Wie hybrides Arbeiten das Wissensmanagement in Unternehmen verändert hat

Seit seinem Aufkommen in den 1990er-Jahren hat sich das Wissensmanagement (auf Englisch knowledge management genannt) stark weiterentwickelt. Und in jüngster Zeit haben neue Arbeitsmodelle, insbesondere hybrides Arbeiten, erneut verändert und beschleunigt, wie Mitarbeitende Informationen und Wissen austauschen.

Im Jahr 2020 wurde der weltweite Markt für Wissensmanagement-Lösungen auf rund 321 Milliarden Euro geschätzt, so eine Studie von Global Industry Analysts. Ein Wert, der in den nächsten 5 Jahren um fast 20 % wachsen und bis 2026 rund 927 Milliarden Euro erreichen soll.

Wie hat hybrides Arbeiten das knowledge management revolutioniert? Und welche Lösungen ermöglichen es, Wissen in diesem neuen Umfeld optimal zu verwalten und zu teilen? Ein Überblick.

Neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt

Laut Deloitte sind 75 % der Unternehmen der Ansicht, dass Wissensmanagement im Jahr 2021 ein zentrales Thema für Unternehmen darstellt. Jedoch haben nur 9 % von ihnen beschlossen, konkrete Maßnahmen zu ergreifen, um diesem Bedarf gerecht zu werden.

Kein Wunder: Mehrere Hürden hindern sie daran, Informationen effektiv zu teilen, darunter insbesondere:

• organisationale Silos,
• fehlende Anreize zur Zusammenarbeit,
• mangelnde technologische Infrastruktur.

Deloitte-Studie „Human Capital Trends" (2020)

Das belegt auch eine Studie von Panopto, die zeigt, dass 60 % der Mitarbeitenden Schwierigkeiten haben, die Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Sie verlieren dadurch 5 Stunden pro Woche damit, Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren, um diese Informationen zu bekommen, und 8 Stunden pro Woche damit, eigenständig nach Lösungen für ihre Probleme zu suchen. Ein Kostenfaktor, der auf rund 4,5 Millionen Dollar pro Unternehmen und Jahr geschätzt wird.

Ein reibungsloses Wissensmanagement ist daher unerlässlich – besonders wenn Mitarbeitende remote arbeiten. Denn in diesem Kontext können Teams nicht täglich persönlich miteinander austauschen, was häufig zu Folgendem führen kann:

• Problemen bei der Informationsweitergabe,
• Streuung und Duplizierung von Daten,
• mangelnder Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden,
• usw.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, haben Unternehmen keine andere Wahl: Sie müssen ihre Methoden zur Verwaltung und Weitergabe von Wissen sowie die damit verbundenen Tools weiterentwickeln, damit Informationen reibungslos durch die Organisation fließen können.

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Ein Wandel in den Methoden zur Verwaltung und Weitergabe von Wissen

Vor der Covid-Krise tauschten Mitarbeitende regelmäßig Informationen live aus – in Besprechungen im Büro oder informell an der Kaffeemaschine. In einem hybriden Arbeitsumfeld existiert diese Art des Austauschs jedoch nicht mehr, da Mitarbeitende häufig remote oder mobil arbeiten, was spontane und informelle Gespräche einschränkt.

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Um mit dieser zunehmenden Mobilität umzugehen, müssen Unternehmen ihre Wissensmanagement-Strategie weiterentwickeln, um zu klären, wie Informationen geteilt werden sollen, und damit die Entstehung von Informationssilos in verteilten Teams zu verhindern.

Um diesen Prozess anzugehen, muss das Unternehmen:

• Prozesse und Rituale schaffen, die festlegen, wie, wo und wann Informationen und Dokumente erstellt und geteilt werden sollen,
• Tools einführen, die den Informationsfluss und das Teilen von Informationen im Remote-Kontext erleichtern,
• sicherstellen, dass jede Person Zugang zu dem Wissen hat, das sie benötigt, und intern leicht weiterführende Informationen finden kann,
• Personen mit spezifischem Wissen und Personen, die dieses Wissen benötigen, identifizieren und miteinander vernetzen,
• eine Kultur des Teilens aufbauen, die Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und Feedback fördert.

Darüber hinaus erfordert hybrides Arbeiten eine ausgeprägte Schriftkultur, die es Mitarbeitenden ermöglicht, jederzeit und spontan auf Dokumente und Informationen zuzugreifen. So kann ein Mitarbeitender, der nicht an einer Besprechung teilnehmen konnte, die wichtigsten besprochenen Punkte dennoch nachlesen – etwa anhand eines detaillierten Protokolls.

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Der Boom der knowledge management-Plattformen

Wie oben erläutert, erfordert eine gute Wissensmanagement-Strategie die Implementierung spezifischer Tools, mit denen Informationen überall und jederzeit effizient erstellt, gespeichert und geteilt werden können.

Mehrere knowledge management-Tools können diesem Bedarf gerecht werden, darunter:

• die interne Wissensdatenbank, die dazu dient, praktische Artikel und FAQs für Mitarbeitende zusammenzuführen,
• die Dokumentenbasis (oder drive), die alle Unternehmensdokumente bündelt,
• die CRM-Plattform (Customer Relationship Management), die das Speichern und Verwalten kundenbezogener Daten ermöglicht,
• das soziale Unternehmensnetzwerk, das die interne Kommunikation erleichtert und den Austausch zwischen Mitarbeitenden durch die Einrichtung von Communities belebt,
• die kollaborative Plattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht, gemeinsam zu arbeiten und Informationen sowie Dokumente über einen integrierten Chat, ein Videokonferenz-System und einen integrierten drive zu teilen,
• die digital workplace, die alle Anwendungen, Personen, Informationen und Dokumente zentralisiert, die Mitarbeitende zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle anderen oben genannten Plattformen können dort integriert werden, um einfacher auf sie zugreifen zu können.

Achtung: Die Anzahl der Tools sollte nicht übermäßig vervielfacht werden, da dies zu Produktivitätsverlusten führen könnte. Laut einem aktuellen Bericht von Asana nutzt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im Durchschnitt 10 Anwendungen 25 Mal täglich. Die Folge: Wichtige Nachrichten gehen häufig unter, und manche Aufgaben werden doppelt erledigt.

Die von immer mehr Unternehmen bevorzugte digital workplace hat den Vorteil, die Arbeitsumgebung zu vereinheitlichen und so die Streuung oder Duplizierung von Informationen auf verschiedenen Anwendungen zu vermeiden. Sie bietet die Möglichkeit, eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Mitarbeitenden zu schaffen und kollektive Intelligenz zu fördern. Sie ist damit das ideale Tool für hybride Teams.

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Die Einführung neuer Praktiken zur Wissensteilung und zum Wissensmanagement ist in einem hybriden Arbeitsumfeld unerlässlich. Am wichtigsten ist es jedoch, die richtigen Tools zu wählen, die den Zugang zu Informationen und deren Weitergabe erleichtern, und kollaborativere Arbeitsweisen zu fördern. Heute mehr denn je wird die digital workplace zu einem must-have für Unternehmen, die ihr gesamtes Wissen an einem Ort bündeln und damit die Mitarbeitererfahrung im Zeitalter des hybriden Arbeitens verbessern möchten.

Sie möchten eine digital workplace einführen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Sehen Sie sich unsere Checkliste „8 Schlüsselschritte zur richtigen Wahl Ihrer digital workplace" an:

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In diesem Methodenleitfaden finden Sie: die 8 Schritte zur Auswahl einer digital workplace, die wichtigsten Elemente zur genauen Bedarfsermittlung und die entscheidenden Kriterien zum Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt.

Herunterladen

¹ Panopto-Studie „Workplace knowledge and productivity report" (2018)
² Deloitte-Studie „Human Capital Trends" (2020)

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Autorin: Emmanuelle Abensur