Die ultimative Checkliste, um die Mitglieder eines Netzwerks zu beleben

Die Netzwerkbetreuung ist entscheidend, um die Mitglieder eines Netzwerks einzubinden. Und das unabhängig davon, welche Art von Netzwerk Sie steuern (Filialnetz, Unternehmensnetzwerk, Vereinsnetzwerk, Partnernetzwerk usw.). Allerdings erfordert diese Betreuung Zeit, Organisation und Ressourcen, um das Projekt zu tragen und den Austausch lebendig zu halten.

Welche Schritte sind also zu gehen, wenn Sie eine Community starten? Und welche Elemente gehören unbedingt in die Checkliste, um die Mitglieder wirksam zu beleben und ihre Beteiligung zu steigern? Genau das zeigen wir Ihnen hier.

1. Das Betreuungsprojekt abstecken

Zunächst gilt es, Ihr Projekt zur Netzwerkbetreuung abzustecken, um die Herausforderungen und Ziele zu klären, die Ressourcen und schließlich die einzusetzenden Werkzeuge zu bestimmen.

Hier eine Checkliste mit Fragen, die zu klären sind, bevor Sie starten:

• Was ist das Ziel Ihres Netzwerks? Warum wurde es gegründet?
• An wen richtet es sich? (Anders gefragt: Was ist die Zielgruppe?)
• Welches sind die Bedürfnisse und Zwänge der Mitglieder?
• Welche Ergebnisse möchten Sie mit diesem Netzwerk erreichen? In welchem Zeitraum?
• Wie viel Zeit und welche Ressourcen können Sie für die Betreuung einsetzen?
• Wer steuert das Projekt von Anfang bis Ende? Handelt es sich um eine Person oder um ein eigenes Team?
• Welche Werkzeuge und/oder Funktionen benötigen Sie, um das Netzwerk zu beleben? (zum Beispiel Gruppen, ein Startportal, ein Verzeichnis, eine Bibliothek, ein Drive usw.)

Wenn Sie diese Punkte klären, können Sie die Bedürfnisse der Netzwerkmitglieder besser verstehen und ein Werkzeug sowie eine Betreuungsstrategie einführen, die diesen Erwartungen entsprechen.

Ein letzter Reflex, der oft übersprungen wird: anschauen, was bereits existiert, bevor Sie irgendetwas starten. Wer tauscht sich heute mit wem aus, über welche Kanäle, zu welchen Themen? Welche informellen Gruppen haben sich bereits gebildet? Ein Netzwerk entsteht fast nie aus dem Nichts: Es macht bestehende Verbindungen sichtbar und stattet sie mit Werkzeugen aus, und genau von dort aus findet die Betreuung ihre ersten Multiplikatoren.

2. Eine Plattform für die Community-Betreuung einführen

Eine Plattform für die Community-Betreuung einzuführen, ist unerlässlich, um die Mitglieder Ihres Netzwerks zu beleben und einzubinden. Damit diese Einführung gelingt, sollten Sie mehrere Schlüsselschritte beachten:

• Eine Plattform wählen, die Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer Mitglieder entspricht. Dabei hilft Ihnen unsere Top 10 der besten Lösungen für die Betreuung Ihres Netzwerks.
• Einen Sponsor benennen, der hoch in der Hierarchie angesiedelt ist und die Bedeutung dieser Plattform hervorhebt, sowie Botschafter, die die Botschaft an alle Mitglieder weitertragen.
• Die Plattform einrichten und dabei insbesondere entscheiden:
  • welche Funktionen Sie aktivieren möchten,
  • welche Gruppentypen angelegt werden sollen,
  • welche Informationen in diesen Gruppen geteilt werden,
  • und wer die Plattform verwaltet und die Gruppen mit Inhalten bespielt.
• Eine Nutzungscharta erstellen, um Nutzern und Administratoren zu erklären, wie die Plattform richtig genutzt wird.

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3. Eine Kommunikationsstrategie für diese Plattform entwickeln

Damit die Einführung dieser Plattform gelingt, müssen Sie außerdem eine Kommunikationsstrategie ausarbeiten. Dieser Kommunikationsplan sollte insbesondere die folgenden Elemente enthalten:

• die Kommunikationsmaßnahmen, die Sie vor, während und nach dem Start der Plattform durchführen möchten,
• die Termine, Formate und Zielgruppen dieser Kommunikationsmaßnahmen,
• die Arten von Aktionen, die Sie während der gesamten Einführung anbieten möchten,
• die Personen, die für die Kommunikation verantwortlich und für die Betreuung des Netzwerks zuständig sind (idealerweise dem Projekt fest zugeordnete Community Manager, es können aber auch Botschafter und freiwillige Mitglieder sein),
• die redaktionelle Strategie, die aufgesetzt werden muss, um das Netzwerk über diese Plattform und weitere Kanäle (Veranstaltungen, soziale Netzwerke usw.) zu beleben.

Beispiel für einen Kommunikationsplan, erstellt im Modul Projekte von Talkspirit

4. Die Mitglieder einbinden

Ihre Plattform ist vorbereitet. Ihr Kommunikationsplan steht. Ihre Botschafter sind gebrieft. Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Mitglieder auf Ihre neue Plattform einladen.

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Natürlich ahnen Sie es bereits: Eine Plattform belebt sich nicht von allein. Schon ab dem Start spielen Ihre Moderatoren eine Schlüsselrolle. Ihre Aufgabe ist es insbesondere:

• die Mitglieder willkommen zu heißen (zum Beispiel über eine Nachricht im Chat),
• Inhalte zu teilen, die den Mitgliedern einen Mehrwert bieten,
• Projektträger hervorzuheben und zu begleiten (zum Beispiel über einen Beitrag im Newsfeed oder einen Kasten auf dem Startportal),
• die Mitglieder zu ihren Erfolgen und ihren innovativen Initiativen zu beglückwünschen,
• das Netzwerk spielerisch zu beleben, zum Beispiel über Quiz, Wettbewerbe, Challenges oder sogar Wahlen (etwa um die engagiertesten Mitglieder zu küren)
• die Mitglieder einzubinden, indem Sie ihnen anbieten, sich an der Betreuung zu beteiligen, und indem Sie ihre Meinung über Umfragen einholen.

Inhalte teilen auf dem Startportal von Talkspirit

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Was bleibt als Wesentliches? Wenn Sie irgendwo investieren müssen, dann investieren Sie in Community Manager. Aus einem einfachen Grund: Sie haben mehr Zeit für die Netzwerkbetreuung als die Mitglieder, die mehrheitlich andere Aufgaben zu erledigen haben.

Selbstverständlich können freiwillige Mitglieder eine oder mehrere Gruppen betreuen, wenn sie das möchten. Die Betreuung im Ganzen zu übernehmen, wird für sie jedoch schwierig.

5. Verbindungen schaffen

Das Netzwerk ist mehr als ein Werkzeug zum Teilen von Inhalten: Es soll auch Verbindungen schaffen zwischen den Mitgliedern und so das Zugehörigkeitsgefühl zum Netzwerk stärken.

Diese Verbindungen lassen sich sowohl aus der Ferne als auch vor Ort knüpfen. Mehrere Initiativen können sie fördern, zum Beispiel:

• die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten und Veranstaltungen mit Momenten des Networkings,
• das Anlegen von Gruppen zu eher informellen Themen (Kochen, Sport, Tiere, Kultur usw.), denen die Mitglieder frei beitreten können,
• das Teilen von Tutorials, die zeigen, wie man auf der Plattform sein Profil ausfüllt und im Verzeichnis nach Mitgliedern anhand ihrer Fachgebiete und Interessen sucht,
• der Start eines Projekts mit Videointerviews der Mitglieder, die anschließend auf Ihrer Plattform geteilt werden können, damit die Mitglieder einander besser kennenlernen.

Beispiel für ein Profil, abrufbar über das Talkspirit-Verzeichnis

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6. Die Zufriedenheit der Mitglieder messen

Was halten die Mitglieder wirklich von all diesen Initiativen? Sind sie damit zufrieden, oder finden sie, dass manches besser laufen könnte? Zeit, das zu messen.

Hier einige Zufriedenheitsindikatoren, die Sie regelmäßig verfolgen sollten:

• die Login-Rate pro Monat und pro Woche,
• das Engagement der Mitglieder (wie viele Likes? wie viele Kommentare? wie viele Wortmeldungen im Chat oder per Beitrag?)
• die Teilnahme an den organisierten Veranstaltungen,
• das Feedback, das die Mitglieder privat oder in Umfragen geben.

Wenn Sie die Zeit haben, bieten Sie den Mitgliedern am besten an, an einer Umfrage teilzunehmen oder ihre Meinung direkt in einem 15-minütigen Gespräch zu teilen. So können Sie die Punkte vertiefen, die Probleme bereiten und verbessert werden müssen.

Beispiel für eine Umfrage in Talkspirit zur Messung der Mitgliederzufriedenheit

PS: Drei Fragen eröffnen das Gespräch in der Regel besser als ein langer Fragebogen: „Was bringt Sie immer wieder auf die Plattform zurück?“, „Was hält Sie davon fern?“, „Was fehlt Ihnen, um dort beizutragen?“.

Der rote Faden der sechs Schritte: die Governance der Netzwerkbetreuung

Die sechs Schritte oben sagen, was zu tun ist. Sie sagen nicht, wer entscheidet, und genau daran verliert die Betreuung nach einigen Monaten oft ihren Schwung: Das Netzwerk startet gut, dann trifft niemand mehr die alltäglichen Entscheidungen. Soll diese Gruppe geöffnet werden? Wer moderiert? Was geschieht mit einem Bereich, der seit sechs Monaten inaktiv ist?

Die Governance der Netzwerkbetreuung festzulegen, heißt, drei Dinge schwarz auf weiß festzuhalten:

• Die Rollen und ihr Entscheidungsbereich: Sponsor, Community Manager, Gruppenmoderatoren, Botschafter, Mitglieder. Für jede Rolle gilt: was sie allein entscheiden kann und was weitergereicht wird.
• Eine Engagement-Charta, getrennt von der Nutzungscharta. Letztere erklärt, wie das Werkzeug zu bedienen ist; erstere sagt, was das Netzwerk von seinen Mitgliedern erwartet und was seine Mitglieder von ihm erwarten dürfen (Antwortzeit, Tonfall, Vertraulichkeit, Raum für Widerspruch).
• Ein Rhythmus für die Überprüfung: ein monatlicher Austausch der Moderatoren über die Indikatoren aus Schritt 6 und ein bis zwei Mal im Jahr eine breitere Überprüfung des Daseinszwecks des Netzwerks sowie der Gruppen, die zu öffnen und die zu schließen sind.

Das ist keine Verwaltungsübung. Es ist das, was einem Moderator erlaubt, in zwei Tagen statt in zwei Wochen zu antworten, und einem Mitglied, zu wissen, an wen es sich wenden kann, wenn etwas hakt.

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Bedarfserhebung, Start eines Kommunikationsplans, Einstellung von Community Managern, Verfolgung der KPIs … Sie verfügen nun über die ultimative Checkliste, um die Mitglieder Ihres Netzwerks zu beleben und ihr Zugehörigkeitsgefühl zu stärken.

Wie Sie sehen konnten, spielt die Plattform, die Sie für die Betreuung Ihres Netzwerks wählen, eine entscheidende Rolle für dessen Erfolg. Unter allen auf dem Markt verfügbaren Werkzeugen Talkspirit hebt sich in mehreren Punkten ab, insbesondere durch die Ergonomie, die einfache Bedienung, den Alles-in-einem-Ansatz und die Nähe der Teams.

Entdecken Sie in diesem Praxisleitfaden, wie 10 unserer Kunden unsere Plattform nutzen, um ihr Netzwerk oder ihre interne Community zu beleben:

Zum Praxisleitfaden

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen unserer Kunden zur Belebung ihrer Communitys“ erfahren Sie: 10 Beispiele von Organisationen, die Talkspirit nutzen, um ihre Communitys zu beleben, sowie Tipps und Kniffe, um alle Ihre Mitglieder zusammenzubringen und ihr Engagement zu steigern.

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