche und Ihrem Intranet für interne Austausche hin und her wechseln. Alles ist jetzt an einem Ort 🙌.

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Zum Abschluss

Auf die Frage „Sollte man E-Mail weiterhin für die interne Kommunikation nutzen", antworten wir: ja, aber sparsam und nur für die richtigen Nutzungsweisen! Obwohl E-Mail mehr für externe Kommunikation geeignet ist, kann sie auch – hin und wieder – intern genutzt werden, zum Beispiel um eine Zusammenfassung der auf Ihrer internen Kommunikationsplattform freigegebenen Informationen zu versenden und so Mitarbeitende zum Zugriff anzuregen.

Allerdings darf E-Mail nicht Ihr einziges Werkzeug sein, auf dem Sie Informationen teilen. Im Gegenteil! Andere Software – insbesondere Intranet und soziales Unternehmensnetzwerk – sind besser für diese Nutzungsweise geeignet und ermöglichen es, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden zu fördern. Die beste Lösung ist daher, den Großteil Ihrer internen Kommunikation auf diesem Art von Werkzeug zu zentralisieren und E-Mail in der Tasche zu behalten, falls Sie sie manchmal benötigen.

Möchten Sie weitere Best Practices für die Verbesserung Ihrer internen Kommunikation erhalten? Konsultieren Sie unseren Leitfaden mit 10 Initiativen unserer Kunden:

Zugang zum praktischen Leitfaden

In unserem Leitfaden "10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation" entdecken Sie: 10 Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern, sowie Tipps und Tricks, um Informationen besser zu teilen und den Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen zu stärken.

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