[Webinar] Die Zusammenarbeit in einer internationalen Unternehmensgruppe verbessern

In einem Unternehmen mit mehreren Standorten zusammenzuarbeiten ist keine leichte Aufgabe! Tatsächlich bedeutet dies, mehrere wesentliche Herausforderungen zu meistern: mit unterschiedlichen Profilen zusammenzuarbeiten, verschiedene Kulturen zu verstehen, die interne Kommunikation anzupassen, usw. Es ist jedoch möglich, diese Hindernisse zu überwinden und die internationale Zusammenarbeit zu einer Quelle der Innovation und des Erfolgs zu machen. Wie? Durch die Einführung eines Kollaborationswerkzeugs!

Wie wählt man das richtige Werkzeug aus? Welche Schritte sind zu befolgen, um die Einführung in allen Unternehmensstandorten erfolgreich umzusetzen? Und wie lässt sich die Zusammenarbeit innerhalb der Teams mithilfe einer solchen Lösung verbessern?

Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Artikel, der die Ratschläge unserer beiden Referentinnen aus dem Webinar vom 19. Oktober zusammenfasst:

• Adèle Hošek, Head of Customer Experience bei Talkspirit
• Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation bei unserem Kunden Smart4 Engineering. Das auf Ingenieurwesen spezialisierte internationale Unternehmen vereint Teams aus 10 verschiedenen Einheiten, verteilt über 8 Länder.

PS: Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um die Aufzeichnung anzusehen 👇

Die Herausforderungen der internationalen Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit Teams an mehreren Standorten ist stets mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden. Um diese zu analysieren, haben wir die Webinar-Teilnehmenden gebeten, folgende Frage zu beantworten: Welche sind die größten Herausforderungen, die Sie erleben, wenn Sie mit Beteiligten an mehreren Standorten zusammenarbeiten?

Wenig überraschend stehen die kommunikationsbezogenen Herausforderungen mit 44 % der Stimmen ganz vorne.

Aber es spielen noch weitere Faktoren eine Rolle! Adèle Hošek hebt insbesondere hervor:

• Unterschiedliche Sprachen und Kulturen, die eines der größten Kommunikationshindernisse darstellen.
• Distanz und Zeitzonen, die die Echtzeit-Koordination erschweren können.
• Die Arbeits- und Managementstile, die von Land zu Land variieren.
• Die Motivation und das Engagement remote arbeitender Mitarbeitender, die sich leicht vom Rest der Gruppe isoliert fühlen können.
• Die Datensicherheit kann ein Ziel zur Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit verlangsamen oder sogar bremsen.
• Und die effiziente Verteilung von Informationen zwischen den verschiedenen Standorten und/oder Einheiten der internationalen Unternehmensgruppe.

Best Practices: 5 Schritte zur Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit

Nun zu den Best Practices, dem Spezialgebiet unserer Head of Customer Experience Adèle Hošek. Folgen Sie also, wie die Webinar-Teilnehmenden, aufmerksam den nachfolgenden Schritten und Beispielen. 🫵

1. Die internationale Unternehmensgruppe verstehen

Wenn man plant, die Zusammenarbeit innerhalb einer internationalen Unternehmensgruppe zu verbessern, ist der erste Schritt, die Schwierigkeiten und Ziele der Gruppe zu verstehen. Dazu müssen mehrere Schlüsselelemente analysiert werden:

• Die Rollen in der Organisation
• Die Beziehungsdynamiken
• Die Risiken und Chancen
• Die möglichen Veränderungswiderstände

Um diese Ratschläge in die Praxis umzusetzen, nimmt Adèle Hošek das Beispiel der Lösung Holaspirit. Holaspirit ist eine SaaS-Software, die es ermöglicht, die bestehenden Rollen innerhalb der Organisation zu kartieren und so mehr Transparenz zu schaffen.

Mit dieser Software können Sie:

• Ein Organigramm erstellen, um die Rollen und Verantwortlichkeiten aller zu klären
• Die Profilseiten verwenden, um auf einen Blick die Kompetenzen und/oder den Standort der Teams zu identifizieren
• Ihre Richtlinien und Arbeitsprozesse zu dokumentieren

2. Das Projekt aufbauen

Adèle Hošek empfiehlt, Ihr Projekt in einen Zeitplan mit Meilensteinen einzubetten und dann klare und messbare Ziele hinzuzufügen. Sie können beispielsweise die OKR-Methode (Objectives and Key Results) anwenden, die eine Vision davon bietet, wohin Sie möchten, und es Ihnen ermöglicht, zu bewerten, ob das Projekt in die richtige Richtung geht. Ein weiterer Vorteil: Es hilft auch, potenzielle Hindernisse vorauszusehen!

Die Lösung Holaspirit verfügt über eine OKR-Funktion, mit der Ziele und Schlüsselergebnisse festgelegt und die Ausrichtung innerhalb der Organisation sichergestellt werden können. Möchten Sie es ausprobieren? Fordern Sie eine Demo an!

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Unser Kunde Smart4 Engineering – ein international tätiges Unternehmen mit mehreren Standorten – hatte beispielsweise zum Ziel, gemeinsame Kollaborationspraktiken für seine verschiedenen Einheiten einzuführen. Ihr Einführungsplan sah wie folgt aus:

• In den ersten 3 Monaten: Das Ziel war, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den neuen kollaborativen Arbeitsbereichen haben.
• Nach 6 Monaten sollten diese Arbeitsbereiche vollständig operationell sein, mit neu erstellten Projekten.
• Nach 1 Jahr sollte die Lösung die bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und Innovation fördern.

3. Experimentieren

Das Experimentieren ist eine Testphase, die es ermöglicht zu sehen, was für Ihr Unternehmen funktioniert, und das Projekt an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.

Achtung: Das Experimentieren beschränkt sich nicht auf Software-Verbesserungen! Es ermöglicht auch, Ihre Ziele und Meilensteine neu auszurichten. Wenn Sie beispielsweise Veränderungswiderstände oder spezifische Bedürfnisse identifizieren, können Sie Ihre Ziele überarbeiten, um diesen Elementen Rechnung zu tragen.

Adèle Hošek betont, dass man „bereit sein muss, Feedback" zu erhalten, denn diese Rückmeldungen ermöglichen es, kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bestmöglich zu erfüllen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

In der Lösung Talkspirit kann das Experimentieren mithilfe von Umfragen oder dem Chat umgesetzt werden. Befragen Sie Ihre Teams, ermutigen Sie sie, ihre Meinungen, Bedenken und Vorschläge zu teilen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, agiler auf wechselnde Bedürfnisse zu reagieren!

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4. Das Projekt einführen

Jetzt ist es an der Zeit, alles in die Praxis umzusetzen, was in den vorherigen Schritten geplant wurde! Ein Projektmanagement-Tool kann dabei Ihr bester Verbündeter sein. Sie können dort integrieren:

• Die zu startenden Maßnahmen;
• Die Meilensteine;
• Die zugewiesenen Personen oder Verantwortlichen.

Um diese Einführung zu begleiten, können Sie die All-in-one-Lösung Talkspirit nutzen! Auf der einen Seite können Sie mit dem Modul Projekte den Fortschritt der verschiedenen Maßnahmen steuern. Auf der anderen Seite können Sie den Newsfeed verwenden, um alle projektbezogenen Informationen und Dokumente zu bündeln.

Lesen Sie auch: Eine Notwendigkeit: den Wandel begleiten – Talkspirit

Um die Digital Workplace von Talkspirit kennenzulernen, fordern Sie eine kostenlose Demo an!

5. Zufriedenheit verfolgen und messen

Sobald Sie neue kollaborative Praktiken und Werkzeuge eingeführt haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie von den Mitarbeitenden gut angenommen werden! Hier ist, was unsere Head of Customer Experience empfiehlt, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft:

• Verfolgen Sie regelmäßig die KPIs (Key Performance Indicators) Ihrer Plattform (zum Beispiel: Anzahl der gesendeten Chats, Anzahl der neu hinzugefügten Dateien auf dem Drive, organisierte Veranstaltungen, erstellte Projekte und Aufgaben usw.)
• Holen Sie Feedback von den Nutzenden ein
• Stellen Sie heraus, was funktioniert, als Beispiel

Sie fragen sich, wie Sie diese Empfehlungen in Talkspirit umsetzen können? Nun, Sie müssen lediglich die Nutzungsstatistiken Ihrer Gruppen abrufen! Diese Option ermöglicht es Ihnen, das Engagement und die Akzeptanz auf Ihrer Plattform zu messen.

Außerdem können Sie den Newsfeed nutzen, um Erfolge und engagierte Mitarbeitende hervorzuheben – als Anerkennung und als Beispiel für andere Teams.

Das Beispiel von Smart4 Engineering: Zusammenarbeit über 8 Länder hinweg verbessern

Möchten Sie sehen, wie das bei unseren Kunden funktioniert? Mélanie Cohen-Crété, Group VP Transformation bei Smart4 Engineering, hat Talkspirit vor fast einem Jahr eingeführt. Ihr Ziel? Die Zusammenarbeit zwischen den 10 Marken der Unternehmensgruppe, verteilt über 40 Standorte in 8 Ländern, zu verbessern 🌏.

Schauen wir uns genauer an, wie die Mitarbeitenden von Smart4 Engineering Talkspirit täglich nutzen. 👀

Die Herausforderungen von Smart4 Engineering

Smart4 Engineering ist ein wachsendes Netzwerk von Ingenieurspezialisten. Sie zählen heute 3.200 Mitarbeitende! Aber wenn man ein Netzwerk hat, das über 8 Länder verteilt ist, stellt sich eine Frage: „Wie bringt man diese Einheiten zur Zusammenarbeit?"

Um dieser Herausforderung zu begegnen, wollte Smart4 Engineering ein Werkzeug einführen, das es ihm ermöglicht, …

• Expertengemeinschaften zu bündeln
• Das Teilen von Informationen und Wissen zwischen diesen Experten zu erleichtern
• Kollektive Intelligenz
• zu fördern und eine starke Unternehmenskultur zu schaffen, indem die Balance zwischen lokaler Identität und Gruppenidentität gefunden wird

Eine Lösung: Talkspirit

In diesem Streben nach Verbesserung hat Talkspirit Smart4 Engineering überzeugt! ❤️ Für Mélanie Cohen-Crété waren die Stärken:

• Der funktionale Reichtum, „der es ermöglicht, alles zu tun – und vor allem das, was wir brauchten!"
• Die Datensicherheit, „ein wesentliches Thema für uns".
• Und die einfache Bedienung.

Dank Talkspirit konnte Smart4 Engineering praktische Lösungen zur Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit umsetzen:

• Um Experten zusammenzubringen, haben sie Arbeitsgruppen eingerichtet, die „Smart Leagues" genannt werden. Diese Gruppen sind rund um verschiedene Themen organisiert: Werkzeuge, Transformation, Kundenprojekte usw. Mitarbeitende, die an einem Projekt arbeiten, werden eingeladen, der dedizierten Gruppe beizutreten, um einfacher zusammenzuarbeiten.

• Um den Zugang zu statischen Informationen zu erleichtern, haben sie ihre Prozesse in der Talkspirit-Bibliothek zentralisiert. Zum Beispiel: „Wir haben eine Seite erstellt, die beschreibt, wie man sich in unser neues CRM einloggt. Bei jedem Onboarding erkläre ich den Mitarbeitenden, dass sie die Dokumentation in der Bibliothek finden können!", erklärt Mélanie Cohen-Crété.

„Sobald jemand Informationen benötigt, schicke ich kein Dokument mehr – ich schicke einen Link zu Talkspirit."

Mélanie Cohen-Crété, Smart4 Engineering

• Schließlich hat das Teilen von Neuigkeiten über Beiträge und das Eingangsportal die Kommunikation innerhalb der Unternehmensgruppe gestärkt.

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Fazit

Was ist festzuhalten? Indem Sie die 5 oben genannten Schritte befolgen und ein geeignetes Kollaborationswerkzeug wählen, ist es möglich, die Herausforderungen der internationalen Zusammenarbeit in Wachstumschancen zu verwandeln! Setzen Sie zunächst auf das Verständnis der Herausforderungen und Bedürfnisse. Anschließend müssen das Projekt geklärt und aufgebaut, dann durch eine Reihe von Tests experimentiert werden. Wenn alles mit Ihren anfänglichen Zielen übereinstimmt, können Sie Ihre Plattform und Ihr Projekt einführen! Damit es sich optimal weiterentwickelt, denken Sie daran, den Wandel zu begleiten sowie Ihr Projekt zu verfolgen, zu messen und weiterzuentwickeln.