Wie lässt sich die Einführung neuer Kollaborationstools erleichtern?

Die Kollaborationssoftware kann einen starken Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden haben. Dennoch reicht die Wahl der richtigen Kollaborationstools nicht aus, um deren Akzeptanz zu garantieren. Tatsächlich gibt es viele Mitarbeitende, die diese nicht korrekt oder gar nicht nutzen!

Diese Akzeptanzprobleme können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Laut einer 1E-Studie, werden 37 % der in Unternehmen installierten Softwarelösungen von den Mitarbeitenden nicht genutzt. In den USA sollen diese ungenutzten Lizenzen einen Verlust von rund 30 Milliarden Dollar verursachen – das entspricht 259 Dollar pro Arbeitsplatz.

Wie überzeugen Sie Ihr Team, eine neue Software zu adoptieren? Und welche Best Practices gibt es, um die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu erleichtern?

Hier sind 9 Schritte, die Sie befolgen sollten, um Ihren Return on Investment zu sichern.

1. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden identifizieren

Bevor Sie ein neues Kollaborationstool einführen, sollten Sie zunächst die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfassen und die Probleme identifizieren, mit denen sie konfrontiert sind im Alltag. So können Sie verstehen, was sie von einer neuen Lösung erwarten und wo die Grenzen der bestehenden Tools liegen.

Um unverfälschte Ergebnisse zu erhalten, versuchen Sie, Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Verantwortungsbereichen zu befragen.

Hier einige Beispiele für Fragen, die Sie ihnen stellen können:

• Welche Tools nutzen sie in ihrer Arbeit?
• Wie hoch ist ihre allgemeine Zufriedenheit mit diesen Tools?
• Welche Schwierigkeiten haben sie?
• Erscheinen ihnen manche Tools ineffizient oder nicht auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten? Warum?
• Was fehlt ihnen, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen? Und was erwarten sie von diesen Tools?

Sobald diese Interviews durchgeführt wurden, können Sie den Typ der Kollaborationssoftware identifizieren, den Ihre Teams benötigen, und anschließend die verschiedenen Lösungen anhand ihrer Erwartungen vergleichen.

2. Das passende Kollaborationstool auswählen

Versuchen Sie wenn möglich, die Zielnutzer in die Auswahl Ihres Kollaborationstools einzubeziehen, beispielsweise indem Sie ein Panel aus Beta-Testern zusammenstellen. Diese können Ihnen dann bestätigen, ob das Tool für sie geeignet ist oder nicht.

Lesen Sie auch: Wie wählt man das richtige Kollaborationstool aus?

Das Testen Ihres zukünftigen Kollaborationstools ist auch eine Gelegenheit, die Bewertung der Nutzererfahrung vorzunehmen. Ist die Plattform ausreichend ergonomisch und intuitiv? Ist sie einfach zu bedienen? Erfordert sie eine Schulung? Die Auseinandersetzung mit diesen Fragen hilft Ihnen, das Onboarding der Nutzer besser zu antizipieren und zu planen, was Sie ihnen zur Verfügung stellen müssen, um die Einarbeitung zu beschleunigen.

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3. Einen Kommunikationsplan erstellen

Gut, Sie haben das Kollaborationstool identifiziert, das Ihre Teams benötigen!

Um dessen Einführung zum Erfolg zu führen, empfehlen wir Ihnen, einen Kommunikationsplan zu erstellen, der sicherstellt, dass alle wichtigen Informationen kommuniziert wurden.

Zum Beispiel:

• wozu dieses Tool dient
• wie es sich in die bestehenden Tools integriert
• sein Mehrwert und die Vorteile, die Ihre Mitarbeitenden daraus ziehen können
• eine Vorstellung seiner Funktionsweise
• die spezifischen Nutzungsaspekte für Manager einerseits und für Mitarbeitende andererseits
• sowie alle weiteren Elemente, die diesen Wandel vorstellen, erklären und legitimieren

4. Botschafter finden

Den Einsatz von internen Botschaftern ist ebenfalls ein gutes Mittel, um über Ihr neues Tool zu kommunizieren und die Nutzer zur Verwendung zu ermutigen.

Achten Sie jedoch darauf, das richtige Profil auszuwählen, d.h. einen Nutzer, der bereits gut in die Teams integriert ist, von der Nützlichkeit des Projekts überzeugt ist und sicher im Umgang mit solchen Tools ist.

Die Botschafter werden während der Rollout-Phase eine Schlüsselrolle spielen. Indem sie auf ihre eigenen Erfahrungen zurückgreifen, können sie ihre Kolleginnen und Kollegen leichter vom Nutzen des Tools überzeugen und ihnen zeigen, wie man es richtig einsetzt. Darüber hinaus können sie neue Funktionen des Tools bekannt machen und die Nutzer dazu anregen, ihre Nutzungsgewohnheiten weiterzuentwickeln.

5. Manager als Vorbilder einsetzen

Selbst wenn Ihre Software die beste der Welt sein sollte, werden die Mitarbeitenden wenig geneigt sein, sie zu adoptieren, wenn das Management sie nicht nutzt. Schließlich, warum sollten sie Ihr neues Tool verwenden, wenn ihr eigener Manager weiterhin über andere Plattformen kommuniziert?

Um dieses Problem zu vermeiden, bitten Sie die Manager, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn sie Schwierigkeiten mit dem Tool haben, planen Sie Schulungssessions oder individuelles Coaching, um ihnen bei der Einarbeitung zu helfen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass sich diese Investition langfristig auszahlt, denn Mitarbeitende sind eher geneigt, ein Tool zu nutzen, das ihr Manager empfiehlt.

Lesen Sie auch: Wie binden Sie Manager in die interne Kommunikation ein?

6. In Schulungen investieren

Die Begleitung der Teams darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Laut einer Umfrage von Mitel und Orange Business Services, 78 % der IT-Leiter sind der Meinung, dass Schulungen unerlässlich sind, um die Einführung neuer Kollaborationstools zu erleichtern.

Ihr Schulungsprogramm kann unter anderem Folgendes umfassen:

• einen Onboarding-Workshop (vor Ort oder per Videokonferenz), in dem Sie das Tool und seine wichtigsten Funktionen vorstellen
• dazu Video-Tutorials, die die Plattform detaillierter vorstellen sowie die verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten
• einen Leitfaden für Best Practices und/oder eine Nutzungsrichtlinie des Tools, die an Nutzer und Plattformadministratoren verschickt wird

Zögern Sie außerdem nicht, je nach Bedarf der Teams individuelle Schulungssessions zu organisieren.

7. Gegenseitige Hilfe und Wissensaustausch fördern

Abgesehen von diesen Schulungen sollten Sie nicht vergessen, dass Mitarbeitende den Umgang mit einem neuen Tool auch selbstständig und gegenseitig erlernen können. Mehrere Initiativen können diesen Wissensaustausch fördern. Sie können beispielsweise eine Onboarding-Gruppe einrichten, um neuen Nutzern bei der Einarbeitung in die Plattform zu helfen, oder eine FAQ erstellen, die alle Fragen und Antworten der Mitarbeitenden zum Tool sammelt.

Eine weitere Best Practice besteht darin, alle Dokumente zu Ihrem neuen Tool auf einem gemeinsamen Drive zu zentralisieren, der für alle zugänglich ist. Die Mitarbeitenden können so jederzeit auf die ihnen mitgeteilten Informationen (zurück-)greifen und diese einfach mit ihrem Team teilen.

8. Die Community beleben

Die Benennung eines oder mehrerer Community-Manager kann ein gutes Mittel sein, um Ihre Mitarbeitenden einzubinden und so die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu fördern.

Die Aufgabe des Community-Managers besteht darin, den Austausch zu moderieren und die verschiedenen Communities auf Ihrer Plattform zu beleben. Er kann zum Beispiel:

• Online-Events organisieren
• Gewinnspiele, Umfragen und Quizze anbieten
• Unternehmensneuigkeiten über die Startseite Ihrer Plattform oder spezifische Beiträge hervorheben
• Artikel aus dem Monitoring auf dem Newsfeed teilen

Das Ziel ist es, die Nutzer dazu zu bringen, regelmäßig die Plattform zu besuchen und sie langfristig dazu zu ermutigen, selbst Inhalte zu erstellen.

Lesen Sie auch: Die ultimative Checkliste zur Belebung der Mitglieder eines Netzwerks

Das ist die Strategie, die Gîtes de France verfolgt hat, um die Einführung von Talkspirit zu erleichtern. „Jeden Monat organisieren wir eine Aktivität, die auf unserem Startportal hervorgehoben wird. Diese Seite ermöglicht es uns auch, Tipps und Tricks, Mitarbeiterinterviews und Gewinnspiele zu teilen. Zum Beispiel haben wir letzten Dezember ein Weihnachtsquiz zur Unternehmenskultur gestartet, das sehr gut ankam", berichtet Christine Cheret, zuständig für die interne Kommunikation.

9. Das Feedback der Nutzer einholen

Sobald das Tool eingeführt wurde, vergessen Sie nicht, regelmäßig Feedback von den Nutzern einzuholen – über Interviews, Zufriedenheitsfragebögen und Umfragen. Dieses Feedback ermöglicht es Ihnen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu bewerten, aber auch eventuelle Frustrationen zu erkennen, die die Akzeptanz des Tools behindern.

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie man eine Feedback-Kultur etabliert?"

Sie erhalten so ein besseres Verständnis der Verbesserungspunkte, um die Einführung Ihrer Kollaborationstools zu fördern, aber auch der Profile von Mitarbeitenden, die eine intensivere Begleitung benötigen.

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Wie Sie sehen: Um die Einführung Ihrer neuen Kollaborationstools zu erleichtern, müssen Sie vor allem Software wählen, die den Bedürfnissen Ihrer Nutzer entspricht, ihnen den Mehrwert des Tools aufzeigen, sie bei der Einarbeitung begleiten und vor, während und nach dem Rollout offen für ihr Feedback bleiben. Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie die Arbeitserfahrung Ihrer Mitarbeitenden verbessern und ihre tägliche Effizienz steigern.

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Autorin: Emmanuelle Abensur