8 bewährte Praktiken, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens zu beschleunigen

Die digitale Transformation ist kein außergewöhnliches Vorhaben mehr: Sie ist die normale Arbeitsweise von Organisationen. Gut geführt, stärkt sie die Produktivität der Teams, zentralisiert die Daten, verbessert das Kundenerlebnis und das Mitarbeitererlebnis, entwickelt die Agilität und trägt das Wachstum. Seit generative KI in den Werkzeugen des Alltags angekommen ist, lautet die Frage nicht mehr, ob man sich darauf einlassen sollte, sondern wie man es tut, ohne sich zu verzetteln.

Immer mehr Unternehmen nehmen die digitale Wende, doch nicht alle verfügen über die Kompetenzen, die Methodik und die Werkzeuge, die für eine gelungene Digitalisierung nötig sind. Das Ergebnis: 70 % der digitalen Transformationsprojekte scheitern, schätzt die Beratung McKinsey.

Wenn Sie zu diesen 70 % gehören (oder schlicht nicht dazugehören möchten), fragen Sie sich vielleicht:

• Wie sichert man den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts?
• Welche Fehler sind zu vermeiden?
• Welche bewährten Praktiken und Werkzeuge beschleunigen die digitale Transformation?

In diesem Artikel finden Sie unsere 8 zentralen Ratschläge, um Ihr Digitalprojekt von A bis Z zum Erfolg zu führen, und so die digitale Transformation Ihres Unternehmens zu beschleunigen.

1. Die richtigen Personen einbinden

Wer sein Unternehmen digitalisieren will, muss zuerst die richtigen Beteiligten einbinden, insbesondere die richtigen Führungskräfte, die den Wandel tragen können. Sie spielen eine Schlüsselrolle für den Erfolg Ihres Projekts, denn sie sind es, die die Teams für diese Transformation gewinnen und dabei begleiten müssen. Sie müssen daher mit gutem Beispiel vorangehen und die digitalen Technologien sehr gut kennen.

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Sind solche Führungskräfte intern nicht verfügbar, kann es sinnvoll sein, ein solches Profil zu rekrutieren, bevor Sie Ihr Projekt starten. Warum? Organisationen, die einen Chief Digital Officer (CDO) einstellen, haben im Schnitt eine 1,6-mal höhere Chance, ihre digitale Transformation zum Erfolg zu führen, zeigt McKinsey.

Neben diesen Führungskräften gilt es natürlich, die gesamte Geschäftsleitung für das Projekt zu gewinnen, aber auch die Mitarbeitenden, die von dieser Transformation unmittelbar betroffen sind. Denken Sie also daran, alle diese Beteiligten so früh wie möglich einzubeziehen, um ihre Meinung einzuholen und sie zugleich auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten. Das Ziel? Aus Ihren Mitarbeitenden echte Akteure des Wandels machen.

2. Eine Transformationsstrategie aufsetzen

Was ist eine Strategie der digitalen Transformation? Sie ist der Plan, der ein fachliches Ziel (Ihre Kunden besser bedienen, Ihre Entscheidungen beschleunigen, Ihren Verwaltungsaufwand verringern) mit den digitalen Mitteln verbindet, die es möglich machen: die einzuführenden Werkzeuge, die zu überarbeitenden Prozesse, die aufzubauenden Kompetenzen und die Kennzahlen, die zeigen, ob es funktioniert. Ohne diesen Plan bleibt von der Digitalisierung nur ein Stapel Werkzeuge, die niemand nutzt.

Eine Transformationsstrategie zu definieren ist einer der wichtigsten Schritte eines digitalen Transformationsprojekts. Denn erst mit ihr erkennen Sie, welche Veränderungen nötig sind und wie Sie sie in Ihrer Organisation umsetzen.

Hier ein Überblick über die zentralen Maßnahmen für Ihre Roadmap:

• Eine Bestandsaufnahme machen, um den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens zu bewerten und Ihre Stärken und Schwächen in diesem Bereich zu erkennen
• Die Vision und die Ziele der Transformation definieren, und zwar mit der SMART-Methode. Diese Ziele sollten sein:
  • Spezifisch (auf Ihre Organisation zugeschnitten und für alle verständlich)
  • Messbar (qualitativ und/oder quantitativ)
  • Attraktiv und erreichbar (ehrgeizig, aber machbar)
  • Realistisch (für Ihre Organisation relevant)
  • Terminiert (zeitlich klar abgegrenzt)
• Den Markt untersuchen, indem Sie sich über die Initiativen und Werkzeuge anderer Akteure Ihrer Branche informieren (insbesondere Ihrer Wettbewerber)
• Die zu verändernden Elemente identifizieren, und zwar innerhalb der eigenen Organisation (zum Beispiel Ihr Geschäftsmodell, Ihre Formen der Zusammenarbeit, Ihre Arbeitgebermarke, Ihr Angebot an Produkten und Dienstleistungen, Ihre Geschäftsprozesse und so weiter)
• Die eigene Transformation organisieren, indem Sie die anstehenden Projekte priorisieren und die Maßnahmen für Ihre wichtigsten Projekte auflisten

3. Die Technologie nutzen

Welches digitale Transformationsprojekt Sie auch verfolgen, eines ist sicher: Sie werden sich auf digitale Werkzeuge stützen müssen, um es zum Ziel zu bringen. Laut McKinsey erhöhen solche Werkzeuge sogar Ihre Erfolgschancen. Die folgende Grafik veranschaulicht diesen Befund.

Quelle: McKinsey

Je nach Art Ihres Projekts kann es zum Beispiel darum gehen, Folgendes einzuführen:

• ein Kollaborationswerkzeug, um die Arbeit und die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu erleichtern,
• ein Intranet oder ein soziales Unternehmensnetzwerk, um Informationen besser mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen,
• eine Projektmanagement-Software, um Ihre Projekte wirksamer zu steuern und zu verfolgen.

100 % made in France: Talkspirit vereint auf derselben Plattform sämtliche Funktionen dieser drei Werkzeuge. Sie finden dort nämlich:

• einen Neuigkeiten-Feed und ein Startportal, um Ihre interne Kommunikation zu beleben,
• ein Modul für Projektmanagement, um die Arbeit Ihres Teams zu organisieren,
• eine Büro-Suite, um das Teilen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern,
• dazu Videokonferenzen und Chat, um sich in Echtzeit auszutauschen,
• eine Inhaltsbibliothek, um Ihr gesamtes Wissen zu bündeln,
• und vieles mehr!

Eine Demo von Talkspirit anfragen

Und was ist mit der KI? Sie hat sich in die meisten dieser Werkzeuge geschlichen: unterstütztes Schreiben, Zusammenfassung von Besprechungen, Suche in natürlicher Sprache in Ihren Dokumenten. Der nützliche Reflex besteht nicht darin, ein weiteres KI-Werkzeug zu kaufen, sondern zu prüfen, was Ihre heutigen Werkzeuge bereits bieten, und dann zu entscheiden, welche Anwendungen Sie erlauben, mit welchen Daten und unter wessen Verantwortung. Eine gut gepflegte Wissensdatenbank wiegt oft schwerer als das gewählte Modell: Die KI gibt nur das wieder, was man ihr zu lesen gibt.

Weitere Werkzeuge können Ihnen ebenfalls nützen, insbesondere:

• ein Werkzeug für die elektronische Signatur, um all Ihre wichtigen Dokumente elektronisch zu unterzeichnen,
• ein CRM (Customer Relationship Management), um die Beziehungen zu Ihren Kunden und Interessenten besser zu pflegen,
• eine Automatisierungsplattform, um Ihre Workflows und Geschäftsprozesse zu automatisieren und Ihre Anwendungen besser miteinander zu verbinden,
• eine Software für die Lohnbuchhaltung, um Ihre Verwaltungsvorgänge und die Steuerung Ihrer Personalressourcen zu vereinfachen,
• ein Werkzeug zur Dateispeicherung, um all Ihre Dokumente an einem Ort zu bündeln,
• und so weiter.

Achten Sie bei der Auswahl solcher Werkzeuge darauf, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen und so einfach wie möglich zu bedienen sind. Sie sind unsicher? Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, diese Lösungen gemeinsam mit Ihnen zu testen. So wählen Sie die Software, die Sie brauchen, mit deutlich mehr Sicherheit aus.

4. Prozesse anpassen und automatisieren

Neue digitale Werkzeuge bedeuten auch neue Arbeitsprozesse. Ein soziales Unternehmensnetzwerk einzuführen heißt zum Beispiel, die Art zu überdenken, wie Ihre Teams kommunizieren und im Alltag Informationen teilen. Ebenso gilt: Wenn Sie eine Software für elektronische Signaturen einführen, um Ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, müssen Sie Ihre Prozesse zur Unterzeichnung von Dokumenten aktualisieren, damit Ihre Mitarbeitenden sie annehmen.

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Dank Ihrer neuen Werkzeuge sind Sie in der Lage, bestimmte Aufgaben zu automatisieren, die zuvor manuell erledigt wurden (zum Beispiel das Erstellen von Gehaltsabrechnungen, die Verwaltung von Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, das Nachfassen bei Kunden per E-Mail und so weiter). Um diese Vorteile zu nutzen, nehmen Sie sich also die Zeit, festzulegen, welche Prozesse Sie automatisieren und/oder weiterentwickeln möchten, und wie sich jedes Team an diese neuen Prozesse anpassen muss.

Zwei Leitplanken vor der Automatisierung. Beginnen Sie mit den Prozessen, die am stärksten wiederkehren und am besten dokumentiert sind: Dort ist der Gewinn sofort spürbar und ein Fehler wenig kostspielig. Und behalten Sie eine menschliche Freigabe für alles, was das Unternehmen bindet: einen Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, eine Kundenantwort. Ein schlecht definierter Prozess, den man automatisiert, wird zu einem schlecht definierten Prozess, nur schneller.

5. Kommunizieren

Wenn Sie die digitale Transformation Ihres Unternehmens beschleunigen möchten, ist es ebenso wichtig, intern gut über diese Veränderungen zu kommunizieren. Unser Rat: Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, der Format, Datum, Zielgruppe, Ziel und Inhalt jeder einzelnen Botschaft festhält, und achten Sie darauf, dass diese so klar und transparent wie möglich sind.

Sie brauchen Inspiration? Hier einige Beispiele für Kommunikationsmaßnahmen, die Sie einplanen können:

• Starten Sie eine Umfrage, um die Meinung aller zu Ihrem digitalen Transformationsprojekt einzuholen
• Veröffentlichen Sie in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk einen Aufruf an Freiwillige, um die Mitarbeitenden zu finden, die Botschafter des Projekts werden möchten (die es also bei ihren Kolleginnen und Kollegen bewerben wollen)
• Kündigen Sie den Start Ihres Projekts bei einer eigens dafür vorgesehenen Veranstaltung an (zum Beispiel bei einem Webinar, einem Seminar oder einer Monatsversammlung)
• Erstellen Sie ein Video, um den Mitarbeitenden zu erklären, warum Sie dieses Projekt umsetzen, welche Ziele es verfolgt und welchen Nutzen jede und jeder daraus ziehen kann
• Informieren Sie die Mitarbeitenden über den Fortschritt Ihres Projekts in Ihrem internen Newsletter oder über Beiträge in Ihrem Intranet
• Richten Sie ein Belohnungssystem für die Mitarbeitenden ein, die sich am stärksten im Projekt engagieren (zum Beispiel, indem Sie für jede positive Handlung Punkte vergeben)

Und nun sind Sie an der Reihe: Welche Initiativen starten Sie, um über Ihre Transformation zu kommunizieren? Zeigen Sie ruhig Kreativität!

6. Die Teams schulen und begleiten

Jede Veränderung erfordert eine Schulung und eine Begleitung, die genau dazu passt. Und digitale Transformationsprojekte bilden da keine Ausnahme. Denken Sie also schon zum Start Ihres Projekts daran, Schulungen zu Ihren neuen Werkzeugen und Arbeitsprozessen zu planen, bei Bedarf mit eigenen Sitzungen für jedes Team und/oder jede Abteilung (zum Beispiel, wenn nicht alle von denselben Veränderungen betroffen sind).

Diese Schulungen ermöglichen Ihnen insbesondere:

• die eingeführten Veränderungen zu erklären,
• die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu entwickeln,
• sie für die gute Nutzung digitaler Werkzeuge zu sensibilisieren,
• und alle ihre Fragen zu beantworten.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, Ihren Mitarbeitenden Schulungsunterlagen bereitzustellen, die sie jederzeit einsehen können, zum Beispiel die Aufzeichnungen Ihrer Schulungssitzungen, Videotutorials und Leitfäden mit bewährten Praktiken für jedes Werkzeug, Methodenblätter mit einer Zusammenfassung der neuen Prozesse und so weiter.

Und vergessen Sie nicht: Veränderung braucht Zeit! Zeigen Sie also Geduld und begleiten Sie Ihre Mitarbeitenden fortlaufend, nicht nur in den ersten Monaten.

7. Eine digitale Kultur entwickeln

Sie wissen es genau: Nicht alle Ihre Beschäftigten fühlen sich mit digitalen Technologien wohl. Neben der Schulung braucht es eine echte digitale Kultur, die Sie in Ihrem Unternehmen aufbauen müssen. Das Ziel ist ein doppeltes, denn es geht zugleich darum, die Denkweisen weiterzuentwickeln und den Einsatz digitaler Werkzeuge auszubauen, vor allem jener, die die Kommunikation und die Zusammenarbeit in den Teams flüssiger machen.

Diese Kultur kann schriftlich festgehalten werden (zum Beispiel in einer Charta oder einem eigenen Leitfaden), muss aber vor allem auch im Alltag gelebt werden, und zwar von den Mitarbeitenden. Das setzt eine gewisse Vorbildfunktion des Managements voraus.

Damit eine solche Kultur entsteht, müssen Sie ebenfalls alle Ihre Beteiligten in das Vorgehen einbinden, zum Beispiel mit einer Umfrage und/oder einem Ideenbriefkasten, um jeder und jedem die Teilnahme zu ermöglichen und die eigene Meinung zu äußern.

2026 kommt zu dieser Kultur ein weiterer Teil hinzu: KI nutzen können, ohne ihr Beliebiges anzuvertrauen. Sagen Sie klar, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten das Unternehmen niemals verlassen, und erinnern Sie daran, dass geprüft wird, was ein Modell erzeugt, bevor es verbreitet wird. Eine Seite mit Regeln, die alle lesen, ist mehr wert als ein allgemeines Verbot, an das sich niemand hält.

8. Agil bleiben

Verstehen Sie es schließlich, agil zu bleiben, um Ihre Prozesse und Arbeitswerkzeuge fortlaufend zu verbessern. Der beste Weg dorthin? Test & Learn betreiben. Diese heute von vielen Unternehmen genutzte Methode besteht darin, mehrere Ideen zu testen und dann die Ergebnisse auszuwerten, um die eigenen Praktiken weiterzuentwickeln und immer wirksamere und innovativere Lösungen anzubieten.

Die gewonnenen Ergebnisse lassen sich anschließend in einer Wissensdatenbank sichern, damit alle davon profitieren und intelligenter arbeiten können.

Diese Methode erlaubt es nicht nur, die kommenden Veränderungen vorwegzunehmen, sondern bindet auch die Mitarbeitenden in das Vorgehen ein. Das erleichtert das Veränderungsmanagement und beschleunigt so Ihre digitale Transformation.

Sie kennen nun alle bewährten Praktiken, mit denen Sie Ihre digitale Transformation beschleunigen und so die Leistung Ihres Unternehmens verbessern.

Lust, konkretere Praxisfälle zu erkunden? Laden Sie unseren Praxisleitfaden mit den „10 Beispielen gelungener Digitalisierungsprojekte“ herunter und lassen Sie sich inspirieren:

Zum Methodenblatt

In unserem Praxisleitfaden „10 Beispiele gelungener Digitalisierungsprojekte“ erfahren Sie, wie 10 internationale Unternehmen ihre digitale Transformation beschleunigt haben, welche Strategien sie gewählt und welche Ergebnisse sie erzielt haben.

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Autorin: Emmanuelle Abensur