[Expertenmeinung] Wie gelingt eine HR-Transformation?

In den letzten Jahren mussten die Personalverantwortlichen mehrere HR-Transformationsprojekte durchführen, um sich an die neuen Anforderungen der Organisation anzupassen. Zwischen wiederholten Lockdowns, der Einführung von hybrider Arbeit, der Rückkehr ins Büro, dem stillen Rückzug und den zunehmenden Schwierigkeiten bei der Personalgewinnung mussten HR-Direktoren ihre Prioritäten neu ausrichten, um die Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu beschleunigen.

Für die Personalabteilungen ist diese HR-Transformation die Chance, die Produktivität der Teams zu steigern, die Mitarbeitendenerfahrung zu verbessern und vor allem den Menschen in den Mittelpunkt der strategischen Unternehmensprioritäten zu stellen. Doch wie gelingt das?

Wir haben diese Frage Jérôme Friteau, Direktor für Personalbeziehungen und Transformation bei der Assurance retraite, Dozent für Management an der Sciences Po und Vorstandsmitglied des Lab RH, gestellt. Neben seiner Rolle als HR-Direktor der nationalen Rentenkasse (CNAV) koordiniert er das Netzwerk der HR-Direktoren der Renten- und Arbeitsschutzversicherungskassen (CARSAT), das 14.000 Beschäftigte umfasst.

In diesem Artikel teilt er mit uns die Herausforderungen der HR-Transformation, die Projekte, die er bei der Assurance retraite umgesetzt hat, sowie seine bewährten Praktiken zur Steuerung des Wandels.

Die Herausforderungen der HR-Transformation

Die HR-Funktion transformieren

„Die erste Herausforderung der HR-Transformation ist zunächst die interne Transformation der HR-Funktion selbst", betont Jérôme Friteau. Diese Transformation setzt voraus, alle HR-Prozesse zu digitalisieren, die mit Rekrutierung, Onboarding, sozialem Dialog oder auch Weiterbildung zusammenhängen.

„Es ist durch die Professionalisierung in den Bereichen der digitalen Transformation, dass sich die Personalabteilungen als strategischer Partner der Fachbereiche positionieren können, der in der Lage ist, alle internen Transformationen zu begleiten."

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Den Menschen in den Mittelpunkt der Transformationsprojekte stellen

„Wenn man von HR-Transformation spricht, denkt man häufig an den technologischen und organisatorischen Aspekt. Aber man vergisst, dass der eigentlich Betroffene der Mensch ist. Die Herausforderung für die Personalabteilungen besteht darin, diesen menschlichen Aspekt in die Transformationsprojekte einzubringen. Dies kann beispielsweise durch die Einrichtung eines dedizierten Bereichs innerhalb der HR-Abteilung geschehen, der die Direktionen bei ihren organisatorischen, fachlichen und managementbezogenen Transformationen begleitet."

Technologische Trends antizipieren

Als HR-Direktor „muss man auch darauf achten, den technologischen Trends immer einen Schritt voraus zu sein, die Auswirkungen auf die Berufe oder die Arbeitsorganisation haben können. Dies gilt insbesondere für generative künstliche Intelligenz, die die Arbeitsweise der Teams in vielen Bereichen revolutionieren dürfte", erklärt Jérôme Friteau.

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Die Arbeitsorganisation personalisieren

„Schließlich besteht die letzte Herausforderung darin, die Arbeitsorganisation zu personalisieren. Heute verlassen immer mehr Mitarbeitende große Unternehmen aufgrund mangelnder Flexibilität in Bereichen wie Arbeitsort oder Arbeitszeiten. Um ein HR-Transformationsprojekt erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, diese Erwartungen zu berücksichtigen und angemessene Antworten darauf zu finden."

9 Beispiele für HR-Transformationsprojekte

Um die Arbeitsweisen der Teams so weit wie möglich zu personalisieren und zu digitalisieren, hat die Assurance retraite mehrere HR-Transformationsprojekte durchgeführt, darunter:

• Die Einführung von hybrider Arbeit. „Dieses Arbeitsmodell wurde ab 2014 eingeführt und hat sich insbesondere infolge der Covid-19-Krise stark verbreitet. Als Reaktion auf diese Nachfrage bieten wir nun personalisierte Homeoffice-Modelle an, die auf verschiedene Mitarbeitendenprofile zugeschnitten sind (Seniorinnen und Senioren, pflegende Angehörige, Eltern von Kleinkindern …)".

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• ‍Das Experiment mit der 4-Tage-Woche. „Um mehr Gleichheit zwischen Mitarbeitenden im Homeoffice und jenen zu schaffen, die nicht von zuhause aus arbeiten können, erproben wir dieses Modell seit 2022. Wenn der Test erfolgreich verläuft, können wir denjenigen, die es wünschen, anbieten, ihre Arbeitszeit auf 4 statt 5 Tage zu konzentrieren."

• Die Entwicklung flexibler Arbeitszeiten. „Unsere Mitarbeitenden können ihre Arbeit heute in den Zeitfenstern ihrer Wahl zwischen 7:00 und 19:30 Uhr erledigen, mit nur 2,5 Stunden verbindlicher Kernarbeitszeit."

• Die Digitalisierung der Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse (die sich während der Covid-Periode beschleunigt hat)

• Der Einsatz mehrerer digitaler Tools, darunter:
  • ein HR-Chatbot, der automatisch auf administrative Fragen der Mitarbeitenden antwortet und die Arbeitslast der HR-Teams verringert;
  • eine digitale Social-Barometer-Lösung;
  • ein Leistungsbewertungstool, das regelmäßiges Feedback ermöglicht und die bewerteten Mitarbeitenden stärker einbezieht;
  • eine Digital-Learning-Plattform, die es Führungskräften ermöglicht, sich kontinuierlich weiterzubilden.

Die HR-Folgenabschätzung

„Sobald ein HR-Transformationsprojekt von der Geschäftsleitung in seiner Absicht genehmigt wurde, führen wir eine HR-Folgenabschätzung durch, mithilfe einer Aktions-Checkliste, die wir allen unseren regionalen Einheiten zur Verfügung stellen.

Wir integrieren mehrere Dimensionen in die Analyse, darunter:

• die tatsächliche Arbeit der Teams: die auszuführenden Aufgaben, die Arbeitsbelastung, die erforderlichen Kompetenzen …
• die Organisation, d. h. die einzuführenden Arbeitsmethoden und -verfahren, die zu planenden Teamgrößen …
• die Managementpraktiken,
• das soziale Umfeld, d. h. die Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen sowie zu unseren Zielgruppen
• das physische Umfeld: die Auswirkungen des Projekts auf den geografischen Standort, auf die Ergonomie des Arbeitsplatzes usw.

Dies ist ein unverzichtbarer Ansatz, da er die Umsetzung erleichtert, den sozialen Dialog und die Aneignung neuer Tools und Arbeitsprozesse fördert. Er ermöglicht es außerdem, Risiken an der Quelle jedes Projekts zu reduzieren und damit das Wohlbefinden am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden zu verbessern", erklärt der HR-Direktor der Assurance retraite.

Die Schlüsselfaktoren für den Erfolg der HR-Transformation

Neben dem Ansatz der Folgenabschätzung können mehrere bewährte Praktiken dabei helfen, Ihre HR-Transformation erfolgreich umzusetzen. Hier sind die 5 Erfolgsfaktoren, die Jérôme Friteau nennt.

• „Sich gut bei den Direktionen positionieren, um zum richtigen Zeitpunkt einbezogen zu werden. Bei der nationalen Rentenkasse ist die Personalabteilung gut positioniert, um eine entscheidende Rolle bei der Steuerung von Transformationen mit menschlicher Dimension zu spielen. So können wir alle Auswirkungen der Transformation identifizieren, und Transformationssteuerungsmethoden anwenden, die die am stärksten betroffenen Mitarbeitenden einbeziehen und eine gewisse Vertikalität vermeiden, die zunehmend weniger akzeptiert wird.

• „Die Stakeholder so weit wie möglich einbeziehen, d. h. diejenigen, die diese HR-Transformation umsetzen, erleben und/oder ertragen müssen."

• „Die Kluft zwischen vorgeschriebener und tatsächlicher Arbeit verringern. Dies erfordert eine sorgfältige Bewertung der Arbeitsbelastung, aber auch die Brücke zwischen Individuellem und Kollektivem sowie zwischen Operativem und Strategischem zu schlagen. So kann die HR-Funktion nah am Geschehen bleiben und gleichzeitig den Gesamtblick auf die strategischen Herausforderungen des Unternehmens bewahren."

• „Die digitalen Tools so weit wie möglich rationalisieren, um die daraus resultierende kognitive Belastung zu begrenzen." Um auf diese Problematik zu reagieren, haben wir Talkspirit entwickelt. Als 100 % französische kollaborative Plattform vereint Talkspirit 80 % der Anwendungen, die für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen benötigt werden. Sie finden dort Chat und Videokonferenzen, einen Newsfeed, ein Eingangsportal, eine Wissensbibliothek, Projektmanagement, eine Büroanwendungssuite und vieles mehr! Klicken Sie hier für eine Demo.

• Die Balance zwischen Digital und Menschlichem wahren. „Um der Transformation mehr menschliche Dimension zu verleihen, haben wir eine HR-Funktion eingerichtet, deren Aufgabe es ist, alle Mitarbeitenden persönlich zu treffen, die ins Unternehmen eintreten, die auf Schwierigkeiten stoßen oder das Unternehmen verlassen."

Bewährte Praktiken zur Messung des Return on Investment

„Bei der Assurance retraite haben wir zwei Instrumente zur Messung der HR-Leistung eingeführt:

• Das erste basiert auf unserem HR-Leistungsreferenzrahmen, der Indikatoren wie Fluktuation, Abwesenheitsquote, Einstellungsrate junger Mitarbeitender, Gleichstellung von Frauen und Männern usw. integriert.

• Das zweite basiert auf unserem digitalen Social-Barometer, der mindestens zweimal jährlich die Stimmung der Mitarbeitenden misst. Dank der eingebetteten künstlichen Intelligenz sind wir in der Lage, die Antworten maximal auszuwerten und die wichtigsten daraus resultierenden Trends zu identifizieren.

Erst durch die Verknüpfung dieser beiden Messwerte gelingt es uns, die erzielten Fortschritte effektiv zu messen", erklärt Jérôme Friteau.

Fazit

Um ihre HR-Transformation erfolgreich zu gestalten, müssen sich die Personalabteilungen als strategischer Partner der Fachbereiche positionieren. Je mehr die Personalabteilung als Akteur der Transformation wahrgenommen wird, desto eher werden die Fachbereichsleitungen sie bereits im Vorfeld ihrer Projekte einbeziehen. Und desto mehr kann sie dem Wandel eine menschliche Dimension verleihen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Transformation liegt daher darin, alle betroffenen Stakeholder einzubeziehen und effektiv mit den Fachbereichsleitungen zusammenzuarbeiten.

Natürlich ist die HR-Transformation Teil einer HR-Strategie , die umfassender ist und sowohl die Anforderungen aus der Praxis als auch die der Unternehmensleitung berücksichtigt. Hier ist ein auszufüllendes Template zur Entwicklung Ihrer eigenen Strategie 👇

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