Comment faciliter l’adoption de vos nouveaux outils collaboratifs ?

Les logiciels collaboratifs peuvent avoir un fort impact sur la productivité et le bien-être au travail des collaborateurs. Cependant, choisir les bons outils collaboratifs ne suffit pas à garantir leur adoption. En effet, nombreux sont les salariés qui ne les utilisent pas correctement, voire pas du tout ! 

Ces problèmes d’adoption peuvent coûter à l’entreprise. Selon une étude 1E, 37 % des logiciels installés en entreprise ne sont pas utilisés par les collaborateurs. Sur le territoire américain, ces licences inutilisées représenteraient une perte d’environ 30 milliards de dollars, soit 259 dollars par poste de travail.

Comment convaincre votre équipe d’adopter un nouveau logiciel ? Et quelles bonnes pratiques pour faciliter l’adoption de vos outils collaboratifs  ?

Voici 9 étapes à suivre pour assurer votre retour sur investissement.

1. Identifier les besoins des collaborateurs

Avant de mettre en place un nouvel outil collaboratif, commencez par recueillir les besoins des collaborateurs et identifier les problèmes qu’ils rencontrent au quotidien. Cela vous permettra de comprendre ce qu’ils attendent d’une nouvelle solution et la limite des outils existants.

Afin d’obtenir des résultats non biaisés, essayez d’interroger des collaborateurs de plusieurs départements et avec différents niveaux de responsabilités. 

Voici quelques exemples de questions à leur poser :

• Quels outils utilisent-ils dans leur travail ? 
• Quel est leur niveau de satisfaction global vis-à-vis de ces outils ?
• Quelles difficultés rencontrent-ils ?
• Certains leur semblent-ils inefficaces ou inadaptés à leurs besoins ? Pourquoi ?
• Que leur manque-t-il pour mener à bien leurs missions ? Et quelles sont leurs attentes vis-à-vis de ces outils ?

Une fois ces entretiens menés, vous pourrez identifier le type de logiciel collaboratif dont vos équipes ont besoin, puis comparer les différentes solutions en fonction de leurs attentes.

2. Choisir l’outil collaboratif adapté

Si possible, essayez d’impliquer les utilisateurs cibles dans le choix de votre outil collaboratif, par exemple en sélectionnant un panel de bêta-testeurs. Ces derniers pourront ainsi vous confirmer si l’outil leur convient ou non.

Lire aussi : Comment choisir le bon outil collaboratif ?

Tester votre futur outil collaboratif est également l’opportunité d’évaluer l’expérience utilisateur. La plateforme est-elle suffisamment ergonomique et intuitive ? Est-elle facile d’utilisation ? Nécessite-t-elle une formation ? Réfléchir à ces éléments vous permettra de mieux anticiper l’onboarding des utilisateurs, et ce que vous devrez mettre à leur disposition pour accélérer la prise en main.

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3. Préparer un plan de communication

C’est bon, vous avez identifié l’outil collaboratif dont vos équipes avaient besoin ! 

Pour réussir sa mise en place, nous vous conseillons d’établir un plan de communication, visant à s’assurer que l’ensemble des informations clés ont été communiquées. 

Par exemple :

• à quoi servira cet outil
• comment il s’intégrera parmi les outils existants
• sa valeur ajoutée et les bénéfices que vos salariés pourront en tirer
• une présentation de son fonctionnement
• les spécificités de son utilisation par les managers d’une part et par les collaborateurs d’autre part
• et tout élément qui viendra présenter, expliquer et légitimer ce changement

4. Trouver des ambassadeurs

Faire appel à des ambassadeurs internes est également un bon moyen de communiquer sur votre nouvel outil, et d’encourager les utilisateurs à l’utiliser. 

Attention cependant à choisir le bon profil, c’est-à-dire un utilisateur déjà bien intégré au sein des équipes, convaincu par l’utilité du projet et qui soit à l’aise avec ce type d’outils. 

Les ambassadeurs joueront un rôle clé lors de la phase de déploiement. En s’appuyant sur leur propre retour d’expérience, ils convaincront plus facilement leurs collègues de l’intérêt de l’outil, et sauront leur montrer comment bien l’utiliser. En outre, ils pourront aussi promouvoir les nouvelles fonctionnalités de l’outil, et inciter les utilisateurs à faire évoluer leurs usages.

5. Demander aux managers de montrer l’exemple

Votre logiciel aura beau être le meilleur du monde, les collaborateurs seront peu enclins à l’adopter si le management ne l’utilise pas. Après tout, pourquoi devraient-ils utiliser votre nouvel outil si leur propre manager continue à communiquer via d’autres plateformes ? 

Pour éviter ce problème, demandez aux managers de montrer l’exemple. S’ils ont du mal à utiliser l’outil, prévoyez des sessions de formation ou du coaching individuel pour les aider dans la prise en main. Gardez en tête que cet investissement vous rapportera sur le long terme, car un collaborateur sera plus susceptible d’utiliser un outil recommandé par son manager.

Lire aussi : Comment impliquer les managers dans la communication interne ?

6. Investir dans la formation

L’accompagnement des équipes ne doit également pas être négligé. En effet, selon une enquête de Mitel et Orange Business Services, 78 % des DSI estiment que les formations sont indispensables pour faciliter l’adoption de nouveaux outils collaboratifs. 

Votre programme de formation pourra notamment inclure :

• un atelier d’onboarding (en présentiel, ou en visioconférence), dans lequel vous présenterez l’outil et ses principales fonctionnalités
• des tutoriels vidéo présentant la plateforme plus en détail, ainsi que les différents usages possibles
• un guide de bonnes pratiques et/ou une charte d’utilisation de l’outil, qui sera envoyé(e) aux utilisateurs et aux administrateurs de la plateforme

Par ailleurs, n’hésitez pas à organiser des sessions de formation personnalisées selon les besoins des équipes.

7. Encourager l’entraide et le partage de connaissances

Outre ces formations, n’oubliez pas que les collaborateurs peuvent apprendre à utiliser un nouvel outil par eux-mêmes, et en s’entraidant les uns les autres. Plusieurs initiatives peuvent favoriser ce partage de connaissances. Par exemple, vous pouvez créer un groupe d’onboarding pour aider les nouveaux utilisateurs à prendre en main la plateforme, ou bien créer une FAQ recensant toutes les questions et réponses des collaborateurs sur l’outil. 

Une bonne pratique consiste également à centraliser tous les documents portant sur votre nouvel outil sur un drive partagé accessible à tous. Les collaborateurs pourront ainsi (re)prendre connaissance des informations qui leur ont été communiquées lorsqu’ils en ont besoin, et les partager facilement avec leur équipe.

8. Animer la communauté 

Nommer un ou plusieurs animateur(s) peut être un bon moyen d’engager vos collaborateurs, et ainsi de faciliter l’adoption de vos outils collaboratifs. 

Le rôle de l’animateur sera d’encadrer les échanges et d’animer les différentes communautés présentes sur votre plateforme. Il pourra par exemple :

• organiser des événements en ligne
• proposer des jeux concours, sondages et quiz 
• mettre en avant les actualités de l’entreprise via la page d’accueil de votre plateforme, ou des publications spécifiques
• partager des articles de veille sur le fil d’actualités

L’objectif est d’inciter les utilisateurs à venir régulièrement sur la plateforme et, à terme, de les encourager à créer eux-mêmes du contenu.

Lire aussi : La check-list ultime pour animer les membres d’un réseau

C’est la stratégie qu’a adoptée Gîtes de France pour faciliter l’adoption de Talkspirit. “Chaque mois, nous organisons une activité qui est mise en avant sur notre portail d’accueil. Cette page nous permet aussi de partager des trucs et astuces, des interviews de collaborateurs et des jeux concours. Par exemple, nous avons lancé en décembre dernier un quiz de Noël sur la culture d’entreprise qui a très bien fonctionné”, rapporte Christine Cheret, chargée de communication interne.

9. Recueillir le feedback des utilisateurs

Une fois l’outil déployé, n’oubliez pas de recueillir régulièrement le feedback des utilisateurs via des entretiens, des questionnaires de satisfaction et des sondages. Ce feedback vous permettra d’évaluer la satisfaction des collaborateurs, mais aussi de prendre connaissance d’éventuelles frustrations freinant l’adoption de l’outil. 

Lire aussi : Comment mesurer le succès de la conduite du changement ?

Vous aurez ainsi une meilleure compréhension des points à améliorer pour booster l’adoption de vos outils collaboratifs, mais aussi des profils de collaborateurs nécessitant un accompagnement plus poussé.

Poser des règles d’usage, et mesurer l’adoption

Deux points reviennent dans tous les déploiements qui s’enlisent, et aucun des deux ne tient dans une étape de démarrage : ils se jouent avant le lancement pour l’un, après pour l’autre.

Les règles d’usage. Un outil livré sans règles s’utilise différemment dans chaque équipe. Six mois plus tard, personne ne sait si une décision se trouve dans un fil de tchat, un mail ou un document, et l’outil porte le chapeau d’une confusion qu’il a héritée. Avant le déploiement, écrivez :

• à quoi sert chaque espace, et ce qui relève du fil ouvert plutôt que du message privé ;
• qui anime chaque espace, l’entretient et répond quand personne ne le fait ;
• ce que le nouvel outil remplace, et ce qui s’arrête le jour où il arrive ;
• le délai de réponse attendu, pour que personne ne se croie tenu d’être joignable en permanence.

C’est un travail de gouvernance plus que d’outillage : il nomme des rôles, des décisions et des lieux. C’est ce qui transforme un logiciel en façon de travailler, et c’est le parti pris de Talkspirit, qui attache des rôles et des responsabilités explicites aux espaces de travail.

Lire aussi : Comment réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail ?

La mesure. Le feedback dit ce que les collaborateurs pensent de l’outil ; les indicateurs disent s’ils s’en servent. Choisissez-les avant le lancement, et regardez-les équipe par équipe : une moyenne d’entreprise masque les services qui n’ont jamais démarré.

• L’activation : la part des personnes invitées qui se sont connectées et ont publié, commenté ou partagé au moins une fois.
• Les utilisateurs actifs par semaine et par équipe, qui montrent où l’adoption cale et avec qui en parler.
• Le volume qui a réellement bougé : si le mail interne et l’outil remplacé tournent autant qu’avant, la nouvelle plateforme est une couche de plus, pas un remplacement.
• La profondeur d’usage : combien d’espaces, de projets ou de documents sont encore vivants au bout de quatre-vingt-dix jours, et non au bout de trois.

Faites le point à 30, 60 et 90 jours. Une courbe plate est un signal pour corriger quelque chose, pas une raison d’insister.

Lire aussi : Les principaux KPIs de la communication interne

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Vous l’avez compris : pour faciliter l’adoption de vos nouveaux outils collaboratifs, il vous faut avant tout choisir des logiciels qui répondent aux besoins de vos utilisateurs, leur démontrer l’intérêt de l’outil, les accompagner dans la prise en main et rester à leur écoute avant, pendant et après le déploiement du logiciel. En suivant ces quelques bonnes pratiques, vous pourrez ainsi améliorer l’expérience de travail de vos collaborateurs, et booster leur efficacité au quotidien.

Vous souhaitez découvrir plus de bonnes pratiques pour faciliter l’adoption de vos outils collaboratifs ? Consultez le replay de notre webinaire « 6 étapes clés pour booster l’adoption de vos logiciels collaboratifs » :

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Auteure : Emmanuelle Abensur