Wie lassen sich Manager in die interne Kommunikation einbinden?

Manager spielen eine Schlüsselrolle in Ihrer internen Kommunikationsstrategie. Allerdings verfügen sie nicht immer über die notwendigen Mittel oder Informationen, um diese Verantwortung zu übernehmen. Das Ergebnis: Nur 39 % der Mitarbeitenden geben an, Informationen über ihre Führungskraft zu erhalten, und 20 % berichten, dass ihnen die Informationen fehlen, die sie für ihre Arbeit benötigen.¹

Doch wie lassen sich Manager stärker in die interne Kommunikation einbinden? Welche Best Practices und Tools gilt es einzuführen, um sie dazu zu ermutigen, mit gutem Beispiel voranzugehen? Und wie stellen Sie sicher, dass diese Maßnahmen Früchte tragen?

In diesem Artikel teilen wir 6 Tipps, wie Sie Ihre Manager zu echten Kommunikatoren machen.

1. Rollen und Ziele klar definieren

Um gut kommunizieren zu können, muss der Manager zunächst wissen, was von ihm erwartet wird. Deshalb ist es wichtig, die kommunikative Rolle, die er gegenüber seinem Team einnehmen soll, klar zu definieren und die damit verbundenen Ziele zu konkretisieren.

Hier sind einige Beispiele für Verantwortlichkeiten, die in die Stellenbeschreibung eines Managers aufgenommen werden können (je nach Bedarf und Unternehmensgröße anpassbar):

• Informationen und Neuigkeiten des Unternehmens an das Team weitergeben
• Die Arbeit des Teams gegenüber anderen Unternehmensbereichen hervorheben
• Die Verbindung aufrechterhalten und sicherstellen, dass das Team optimal kommuniziert
• Gemeinsam mit den Teammitgliedern Ziele festlegen und sie bei der Erreichung dieser Ziele begleiten
• Den Teammitgliedern Feedback geben, sie beglückwünschen und dazu ermutigen, ihr Bestes zu geben

Lesen Sie auch: Die 7 großen Herausforderungen der internen Kommunikation

Je klarer die Rolle der Manager definiert ist, desto eher werden sie sich an Ihren internen Kommunikationsmaßnahmen beteiligen.

2. Manager in die Entwicklung Ihrer Strategie einbeziehen

Manager in die interne Kommunikation einzubinden bedeutet auch, sie in die Entwicklung Ihrer Strategie einzubeziehen. Denken Sie bereits bei der Definition Ihrer Ziele darüber nach, welche Kernergebnisse Ihre Manager erzielen sollen, und prüfen Sie gemeinsam mit ihnen, ob diese Ziele realisierbar erscheinen.

Wenn Sie beispielsweise ein neues internes Kommunikationstool eingeführt haben, bitten Sie sie, mindestens 90 % ihrer internen Nachrichten über dieses neue Tool zu versenden. Oder wenn Ihre Manager noch keine Gewohnheit entwickelt haben, die Projekte ihres Teams hervorzuheben, schlagen Sie ihnen vor, mindestens eine Veröffentlichung pro Woche zu teilen, um solche Informationen zu verbreiten und ihr Team zu würdigen.

Bei der Erstellung Ihres Redaktionskalenders müssen Sie auch darüber nachdenken, welche Kommunikationsarten die Manager weiterleiten sollen (die Einführung eines neuen Prozesses, die Aufnahme eines neuen Teammitglieds, der Launch eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung usw.).

HubSpot Call-to-Action Code [if lte IE 8]><div id="hs-cta-ie-element"></div><![endif] end HubSpot Call-to-Action Code

Geben Sie für jede Kommunikation, die Manager betrifft, folgende Punkte klar an:

• wer kommunizieren soll,
• an welche Zielgruppe (das gesamte Team oder nur einzelne Mitarbeitende),
• zu welchem/welchen Datum/Daten,
• auf welchen Kommunikationskanälen (Intranet, soziales Unternehmensnetzwerk, E-Mails usw.).

Um diese verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen zu organisieren, empfehlen wir Ihnen, eine Projektmanagement-Software zu nutzen. Talkspirit bietet beispielsweise ein Projekte-Modul an, mit dem Sie Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und in Echtzeit verfolgen können, wer was erledigt.

3. Mit gutem Beispiel vorangehen

Einer der wichtigsten Schritte, um die Unterstützung der Manager zu gewinnen? Mit gutem Beispiel vorangehen! Laut einer Studie der Afci schätzen 43 % der Manager, dass ihre Geschäftsführung in Bezug auf interne Kommunikation wenig vorbildlich ist. Es ist schwer, Manager zu mehr Engagement in der internen Kommunikation aufzufordern, wenn die Unternehmensführung selbst nur wenig mit den Mitarbeitenden kommuniziert.

Bevor Sie Ihren Aktionsplan starten, stellen Sie sicher, dass Ihr interner Kommunikationsbereich und Ihre Unternehmensführung gut abgestimmt sind, welche Informationen mit den Mitarbeitenden geteilt werden sollen, und dass sie in dieser Hinsicht Vorbildcharakter zeigen.

Je regelmäßiger und transparenter Ihre Unternehmensführung kommuniziert, desto eher werden Ihre Manager selbst aktiv teilnehmen.

4. Manager schulen und begleiten

Wenn Sie Ihre Manager stärker in die interne Kommunikation einbinden möchten, müssen Sie sich auch die Zeit nehmen, sie zu schulen. Denn für viele Menschen ist gute Kommunikation keine angeborene Fähigkeit. Sie muss erlernt werden!

Daher empfehlen wir Ihnen:

• Schulungen einzuführen (intern oder über externe Anbieter), um Managern zu helfen, ihre Kommunikationskompetenzen zu entwickeln
• Mehrere praxisnahe Workshops zu organisieren, um ihnen zu zeigen, wie sie mit ihrem Team und dem gesamten Unternehmen kommunizieren können (sowohl schriftlich, über die ihnen zur Verfügung stehenden Tools, als auch mündlich, in Meetings und formellen und/oder informellen Austauschen)
• Communities in Ihrem Intranet oder soziales Unternehmensnetzwerk (ESN) einzurichten, um Manager zu ermutigen, ihre Best Practices zu teilen

Lesen Sie auch: Sein Intranet einfach mit Talkspirit erstellen

Dank dieser Gruppen und Schulungs-Workshops können Sie zeigen, wie Manager Ihre verschiedenen internen Kommunikations-Tools optimal nutzen können. Anstatt eine E-Mail zu senden oder ein Meeting zu organisieren, können sie so einen Beitrag in Ihrem Intranet veröffentlichen, eine Umfrage in Ihrem ESN teilen oder ein Projekt anlegen, um die Aufgaben aller in Ihrem Projektmanagement-Tool zu koordinieren.

5. Die richtigen internen Kommunikations-Tools einführen

Natürlich erfordert die Anwendung der oben genannten Best Practices die Einführung der richtigen internen Kommunikations-Tools. Dazu gehören insbesondere:

• das Intranet, unverzichtbar für die Weitergabe strukturierter Informationen,
• das soziale Unternehmensnetzwerk, um Ihren Austausch zu beleben und Ihre Neuigkeiten hervorzuheben,
• das Videokonferenz-Tool, um Ihre internen Meetings aus der Ferne zu leiten,
• der Chat, für synchrone oder asynchrone Kommunikation,
• die All-in-One-Kollaborationsplattform, um die Arbeit Ihrer Teams zu erleichtern, wo auch immer sie sich befinden.

Lesen Sie auch: Wie wählt man sein internes Kommunikationstool aus?

Welches Tool Sie auch suchen, Talkspirit passt sich Ihren Bedürfnissen an. Dank seines All-in-One-Charakters kann unsere Plattform sowohl als Intranet, soziales Unternehmensnetzwerk, Projektmanagement-Tool als auch als Kollaborationsplattform eingesetzt werden. Entdecken Sie sie noch heute!

Haben Sie noch nicht das oder die richtigen Tool(s) für Ihren Bedarf identifiziert? Laden Sie unsere Methodenkarte mit „8 Schlüsselschritten zur richtigen Auswahl Ihres internen Kommunikationstools" herunter und konsultieren Sie unseren Vergleich der besten Software für die interne Kommunikation.

6. Regelmäßiges Follow-up durchführen

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, die verschiedenen eingeführten Maßnahmen regelmäßig zu verfolgen, indem Sie 1:1- oder Gruppengespräche mit den Managern organisieren. So können Sie gemeinsam mit ihnen folgende Themen besprechen:

• Gelingt es ihnen, regelmäßiger zu kommunizieren – mit ihren Teams und allen Mitarbeitenden?
• Wissen sie, wie sie die verschiedenen internen Kommunikations-Tools des Unternehmens richtig nutzen?
• Sind ihre Teams zufrieden mit der Art, wie sie kommunizieren? Und haben die Teams das Gefühl, dass ihnen die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen, um optimal arbeiten zu können?
• Welche Verbesserungspotenziale haben sie identifiziert? Und welche wurden ihnen von ihren Teams rückgemeldet?

Wichtig ist, dass Ihre Manager ihre Praktiken kontinuierlich weiterentwickeln können und offen für Ihr Feedback und das ihrer Teams sind. Seien Sie daher pädagogisch und setzen Sie die Messlatte nicht von Anfang an zu hoch, um sie nicht zu entmutigen.

*
* *

Mit diesen Best Practices haben Sie nun alles, was Sie brauchen, um Ihre Manager in die interne Kommunikation einzubinden und ihnen zu helfen, ihre Kommunikationskompetenzen zu entwickeln.

Sie suchen nach mehr konkreten Beispielen, um Ihre interne Kommunikation zu beleben und die Beteiligung der Manager zu steigern? Entdecken Sie in diesem Praxisleitfaden, wie 10 unserer Kunden Talkspirit einsetzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern: