Die 7 großen Herausforderungen der internen Kommunikation

Schlechte interne Kommunikation kann teuer werden! Als Beweis: Laut einer Studie von Mitel verlieren französische Unternehmen jedes Jahr mehr als 9.000 € pro Mitarbeiter aufgrund ineffizienter Zusammenarbeit und interner Kommunikation. Der beste Weg, dem entgegenzuwirken? Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation, indem Sie zunächst Ihre größten Herausforderungen priorisieren.

Was sind die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation im Zeitalter des hybriden Arbeitens ? Und welche Maßnahmen und Tools können eingesetzt werden, um diesen zu begegnen? In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles 👇

1. Den Informationsaustausch und -zugang optimieren

Information ist das A und O im Unternehmen. Den Zugang, die Zirkulation und den Austausch von Informationen zu erleichtern – sowohl „kalte" als auch „heiße" Informationen – ist daher eine der zentralen Herausforderungen der internen Kommunikation. Eine umso wichtigere Herausforderung für Organisationen, die ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt haben, das zwischen Präsenz- und Fernarbeit vermittelt. Denn eine unzureichende interne Kommunikation führt zu Silobildung, Verlust von Verbindung, Zeit und Produktivität in hybriden Teams.

Tatsächlich zeigt eine Studie von Panopto, dass die Schwierigkeit, zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zu erhalten, jeden Mitarbeitenden etwa 13 Arbeitsstunden pro Woche kostet (davon 5 Stunden für die Kontaktaufnahme mit Kollegen, die über das nötige Wissen verfügen, und 8 Stunden für die eigenständige Suche nach Lösungen).

Um dieses Phänomen zu vermeiden, ist es daher unerlässlich, dass die interne Kommunikation mehrere Best Practices zur Erleichterung des internen Informationszugangs und -austauschs übernimmt, zum Beispiel:

• Informationen auf einem einzigen Kanal teilen (zum Beispiel über eine kollaborative All-in-One-Plattform), der für alle Mitarbeitenden zugänglich ist, um Zeit zu sparen und die Streuung von Informationen zu vermeiden
• Regelmäßig und in verschiedenen Formaten kommunizieren, um Mitarbeitende einzubinden (zum Beispiel: Videos, Beiträge mit Bildern und GIFs, Webinare, Videokonferenzen usw.)
• Dedizierte Gruppen zum Wissensaustausch auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk einrichten (zum Beispiel Gruppen zum Teilen von Branchennews, Praxiserfahrungen oder spezifischem Fachwissen)

2. Mitarbeitende einbinden und motivieren

Die Verbesserung des Engagements und der Motivation der Mitarbeitenden gehört ebenfalls zu den wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation. Und das aus gutem Grund: Unternehmen mit den engagiertesten Mitarbeitenden sind im Durchschnitt 17 % leistungsfähiger und 21 % rentabler als solche mit nicht engagierten Mitarbeitenden.¹

Jedoch sind lediglich 6 % der französischen Mitarbeitenden wirklich bei der Arbeit engagiert (im Vergleich zu 17 % in Norwegen beispielsweise).¹ Um dies zu beheben, ist es wichtig, gezielt und proaktiv zu handeln.

Hier sind einige Ansätze, um das Mitarbeiterengagement zu verbessern:

• Geben Sie den Leistungen der Einzelnen mehr Sichtbarkeit , indem Sie ihre Erfolge in Ihrem internen sozialen Netzwerk hervorheben (zum Beispiel über einen dedizierten Beitrag, Fotos und/oder ein Videointerview)
• Gamifizieren Sie Ihre interne Kommunikation, zum Beispiel durch Quizze, Challenges oder Mini-Spiele, die die Beteiligung der Mitarbeitenden fördern
• Beziehen Sie Mitarbeitende in die interne Kommunikation ein, indem Sie sie einladen, Inhalte über das Unternehmensleben zu erstellen (zum Beispiel ein Video, das ihre Aufgaben vorstellt) und/oder neue Ideen zur Verbesserung ihrer Arbeitsqualität vorzuschlagen

Lesen Sie auch: Interne Kommunikation: 7 Tipps zur Steigerung des Mitarbeiterengagements

3. Feedback-Kultur fördern

Die Förderung von Feedback ist eine weitere Schlüsselherausforderung für die interne Kommunikation. Denn dieses Feedback liefert wertvolle Informationen, die mit einer rein Top-down-Kommunikation nicht zu gewinnen wären. So lassen sich zum Beispiel folgende Dinge erkennen:

• Probleme, auf die Mitarbeitende im Alltag stoßen,
• Konflikte, die innerhalb von Projektteams oder zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden entstehen können,
• Anfragen und Verbesserungsvorschläge von Kunden,
• Missverständnisse im Zusammenhang mit bestimmten Kommunikationsmaßnahmen,
• usw.

Lesen Sie auch: Interne Kommunikation: Warum sollte man Feedback fördern?

All diese wesentlichen Informationen ermöglichen es Ihnen, auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und Ihre interne Kommunikationsstrategie kontinuierlich anzupassen

Um diese Feedbackkultur zu pflegen, empfehlen wir Ihnen:

• Mitarbeitende und Führungskräfte sensibilisieren für die Bedeutung von Feedback
• Ihnen eine Schulung anbieten, wie sie ihr Feedback formulieren können – zum richtigen Zeitpunkt und auf die beste Art und Weise
• Die geleistete Arbeit würdigen , indem Sie Teams danken – in einem dedizierten Beitrag oder direkt während Ihrer Unternehmensversammlungen
• Regelmäßig Umfragen durchführen bei Mitarbeitenden, um ihr Feedback zu den unternehmensseitigen Initiativen einzuholen, und sich die Zeit zu nehmen für 1:1-Gespräche, wenn Bedarf besteht
• Eine Gruppe „Ideen und Verbesserungsvorschläge" einrichten auf Ihrem internen sozialen Netzwerk, zu der jeder Mitarbeitende beitragen kann

Lesen Sie auch: [Webinar] Warum und wie eine Feedbackkultur etablieren?

4. Transversalen Austausch fördern

Neben der aufwärtsgerichteten Kommunikation ist es ebenso wichtig, die transversale Kommunikation zu fördern, damit Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und/oder Standorten unabhängig von ihrer Hierarchiestufe leicht miteinander kommunizieren können. Diese Transversalität ermöglicht es:

• kollektive Intelligenz zu stimulieren,
• die Organisation aufzubrechen,
• die verschiedenen Teams zu vereinen,
• das Wort zu befreien,
• und Innovation zu fördern.

Diese transversalen Austausche zu fördern ist für die interne Kommunikation oft eine Herausforderung, insbesondere wenn die Organisation auf mehrere Standorte verteilt ist.

Lesen Sie auch: [Ebook] Die 7 Herausforderungen der internen Kommunikation im Multi-Standort-Kontext

Hier sind einige Initiativen, die Ihnen helfen, die transversale Kommunikation zu stärken:

• Prozesse schaffen, die festlegen, welche Arten von Informationen mit wem und auf welche Weise geteilt werden sollen
• Abteilungsübergreifende Meetings organisieren, um mehr Transparenz über die Projekte der einzelnen Abteilungen zu schaffen und Kooperationsmöglichkeiten zu identifizieren
• Ein Mentoring-Programm einführen , um den Wissens- und Best-Practice-Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen zu fördern
• Eine kollaborative Plattform einführen (wie Talkspirit!), die es Mitarbeitenden ermöglicht, mit jedem im Unternehmen zu kommunizieren

5. Führungskräfte einbeziehen

Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle in der internen Kommunikation, denn sie sind dafür verantwortlich:

• Botschaften der Unternehmensleitung an ihr Team weiterzuleiten,
• Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds zu definieren,
• Mitarbeitenden regelmäßig Feedback zu ihrer Arbeit zu geben,
• ihre Mitarbeitenden zu motivieren und zu engagieren.

Genau wie die interne Kommunikation hat die Führungskraft daher eine echte Kommunikatorrolle im Unternehmen. Allerdings fehlt ihr nicht immer die Zeit (oder der Reflex), regelmäßig zu kommunizieren – sowohl innerhalb des eigenen Teams als auch gegenüber dem Rest des Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, Initiativen einzuführen, um Führungskräfte stärker in die interne Kommunikation einzubeziehen.

Sie können zum Beispiel:

• Eine Schulung organisieren, um Führungskräften dabei zu helfen, ihre internen Kommunikationskompetenzen weiterzuentwickeln
• Ihnen regelmäßig Best Practices und konkrete Handlungsideen anbieten (zum Beispiel durch einen wöchentlichen Beitrag für Führungskräfte auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk)
• Einen praktischen Leitfaden für die Führungskommunikation erstellen (darin können zum Beispiel Vorlagen für Beiträge zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender, zur Organisation eines Team-Building-Events, zur Hervorhebung von Teamprojekten gegenüber anderen Abteilungen usw. enthalten sein)

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6. Inklusion leben

Aufgrund ihrer Arbeitsweise sind manche Mitarbeitenden mitunter von der internen Kommunikation ausgeschlossen. Dies betrifft insbesondere Frontline Workers (auch bekannt als Blue-Collar-Worker): jene Mitarbeitenden vor Ort, die keine berufliche E-Mail-Adresse haben und daher keine unternehmensweiten E-Mails erhalten. Das Ergebnis: Sie sind manchmal vollständig von dem abgeschnitten, was im Unternehmen passiert.

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Auch Beschäftigte im Homeoffice können von diesem Informationsmangel betroffen sein, insbesondere wenn sie im Unternehmen in der Minderheit sind. Denn obwohl viele Unternehmen ihre offiziellen Kommunikationen schriftlich formalisieren, finden informelle Gespräche hauptsächlich mündlich statt – insbesondere in Präsenz. Dies kann auf Dauer jene Mitarbeitenden im Homeoffice benachteiligen, die nicht in diese Gespräche einbezogen werden.

Es ist daher wichtig, dass das Unternehmen den Aufwand unternimmt, alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrer Arbeitsweise in die interne Kommunikation einzubeziehen. Interne E-Mails durch ein soziales Unternehmensnetzwerk (SUN) zu ersetzen ist ein guter Weg, dies zu erreichen. Denn im Gegensatz zu E-Mails ermöglicht das SUN, Nachrichten in Echtzeit an alle Mitarbeitenden zu verbreiten – auf dynamische Weise!

Talkspirit verfügt beispielsweise über einen E-Mail-freien Zugang, mit dem Sie alle Ihre Frontline Workers auf Ihre Plattform einladen können. Zögern Sie nicht, die Lösung zu testen, um sich ein Bild davon zu machen, was sie Ihnen in Bezug auf die interne Kommunikation bieten kann.

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7. Den Unternehmenszusammenhalt pflegen

Den Unternehmenszusammenhalt aufrechtzuerhalten ist für die interne Kommunikation unerlässlich, da er einen direkten Einfluss auf das Engagement, das Zugehörigkeitsgefühl, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und letztendlich die Mitarbeiterbindung hat. Als Beweis: Laut einer Opinionway-Umfrage für Monster würden mehr als 40 % der französischen Mitarbeitenden erwägen, ihren Job wegen eines schlechten Arbeitsklimas zu verlassen.

Mehr Zusammenhalt zu schaffen kann auch dazu beitragen, die Isolation von Mitarbeitenden zu verringern, die im Homeoffice zunimmt. Tatsächlich geben laut der Paris Workplace-Studie fast 60 % der Mitarbeitenden in der Ile-de-France an, sich bei der Arbeit manchmal isoliert zu fühlen. Daher ist es notwendig, Initiativen zur Zusammenführung aller Teams einzuführen!

Hier sind einige Ideen zur Inspiration:

• Organisieren Sie Präsenz- und Videokonferenzereignisse (zum Beispiel Seminare, Webinare, After-Work-Events, Sport-Workshops usw.) und kommunizieren Sie regelmäßig darüber
• Ermutigen Sie Führungskräfte, Team-Building-Aktivitäten in ihrem Team durchzuführen
• Heben Sie Ihre Unternehmenskultur und Neuigkeiten hervor in Ihrem internen sozialen Netzwerk (zum Beispiel durch einen dedizierten Bereich auf Ihrer Startseite)
• Erstellen Sie Gemeinschaften für informellen Austausch auf Ihrem sozialen Unternehmensnetzwerk und ermutigen Sie Mitarbeitende, ihre eigenen Gruppen zu erstellen (zum Beispiel, um über kulturelle Veranstaltungen, Kino, Sport usw. zu diskutieren)

Fazit

Sie kennen nun die wichtigsten Herausforderungen der internen Kommunikation sowie die Maßnahmen und Tools, die Sie einführen können, um diesen zu begegnen. Eines ist sicher: Das soziale Unternehmensnetzwerk wird Ihr bester Verbündeter sein, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen Informationen hat.

Aber wie sieht das in der Praxis aus? Entdecken Sie in diesem Praxisleitfaden wie 10 unserer Kunden Talkspirit nutzen, um ihre interne Kommunikation zu beleben:

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¹ Gallup-Studie „State of the Global Workplace" (2021)