[Webinar] Die interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen flüssiger gestalten
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- Zusammenfassung des Webinars vom 16. März 2023 mit Adèle Hošek, Lead Customer Success bei Talkspirit, und Elise Attia, Verantwortliche für interne Kommunikation bei Solimut Mutuelle de France.
- In Mehrstandort-Unternehmen führen verteilte Teams zu Informationssilos, zu einer Top-Down-Kommunikation, aus der man schwer herauskommt, zu Desengagement und zum Verlust von Bindungen zwischen Mitarbeitenden.
- Zu den Best Practices gehören ein vollständiges Werkzeug, das alle Kommunikationskanäle zentralisiert, die Wertschätzung der Erfolge der Teams, Umfragen und eine Ideenbox, Diskussionsgruppen sowie regelmäßig organisierte Veranstaltungen.
- Die Einführung der Plattform folgt 6 Schlüsselschritten, von der Analyse der Bedürfnisse der Mitarbeitenden bis zur Förderung der Eigeninitiative.
- Solimut Mutuelle de France, mit 500 Mitarbeitenden auf 4 Verwaltungsstandorte und 57 Kundendienstschalter verteilt, berichtet von ihrer Erfahrung. Bei 31 % der Teilnehmer läuft die interne Kommunikation noch über E-Mails.
Die Herausforderungen der internen Kommunikation sind zahlreich in Mehrstandort-Unternehmen. Denn wenn Mitarbeitende auf mehrere Standorte verteilt sind, bedeutet das auch: Informationssilos, Schwierigkeit, aus der Top-Down-Kommunikation herauszukommen, Desengagement und Verlust von Bindungen zwischen Mitarbeitenden.
Diese Herausforderungen zu bewältigen ist für Mehrstandort-Unternehmen wesentlich, die ihre Mitarbeitenden einbeziehen und binden möchten, aber auch Zeit und Geld sparen. Denn es ist belegt: Unternehmen mit den meisten engagierten Mitarbeitenden sind im Durchschnitt 17 % leistungsfähiger und 21 % rentabler!¹
Wenn Sie auch auf der Suche nach Werkzeugen und Best Practices sind, um Ihre interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen zu flüssiger zu gestalten, sind Sie hier genau richtig 🙂. Tatsächlich handelt es sich um das Thema, das wir in unserem Webinar vom 16. März 2023 behandelt haben mit:
- Adèle Hošek, Lead Customer Success bei Talkspirit
- Elise Attia, Verantwortliche für interne Kommunikation bei Solimut Mutuelle de France
Hier ist die Zusammenfassung und die Aufzeichnung dieser Beiträge, sowie das Feedback der Teilnehmer 👇
Die Vorteile einer guten internen Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen
Wenn Sie für die interne Kommunikation zuständig sind, sind Sie wahrscheinlich bereits von ihrer Bedeutung überzeugt. Aber damit Ihre Vorgehensweise funktioniert, ist es auch wesentlich, dass Ihre Geschäftsführung und Ihre Mitarbeitenden ebenfalls überzeugt sind!
Unser Tipp: Heben Sie gut die Vorteile einer guten internen Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen hervor. Als Beispiel kann die interne Kommunikation ein gutes Mittel sein zu:
- Sie auf gemeinsamen Praktiken und Prozessen abstimmen,
- Informationen langfristig sichern und leicht zugänglich machen,
- Produktivität und Innovation stimulieren,
- Transparenz gewinnen,
- das Zugehörigkeitsgefühl entwickeln,
- Kommunikationsbarrieren beseitigen.
Die Best Practices für erfolgreiche interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen
Sobald Ihre Mitarbeitenden vom Nutzen der Vorgehensweise überzeugt sind, ist es jetzt an der Zeit, mehrere Best Practices zu implementieren, um Ihre interne Kommunikation flüssiger zu gestalten in Mehrstandort-Unternehmen. Adèle Hošek, Lead Customer Success bei Talkspirit, empfiehlt insbesondere zu:
- Ein vollständiges Werkzeug einführen, das es ermöglicht, alle Ihre Kommunikationskanäle zu zentralisieren. 29 % der befragten Verantwortlichen für interne Kommunikation nutzen zum Beispiel ein soziales Unternehmensnetzwerk oder ein Intranet für ihre interne Kommunikation.
- Die Erfolge Ihrer Teams auf diesem Werkzeug wertschätzen,
- Die Teilnahme erhöhen, indem Sie Umfragen oder eine Ideenbox starten, in der Mitarbeitende ihr Feedback geben können,
- Die Neuigkeiten Ihres Unternehmens teilen, und allgemein Ihres Ökosystems (Ihre Konkurrenten, Ihre Kunden, Ihre Partner usw.),
- Die Vernetzung von Benutzern erleichtern, indem Sie Diskussionsgruppen erstellen, die gegenseitige Hilfe erleichtern, aber auch den Austausch zu informellen Themen (zum Beispiel, warum nicht eine Gruppe « Wasserkühler » erstellen?),
- Regelmäßig Veranstaltungen organisieren (per Videokonferenz oder vor Ort).
Lesen Sie auch: [Experten-Statement] Interne Kommunikation: 4 Beispiele von Unternehmen, die alles richtig machen
Vergessen Sie schließlich nicht, die Mitarbeitenden und Manager in Ihre interne Kommunikation einzubeziehen! Ein Element, das für 22 % der Teilnehmer wesentlich war.
Ihre interne Kommunikationsplattform in 6 Schritten einführen
Wie Sie verstanden haben: Ihre interne Kommunikationsplattform wird eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung dieser Best Practices spielen. Um ihre Einführung erfolgreich zu gestalten, schlägt unsere Expertin Adèle Hošek vor, diese 6 Schlüsselschritte zu folgen:
- Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden analysieren, um die Problematiken und Hürden zu verstehen, denen sie begegnen können.
- Die bereits genutzten Werkzeuge in allen Ihren Abteilungen und Büros erfassen.
- Die Geschäftsführung in Ihr Projekt einbeziehen, damit sie das Projekt unterstützt.
- Einen Plan für die interne Kommunikation erstellen, der die Schritte vor, während und nach der Einführung festlegt, und die Personen benennen, die diese Kommunikationen weitergeben (Manager, Standortverantwortliche usw.).
- Identifizieren und schulen Sie Botschafter (begeisterte Mitarbeitende, die sich am Projekt beteiligen möchten), die von Mund-zu-Mund-Propaganda erleichtern und die Beteiligung auf der Plattform entwickeln können.
- Die Eigeninitiative fördern, indem Sie Mitarbeitende in Ihre Entscheidungsfindung einbeziehen.
- Ein Banner hinzufügen, um die Vorlage des Plans für interne Kommunikation herunterzuladen
Das Erfahrungs-Feedback von Solimut Mutuelle de France
Kunde von Talkspirit seit 2020, Solimut Mutuelle de France ist es gelungen, ihre interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen zu flüssiger zu gestalten, indem sie ihr « veraltetes Intranet » gegen eine moderne interne Kommunikationsplattform tauschte.
Lesen Sie auch: Die Informationsweitergabe mit Talkspirit verbessern: Das Erfahrungs-Feedback von Solimut Mutuelle de France
Ein Bedarf, aus der Top-Down-Kommunikation herauszukommen
Mit 500 Mitarbeitenden, die auf 4 Verwaltungsstandorte und 57 Kundendienstschalter verteilt sind, war diese gemeinnützige Versicherungsmutuelle mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, darunter:
- eine zu top-down weitergeleitete Information,
- ein Mangel an Bindungen zwischen Mitarbeitenden in der Zentrale und in der Praxis, und denen, die auf verschiedenen Standorten verteilt sind.
Diese Herausforderungen sind vielen Mehrstandort-Unternehmen vertraut. Zum Beweis:
- 28 % der befragten Verantwortlichen für interne Kommunikation berichten, dass die Entwicklung der Bottom-Up- und/oder Quervernetzungskommunikation eines ihrer Hauptprobleme ist
- 28 % haben Schwierigkeiten, Bindungen zwischen Mitarbeitenden zu schaffen,
- 25 % geben an, dass ihre Herausforderung darin besteht, die Beteiligung anzukurbeln.
Und das hat seinen Grund: Die Werkzeuge, die zum Teilen von internen Informationen verwendet werden, sind nicht immer geeignet. Tatsächlich verläuft die interne Kommunikation bei 31 % der Teilnehmer noch über E-Mails, während 19 % auf einen Newsletter oder eine interne Zeitung angewiesen sind.
Die Wahl eines französischen, benutzerfreundlichen Werkzeugs
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führte Solimut Mutuelle de France daher eine dedizierte Plattform ein: Talkspirit ! 100 % Made in France, erfüllte Talkspirit alle Kriterien von Solimut Mutuelle, insbesondere in Bezug auf Datenspeicherung.
"Aufgrund unseres Berufes und unserer gesetzlichen Verpflichtungen müssen wir sehr DSGVO-konform sein. Die Tatsache, dass ein in Frankreich ansässiges Werkzeug zu verwenden uns ermöglichte, dieses rechtliche Kriterium zu erfüllen, und damit die Sicherheit der Daten zu gewährleisten", erklärt Elise Attia, Verantwortliche für interne Kommunikation des Unternehmens.
Neben dem Sicherheitsaspekt "haben wir die vielen Funktionalitäten geschätzt, die sich uns anboten, und die es uns ermöglichten, schrittweise weitere Aspekte der internen Kommunikation zu entwickeln, ohne das Werkzeug zu wechseln."
Andere Elemente machten auch einen Unterschied, namentlich:
- die Reaktivität und Nähe des Teams, "das ist ein Vorbild beim Angebot von Vorschlägen, um Sie bei der Einführung Ihrer Plattform zu begleiten",
- und die Benutzerfreundlichkeit des Werkzeugs, die es ermöglichte, alle Mitarbeitenden schnell an Bord zu nehmen.
Eine noch stärkere interne Kommunikation
Mit der Einführung im März 2020, kurz vor Lockdown, revolutionierte Talkspirit die interne Kommunikation von Solimut Mutuelle de France. Heute ermöglicht die Plattform insbesondere:
- die Neuigkeiten und Projekte des Unternehmens über die Startseite, aber auch und besonders über die Publikationen, die es Projektträgern ermöglichen, ihre Leistungen hervorzuheben,
- zu wissen, wer wer ist und wer was tut über das Verzeichnis,
- den Austausch zwischen Kollegen durch den Chat zu erleichtern.
"Wenn wir einen neuen Vertrag unterzeichnen, spricht das Vertriebsteam direkt auf der Plattform darüber, und nicht die interne Kommunikation. Und das funktioniert sehr gut, denn es sind diese Publikationen, auf denen wir die meiste Beteiligung haben", verrät Elise Attia.
Ergebnis: Seit der Einführung von Talkspirit "haben wir es geschafft, die Idee zu vermitteln, dass sich über das Unternehmen zu informieren, auch arbeiten bedeutet". Und das ist nicht alles: Das Unternehmen ist es auch gelungen, Bindungen zwischen Mitarbeitenden verschiedener Standorte zu schaffen und ihre Beteiligung zu entwickeln!
Die von Solimut Mutuelle de France identifizierten Erfolgsfaktoren
Für Elise Attia haben drei Schlüsselfaktoren wesentlich zum Erfolg des Projekts beigetragen:
- Das Einholen von Feedback der Mitarbeitenden durch Umfragen, das es ermöglicht zu wissen, was geschätzt wurde vs. was verbessert werden kann. Und damit Ihre Mitarbeitenden aktive Beteiliger der Vorgehensweise werden!
- Die Schulung der Nutzer, die es ermöglicht, Hürden zu heben und die Handhabung zu erleichtern. Seinerseits führte Solimut Mutuelle de France zwei Schulungsmodule ein: ein zur Entdeckung von Talkspirit, und ein für die « Experten » zuständig für die Animation von Gruppen und die Erstellung von Veranstaltungen.
- Die Organisation von Herausforderungen (zum Unternehmen oder zu informelleren Themen wie Sport oder Kino), die ermöglichte, das Leben im Unternehmen spielerisch zu beleben und die Kohäsion innerhalb der Teams zu verstärken.
berichten 65 % der Webinar-Teilnehmer, das Feedback der Mitarbeitenden zu ihren Initiativen der internen Kommunikation einzuholen, was sehr positiv ist!
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Zum Abschluss
Kurz gesagt, die interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen flüssiger zu gestalten setzt voraus, einen Plan für die interne Kommunikation zu entwickeln, Informationen auf einem einzelnen Werkzeug zu zentralisieren, Mitarbeitende zu ermutigen, das Wort zu ergreifen, und regelmäßig das Feedback jedes Einzelnen einzuholen.
Sie wünschen sich mehr Details zu den Werkzeugen und Best Practices, die für die interne Kommunikation in Mehrstandort-Unternehmen unerlässlich sind? Schauen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars an 👇
¹ Gartner-Studie « State of the Global Workplace: 2022 Report »
FAQ
Wenn Mitarbeitende auf mehrere Standorte verteilt sind, entstehen Informationssilos, und es fällt schwer, aus der Top-Down-Kommunikation herauszukommen. Hinzu kommen Desengagement und ein Verlust von Bindungen zwischen den Mitarbeitenden.
Adèle Hošek empfiehlt, ein vollständiges Werkzeug einzuführen, das alle Kommunikationskanäle zentralisiert, die Erfolge der Teams darauf wertzuschätzen und die Teilnahme über Umfragen oder eine Ideenbox zu erhöhen. Dazu kommen das Teilen von Neuigkeiten aus dem Unternehmen und seinem Ökosystem, Diskussionsgruppen für gegenseitige Hilfe und informellen Austausch sowie regelmäßig organisierte Veranstaltungen, per Videokonferenz oder vor Ort.
Zuerst die Bedürfnisse der Mitarbeitenden analysieren und die bereits genutzten Werkzeuge in allen Abteilungen und Büros erfassen. Dann die Geschäftsführung einbeziehen, damit sie das Projekt unterstützt, einen Plan für die interne Kommunikation erstellen, Botschafter identifizieren und schulen, und schließlich die Eigeninitiative fördern, indem Mitarbeitende in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.
Bei den befragten Verantwortlichen für interne Kommunikation nennen 28 % die Entwicklung der Bottom-Up- und Quervernetzungskommunikation, 28 % haben Schwierigkeiten, Bindungen zwischen Mitarbeitenden zu schaffen, und 25 % geben an, dass ihre Herausforderung darin besteht, die Beteiligung anzukurbeln.
Vor allem wegen der Datenspeicherung: Ein in Frankreich ansässiges Werkzeug ermöglichte es der Mutuelle, ihr rechtliches Kriterium zu erfüllen und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, erklärt Elise Attia. Überzeugt haben außerdem die vielen Funktionalitäten, die Reaktivität und Nähe des Teams sowie die Benutzerfreundlichkeit, die es erlaubte, alle Mitarbeitenden schnell an Bord zu nehmen.
Elise Attia nennt drei Schlüsselfaktoren: das Einholen von Feedback der Mitarbeitenden durch Umfragen, die Schulung der Nutzer mit zwei Modulen, eines zur Entdeckung von Talkspirit und eines für die Experten, die Gruppen animieren und Veranstaltungen erstellen, sowie die Organisation von Herausforderungen, die das Leben im Unternehmen beleben und die Kohäsion innerhalb der Teams stärken.
