Das Intranet durch Talkspirit ersetzen: das Erfahrungszeugnis der Mutualité de la Réunion

Die interne Kommunikation und den Informationsaustausch in einem Mehrstandort-Unternehmen zu optimieren, kann eine echte Herausforderung sein. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, entschied sich MUTA 2016, sein Intranet aufzugeben und auf ein soziales Unternehmensnetzwerk der neuesten Generation umzusteigen: Talkspirit.

Die Mutualité de la Réunion – auch MUTA genannt – ist ein Zusammenschluss von Krankenkassen, der der Mutualité Française angeschlossen ist. Das vor 40 Jahren gegründete Unternehmen ist auf Kranken- und Lebensversicherungslösungen spezialisiert. Neben dieser Haupttätigkeit betreibt MUTA auch mehrere Optiker- und Hörgerätegeschäfte, Fitnessstudios, ein Diabetesmuseum sowie eine Solidaritätsuniversität für Senioren.

Eckdaten:

• 20 Standorte auf der Insel Réunion
• 440 Nutzende auf Talkspirit, davon 360 MUTA-Mitarbeitende und über 80 Botschafter
• 82 % aktive Nutzende pro Monat

In diesem Interview blickt Alexandre Elma, IT-Direktor von MUTA, auf seinen ursprünglichen Bedarf und die Einführung von Talkspirit zurück, sowie auf die Nutzung durch die Mitarbeitenden und die wichtigsten Vorteile, die sie heute daraus ziehen.

Bedarf nach mehr Kommunikation und Austausch

„Vor Talkspirit nutzten wir das Intranet Microsoft SharePoint, das mehrere Einschränkungen hatte: SharePoint war stärker auf die Dateistruktur als auf die Kommunikation ausgerichtet und bot keine sozialen Funktionen wie einen Newsfeed, Beiträge oder Umfragen. Zudem war die Oberfläche nicht besonders benutzerfreundlich… Das Ergebnis: Die Mitarbeitenden nutzten es kaum", berichtet Alexandre Elma.

Eine weitere Herausforderung war die Mobilität. SharePoint war nur auf dem PC zugänglich und ermöglichte keine mobile Kommunikation – für MUTA aber eine Notwendigkeit.

„Wir brauchten eine Lösung, um intern besser zu kommunizieren und den Austausch unter den Mitarbeitenden zu beleben. Das Ziel war auch, eine informellere Kommunikation zu fördern, die im Intranet nicht existierte.

Deshalb haben wir unsere Suche auf ein soziales Unternehmensnetzwerk ausgerichtet."

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Talkspirit wegen einfacher Einführung und Benutzerfreundlichkeit

„Da wir wenig Zeit für die Einführung hatten, suchten wir nach einem schlüsselfertigen sozialen Unternehmensnetzwerk, das schnell implementiert werden kann."

Natürlich war das nicht das einzige Kriterium. MUTA brauchte auch eine ergonomische Plattform mit einer mobilen Version.

„Talkspirit entsprach all diesen Anforderungen perfekt."

So hat MUTA die Plattform Ende 2016 ohne Zögern eingeführt und das alte Intranet ersetzt.

Eine Einführung in Rekordgeschwindigkeit

„Wenn wir ein neues Tool einführen, testen wir es immer intern mit einer kleinen Gruppe von Führungskräften. Am Anfang haben wir mit 10 Nutzenden bei Talkspirit begonnen.

Wir haben mehrere Gruppen erstellt und dann schnell festgestellt, dass die Plattform für alle geeignet ist. Nach einer oder zwei Wochen haben wir Talkspirit sofort in der gesamten Organisation eingeführt.

Es wurde intern kommuniziert, aber es war keine Schulung erforderlich.

Da das Tool sehr einfach zu bedienen ist, haben die Nutzenden sofort Gefallen daran gefunden und es ohne Schwierigkeiten schnell angenommen", erklärt der IT-Direktor.

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Eine Plattform, die die Unternehmenskultur lebt

„Wir nutzen Talkspirit hauptsächlich, um die Mitarbeitenden über Unternehmensneuigkeiten zu informieren, insbesondere über wichtige Veranstaltungen und Projekte in den verschiedenen Abteilungen. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, zum Beispiel die Eröffnung einer neuen Filiale, kommunizieren wir die Information über Talkspirit.

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Die Kommunikationsabteilung belebt die Plattform ebenfalls sehr aktiv: Sie startet Umfragen, zum Beispiel damit Mitarbeitende über das Logo einer neuen Marke abstimmen können. Und dann gibt es auch regelmäßig Gewinnspiele mit zu gewinnenden Preisen. Zum Beispiel machen wir gerade Prognosen zur Fußball-EM 2021."

Ein Tool zum Informationsaustausch

„Mehrere Arten von Gruppen wurden auf Talkspirit erstellt, darunter:

• eine allgemeine Gruppe, die alle Mitarbeitenden zusammenbringt,
• abteilungsspezifische Gruppen,
• Projektgruppen,
• und interessenbasierte Gruppen.

Diese Gruppen werden intensiv genutzt, um Informationen zu teilen und den Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu fördern" – per Chat oder Beiträge. „Wir teilen zum Beispiel Sitzungsprotokolle zu bereichsübergreifenden Projekten, aber auch abteilungsspezifische Statistiken.

Auf meiner Seite nutze ich Talkspirit zum Beispiel, um KPIs zu teilen und zu verfolgen – die meiner IT-Abteilung mit meinem Team", erklärt Alexandre Elma.

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„Während der Covid-Krise hat die Personalabteilung die Plattform auch genutzt, um Informationen über die Pandemie zu verbreiten, insbesondere über neue Arbeitsweisen, die in dieser Zeit zu übernehmen waren ."

Die einfache Handhabung – ein echter Pluspunkt von Talkspirit

„Der große Vorteil von Talkspirit ist, dass die Einarbeitung wirklich einfach und schnell geht. Da es sehr intuitiv ist, müssen die Mitarbeitenden keine Schulungen absolvieren, was uns das Leben erleichtert.

Manchmal, wenn ich bemerke, dass einige bestimmte Funktionen nicht richtig nutzen, zeige ich ihnen schnell einige Best Practices. Aber insgesamt hat die große Mehrheit keinerlei Probleme mit dem Tool.

Ich habe ausschließlich positives Feedback von den Nutzenden erhalten."

Flüssigerer Austausch

„Als wir intern E-Mails verwendeten, war die Kommunikation oft einseitig." Aus einem einfachen Grund: E-Mail ist nicht ideal für Interaktionen, da sie vom Empfänger leicht übersehen oder vergessen werden kann. „Und paradoxerweise: Sobald es zu viele gibt, nimmt man sie nicht mehr wahr", fügt Alexandre Elma hinzu.

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„Seit wir Talkspirit nutzen, ist der Austausch und die Weitergabe von Informationen viel flüssiger geworden." Dank des informelleren Formats des sozialen Unternehmensnetzwerks interagieren die Mitarbeitenden mehr miteinander und mit der Geschäftsleitung.

„Früher trauten sie sich nicht, das Wort zu ergreifen und ihre Meinung zu teilen, weil das das Versenden einer E-Mail bedeutete. Aber jetzt, wo sie es informeller per Chat oder Beiträge tun können, haben sie keine Kommunikationsprobleme mehr."

Talkspirits Blick auf MUTA

Fünf Jahre nach der Einführung erfüllt Talkspirit die Anforderungen an die interne Kommunikation von MUTA nach wie vor perfekt. Eine Einschätzung, die der IT-Direktor voll teilt.

„Wir denken nicht daran, die Plattform aufzugeben. Denn in fünf Jahren haben wir Talkspirit noch nie enttäuscht erlebt", betont er.

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Als echter Kommunikationsknotenpunkt bündelt Talkspirit alles, was Mitarbeitende brauchen, um zu kommunizieren, den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen zu pflegen und über wichtige Neuigkeiten informiert zu bleiben. Es ist ein privilegierter Ort, um die Leistungen der Teams hervorzuheben und die Mitarbeitenden der verschiedenen Standorte zu vereinen.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil: Das soziale Unternehmensnetzwerk hat den Mitarbeitenden eine Stimme gegeben, die sich vorher kaum äußerten. Heute zögern sie nicht mehr, ihre Ideen und Best Practices zu teilen.

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Bildnachweis: ©L'Alsace / Thierry Gachon

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Autorin: Emmanuelle Abensur