Hybrides Arbeiten: bewährte HR-Praktiken und interne Kommunikation

Das hybride Arbeiten, das Büroarbeit und Remote-Arbeit miteinander verbindet, hat sich heute als DER Arbeitsmodus des modernen Zeitalters etabliert. Obwohl es bereits seit mehreren Jahren existiert, hat es erst seit 2020 (mit den pandemiebedingten Lockdowns von COVID) wirklich an Bedeutung gewonnen. Dieser neue Arbeitsmodus stellt zahlreiche Herausforderungen für die Personalabteilungen und die interne Kommunikation dar. Um diesen zu begegnen, zeigen wir Ihnen mehrere bewährte HR-Praktiken, die Sie übernehmen sollten:

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Arbeitsbedingungen klären

Auch wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind, empfiehlt es sich, den hybriden Arbeitsmodus, den Sie einführen möchten, schriftlich zu formalisieren, zum Beispiel durch die Erarbeitung einer Homeoffice-Vereinbarung. Damit vermeiden Sie Missverständnisse oder Missbrauch seitens der Mitarbeitenden.

Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, die folgenden Informationen zu klären

• den zulässigen Arbeitsrhythmus im Büro und remote
• die Personen, die hybrides Arbeiten in Anspruch nehmen können
• die Orte, an denen gearbeitet werden kann (zuhause, Co-Working-Space, Zweitwohnsitz usw.)
• die Verfügbarkeits- und Abschaltzeiten
• die zur Verfügung stehenden Geräte und Tools

Das Recht auf Nichterreichbarkeit fördern

Laut einer Ifop-Studie arbeiten mehr als ein Drittel der Beschäftigten außerhalb ihrer Arbeitszeit und/oder beantworten berufliche E-Mails. Eine Hyperverbundenheit, die sich verstärken kann, wenn die Mitarbeitenden remote arbeiten. Es ist daher wichtig, hybride Mitarbeitende daran zu erinnern, dass auch sie das Recht auf Nichterreichbarkeit genießen. Das bedeutet, dass sie nicht ständig erreichbar sein müssen.

Um dieses Recht auf Nichterreichbarkeit durchzusetzen, kann das Unternehmen Zeitfenster festlegen, in denen die Mitarbeitenden verfügbar sein müssen, die in die Homeoffice-Vereinbarung aufgenommen werden. Ihre Mitarbeitenden für dieses Thema zu sensibilisieren gehört daher zu den umzusetzenden HR-Maßnahmen. Ermutigen Sie sie beispielsweise dazu, nur innerhalb dieser Zeiten zu kommunizieren oder in ihre E-Mails eine Formulierung wie diese aufzunehmen: „Wenn Sie diese Nachricht außerhalb Ihrer Arbeitszeiten erhalten, sind Sie nicht verpflichtet, sofort zu antworten".

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Die Mitarbeitererfahrung neu denken

Die Einführung eines neuen Arbeitsmodus erfordert auch, die Employee Journey neu zu denken: vom Recruiting bis zur Bindung, einschließlich des Onboardings.

• Schon beim Recruiting sollten Sie die Arbeitsbedingungen klar kommunizieren und hervorheben, dass Sie jemanden suchen, der sowohl remote als auch im Büro arbeiten kann.
• Um Ihren neuen Mitarbeitenden zu integrieren, weisen Sie ihm einen Mentor zu und stellen Sie sicher, dass er alle Teammitglieder kennenlernen kann, ob physisch oder per Videokonferenz.
• Sobald die Mitarbeitenden integriert sind, bleiben Sie offen für ihre Bedürfnisse und ermutigen Sie sie, Ihnen Feedback zu geben, zum Beispiel über Umfragen.

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Zusammenhalt entwickeln

Wenn man das Organisationsmodell ändert, kann sich die Unternehmenskultur schnell wandeln. Um die Mitarbeitenden weiterhin zu vereinen und Engagement auf Distanz zu erzeugen, muss die interne Kommunikation regelmäßig vielfältige Inhalte teilen: Unternehmensnachrichten, Produktneuheiten oder eine Success Story eines Mitarbeitenden. Darüber hinaus müssen Sie besondere Momente (physisch und virtuell) organisieren, bei denen alle Teams über andere Dinge als die Arbeit sprechen können.

Inklusion fördern

Es obliegt auch dem Unternehmen, ein inklusives Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, in dem die Teams nicht das Gefühl haben, etwas zu „verpassen", weil sie nicht im Büro sind. Um diese Inklusion zu fördern, ist es wichtig zu überlegen, wie bestehende Traditionen und Austauschformen an hybrides Arbeiten angepasst werden können. Wenn die Mitarbeitenden früher zum Beispiel jeden Donnerstag gemeinsam etwas trinken gingen, können Sie ein gleichwertiges informelles Event per Videokonferenz organisieren.

Den Austausch neu erfinden

Diese Übergangsphase ist übrigens die Gelegenheit, neue Interaktionsformen einzuführen. In Ihrem internen sozialen Netzwerk können dann dedizierte Gruppen erstellt werden, um die nächsten geplanten Ausflüge zu besprechen oder sich zu verschiedenen Interessensgebieten auszutauschen (Essen, Kultur, Sport usw.). Sie können die Mitarbeitenden auch ermutigen, weitere Aktivitäten vorzuschlagen.

Zum Abschluss

Sie kennen nun alle bewährten Praktiken, um hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen. Natürlich beschränkt sich die Öffnung gegenüber einem neuen Arbeitsmodus nicht darauf, die Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Um ein hybrides Unternehmen zu werden, ist es auch notwendig, Ihre Führungskräfte zu schulen und Kommunikationstools zu übernehmen, die den Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten.

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Zum White Paper

Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem White Paper „Zukunft der Arbeit: Her mit dem hybriden Arbeiten!". Darin erfahren Sie: die Herausforderungen eines Arbeitsmodus, der Präsenzarbeit und Remote-Arbeit verbindet; die bewährten Praktiken für Führungskräfte, HR, interne Kommunikation, IT und Mitarbeitende; sowie die einzuführenden Tools, um hybrides Arbeiten zu erleichtern.

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