6 Schlüsselschritte zur Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie

Eine interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln ist ein unverzichtbarer Schritt für jedes Unternehmen, jede Institution oder jeden Verein, der den Informationsfluss optimieren und den Zusammenhalt stärken möchte, insbesondere wenn die Teams im hybriden Modus arbeiten.

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Doch wie definiert man seinen internen Kommunikationsplan? Welche Elemente sollte er enthalten? Und wie misst man seine Effektivität auf lange Sicht?

Um Ihnen einen guten Start zu ermöglichen, haben wir 6 Schlüsselschritte zur Entwicklung Ihrer internen Kommunikationsstrategie zusammengestellt.

1) Holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden ein

Ihre Mitarbeitenden sind die ersten Zielgruppen Ihrer internen Kommunikation. Bevor Sie Ihre Strategie entwickeln, nehmen Sie sich daher die Zeit, ihnen nach ihrem Feedback zu Ihrer internen Kommunikation zu fragen – per Umfragen, Gruppen- und/oder Einzelgesprächen.

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Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen, die Prioritäten für Ihre interne Kommunikationsstrategie zu bestimmen:

• Welche Prozesse und Tools finden Ihre Mitarbeitenden am nützlichsten?
• Welche erscheinen ihnen veraltet?
• Wo, wann, wie häufig und auf welchem Gerät lesen sie Ihre Nachrichten?
• Was sind ihre Vorschläge zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation?

Diese Feedbacks sind auch entscheidend, um die Präferenzen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen und Ihre interne Kommunikation an die verschiedenen Zielgruppen anzupassen.

2) Definieren Sie OKRs

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ziele zu definieren. Unser Rat: Nutzen Sie die OKR-Methode (Objectives Key Results), um sich Ziele mit dazugehörigen Schlüsselergebnissen zu setzen und so die Prioritäten für die nächsten Monate klar zu definieren.

Diese OKRs sollten:

• gemeinsam mit Ihrem gesamten Team festgelegt werden,
• mit den Zielen Ihrer Organisation abgestimmt sein,
• zeitlich klar definiert sein,
• ambitioniert sein,
• und mit mehreren Schlüsselergebnissen messbar sein.

Die Schlüsselergebnisse (KR), die Sie definieren werden, hängen direkt von Ihren Zielen ab. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, das Mitarbeiterengagement zu steigern, könnte eines Ihrer Schlüsselergebnisse sein, die Anzahl der Likes und Kommentare auf Beiträgen in Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk in den nächsten drei Monaten um 10 % zu erhöhen.

Und wenn Ihr Ziel darin besteht, den Austausch auf einem einzigen Tool zu zentralisieren, könnten Sie sich als Schlüsselergebnis vornehmen, die Anzahl der internen E-Mails an Ihre Mitarbeitenden innerhalb von 6 Monaten um 60 % zu reduzieren.

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Wenn Ihre Schlüsselergebnisse zu 60 – 70 % erreicht werden, gelten Ihre Ziele als erfüllt. Umgekehrt bedeutet das Erreichen von 100 %, dass sie nicht ambitioniert genug waren!

3) Legen Sie die zu behandelnden Themen fest

Der nächste Schritt zur Entwicklung Ihrer internen Kommunikationsstrategie: Überlegen Sie, über welche Themen Sie in den kommenden Monaten kommunizieren werden. Planen Sie beispielsweise, ein neues Tool einzuführen? Eine Veranstaltung zu organisieren? Eine Zufriedenheitsumfrage durchzuführen? Neue Mitarbeitende einzustellen?

Listen Sie in einer Tabelle alle Themen auf, über die Sie kommunizieren möchten, und geben Sie für jedes an:

• Die damit verbundenen Ziele und das Budget,
• Die betreffende(n) Zielgruppe(n) (nur bestimmte Berufsgruppen oder alle Mitarbeitenden),
• Die Art der Inhalte, die Sie erstellen werden (Artikel, E-Mail, Video, Fotos, Beitrag in Ihrem Intranet usw.),
• Die Kanäle, über die Sie kommunizieren werden (Newsletter, soziales Unternehmensnetzwerk, E-Mail, internes Journal, …),
• Die Termine jeder Kommunikation,
• Die zu messenden KPIs.

Keine Zeit? Laden Sie diese Vorlage herunter, um Ihren internen Kommunikationsplan schnell zu erstellen. Sie finden darin alle Informationen, die Sie für jedes Thema ausfüllen müssen, sowie vorausgefüllte Beispiele für Inspiration.

4) Erstellen Sie einen Redaktionskalender und planen Sie Ihre Maßnahmen

Sobald Ihre Strategie definiert ist, tragen Sie alle wichtigen Kommunikationsmaßnahmen in einen Redaktionskalender ein, um einen Überblick über alle wichtigen Termine zu erhalten.

Dort können Sie die Termine Ihrer Veranstaltungen, die Einführungsdaten neuer Tools und/oder Prozesse, Feiertage, Betriebsurlaub und/oder Pflichtferien (wenn Ihr Unternehmen im Sommer geschlossen ist, zum Beispiel) sowie alle wichtigen Termine, die eine eigene Kommunikation erfordern, eintragen.

Dann geht es an die Planung! Dafür eignet sich am besten ein Projektmanagement-Tool. Talkspirit verfügt beispielsweise über ein Modul Projekte , mit dem Sie Ihre Projekte in Kanban-Boards organisieren können. Sie können es unter anderem nutzen, um:

• Ihre Kommunikation zu planen – Monat für Monat (oder Woche für Woche),
• Aufgaben und Unteraufgaben den Mitgliedern Ihres Teams zuzuweisen,
• das Veröffentlichungsdatum jedes Inhalts festzulegen,
• und den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben zu verfolgen.

Eine Demo des Moduls Projekte planen

Hier ist ein Beispiel, wie Ihr Projektmanagement-Board in Talkspirit aussehen könnte:

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5) Identifizieren Sie die einzusetzenden Tools

Um Ihre Ziele zu erreichen, müssen Sie auch die benötigten Tools identifizieren, um:

• Ihre Neuigkeiten mit allen Mitarbeitenden zu teilen (einschließlich derjenigen ohne E-Mail-Adresse),
• Diskussionsgruppen zu erstellen,
• Veranstaltungen zu planen,
• Umfragen durchzuführen,
• Ressourcen zu zentralisieren,
• zu erstellende Inhalte zu planen,
• usw.

Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind, es gibt eine Vielzahl von Tools, die Ihnen helfen, Ihre Strategie für die interne Kommunikation umzusetzen. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, unsere Top 14 der besten Softwarelösungen für die interne Kommunikation.

Achten Sie jedoch darauf, die Informationen nicht auf zu viele Tools gleichzeitig zu verteilen. Eine gute Lösung, um dieses Problem zu vermeiden, ist es, sich für eine All-in-One-Plattform zu entscheiden wie Talkspirit, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt.

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100 % Made in France bietet Talkspirit beispielsweise einen Newsfeed, eine anpassbare Startseite, ein Modul für Webinare und Videokonferenzen, einen Chat, Gruppen und ein Modul für das Projektmanagement (wie oben erwähnt).

Eine Demo anfordern

6) Passen Sie Ihre Strategie kontinuierlich an

Vergessen Sie nicht, Ihre interne Kommunikationsstrategie kontinuierlich anzupassen. Nehmen Sie sich jedes Quartal die Zeit, zu bewerten, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder nicht. Falls bestimmte OKRs nicht erreicht wurden, versuchen Sie, die Ursache zu identifizieren. Waren Ihre OKRs zu ambitioniert? Haben Sie die Aufgaben innerhalb Ihres Teams falsch verteilt? Oder mussten Sie sie vielleicht zugunsten dringenderer Probleme zurückstellen?

So sind Sie in der besten Position, um Ihre Ziele und Ihre interne Kommunikationsstrategie zu überdenken und neue Initiativen zu entwickeln.

Vergessen Sie auch nicht, regelmäßig Ihre Mitarbeitenden zu befragen, um ihr Feedback zu den umgesetzten Maßnahmen einzuholen und zu fragen, ob sie neue Verbesserungsvorschläge haben.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie erfordert die Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden, die Definition messbarer Ziele, die Identifikation der Themen, über die Sie kommunizieren möchten, deren Integration in einen Redaktionskalender und die Einführung geeigneter Tools.

Um Ihnen Zeit zu sparen, haben wir eine Vorlage für einen internen Kommunikationsplan erstellt, die Sie nur noch ausfüllen müssen. Entdecken Sie sie jetzt:

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In dieser Vorlage finden Sie: ein Beispiel für einen internen Kommunikationsplan und einen Redaktionskalender sowie zwei gebrauchsfertige Tabellen zur Entwicklung Ihrer eigenen internen Kommunikationsstrategie.

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Autorin: Emmanuelle Abensur