Warum HR-Digitalisierung unverzichtbar ist

Im Zeitalter von Big Data und einer hybriden und remote verteilten Belegschaft, die sich in vollem Wachstum befindet, müssen moderne Unternehmen die digitale Transformation unbedingt annehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Diese digitale Revolution hat Prozesse und Unternehmenskulturen in vielen Branchen umgestaltet. Die Personalabteilungen (HR) sind keine Ausnahme. Der Sektor wurde sogar als einer der Branchen identifiziert, die am meisten von dieser Transformation profitieren werden.

Digitale Tools und Prozesse sind unerlässlich, um HR-Teams eine Vielzahl von Zielen zu erreichen. Von der Nutzung von KI für objektive Rekrutierungsprozesse bis zur Umsetzung hybrider Arbeit durch Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, scheinen die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.

Dieser Artikel erklärt, was HR-Digitalisierung ist, wie diese Umstellung gelingt, und warum sie für moderne Unternehmen so entscheidend ist.

Inhalt

• Was ist HR-Digitalisierung?
• Schritte der HR-Digitalisierung
• Vorteile der HR-Digitalisierung
  • Erhöhte Effizienz
  • Optimierte Prozesse
  • Zugängliche Daten
  • Zeit- und Kostenersparnisse
  • Verbesserte Mitarbeitererfahrung
• HR-Softwarebeispiele für schnellere Digitalisierung
  • ATS (Bewerberverfolgungssysteme)
  • Digitale Onboarding-Software
  • HR-Chatbots
  • Employee Self-Service-Portale
  • Kommunikationstools

Was ist HR-Digitalisierung?

Die HR-Digitalisierung besteht darin, digitale Tools und Technologien zu übernehmen, um die Verwaltung von Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu verbessern.

Während traditionelle HR-Abteilungen auf manuelle und papierbasierte Prozesse vertrauten, funktioniert eine digitalisierte HR-Abteilung anders. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben geben Mitarbeitende Zeit für Aktivitäten mit höherem Mehrwert frei. Der digitale Ansatz fördert auch datengestützte Entscheidungsfindung.

Schritte der HR-Digitalisierung

Sie haben möglicherweise die Begriffe Digitalisierung, Digitalisierung und digitale Transformation austauschbar verwendet gehört. In Wirklichkeit sind dies unterschiedliche Schritte, die jeweils zum nächsten führen.

Digitalisierung ist der erste Schritt. Es geht um den Übergang von manuellen zu digitalen Prozessen. Beispielsweise Papiermeldungen durch elektronische Formulare ersetzen.

Dann kommt die Digitalisierung : eine Organisation in ein Unternehmen umwandeln, das digitale Tools und eine technikbewusste Kultur umarmt. Zum Beispiel, KI zur Verbesserung von HR-Operationen nutzen.

Schließlich ist das Endziel die digitale Transformation. Sie ist das Ergebnis von Digitalisierung und Digitalisierung und impliziert einen Mentalitätswandel im gesamten Unternehmen. Für HR bedeutet dies unter anderem:

1. Alle Mitarbeitenden über digitale Kanäle einbeziehen
2. Zeitaufwändige Papierprozesse aufgeben und durch ihre digitalen Äquivalente ersetzen
3. Eine klare Automatisierungsstrategie definieren
4. Alle Organisationsprozesse durch datengestützte Erkenntnisse optimieren

Laut den HR-Trends 2023 werden Unternehmen weiterhin die Mitarbeitererfahrung durch digitale Transformation überdenken.

Zögern Sie noch immer? Hier sind einige Gründe, um den Schritt zu wagen.

Vorteile der HR-Digitalisierung

Erhöhte Effizienz

Traditionelle HR-Abteilungen leiden oft unter mangelnder Effizienz. Das ist nicht an Desorganisation, sondern vielmehr daran, dass Mitarbeitende einfach nicht die richtigen Tools haben, um effizient zu arbeiten. Mit automatisierten Lösungen und einem zentralisierten System für Informationszugriff würden Sie überrascht sein, welche Leistung Ihr Team erreichen kann.

Optimierte Prozesse

Automatisierung vereinfacht Arbeitsabläufe und gewährleistet einen reibungsloseren Betrieb. Das ist nicht nur vorteilhaft für die Motivation der Mitarbeitenden, sondern auch für die Rentabilität. Und da die meisten digitalen Tools von Ihrem IT-Bereich (oder von externen Anbietern) bereitgestellt und verwaltet werden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie die besten Lösungen für Ihre HR-Anforderungen anbieten.

Wenn zum Beispiel Ihre IT-Abteilung benannte Argumente in PHP übernimmt, kann sie die Arbeitsabläufe auf HR-Software straffen. Benannte Argumente spezifizieren Parameter nach Name, was das Lesen, die Organisation und die Verwendung von Code durch Teams vereinfacht. Eine bessere Lesbarkeit und Flexibilität des Codes ermöglicht es HR-Teams, effizienter durch Systeme zu navigieren, was die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit fördert.

Zugängliche Daten

Die Zentralisierung aller Mitarbeiterdaten in einem sicheren Online-Bereich ist für moderne Unternehmen unerlässlich, da dadurch die Datenzersplitterung entfällt. Durch die Aufgabe von Papierschranksystemen ermöglicht eine zentralisierte Mitarbeiterdatenbank einen einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen ohne Verzögerung oder Verlust. Sie können beispielsweise den Talkspirit-Speicher nutzen, um alle Ihre wichtigen Dokumente sicher zu speichern und zu organisieren.

Zeit- und Kostenersparnisse

Der Einsatz digitaler Lösungen ermöglicht es Mitarbeitenden, schneller und intelligenter zu arbeiten, indem sie mehr Zeit auf Aufgaben widmen, die zu den Unternehmenszielen beitragen. Durch die Optimierung der Aufgabenzuteilung, um das Beste aus dem Humankapital herauszuholen, sparen Sie Zeit und Geld.

Eine aktuelle Umfrage von PWC zeigt, dass 82 % der Unternehmen Einsparungen erzielt haben und 86 % ein Produktivitätssteigerung ihrer Mitarbeitenden beobachtet haben, nachdem sie ihre HR-Anwendungen in die Cloud migriert hatten. Dies zeigt, dass für die große Mehrheit digitale Lösungen Prozesse optimieren und mehr Wert aus Ihren Ressourcen extrahieren.

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Digitale HR-Systeme können integrierte Arbeitsumgebungen schaffen, die den Bedürfnissen aller Teambeteiligung entsprechen, und die Mitarbeitererfahrung verbessern. Mit der richtigen Unterstützung und klaren Kommunikationskanälen sind Mitarbeitende eher treu und produktiv.

Weiteres Lesen : [Expert Opinion] Wie man sein Unternehmen für Top-Talente attraktiv macht

HR-Softwarebeispiele für schnellere Digitalisierung

ATS (Bewerberverfolgungssysteme)

Der Einstellungsprozess kann durch digitale Transformation erheblich verbessert werden.

Eine ATS-Software (Applicant Tracking System) ermöglicht es der HR, Hunderte von Bewerbungen schnell zu bearbeiten, indem ungeeignete Profile ausgesiebt werden, ohne menschliche Vorurteile einzuführen. Das ATS verwaltet alle Phasen des Prozesses: Stellenausschreibungen, Lebenslauf-Analyse, Interviewplanung und Datenvergleich bei der endgültigen Entscheidung.

Digitale Onboarding-Software

Die Onboarding-Prozesse können durch digitale Lösungen optimiert werden.

Ein inkohärentes und desorganisiertes Onboarding-Verfahren führt unweigerlich zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Sie müssen sicherstellen, dass neue Mitarbeitende einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen erhalten.

Nutzen Sie eine digitale Onboarding-Software, um zu garantieren, dass der Start jedes Mitarbeitenden so reibungslos wie möglich verläuft. Dies bedeutet, alle notwendigen Unterlagen vor ihrer Ankunft zu organisieren, und sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende sich gut betreut und willkommen fühlen.

Nach Verarbeitung von Dokumenten, Schulungsmodulen und ressourcen können neue Mitarbeitende schnell ihre Füße finden.

HR-Chatbots

Chatbots sind Computerprogramme, die menschliche Online-Gespräche simulieren und verwalten. Aber das sind keine einfachen Gimmicks: Sie können sich als echte Kommunikationstools innerhalb der HR erweisen.

Zunächst starten Rekrutierungs-Chatbots die Konversation mit Kandidaten, ermöglichen eine Vorauswahl der relevantesten Profile und sparen Recruitern wertvolle Zeit. Sie können auch bei der Planung von Interviews oder beim automatischen Sammeln von Vor-Qualifizierungsantworten helfen.

Über die Rekrutierung hinaus sind HR-Chatbots nützlich für angestellte Mitarbeitende. Anstatt jedes Mal in der HR-Abteilung vorbeizuschauen, schätzen Mitarbeitende von heute die Erreichbarkeit von Chatbots. Mit dem Talkspirit FAQ-Chatbot können HR-Teams automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen erstellen und kohärente Anleitung gewährleisten.

Employee Self-Service-Portale

Denken Sie an die große Vielfalt von Fragen, die Mitarbeitende an die HR stellen können. Selbst die einfachsten Anfragen können zu beträchtlichen Zeitverlusten führen, sowohl für Mitarbeitende als auch für HR-Teams.

Nach einer McKinsey-Studie verbringen Mitarbeitende etwa einen ganzen Tag pro Woche mit der Suche nach internen Informationen. Das muss aber nicht der Fall sein. Im Rahmen Ihrer HR-Digitalisierung können Sie ein Self-Service-Portal erstellen, in dem wichtige Informationen leicht zugänglich sind.

Achten Sie darauf, dass die Schnittstelle intuitiv ist. Zum Beispiel können Sie das Talkspirit-Startportal nutzen. Oder ein anpassbares CMS-Tool (Content Management System) wie WordPress, Wix oder das flexible und skalierbare Drupal Headless.

Kommunikationstools

Im Rahmen Ihrer digitalen Transformation lohnt es sich auch, ein Kommunikations- und Kollaborationstool wie Talkspirit zu nutzen. Durch die Vereinfachung des Projektmanagements, die Förderung von Wissensaustausch und Produktivitätssteigerung, kann Talkspirit Ihre HR-Abteilung produktiver als je zuvor machen.

Eine Demo von Talkspirit planen

Diese Tools sind für moderne Unternehmen unverzichtbar: Sie optimieren nicht nur die Zusammenarbeit, sondern zentralisieren auch Dokumente und Mitteilungen für einfachen Zugriff. Die Vorteile eines einheitlichen Kommunikationstools sind zahlreich: Es könnte genau die Lösung sein, die Sie benötigen, um den Schritt zu einer effizienten und papierlosen HR-Abteilung zu wagen.

Zum Abschluss

In diesem Zeitalter der Veränderung die digitale Transformation anzunehmen, ist nicht mehr optional, sondern ein Überlebensbedarf für Unternehmen. Durch Digitalisierung und dann Digitalisierung ebnet man den Weg für eine umfassende digitale Transformation und schafft eine HR-Abteilung, die sich entschieden der Technologie zuwendet.

Traditionelle manuelle Prozesse durch automatisierte und datengestützte Lösungen zu ersetzen führt zu erhöhter Effizienz, zugänglichen Daten, Zeit- und Kostenersparnissen, optimierten Prozessen und verbesserter Mitarbeitererfahrung.

Ob ATS, Onboarding-Software, Chatbots, Self-Service-Portale oder Kommunikationstools - Technologie reduziert Verwaltungsengpässe und ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeitenden besser zu unterstützen. HR-Digitalisierung ist kein vorübergehender Trend, sondern eine Notwendigkeit für moderne Unternehmen.

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