10 digitale Tools zur Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeitenden

Laut einer Studie von Asana verlieren Mitarbeitende jede Woche etwa drei Arbeitsstunden durch überflüssige Besprechungen. Hinzu kommt die Zeit, die für das Lesen von E-Mails und Benachrichtigungen aufgewendet wird. Außerdem das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Tools und mitunter sogar das doppelte Erledigen von Aufgaben. Das Ergebnis: Sie verbringen mehr Zeit damit, "rund um die Arbeit zu arbeiten", anstatt wertschöpfende Aufgaben zu erledigen – und ihre Leistung nimmt ab.

Zum Glück gibt es heute zahlreiche Produktivitäts-Tools, die auf diese Problematik eingehen. Richtig eingesetzt ermöglichen sie es, den Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams zu verbessern. Außerdem erleichtern sie das Management und die Projektverfolgung, fördern die kollektive Intelligenz und steigern natürlich die Effizienz der Mitarbeitenden.

Interessieren Sie sich für diese Art von Software? Hier ist eine Auswahl von 10 digitalen Tools zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams.

1. Die All-in-One-Kollaborationsplattform

Die Kollaborationsplattform ist die ideale Lösung, um produktiver zu werden und gleichzeitig Ihre Arbeitswerkzeuge zu rationalisieren. Als echte All-in-One-Arbeitsumgebung vereint sie zahlreiche Funktionen, die Ihnen helfen, täglich besser zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, darunter:

• ein Instant-Messaging-System,
• eine Videokonferenzanwendung,
• ein Projektmanagement-Modul,
• ein Drive zum Speichern und Teilen Ihrer Arbeitsdokumente,
• einen geteilten Kalender zur einfachen Terminplanung von Besprechungen,
• eine Online-Office-Suite zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit,
• eine Bibliothek, um Mitarbeitende bei den wichtigsten Unternehmensprozessen auf dem gleichen Stand zu halten,
• und vieles mehr.

Neben all diesen Funktionen (und noch vielen mehr!) bietet die Kollaborationsplattform Talkspirit zahlreiche Garantien in puncto Datensicherheit. Die Lösung wird zu 100 % in Frankreich gehostet, führt regelmäßig Sicherheitsaudits durch, um die Stabilität ihres Netzwerks zu testen, und stellt sicher, dass ihre Sicherheitspraktiken höchsten Anforderungen genügen. Das Sahnehäubchen: Sie ist äußerst einfach zu bedienen und einzurichten!

Möchten Sie weitere All-in-One-Tools entdecken? Erkunden Sie unsere Top-13-Liste der besten Kollaborationsplattformen.

2. Die Projektmanagement-Lösung

Produktivität steigern bedeutet auch, Projekte effizient zu managen. Unser Tipp: Nutzen Sie eine Projektmanagement-Lösung! Asana, Trello, Notion, monday.com, Jira, Todoist, Teamwork, Wrike… Die Auswahl an Tools ist groß! Diese ermöglichen Ihnen unter anderem:

• die verschiedenen Phasen eines Projekts zu planen und zu visualisieren (zum Beispiel über Kanban-Boards),
• Checklisten zu erstellen,
• Aufgaben an die Mitglieder Ihres Teams zu verteilen,
• den Fortschritt dieser Aufgaben zu verfolgen,
• alle Austausche und Dokumente zu Ihrem Projekt an einem Ort zu dokumentieren.

Lesen Sie auch: Top 12 der besten Software zur Steigerung der Produktivität

Und wenn Sie eher nach einem französischen Tool suchen, warum nicht auf Talkspirit setzen? Neben zahlreichen kollaborativen Funktionen bietet Talkspirit ein einfach zu bedienendes Modul Projekte, das alle wesentlichen Funktionen vereint, um Ihre persönlichen Projekte und Teamprojekte zu organisieren und zu verfolgen. Planen Sie eine Demo mit unserem Team, um diese Funktion im Detail kennenzulernen 👇

Demo von Projekte anfragen

3. Das Intranet

Man vergisst es leicht, aber das Intranet ist ebenfalls ein gutes Tool, um die Produktivität Ihrer Teams zu steigern. Warum? Ganz einfach, weil es den Informationsaustausch und -zugang innerhalb der Organisation erleichtert und so jedem Zeit spart – sowohl bei alltäglichen Aufgaben als auch bei wichtigen Entscheidungen. Mit dem Intranet können Sie Schluss machen mit Informationssilos!

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• der Newsfeed und das Willkommensportal, zum Teilen von Neuigkeiten und Veranstaltungen mit allen Mitarbeitenden,
• die Wissensdatenbank (oder Bibliothek), um das Teilen von dauerhaften Informationen zu erleichtern,
• Gruppen (oder Communities), um die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden mit gleichen Berufsfeldern und/oder Interessen zu verbessern (und auch bereichsübergreifenden Austausch zu fördern!),
• das Verzeichnis und Profilseiten, um schnell herauszufinden, wer was in der Organisation macht.

Möchten Sie ein Intranet einführen? Entdecken Sie auf dieser Seite unsere Top-14-Intranet-Lösungen, um den Informationsfluss zu verbessern und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

4. Das Automatisierungs-Tool

Natürlich können wir beim Thema Produktivität nicht über Automatisierungssoftware hinweggehen – Tools, die heute unverzichtbar geworden sind, um unsere täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie können sie beispielsweise nutzen, um Benachrichtigungen zu erstellen, Daten zu speichern, automatische E-Mails zu versenden oder Kontakte zu einer Liste hinzuzufügen.

In diesem Bereich sind besonders zu nennen:

• Zapier: das Tool par excellence zum Erstellen von Workflows (auch „Zaps" genannt) und Verbinden all Ihrer Anwendungen, ganz ohne Programmierkenntnisse
• Make (ehemals Integromat): die benutzerfreundliche und ergonomische No-Code-Automatisierungsplattform

Wussten Sie das? 🤔
Talkspirit ermöglicht Ihnen die Verbindung von mehr als +1000 Anwendungen mit Ihrer Plattform und lässt die von Ihnen gewählten Informationen automatisch in Ihrem Newsfeed erscheinen (zum Beispiel eine Erwähnung in Ihren sozialen Netzwerken, die Veröffentlichung eines neuen Artikels in Ihrem Lieblingsblog, die Erstellung eines Dokuments in Ihrem Drive, ein neues Ticket in Ihrer Kundensupport-Software usw.).

5. Die Videokonferenz-Software

Mit der Zunahme von Homeoffice und hybrider Arbeit sind Remote-Besprechungen in Unternehmen zur Normalität geworden. Falls noch nicht geschehen, empfehlen wir Ihnen dringend, eine Videokonferenz-Software einzuführen (oder eine Kollaborationsplattform mit integrierter Videokonferenzfunktion). Sie werden dadurch nicht nur flexibler (kein Prüfen mehr, wer wann im Büro ist, um Besprechungen zu planen), sondern auch produktiver!

Achten Sie jedoch darauf, Anzahl und Dauer Ihrer Remote-Besprechungen zu begrenzen, um nicht in die Falle der Besprechungsflut zu tappen, die Ihre Produktivität im Gegenteil beeinträchtigen kann! Hier einige bewährte Praktiken, um die Zeit aller zu schonen:

• Laden Sie nur die direkt betroffenen Personen ein
• Legen Sie vorab die Agenda und die Ziele der Besprechung fest, um zu klären, was vor, während und nach der Besprechung von jedem erwartet wird
• Beginnen und beenden Sie Ihre Besprechungen pünktlich (planen Sie bei Bedarf weitere Termine für die Vertiefung bestimmter Themen ein)

Möchten Sie Ihr Videokonferenz-Tool einführen (oder ersetzen)? Besuchen Sie diese Seite, um unsere Auswahl der 10 besten Videokonferenz-Softwarelösungen zu entdecken.

6. Das Zeitmanagement-Tool

Kennen Sie Zeitmanagement-Tools? Wie der Name schon sagt, haben diese Softwarelösungen das Ziel, Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Arbeitszeit zu helfen und die Produktivität zu steigern – etwa indem sie berechnen, wie viel Zeit Sie jedem Projekt widmen, Ihnen helfen, Ablenkungen zu eliminieren, oder Ihre Aufgaben nach Priorität zu ordnen.

Hier sind einige Zeitmanagement-Tools, die Sie interessieren könnten:

• Toggl: die Software zur Verwaltung Ihrer Projekte und Ressourcen sowie zur Erfassung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit
• Freedom: die App, mit der Sie sich voll auf Ihre Arbeit konzentrieren können, indem sie Benachrichtigungen auf Ihren Geräten blockiert (unter anderem über Erweiterungen)
• Hubstaff: das Tool, um die Produktivität Ihrer Teams einfach zu messen und deren Arbeit in Echtzeit zu verfolgen, egal wo sie sich befinden
• Clockify: die kostenlose Zeitmanagement-Software, mit der Sie auf einen Blick sehen, wie viel Zeit jede Ihrer Aufgaben in Anspruch nimmt, und Verbesserungspotenziale identifizieren können

7. Die Mindmapping-Software

Die Mindmap (oder „Mind Mapping") ist ein Tool, das Ihnen ermöglicht, Brainstorming-Sitzungen zu erleichtern, indem es alle Ihre Ideen visuell in Form einer Grafik festhält. Sie können sie beispielsweise nutzen, um einen Redaktionsplan zu erstellen, Präsentationen zu gestalten, wichtige Aufgaben eines Projekts aufzulisten oder Ihre Mitarbeitenden zu einem bestimmten Thema zum Nachdenken anzuregen. Das fördert Kreativität und Produktivität jedes Einzelnen!

Zu den wichtigsten Mindmapping-Tools gehören unter anderem:

• Coggle: das Tool für einen sanften Einstieg ins Mind Mapping (eher für gelegentlichen Gebrauch geeignet)
• MindMeister: das umfassende Tool zum Brainstormen und Zusammenarbeiten mit Ihrem Team
• MindNode: die native Mindmapping-App für Apple-Geräte
• Lucidchart: die Software zum Erstellen intelligenter Diagramme und zur Förderung von Innovation

8. Das Monitoring-Tool

Unabhängig vom Beruf Ihrer Mitarbeitenden müssen diese sehr wahrscheinlich Monitoring betreiben, um über Neuigkeiten in ihrer Branche informiert zu bleiben und/oder sich von dem inspirieren zu lassen, was ihre Kollegen tun. Um das Monitoring zu optimieren, gibt es kein Geheimrezept: Man muss gut ausgestattet sein!

Hier sind einige Tools, die Ihnen beim Monitoring helfen und die Produktivität steigern:

• Talkwalker Alerts: die Alternative zu Google Alerts, mit der Sie Benachrichtigungen zu jedem Thema erstellen und Monitoring-Inhalte per E-Mail erhalten können
• Talkspirit: das kollaborative Tool, mit dem Sie die RSS-Feeds Ihrer sozialen Netzwerke, Lieblingswebseiten und Blogs mit einem personalisierten Newsfeed verbinden können. Der Vorteil? Sie erhalten automatisch alle Artikel und Veröffentlichungen Ihrer Wahl, ohne Ihr Postfach zu überfüllen
• Feedly: ein RSS-Feed-Aggregator, mit dem Sie verschiedene Inhaltsformate verfolgen können (Blogs, Newsletter, soziale Netzwerke usw.)
• Flipboard: das Tool, mit dem Sie Monitoring visuell gestalten können, indem Sie Ihre eigene Inhalts-Pinnwand erstellen
  

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9. Der Passwort-Manager

Wer hat noch nie Zeit damit verloren, auf „Passwort vergessen" zu klicken, um sich bei einer Arbeitsanwendung anzumelden? Mit dem Passwort-Manager müssen Sie keine Stunden mehr damit verbringen, Ihre Passwörter zu suchen (oder schlimmer noch: sie zurückzusetzen). Dieser digitale Tresor ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Passwörter an einem Ort zu speichern und sie einfach mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen. Das vermeidet Nervenzusammenbrüche und steigert vor allem die Effizienz.

Zu den besten Passwort-Managern zählen unter anderem:

• Bitwarden: das Open-Source-Tool zum sicheren Speichern Ihrer persönlichen und Team-Passwörter
• Dashlane: die französische Software zum automatischen Speichern Ihrer Passwörter und Zahlungsmethoden
• LastPass: das Tool, das Ihre sensiblen Daten speichert und sichert
• 1Password: der Passwort-Manager für Entwickler und große Unternehmen

10. Die Online-Office-Suite

Was ist besser geeignet als eine Online-Office-Suite, um die Zusammenarbeit an Dokumenten zu optimieren? Wenn Sie ständig Präsentationen erstellen und Dokumente gemeinsam mit Ihrem Team verfassen, garantieren wir Ihnen, dass dieses Produktivitäts-Tool Ihr Arbeitsleben verändern wird! Mit einer Online-Office-Suite können Sie Dokumente gemeinsam speichern, teilen und bearbeiten – in Echtzeit. Kurz gesagt: Kein Versenden von Dokumenten zur Genehmigung per E-Mail mehr!

Wenn Sie dieses Tool allein einführen möchten, können Sie sich für OnlyOffice, LibreOffice, Microsoft 365 oder Google Workspace entscheiden, die kostenlose und kostenpflichtige vollständige Office-Suiten anbieten. Und wenn Sie lieber zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen möchten, führen Sie stattdessen eine Kollaborationsplattform mit integrierter Office-Suite ein (wie Talkspirit!), die Ihnen sowohl das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten als auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Teams an einem Ort ermöglicht.

Demo der OfficeNow-Suite von Talkspirit anfragen

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Fazit

Wenn Sie die Produktivität Ihrer Teams steigern möchten, müssen Sie ihnen vor allem die passenden digitalen Tools zur Verfügung stellen! Das kann eine Kollaborationsplattform, eine Projektmanagement-Software oder eine Office-Suite sein – alles hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Und das, ohne alle branchenspezifischen Softwarelösungen zu vergessen, die eine Schlüsselrolle bei der Produktivität der Teams spielen (zum Beispiel CRM-Systeme, Kundensupport-Software, Buchhaltungstools, Lösungen für elektronische Signaturen usw.).

Sobald Ihre Mitarbeitenden gut ausgestattet sind, ist es ebenfalls wichtig, ihnen einige Schlüssel an die Hand zu geben, um die zur Verfügung stehenden Tools richtig zu nutzen und ihre Produktivität bei der Arbeit zu steigern.

🤔 Aber wie geht man das an? Laden Sie unser praktisches Merkblatt „10 Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams" herunter und entdecken Sie unsere besten Ratschläge:

Zum Methodischen Leitfaden

In unserem methodischen Leitfaden „10 Tipps zur Steigerung der Produktivität Ihrer Teams" erfahren Sie: alle unsere bewährten Praktiken, um Ihren Mitarbeitenden Zeit zu sparen, ihnen beim Zeitmanagement zu helfen, ihre wichtigen Aufgaben zu priorisieren und ihre Leistung zu messen.

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