Wie wählt man das richtige kollaborative Tool?

Das kollaborative Arbeiten ist „im Trend". In den letzten Jahren sind zahlreiche Tools aufgetaucht, die diesen Trend nutzen. Doch in kurzer Zeit ist das Angebot an Tools geradezu unüberschaubar geworden. So sehr, dass es nicht immer einfach ist, den Überblick zu behalten und das richtige kollaborative Tool zu wählen: dasjenige, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Wofür brauche ich ein kollaboratives Tool?

Der erste Schritt auf der Suche nach dem „für Sie gemachten" kollaborativen Tool: Fragen Sie sich zunächst, was Sie eigentlich suchen. Was ist Ihr Ziel? In welchen Bereichen soll dieses neue Tool einen Unterschied machen?

Hier sind verschiedene Vorteile, die Sie von kollaborativen Tools erwarten können:

• Ihre Mitarbeitenden auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzubringen;
• den Informations- und Dokumentenaustausch zu erleichtern;
• die Ideenfindung und kollektive Intelligenz zu fördern;
• eine Kultur des Teilens und der gegenseitigen Unterstützung zu stärken;
• die Produktivität Ihrer Teams zu steigern;
• Zeit bei der internen Kommunikation zu sparen, indem Sie zahlreiche E-Mail-Austausche vermeiden;
• etc.

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Also, was ist Ihr Ziel?

Eine Vielfalt an Tools für zahlreiche Anwendungsfälle

Im nächsten Schritt müssen Sie sich fragen, welches der Haupt-Anwendungsfall Ihres Tools sein wird. Diese vorgelagerte Reflexionsphase ist unerlässlich, um der Vielzahl an kollaborativen Tools, die für eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungsfälle entwickelt wurden, ruhig zu begegnen.

Benötigen Sie eher ein Instant-Messaging-Tool, um Ihren E-Mail-Posteingang zu entlasten? Ein Videokonferenz-Tool, um das Remote-Arbeiten zu erleichtern? Einen gemeinsamen Kalender, um wichtige Team-Termine festzulegen? Oder ein Projektmanagement-Tool, um Aufgaben zuzuweisen und deren Ausführung zu koordinieren?

Je nach Antwort auf diese verschiedenen Fragen gibt es sowohl spezialisierte Tools als auch umfassendere kollaborative Plattformen, die es ermöglichen, diese verschiedenen Tools zu zentralisieren.

4 Schlüssel zur Wahl des richtigen kollaborativen Tools

Sie sind bereit, den Schritt zu wagen und Ihre Suche zu starten. Aber Sie zögern noch zwischen mehreren Tools? Was sollen Sie zwischen Slack, Microsoft Teams und Talkspirit wählen? Entscheiden Sie sich für Asana oder für Trello? Bevorzugen Sie GoogleDrive gegenüber OVHcloud?

Werfen Sie ruhig einen Blick auf unseren Vergleich der 18 kollaborativen Tools, die wir empfehlen, insbesondere für das Remote-Arbeiten.

Hier sind außerdem vier Perspektiven, durch die Sie die Tools, zwischen denen Sie schwanken, betrachten können, um Ihre Entscheidung zu erleichtern:

• Der gesamte Umfang der Funktionen: Scheuen Sie sich nicht, in die Zukunft zu denken und Funktionen zu berücksichtigen, die Sie möglicherweise in der Zukunft benötigen werden.
• Die Benutzerfreundlichkeit: Ist das Tool klar und einfach zu bedienen, oder erfordert es eine längere Einarbeitungszeit für Ihre Mitarbeitenden?
• Die Zugriffsmöglichkeit: Handelt es sich um eine Software, die auf den Computern Ihres Unternehmens installiert werden muss, um eine abonnementbasierte Website oder um eine SaaS-Plattform?
• Der Kundenservice: Die Qualität des Dienstleistungsangebots des Anbieters ist ein wesentliches Kriterium. Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes, um Ihre Fragen zu beantworten oder mögliche Schwierigkeiten zu bewältigen.

Wenn Sie die verschiedenen Tools, die Sie ausgewählt haben, durch diese Matrix laufen lassen, sollten Sie in der Lage sein, das richtige kollaborative Tool für Ihr Unternehmen zu bestimmen.

Unter den kollaborativen Plattformen, die alle funktionalen Bausteine vereinen (Chat, gemeinsamer Kalender, Diskussionsgruppen/-communities, Dokumentenspeicherbereich…), zeichnet sich Talkspirit durch seine Fähigkeit aus, all diese Funktionen in einem einzigen Bereich zu vereinen, der für alle Ihre Mitarbeitenden zugänglich ist. Um mehr zu erfahren, können Sie es kostenlos ausprobieren – legen Sie los! 😉

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Den Wandel begleiten, um die Akzeptanz zu fördern

Die Wahl eines kollaborativen Tools ist nie trivial, aber manchmal ist es der einfachere Teil des Projekts. In der Tat erfordert die Einführung eines neuen kollaborativen Tools immer eine Vorbereitungsphase, aber auch eine Phase der Einführung und Anpassung.

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Denn durch die Einführung eines neuen Tools müssen sich Ihre Gewohnheiten und die Ihrer Mitarbeitenden zwangsläufig weiterentwickeln und anpassen.

Das erfordert Zeit und manchmal echte Begleitungsmaßnahmen. Achten Sie darauf, die Kommunikation im Vorfeld und während der gesamten Einführung angemessen zu dimensionieren, bis Sie eine optimale Akzeptanz Ihres neuen kollaborativen Tools feststellen können. Und befragen Sie natürlich Ihre Mitarbeitenden, um deren Feedback zu erhalten und bei Bedarf nachzusteuern!

Wenn Sie noch zwischen mehreren Tools schwanken, laden wir Sie ein, unseren Vergleich der besten französischen kollaborativen Tools 2023 zu konsultieren.

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