[Webinar] 6 Schlüsselschritte zur Förderung der Einführung kollaborativer Tools

Mit der Entwicklung der hybriden Arbeit (Mix aus Präsenz und Homeoffice) sind kollaborative Software-Lösungen für Unternehmen unverzichtbar geworden – sowohl für die Arbeit selbst als auch um den Zusammenhalt in den Teams aufrechtzuerhalten.

Allerdings kann die Einführung dieser Tools bei den Teams eine echte Herausforderung sein.

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Wie überzeugt man Mitarbeitende, eine neue Software einzuführen? Welche Rolle spielen IT-Abteilung, HR und Manager? Und welche Best Practices helfen dabei, die Einführung kollaborativer Tools zu erleichtern?

Das war Gegenstand unseres Webinars vom 19. Oktober 2021 unter dem Titel „6 Schlüsselschritte zur Förderung der Einführung kollaborativer Software".

Zwei Referenten kamen bei dieser Gelegenheit, um ihre Best Practices zu teilen:

• Philippe Pinault, Mitgründer und CEO von Talkspirit, einer kollaborativen Plattform, die die Kommunikation und Teamarbeit optimiert
• Pierre Leroux, CEO von Lemon Learning, einer Digital-Adoption-Plattform, die die Einführung neuer Software erleichtert

Hier ist eine Zusammenfassung ihrer Beiträge.

Kollaborative Tools: Welche Herausforderungen gibt es?

Für Philippe Pinault ermöglicht die Einführung eines kollaborativen Tools, 5 Schlüsselherausforderungen zu begegnen, nämlich:

• Die Produktivität steigern
• Teamarbeit optimieren und zentralisieren
• Mitarbeitende zusammenbringen
• Den Informationsaustausch vereinfachen
• E-Mails reduzieren

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Wie lässt sich die Einführung neuer kollaborativer Tools erleichtern?

Gemäß einer 1E-Studie, „werden 37 % der in Unternehmen installierten Software von Mitarbeitenden nicht genutzt", berichtet Philippe Pinault. Ein Problem, das das Unternehmen teuer zu stehen kommen kann und das auch Fragen rund um Shadow IT aufwirft.

Deshalb ist es entscheidend, die Einführung kollaborativer Tools gut vorzubereiten und verschiedene Maßnahmen zu ergreifen, um Akzeptanz zu erzeugen.

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Hier sind also 6 Schritte, um die Einführung kollaborativer Tools zu fördern:

1. Eine Vision definieren und Ihren Bedarf identifizieren

„Zunächst ist es wichtig, seine Vision zu definieren und seinen Bedarf zu identifizieren, d.h. zu klären, wozu das Tool dienen soll, wie Sie es nutzen werden und welchen Platz es unter den vorhandenen Tools einnehmen wird.

Um diesen Bedarf bestmöglich zu ermitteln, muss man natürlich alle Projektbeteiligten einbeziehen, insbesondere HR, interne Kommunikation, IT-Abteilung und Projektteams. Ohne die Geschäftsleitung zu vergessen, die dem Projekt Legitimität verleiht", erinnert Philippe Pinault.

2. Den Launch vorbereiten

Um den Launch Ihrer kollaborativen Software bestmöglich vorzubereiten, empfiehlt Philippe Pinault ebenfalls, „einen Lenkungsausschuss einzurichten, der alle im Unternehmen bereits eingesetzten Tools erfassen und ermitteln soll, wie sich die neue Software in diese Tools integrieren lässt" (soll sie z.B. bestehende Tools ersetzen oder ergänzen?).

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Darüber hinaus ist es unerlässlich, die verschiedenen Gruppentypen zu identifizieren, die Sie auf Ihrer kollaborativen Plattform erstellen möchten, insbesondere diejenigen, die Sie vom Launch an einrichten, und diejenigen, die Sie später hinzufügen werden.

3. Die Plattform launchen

„Kommunikation wird ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Einführung Ihrer kollaborativen Tools spielen", ergänzt Philippe Pinault. Um die Startphase erfolgreich zu gestalten, muss man darauf achten, einen Kommunikationsplan vorzubereiten, der Ihre Vision, den Mehrwert des Tools, seine Funktionsweise und die Zielgruppen klärt.

Diese Kommunikationsmaßnahmen müssen sowohl von der internen Kommunikation als auch von Managern und bereits im Vorfeld identifizierten Botschaftern weitergegeben werden. Denn nichts überzeugt Kollegen besser, ein neues Tool zu nutzen, als ein begeisterter Nutzer!

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4. In Schulungen investieren

Sobald die Plattform gestartet ist, muss man natürlich „in Schulungen investieren", erklärt Pierre Leroux. Um diesen Schritt erfolgreich zu gestalten, empfiehlt der CEO von Lemon Learning, vorab über die eigenen Erwartungen und die der Nutzer nachzudenken, um „sich ein Ziel und genaue KPIs zu setzen".

Denken Sie auch an das Timing dieser Schulungen. Für Pierre Leroux ist „das Ideal, alle Nutzer gleichzeitig zu schulen, aber jeweils nur eine Nutzungsweise hervorzuheben. So hat jeder die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt", ohne dabei mit nicht relevanten Informationen überhäuft zu werden.

Darüber hinaus sollte man „einfache, personalisierte und anpassungsfähige Inhalte bevorzugen, indem man zum Beispiel Microlearning-Formate wählt, die jeweils eine Funktion vorstellen".

5. Die Nutzung kontinuierlich begleiten

Es liegt auf der Hand: Die Einführung neuer kollaborativer Tools endet nicht beim Onboarding. Tatsächlich muss „das Unternehmen den Wandel kontinuierlich begleiten, dabei die Materialien je nach Nutzergruppe so weit wie möglich personalisieren".

Um diese Begleitung optimal auszurichten, muss man „beobachten, wie die verschiedenen Fachbereiche das Tool nutzen, insbesondere welche Best Practices sie bereits eingeführt haben und welche Nutzungsweisen noch verbessert werden müssen".

Genau wie beim Launch Ihrer Plattform ist Kommunikation unverzichtbar. Um Ihren Botschaften möglichst viel Sichtbarkeit zu verleihen, empfiehlt Pierre Leroux, „kontinuierlich direkt auf den kollaborativen Tools zu kommunizieren, wenn möglich in unterschiedlichen Formaten".

6. Die Projektergebnisse messen

Und vergessen Sie vor allem nicht, wichtige Kennzahlen zu verfolgen während des gesamten Projekts. „Mithilfe der gesammelten Daten haben Sie eine genauere Vorstellung davon, was funktioniert und was nicht. So können Sie Ihre Begleitung kontinuierlich anpassen und auch den Erfolg Ihres Change Managements sichtbar machen, um zukünftige Projekte zu legitimieren", präzisiert Pierre Leroux.

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Autorin: Emmanuelle Abensur