Wie lässt sich die Wissenskapitalisierung im Unternehmen sicherstellen?

Ein Mitarbeitender hat Ihnen soeben seinen Abgang mitgeteilt, und sofort stellt sich Ihnen eine Frage: Wie lässt sich die Kapitalisierung und das Teilen seines Wissens sicherstellen? Leider kommt es häufig vor, dass er keine Zeit hat, alles zu dokumentieren, was beim Verlassen des Unternehmens zu einem erheblichen Wissensverlust führt. Mit diesem Problem sehen sich viele Organisationen konfrontiert. Um es zu vermeiden, gibt es kein Geheimrezept: Sie müssen eine Methodik und ein Tool zur Wissenskapitalisierung einführen.

Diese Wissenskapitalisierung ermöglicht es, sämtliches Wissen, bewährte Praktiken und Erfahrungsberichte der Mitarbeitenden zu identifizieren, zu dokumentieren und zu bewahren. Damit wird die Information leichter zugänglich, die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitender verbessert, die Entscheidungsfindung optimiert, die kollaborative Arbeit erleichtert und die Unternehmensleistung gesteigert.

Aus all diesen Gründen sind 75 % der Organisationen der Meinung, dass Wissenskapitalisierung wesentlich – ja sogar unverzichtbar – für ihre Entwicklung ist¹. Doch wie lässt sich dieser Wissenstransfer formalisieren und sicherstellen? Befolgen Sie diese bewährten Praktiken, um dem Wissensverlust ein Ende zu setzen.

1) Definieren Sie Ihre Herausforderungen und Ziele

Um Wissenskapitalisierung voranzutreiben, braucht es eine klare Strategie. Beginnen Sie damit, ein Team zusammenzustellen, das Sie während des gesamten Projekts unterstützt und Ihnen insbesondere bei der Durchführung von Interviews hilft. Denn um Ihre Strategie zu definieren, müssen Sie zunächst die Probleme identifizieren, die die Produktivität der Teams beeinträchtigen. Haben diese beispielsweise Schwierigkeiten damit, …

• zu verstehen, wer im Unternehmen was macht,
• ihre Arbeitsprozesse zu formalisieren,
• die Informationen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen,
• Informationen mit anderen Teams (oder Externen) zu teilen,
• neue Mitarbeitende einzuarbeiten,
• schnell Entscheidungen zu treffen,
• reibungslos zusammenzuarbeiten,
• externe Anfragen schnell zu beantworten,
• die Bedürfnisse der Kunden besser zu verstehen und vorauszusehen,
• usw.

Je nach den Rückmeldungen der einzelnen Personen können Sie bestimmte Themen priorisieren (Wissenszugang, Prozessdokumentation, Wissenstransfer, Teamzusammenarbeit usw.). Das hilft Ihnen, Ihre Ziele zu definieren und Ihre wichtigsten Erfolgskennzahlen festzulegen.

Stützen Sie sich für diesen Schritt auf die OKR-Methode (Objective and Key Results). Diese ermöglicht es Ihnen, die Teamziele mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen und sie durch die Definition konkreter Schlüsselergebnisse greifbar zu machen.

2) Erstellen Sie einen Prozess zur Wissenskapitalisierung

Jetzt krempeln Sie die Ärmel hoch: Es gilt, einen Prozess zur Kapitalisierung Ihres Wissens zu entwickeln! In diesem Prozess müssen Sie Folgendes festlegen:

• Welches Wissen muss dokumentiert werden?
• Wen betrifft das? (Das gesamte Unternehmen oder nur ein Team / eine Abteilung)
• Welche Elemente müssen dokumentiert werden (z. B. definierte Ziele, begangene Fehler, bewährte Praktiken und gewonnene Erkenntnisse, erzielte Ergebnisse, kontaktierte Personen, verwendete Dokumente usw.)
• Wer muss sie dokumentieren (ein Wissensmanagement-Verantwortlicher? Die Führungskraft jedes Teams? Oder alle Mitarbeitenden?)
• Wo soll das Wissen kapitalisiert werden? (Auf einer kollaborativen Plattform? Einem gemeinsamen Speicherbereich? Einer Wissensdatenbank?)
• Wie soll es kapitalisiert werden? (Durch das Erstellen einer Inhaltsseite in der Bibliothek? Einer PPT-Präsentation? Einem Video? Einem Methodenleitfaden? Einer Best-Practice-Checkliste?)
• Wer soll Zugang zum Wissen haben? (Alle Mitarbeitenden oder nur bestimmte Personen?)
• Wie häufig soll dieses Wissen aktualisiert werden?

Die Einführung eines solchen Prozesses ermöglicht es Ihnen, das zu bewahrende Wissen zu identifizieren, aber auch die Art und Weise zu klären, wie dieses Wissen erfasst wird. Er ist daher unverzichtbar, um Ihr Projekt zu starten und eine optimale Wissensverwaltung auf Dauer zu gewährleisten.

Wenn Sie einen Knowledge Manager (wörtlich: „Wissensverantwortlichen") eingestellt haben, kann dieser damit betraut werden, das Wissen aller zu erheben, zu analysieren und zu formalisieren (insbesondere durch Interviews). Andernfalls ist es am einfachsten, jedes Team zu bitten, sein gesamtes Wissen und seine bewährten Praktiken zu dokumentieren.

3) Setzen Sie geeignete Lösungen ein

Die verschiedenen Tools für das Wissensmanagement

Nächster Schritt: die richtigen Tools einsetzen, um Ihren Prozess zur Wissenskapitalisierung in die Praxis umzusetzen. Je nach Bedarf können Sie Folgendes einführen:

• eine Wissensdatenbank (oder Unternehmens-Wiki): Als echte Inhaltsbibliothek ermöglicht sie die Zentralisierung des gesamten Wissens Ihrer Organisation (zu Ihrem Produkt, Ihren Dienstleistungen, Ihren Arbeitsprozessen usw.).
• ein Online-Drive: Hier können Sie die Dokumente Ihres Teams speichern und teilen, um von überall darauf zugreifen zu können.
• ein Datenvisualisierungstool: Es ermöglicht Ihnen, ansprechende Grafiken zu erstellen und damit das volle Potenzial Ihrer Daten auszuschöpfen.
• ein CRM (Customer Relationship Management): Diese Art von Software zielt darauf ab, die Kundenbeziehungsverwaltung zu erleichtern, indem sie Kundendaten zentralisiert und Ihre Vertriebsprozesse automatisiert (E-Mail-Versand, Kontaktsegmentierung …).
• ein soziales Unternehmensnetzwerk (oder Intranet): Hier bündeln Sie alle Ihre Mitarbeitenden und internen Ressourcen. Mehr als nur ein Ablageort ist es vor allem ein Austauschraum, der die interne Kommunikation erleichtert und das Mitarbeiterengagement fördert.
• ein Projektmanagement-Tool: Dies ist die unverzichtbare Software, um in allen Situationen organisiert zu bleiben und das gesamte mit Ihren Teamprojekten verbundene Wissen zu zentralisieren.
• ein Tool für Self-Management (Selbstorganisation) : Es ermöglicht die Klärung der Rollen und Prozesse der Organisation, um mehr Transparenz zu schaffen und die Autonomie der Teams zu fördern. Genau das bietet die Software Holaspirit.

Holaspirit entdecken

Talkspirit: die kollaborative Plattform, die Ihr Wissen zentralisiert

Wenn Sie Ihre Anwendungen rationalisieren möchten, kann ein guter Kompromiss auch darin bestehen, sich für eine kollaborative Plattform zu entscheiden, die Funktionen für das Wissensmanagement integriert. Genau das bietet Talkspirit, ein französisches kollaboratives Tool, das den Wissensaustausch erleichtert, die interne Kommunikation belebt und die kollaborative Arbeit vereinfacht.

Die Plattform umfasst insbesondere:

• einen Speicherbereich, zum Teilen und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten,
• eine Bibliothek, die es ermöglicht, Ihr Wissen in Inhaltsseiten zu kapitalisieren,
• einen gemeinsamen Kalender und ein Projektmanagement-Modul, um Ihre Veranstaltungen, Meetings und Teamprojekte zu zentralisieren,
• Diskussionsgruppen, die es ermöglichen, die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterzuleiten,
• einen Newsfeed und ein Willkommensportal, um Ihre wichtigsten Neuigkeiten hervorzuheben,
• ein Verzeichnis, um die Vernetzung der Mitarbeitenden und den Austausch von Fachkenntnissen zu erleichtern.

Eine Demo von Talkspirit anfordern

Kostenlose Testversion starten

Natürlich steht es Ihnen frei, Talkspirit ergänzend zu anderen Wissensmanagement-Tools einzusetzen. Das Wesentliche ist vor allem, die Funktion jedes Tools klar zu definieren, damit jeder genau weiß, wo er Informationen teilen soll.

Lesen Sie auch: Wissensmanagement verbessern mit Talkspirit: der Erfahrungsbericht von Pôle emploi

4) Formalisieren Sie Ihr Wissen

29 % der in einer Deloitte-Studie befragten Mitarbeitenden geben an, dass es schwierig oder gar nahezu unmöglich ist, das benötigte Wissen aus ihren Datenspeicher-Tools zu extrahieren. Dies zeigt deutlich, dass die Einführung der richtigen Tools nicht ausreicht: Man muss sie auch angemessen nutzen!

Ihr Prozess zur Wissenskapitalisierung wird Ihr bester Verbündeter sein, um Ihr Wissen zu organisieren und es in den dafür vorgesehenen Tools festzuhalten. (Nicht umsonst haben wir gesagt, dass er unverzichtbar ist 😉.)

Um Zeit zu sparen, ist es ideal, eine Vorlage zu erstellen, die jeder wiederverwenden kann, um sein Wissen einheitlich zu kapitalisieren. Diese Vorlage soll von allen Teams ausgefüllt werden und insbesondere Folgendes festhalten:

• welche Arbeitsprozesse es im Team gibt,
• welche Rollen, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Kenntnisse jeder hat,
• an welchen Projekten sie arbeitet und mit wem (intern und extern)
• welche bewährten Praktiken für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten gelten,
• wo und wie das Wissen kapitalisiert wird und für wen es zugänglich ist.

Die Formalisierung all dieser Elemente wird dazu beitragen, die Wissenskapitalisierung und das Maß an Transparenz in Ihrer Organisation zu verbessern. So müssen Sie keine Stunden mehr damit verbringen, nach Informationen zu suchen!

5) Organisieren Sie den Wissenstransfer

Ihr Wissen ist schwarz auf weiß festgehalten. Aber das bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihre Mitarbeitenden es auch verinnerlicht haben. Um zu vermeiden, dass Ihr Wissen in Vergessenheit gerät, ist es daher wichtig, seine Weitergabe sicherzustellen.

Laut einer BVA-Studie für Salesforce sind 54 % der Mitarbeitenden der Meinung, dass Unternehmen diesem Thema nicht genug Bedeutung beimessen. Hier sind daher einige praktische Tipps, um den Wissensaustausch im Unternehmen sicherzustellen:

• Erarbeiten Sie eine Strategie für die interne Kommunikation, um Ihre Wissensmanagement-Tools und -Prozesse in den Vordergrund zu rücken und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden sie nutzen.
• Starten Sie eine Gegenseitigkeits-Gruppe, in der jeder Fragen stellen und beantworten kann. Diese Gruppe kann insbesondere auf einer kollaborativen Plattform wie Talkspirit erstellt werden!
• Gründen Sie Fachgemeinschaften, um den Wissensaustausch zu spezifischen Themen zu erleichtern.
• Etablieren Sie Rituale des Wissensaustauschs, zum Beispiel:
  • Schulungssitzungen, bei denen Experten ihr Wissen teilen. (PS: Befragen Sie ruhig Ihre Mitarbeitenden, um Ideen für zu behandelnde Themen zu finden!)
  • gemeinsame Events, die die Mitglieder jeder Fachgemeinschaft zusammenbringen.
  • eine „Wussten Sie schon?"-Minute, die in Ihre regulären Meetings integriert wird und bei der ein Mitarbeitender erworbenes Wissen teilt.
• Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, sich regelmäßig selbst und durch externe Schulungen weiterzubilden. Bitten Sie sie dann, das Gelernte in Ihrem Wissensmanagement-Tool festzuhalten.
• Probieren Sie Reverse Mentoring aus: Diese Schulungsmethode fördert den Wissenstransfer von jüngeren Mitarbeitenden zu erfahreneren Mitarbeitenden.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Schulungs- und Einarbeitungsressourcen, indem Sie das von den Teams neu erworbene Wissen integrieren.

Vergessen Sie schließlich nicht, diejenigen zu belohnen, die mit gutem Beispiel vorangehen! Warum nicht beispielsweise einen Wissenspreis ins Leben rufen, um den Mitarbeitenden zu ehren, der im Unternehmen das meiste Wissen erworben hat? Oder denjenigen hervorzuheben, der das meiste Wissen an seine Kollegen weitergegeben hat?

All diese Initiativen werden dazu beitragen, die Wissenskapitalisierung für alle zur Selbstverständlichkeit zu machen und eine Kultur des Teilens in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

6) Führen Sie ein Audit Ihrer Praktiken durch

Die Sicherstellung der Wissenskapitalisierung erfordert von Unternehmen kontinuierliche Bemühungen und eine fortlaufende Begleitung. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, müssen Sie daher regelmäßig Ihre KPIs verfolgen (diejenigen, die Sie bei der Erarbeitung Ihrer Strategie festgelegt haben 😉). Dabei kann es sich beispielsweise handeln um die … :

• …Anzahl der in Ihrem Wissensmanagement-Tool formalisierten Prozesse,
• …den Prozentsatz der Mitarbeitenden, die sich regelmäßig in dieses Tool einloggen,
• …die Anzahl der Mitarbeitenden, die eine Schulung von einem Kollegen erhalten haben,
• …die verlorene Zeit, die mit der Suche nach einer Information verbracht wird.

Um diese KPIs zu ergänzen, ist es ideal, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu befragen, insbesondere über Umfragen. Durch die Kombination Ihrer Zahlen und Verbatims können Sie so den Fortschritt Ihres Projekts effektiv messen, potenzielle Fehlfunktionen identifizieren und bei Bedarf Ihre Praktiken weiterentwickeln.

Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie etabliert man eine Feedbackkultur?"

Fazit

Organisation ist die Schlüsselkompetenz für die Sicherstellung der Wissenskapitalisierung im Unternehmen. Von der Definition der Herausforderungen bis zum Wissenstransfer, über die Einführung einer dedizierten Lösung: All diese Schritte erfordern eine starke Koordination der Teams. Es ist also durch eine gemeinsame Anstrengung, dass Sie die Kapitalisierung des Wissens, der Erfahrungen und der Kompetenzen aller sicherstellen können.

Je optimaler dieses Wissen geteilt wird, desto effizienter können die Teams zusammenarbeiten. Das macht die Wissenskapitalisierung zu einem Schlüsselhebel für kollektive Leistung. Und das ist bei weitem nicht der einzige … Entdecken Sie 9 weitere Initiativen, die unsere Kunden umgesetzt haben, um die Arbeit ihrer Teams zu vereinfachen 👇

Zum Praxisleitfaden gelangen

In unserem Praxisleitfaden „10 Initiativen zur Verbesserung der kollaborativen Arbeit" entdecken Sie: 10 Beispiele für Maßnahmen, die unsere Kunden umgesetzt haben, um effizienter zusammenzuarbeiten, sowie bewährte Praktiken, die Ihnen helfen, diese Initiativen in Ihrem Unternehmen zu starten.

Herunterladen

¹ Deloitte-Bericht „Global Human Capital Trends", 2021