[Arctus-Studie 2023] Welche Rolle spielt das Intranet im Unternehmen?

Ist das Intranet zum Aussterben verurteilt? Keineswegs! Als wesentlich angesehen für die digitale Transformation des Unternehmens zu beschleunigen , hat das Intranet noch eine glänzende Zukunft vor sich. Noch beliebter als der Digital Workplace, ist dieses Tool ein Schlüsseltrumpf zur Verbesserung der internen Kommunikation und zur Steigerung des Engagements der Mitarbeitenden.

Welche Rolle spielt das Intranet heute im Unternehmen? Welche Herausforderungen lässt sich damit bewältigen? Welchen Nutzen ziehen Mitarbeitende daraus? Und auf welche Hebel kann man setzen, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden damit zu verbessern?

Um diese Fragen zu vertiefen, haben wir die Studie 2023 des Intranet- und Digital-Communication-Observatoriums analysiert, die von Arctus unter 377 Unternehmen mit digitalen internen Strukturen durchgeführt wurde (Intranet, soziales Unternehmensnetzwerk, kollaborative Plattform, Digital Workplace usw.). Unter den antwortenden Profilen sind besonders vertreten: Kommunikation (33 %), Geschäftsführung (21 %), IT-Leitung (9 %) und Personalwesen (8 %).

Was lässt sich aus dieser Studie also lernen? Hier ist unsere Zusammenfassung 👇

Digital: Ein Mix aus Herausforderungen und Chancen intern

Digital bringt intern sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich. Einige Herausforderungen sind natürlich wichtiger als andere. Dies gilt insbesondere für die interne Kommunikation, die von 69 % der befragten Unternehmen als Hauptherausforderung wahrgenommen wird. Danach folgen die Wissensverwertung und -weitergabe, dann die operative Effizienz, genannt von 59 % der Befragten.

Digital bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, das soziale Netzwerk zwischen Mitarbeitenden zu stärken (für 59 % der Befragten), Talente zu gewinnen und zu halten (36 %), und die Telearbeit zu erleichtern (34 %). Diese Zahlen sind mit dem Boom der hybriden Arbeit zu korrelieren und mit der Notwendigkeit, dezentralisierte Teams besser zu verbinden.

Weitere Infos: [Julhiet Sterwen 2023 Barometer] Welchen Einfluss hat hybride Arbeit auf das Unternehmen?

Eine weitere gute Nachricht: Dieser Zeitraum hat dazu beigetragen, dass sich das Engagement aller Bevölkerungsgruppen (Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeitende) in Bezug auf die digitale Transformation erhöht hat.

Eine Bevölkerungsgruppe bleibt jedoch wenig engagiert und am Rande: die nicht verbundenen Mitarbeitenden.

Diese arbeiten größtenteils in der Außenwelt und haben oft wenig Zeit, Informationen zu konsultieren, und verfügen nicht immer über die technischen Mittel, um sich mit dem Intranet zu verbinden. Die Herausforderung für Unternehmen besteht also darin, diese Mitarbeitenden stärker einzubeziehen, damit sie die gleichen Informationen wie die verbundenen Angestellten erhalten können.

Weitere Infos: Besser mit Ihren "Deskless Workers" (Mitarbeitenden ohne E-Mail) verbunden sein

Noch vorhandene Hürden für die Einführung

Angesichts dieser Herausforderungen und Chancen stellt sich nun die Frage: Was hindert Unternehmen daran, neue interne digitale Nutzungen einzuführen? Der Zeitmangel zuerst (48 %), aber auch der Mangel an Schulung (28 %), mangelnde Klarheit oder mangelnde Governance, Mangel an Kompetenzen (20 %) und mangelnde Barrierefreiheit (18 %) werden am häufigsten genannt.

Es ist jedoch zu beachten, dass 17 % der Unternehmen auf keine Hürden stoßen bei der Einführung, was gegenüber 2021 eine Steigerung um 7 Punkte bedeutet.

Diese Hürden zeigen deutlich die Notwendigkeit für Unternehmen, ein Intranet einzuführen, das leicht zu implementieren und zu nutzen ist, aber auch die Ziele des Tools zu klären und vor dem Start eine Governance festzulegen.

PS: Finden Sie in diesem Artikel 8 bewährte Verfahren zur Einführung Ihres Intranets, um die Einführungshürden zu verringern.

Das Intranet, ein wichtiges Tool für das Unternehmen…

Knapp zwei Drittel der Unternehmen nutzen das Intranet regelmäßig, was zeigt, dass es eine zentrale Rolle im Unternehmen spielt. Tatsächlich wird es verwendet, um Nachrichten, kalte Informationen, Videos und animierte Inhalte, Veranstaltungen, Newsletter, Podcasts und vieles mehr zu verbreiten!

Von über drei Vierteln der Unternehmen genutzt, ist das Format "News" das häufigste im Intranet. Um das Engagement zu entwickeln, schlägt ein Intranet auf zwei auch spezifische Funktionen vor, zum Beispiel Umfragen (auf einem Drittel der Intranets vorhanden) oder Integrationsdienste für Neumitarbeitende.

Auf der Plattform Talkspirit ist es zum Beispiel möglich, Umfragen in Form von Beiträgen durchzuführen, um die Meinung der Mitglieder einzuholen, Gruppen zu erstellen, um die Integration neuer Mitarbeitender zu erleichtern, oder einen FAQ-Chatbot so einzurichten, dass er automatisch auf Fragen aller antwortet.

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…nicht so veraltet, wie man denkt…

Das Intranet wird im Unternehmen immer jünger. Und nein, das ist keine ungenaue Redewendung 😉. Dieses Jahr, zwei von drei Unternehmen haben ein Tool, das drei Jahre oder jünger ist. Wenn man bedenkt, dass 2009 nur 20 % der Intranets weniger als 3 Jahre alt waren, hat sich das deutlich geändert!

Und das aus gutem Grund: Die von Intranets angebotenen Funktionalitäten haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Heute ist ein Intranet nicht mehr eine statische Website, sondern ein soziales Tool, das es ermöglicht, Informationen zu teilen, aber auch auszutauschen, zu reagieren und Feedback zu geben.

Es überrascht daher nicht, dass soziale Funktionalitäten wie ein Verzeichnis oder Likes und Kommentare in der Mehrheit der Intranet-Lösungen für Unternehmen zu finden sind. Die Quersuchmaschine, verfügbar in jedem zweiten Unternehmen, ist ebenfalls eine der wesentlichen Funktionen, da sie die Suche nach Informationen auf der Plattform erleichtert.

Die kollaborativen Funktionalitäten sind ebenfalls immer häufiger im Intranet anzutreffen. Zum Beweis:

• ein Intranet von zweien bietet einen kollaborativen Arbeitsbereich
• 46 % bieten elektronische Dokumentenverwaltung (EDM)
• 40 % ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen
• 37 % haben einen Instant Messenger

Im Gegensatz dazu sind die Besprechungs-Management-Tools und Entscheidungstools weniger beliebt im Intranet.

… aber das sieht sich mehreren Herausforderungen gegenüber

Obwohl sie sich im Laufe der Jahre modernisiert haben, werden interne digitale Systeme noch von über einem Drittel der Befragten als "klassische" Intranet-Kommunikationslösungen wahrgenommen. Während der neuere Begriff "Digital Workplace" nur von 25 % der Unternehmen verwendet wird. Es wird also noch Zeit brauchen, bis diese neuen Plattformen zur Norm werden.

Während sich der Digital Workplace in die Arbeitsumgebung integriert, bleibt die Intranet-Plattform noch wenig interoperabel. 67 % der Plattformen bieten einfache Links zu Business-Anwendungen. Aber nur ein Viertel hat erweiterte Integrationen. Dies liegt an der technologischen und organisationalen Komplexität, mangelnder Governance und erheblichen mit diesen Integrationen verbundenen Kosten.

Neben dieser Integrationshürde ist es auch wichtig, die Herausforderung der digitalen Souveränität und die Hegemonie der GAFAM zu erwähnen. Wie seit vielen Jahren, bleibt Microsoft 365 die erste in Unternehmen bereitgestellte Office-Suite.

14 % der Unternehmen entscheiden sich jedoch für andere Lösungen als Microsoft oder Google, aus Gründen der digitalen Souveränität und Datensicherheit, aber auch aus Überzeugung. Indem sie sich für eine europäische Plattform entscheiden, können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und sicherstellen, dass sie vertraulich bleiben. Dies ist nicht der Fall auf amerikanischen Plattformen, da diese dem Cloud Act unterliegen.

Eine Priorität für Governance und Begleitung

Das Intranet enthält nun eine breite Vielfalt von Inhalten. Dies veranlasst Unternehmen dazu, eine Governance einzurichten, um die Produktions- und Verbreitungskette von Informationen besser zu kontrollieren. Die Mehrheit dieser Systeme wird von einem Redaktionskomitee, einem Betriebskomitee oder einer technischen Entscheidungsinstanz geleitet, was die gestiegene Bedeutung der Redaktionsstrategie unterstreicht.

Die Kommunikationsabteilung bleibt einer der wichtigsten Akteure in diesen Leitungsorganen, gefolgt von der Geschäftsführung, der IT-Abteilung (IT-Leitung) und Intranet-Verantwortlichen. Die Personalabteilung ist nur in 25 % der Organisationen vertreten.

Dennoch sind die Fachbereiche nicht die einzigen, die Inhalte teilen. In 40 % der Organisationen publizieren alle Berufsgruppen im Intranet! Dies trägt dazu bei, das Engagement auf der Plattform zu verbessern und verschiedenen Berufsgruppen mehr Sichtbarkeit zu verschaffen.

Es werden oft Begleitmaßnahmen (Schulungen, Austauschs-Communities usw.) durchgeführt, um diese Mitarbeitenden zu unterstützen. Diese Aufgaben der Inhaltserstellung sind jedoch nur in 17 % der Fälle in den Stellenbeschreibungen integriert. Es bleibt also noch Arbeit zu leisten, um die Mitwirkenden des Intranets stärker zu würdigen.

Weitere Infos: Machen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Botschaftern Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks!

Hebel zur Verbesserung der Zufriedenheit mit dem Intranet

Im Durchschnitt haben Intranet-Nutzer eine Zufriedenheitsquote von 6,5/10. Wie lässt sich dieses Zufriedenheitsniveau also verbessern? Das ist die Million-Dollar-Frage, die sich jede Organisation mit einem Intranet stellt.

Mehrere bewährte Verfahren können Ihnen helfen, diese Quote zu erhöhen. Hier sind einige aus der Studie:

• Ein ergonomisches Intranet mit großem Funktionsumfang bevorzugen
• Die digitale Leitung oder den Chief Digital Officer (CDO) in das Projekt einbeziehen
• Ein Leitungskomitee schaffen, um eine klare Governance einzurichten
• Engagement-Instrumente nutzen (zum Beispiel Umfragen, Anerkennungsmaßnahmen usw.)
• Vielfältige Inhalte anbieten (zum Beispiel Fotos, Videos, Podcasts, kurze Texte usw.)
• Die Mitwirkung verschiedener Berufsgruppen fördern
• Die Leistung des Intranets regelmäßig über präzise KPIs bewerten

Weitere Infos: 6 bewährte Verfahren zur Verflüssigung Ihrer internen Kommunikation mithilfe eines Intranets

Talkspirit, das moderne Intranet, das Ihre Mitarbeitenden begeistern wird

Suchen Sie ein modernes und intuitives Intranet, das den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden und Ihrer Geschäftsführung gerecht wird? Warum nicht sich für Talkspirit entscheiden? 100 % französisch, unser Intranet integriert zahlreiche Funktionen sozial und kollaborativ, um Ihnen zu helfen, die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihrer Teams zu verbessern.

Sie können dort insbesondere ein personalisierbares Startportal, einen News-Feed, einen Speicherplatz und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, ein Chat- und Videokonferenz-Modul, ein Verzeichnis und noch vieles mehr finden!

Einfach zu benutzen und einzusetzen, kann Talkspirit innerhalb weniger Wochen implementiert werden. Ein Versuch führt zur Übernahme!

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Fazit

Das Intranet ist im Unternehmen längst nicht veraltet. Dies zeigt sich darin, dass immer mehr Mitarbeitende dazu beitragen, zum einen um Informationen mit ihren Kollegen zu teilen, zum anderen um verschiedenen Abteilungen mehr Sichtbarkeit zu geben. In manchen Organisationen wird das Intranet sogar als kollaborativer Arbeitsbereich eingesetzt und ermöglicht es, alle Teamkommunikation zu zentralisieren.

Sie möchten ein Intranet einführen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Laden Sie unser Methodenblatt herunter, um unsere besten Tipps zu erhalten.

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In diesem Methodenblatt finden Sie: die 8 Schritte zur Einführung Ihres Intranets, Fragen zur Identifizierung Ihrer Anforderungen, entscheidende Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, Elemente für Ihren Kommunikationsplan sowie unsere besten Tipps zur Gewährleistung der Akzeptanz Ihrer Plattform.

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