IT-Abteilung: Wie schaffe ich die erfolgreiche Einführung meiner kollaborativen Werkzeuge?

Kollaborative Werkzeuge sind eine gute Möglichkeit, die Qualität der Mitarbeitererfahrung zu verbessern, da sie die Teamarbeit und Kommunikation vereinfachen und den Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten. Die IT-Abteilung spielt eine Schlüsselrolle bei der Einführung dieser kollaborativen Werkzeuge, da sie nicht nur die richtige Software auswählen, sondern die Mitarbeitenden auch während des gesamten Projekts begleiten muss.

Siehe auch: Telearbeit: Entscheiden Sie sich für französische Werkzeuge!

Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, die verschiedenen Phasen der Einführung erfolgreich zu gestalten.

[Dieser Artikel ist aus unserem Whitepaper "Hybride Arbeit: Die IT-Abteilung vor neuen Herausforderungen" entnommen >>> Kostenlos auf das gesamte Whitepaper zugreifen]

Bedarfsanalyse

Beginnen Sie zunächst mit dem Austausch mit Ihren Mitarbeitenden, um ihre Bedürfnisse zu erfassen und ihre Schmerzpunkte zu ermitteln. Dazu empfehlen wir Ihnen, sie direkt durch Fragebögen oder 1:1-Gespräche zu befragen, aber auch vor Ort zu beobachten, wie sie arbeiten, und mit ihren Managern zu sprechen.

Dies ist besonders die Methode, die Olivier Montanes, Direktor IT & Business Improvement bei Decouflé, bevorzugt:

"Ich führe mit den Nutzern Gespräche, indem ich sie direkt vor Ort besuche, um zu verstehen, wie sie unsere Werkzeuge nutzen und welche Probleme sie haben. Das nennt man "Gemba" in der Lean-Methodologie. Das hilft mir, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu verstehen und Lösungen anzubieten, die ihren Bedürfnissen entsprechen."

Hier sind einige Beispielfragen, die Sie den Mitarbeitenden bei diesen Gesprächen stellen sollten:

• Welche Werkzeuge nutzen sie in ihrer Arbeit? Welche Funktionen sind für sie am nützlichsten?
• Wie zufrieden sind sie insgesamt mit diesen Werkzeugen?
• Benötigen sie tiefergehende Schulungen, um diese Werkzeuge besser zu nutzen?
• Welche Schwierigkeiten treten auf?
• Erscheinen ihnen einige als ineffektiv oder unangemessen für ihre Bedürfnisse? Warum?
• Welche Werkzeuge fehlen ihnen , um ihre Aufgaben zu erfüllen? Und welche Erwartungen haben sie an diese Werkzeuge?

Nach diesen Gesprächen können Sie ermitteln:

• die kollaborativen Softwareprodukte, die ersetzt, entfernt oder zu Ihrem Anwendungspark hinzugefügt werden sollen,
• die Kriterien für die Auswahl Ihrer neuen kollaborativen Werkzeuge,
• die Schulungs- oder Begleitmaßnahmen, die durchgeführt werden müssen.

Die richtigen Werkzeuge auswählen

Jetzt bleibt Ihnen eine letzte Sache zu tun, bevor Sie Ihren Benchmark starten: entscheiden Sie über den Typ der einzuführenden Lösungen.

Best-of-Breed vs. Digital Workplace: Welcher Ansatz ist richtig?

Es gibt heute zwei sehr beliebte Ansätze bei der Auswahl von Softwareprodukten:

• ein Flickwerk von Anwendungen Best-of-Breed, das heißt, Werkzeuge, die als die besten auf dem Markt in ihrer Kategorie gelten.
• eine Digital-Workplace-Lösung, das heißt, eine digitale Plattform, die alle Informationen, Dokumente, Anwendungen und Personen zusammenführt, die Mitarbeitende benötigen, um überall, jederzeit und auf jedem Gerät zu arbeiten.

Jeder Ansatz hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Zum Beispiel, Best-of-Breed-Werkzeuge sind stärker anpassbar und flexibel: Sie ermöglichen es, präziser auf die Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche einzugehen, und können leicht ersetzt werden, wenn die Benutzer nicht zufrieden sind. Allerdings kann dieser Ansatz zu einer Vervielfachung der Werkzeuge führen, und folglich zu einer weniger einheitlichen Benutzererfahrung.

Andererseits, kann der Digital Workplace einen größeren Umfang abdecken und ermöglicht es, alle Informationen zu zentralisieren. Der Benutzer muss nicht zwischen verschiedenen Werkzeugen hin und her wechseln und kann daher von einer einheitlicheren Erfahrung profitieren.

Siehe auch: Wie Digital Workplace die Mitarbeitererfahrung transformiert

Natürlich ist es auch möglich, einen hybriden Ansatz zu wählen, der Best-of-Breed-Werkzeuge und All-in-One-Lösungen mischt. Michael Cohen, CTO von Eksaé, ist dieser Meinung:

"Ich denke, dass wir sowohl All-in-One-Lösungen als auch Best-of-Breed-Werkzeuge brauchen. Für bestimmte Bedürfnisse wird die einheitliche Plattform es ermöglichen, alle Informationen an einem Ort zu zentralisieren und die Organisation vor einer Vervielfachung ihrer Werkzeuge zu schützen. Aber für bestimmte spezifische Bereiche, das "All-in-One"-System erreicht schnell seine Grenzen. In diesen spezifischen Fällen bevorzuge ich mich auf Best-of-Breed-Werkzeuge zu stützen. Diese sind auch offener: Sie können sich einfacher mit anderen Lösungen verbinden."

Welche Kriterien für die Auswahl eines kollaborativen Werkzeugs?

Jetzt ist es an der Zeit, das oder die Softwareprodukt(e) auszuwählen, die Sie einführen werden. Um die verschiedenen Lösungen auf dem Markt zu vergleichen, empfehlen wir Ihnen, insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• der Preis,
• die Benutzerfreundlichkeit,
• die Funktionalitäten,
• die Integrationen mit Ihren Geschäftsanwendungen,
• die Einfachheit der Einführung und Nutzung,
• die Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kundenservice und des Benutzersupports,
• die Zusagen bezüglich Sicherheit und Datenspeicherung (zum Beispiel, ist der Anbieter dem Cloud Act unterworfen?),
• Bewertungen von Benutzern (auf Plattformen wie G2, Capterra, Appvizer, oder durch direkte Anfrage von Kundenreferenzen bei den Anbietern).

"Bei der Auswahl von Anwendungen, achten wir sehr darauf, auf die Benutzererfahrung: Die Ergonomie der Oberfläche ist ebenso wichtig wie der Business-Process-Teil, der technische Teil oder der Sicherheitsteil.

Darüber hinaus überprüfen wir, dass diese Anwendungen tatsächlich Single Sign-On (SSO) anbieten, mit dem jeder Mitarbeitende mit einem einzelnen Benutzernamen und Passwort auf alle internen Werkzeuge zugreifen kann." Sébastien Louyot, Direktor IT-Services bei Doctolib

Um Ihnen bei Ihrer Auswahl zu helfen, können Sie auch diesen Vergleich der besten kollaborativen Werkzeuge konsultieren.

Wenn möglich, versuchen Sie, Ihre Benutzer in die Auswahl dieser Werkzeuge einzubeziehen, zum Beispiel durch Auswahl eines Panels von Beta-Testern, die ihre Ansicht zur Qualität der Benutzererfahrung, der Ergonomie der Plattform und ihrer verschiedenen Funktionalitäten geben können.

"Wenn wir neue Werkzeuge einführen möchten, überprüfen wir zunächst, dass jedes von ihnen die etablierten Kriterien in Bezug auf Preis, Ergonomie, Benutzerfreundlichkeit usw. erfüllt, dann fragen wir die Mitarbeitenden, sie zu testen und miteinander zu vergleichen. Denn das Wichtigste aller Kriterien ist, dass das Werkzeug den Bedürfnissen der Benutzer entspricht." Michael Cohen, CTO von Eksaé

Schulungen durchführen und Mitarbeitende schulen

Mitarbeitende schulen

Laut einer Umfrage von Mitel und Orange Business Services, halten 78 % der IT-Leiter Schulungen für unverzichtbar für den Erfolg eines Kollaborationsprojekts, da sie den Mitarbeitenden beibringen, wie sie die neuen Werkzeuge optimal nutzen. Und wer die Werkzeuge besser nutzt, der gewinnt Zeit und Produktivität.

Um die Einführung und Akzeptanz Ihrer kollaborativen Werkzeuge zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, in Ihr Schulungsprogramm folgendes einzubeziehen:

• einen Onboarding-Workshop (persönlich oder per Videokonferenz), in dem Sie das Werkzeug und seine Hauptfunktionen präsentieren
• Video-Tutorials, die die Plattform ausführlicher präsentieren, sowie die verschiedenen möglichen Nutzungen
• ein Leitfaden für Best Practices und/oder eine Nutzungsrichtlinie des Werkzeugs, die an die Benutzer und Administratoren der Plattform gesendet werden
• regelmäßige Schulungen, die die Benutzer kontinuierlich beim Werkzeug unterstützen

Für Les Petits Frères des Pauvres und die ARML-IdF (Regionales Verband der Missionen Locales der Île-de-France) ist dieser Schulungsansatz entscheidend für die Akzeptanz:

"Wir haben Frühstücke, Tutorials und MOOCs organisiert, um die neuen Werkzeuge den Freiwilligen und Mitarbeitenden vorzustellen. Während der Covid-Krise haben wir auch alle 15 Tage Workshops angeboten, um den Austausch von Ideen und Erfahrungen zwischen Freiwilligen zu erleichtern." Lionel Babin, CISO bei Les Petits Frères des Pauvres

"Wir organisieren monatlich den "Donnerstag der digitalen Nutzungen", um die Einführung neuer Werkzeuge zu unterstützen. Zum Beispiel war unser letztes Event unserem sozialen Unternehmensnetzwerk Odyssée gewidmet, das auf der Plattform Talkspirit basiert. Wir nutzten die Gelegenheit, um verschiedene Anwendungsfälle hervorzuheben, einige Best Practices zu teilen und Fragen der Mitarbeitenden zum Werkzeug zu beantworten." Philippe Crest, Delegierter für digitale Nutzungen bei der ARML-IdF

Schulungen durchführen

Es reicht natürlich nicht, Mitarbeitende zu schulen. Die IT-Abteilung muss sich auch kontinuierlich schulen durch Schulungen, Webinare und Beobachtung technologischer Trends, um in der Lage zu sein, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu antizipieren und auf der Art von Lösungen, die eingeführt werden sollen, initiativ zu werden.

Für Céline Massy, Architekt der digitalen Transformation der IT im CEA, "ist es dringend erforderlich, dass IT-Leiter ständig neue Bedürfnisse und Nutzungen der Arbeitnehmenden antizipieren. Eine kontinuierliche Beobachtung moderner Werkzeuge, die die Mitarbeitererfahrung verbessern können, ist nicht mehr optional. Denn wenn die IT-Abteilung hier nicht proaktiv ist, werden die Mitarbeitenden selbst nach den Lösungen suchen, die sie interessieren, und manchmal Risiken bei der Sicherheit und dem Datenschutz eingehen."

Siehe auch: Arbeiten neu gestalten: Eine Herausforderung, die der CEA in wenigen Monaten mit Talkspirit bewältigt hat

Neben Beobachtung und Schulung ist es auch wichtig, mit anderen IT-Leitern auszutauschen um Best Practices zu teilen und sich gegenseitig bei der Kompetenzerweiterung auf neuen Themen zu helfen", fügt Johnny Cervantes, IT-Leiter von WeLink, hinzu.

Rückmeldungen der Mitarbeitenden einholen

Nach der Einführung Ihrer kollaborativen Werkzeuge sollten Sie nicht vergessen, regelmäßig Rückmeldungen von den Benutzern über Interviews, Zufriedenheitsumfragen oder Abstimmungen einzuholen (idealerweise online, um die Teilnahme zu erleichtern).

Hier sind Beispiele von Fragen, die Sie stellen könnten:

• Wie häufig nutzen Sie Werkzeug X?
• Auf einer Skala von 1 bis 10, wie bewerten Sie den Nutzen dieses Werkzeugs?
• Nutzen Sie weiterhin andere Werkzeuge mit ähnlicher Funktion parallel? Falls ja, warum?
• Haben Sie Schwierigkeiten, bestimmte Werkzeuge zu nutzen? Falls ja, warum? Welche Verbesserungen könnten angebracht werden um dies zu beheben?

Diese Rückmeldungen ermöglichen es Ihnen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu bewerten, die Personen zu identifizieren, die spezifische Begleitung benötigen, und auch von eventuellen Frustationen zu erfahren, die die Akzeptanz neuer Werkzeuge bremsen.

Siehe auch: Zusammenfassung des Webinars "Warum und wie eine Feedbackkultur etabliert werden kann?"

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Um die Einführung neuer kollaborativer Werkzeuge erfolgreich zu gestalten, reicht es nicht aus, „gute" Werkzeuge auszuwählen. Vielmehr muss zunächst sichergestellt werden, dass diese Werkzeuge die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen, und auch dafür sorgen, dass die Benutzer eine Begleitung erhalten, mit der sie diese Werkzeuge optimal nutzen können.

Möchten Sie mehr über die Herausforderungen der IT-Abteilung im Zeitalter der hybriden Arbeit erfahren? Konsultieren Sie das gesamte Whitepaper:

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Dieser Artikel ist aus unserem Whitepaper "Hybride Arbeit: Die IT-Abteilung vor neuen Herausforderungen" entnommen. Sie werden darin entdecken: die 3 Hauptherausforderungen der IT-Abteilung im Zeitalter der hybriden Arbeit; konkrete Ratschläge zur Beschleunigung Ihrer digitalen Transformation, Sicherung Ihrer Arbeitsplätze und Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, sowie Aussagen von 10 IT-Leitern, die in Unternehmen, Behörden und Verbänden tätig sind.

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Autorin: Emmanuelle Abensur