Reinventing Collaboration at an Accounting Firm: The Partexia Story

Fluidifier les échanges, centraliser les documents et fédérer des collaborateurs répartis sur plusieurs sites sont des enjeux clés pour les cabinets d’experts-comptables. Des enjeux qui nécessitent de moderniser les modes de travail et les outils collaboratifs utilisés par les équipes. Défi accepté pour Partexia, qui a adopté la plateforme Talkspirit en 2020.

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Partexia est un cabinet d’expertise comptable organisé autour de 6 pôles de compétences : audit, comptabilité et fiscalité, conseil, social, juridique et communication.

Key figures:

• 3 offices in Gironde — Bordeaux, Gradignan and Mérignac
• 21 employees, including 2 partner accountants and 19 staff
• +250 clients 

Dans cet entretien, Alizé Lecouvreur, chargée de communication chez Partexia, revient sur le déploiement de Talkspirit, les principaux cas d’usage du cabinet, et les bénéfices qu’a apporté l’outil pour les collaborateurs du cabinet.

Three Key Challenges for Working Differently

Before adopting Talkspirit, Partexia's staff and accountants communicated exclusively by email, phone or in person, which created challenges in terms of internal communication and cohesion.

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Lorsque l’équipe bascule en télétravail en mars 2020, elle se met donc en recherche d’une solution qui lui permette de répondre à trois besoins clés :

• connect employees across the three offices,
• regrouper et classer l’ensemble des documents, 
• streamline communication internally and with clients.

L’objectif commun à ces différents défis : moderniser les habitudes de travail des 21 employés.

Le tout-en-un, atout majeur 

“Nous avons benchmarké plusieurs outils, dont Talkspirit, Slack et Mattermost”, explique Alizé Lecouvreur. Mais Talkspirit s’est rapidement démarqué du lot de par sa richesse fonctionnelle et son prix compétitif.

“Les fonctionnalités de Mattermost étaient beaucoup plus réduites que celles de Talkspirit. Car Mattermost comprend juste des groupes de discussion, alors que Talkspirit offre bien plus de possibilités.” En effet, Partexia ne voulait pas seulement une messagerie d’équipe, mais une plateforme tout-en-un qui lui permette de développer de nouveaux usages.

Par ailleurs, “Talkspirit était moins cher que Slack”, et offrait tout autant de fonctionnalités que son concurrent américain. C’est pourquoi le choix de Partexia s’est porté sur Talkspirit.

A Smooth Rollout

“Nous avons d’abord commencé à tester Talkspirit à trois (moi-même et les deux associés). Nous avons créé quelques groupes et, très rapidement, nous avons ouvert la plateforme à l’ensemble des collaborateurs. 

Dès le début du projet, nous avons fait une réunion de lancement pour présenter l’outil et expliquer pourquoi nous souhaitions le mettre en place. Puis, selon les besoins de chacun, nous avons organisé des ateliers en petit comité pour répondre aux questions des collaborateurs et leur expliquer comment tirer parti de la plateforme.

Les experts-comptables et les collaborateurs ont trouvé Talkspirit très intuitif. Ils ont réussi à prendre l’outil en main très rapidement.”

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De nouveaux usages 

Depuis l’adoption de Talkspirit, plusieurs nouveaux usages se sont développés au sein du cabinet.

Video Conferencing Internally and with Clients

Before the Covid crisis, all internal and client meetings took place in person. Since March 2020, however, these practices have changed significantly.

“La visioconférence a été un vrai plus pendant cette période, et reste toujours très utilisée aujourd’hui. Nous l’utilisons pour nos réunions mensuelles, et pour faire des points individuels entre collaborateurs. 

Avant, on s’appelait beaucoup pour faire ce genre de points, ou bien pour se dépanner sur des dossiers. Mais c’était parfois compliqué de donner des instructions au téléphone. Maintenant qu’on peut utiliser le partage d’écran, la communication est beaucoup plus fluide.

“Pendant, le confinement, la visioconférence a aussi permis aux équipes d’honorer tous leurs rendez-vous clients, notamment pendant la période fiscale, qui est une période très chargée pour eux.

 Aujourd’hui, nous continuons à l’utiliser pour les clients qui le souhaitent, afin de leur offrir plus de flexibilité. Pour beaucoup d’entre eux, c’est très apprécié.”

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Partage d’informations et gestion de projet

“Nous avons créé plusieurs groupes qui facilitent le partage d’informations en interne :

• working groups for accountants and the staff they work with,
• des groupes thématiques sur des sujets spécifiques (par exemple, les réunions mensuelles) rassemblant l’ensemble des collaborateurs.

Ces groupes nous permettent d’échanger, de partager des documents, mais aussi d’organiser et suivre l’avancement de nos projets. 

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Nous utilisons également les sondages pour recueillir l’avis des collaborateurs sur certains projets, par exemple sur de nouvelles solutions à mettre en place au sein du cabinet.”

Centralising Documents on the drive

Outre la visioconférence, le drive est l’une des fonctionnalités les plus utilisées par les collaborateurs. “Nous y centralisons tous les documents relatifs aux projets, ainsi que les informations et arrêtés liés au Covid. 

À la rentrée 2021, nous aimerions aussi y ajouter davantage de documents, en lien avec nos différents projets”, poursuit Alizé Lecouvreur.

With the drive, there is no longer any need to use email to share documents. Staff can find all the information they need in just a few clicks — a guaranteed time-saver!

Tangible Benefits

“Le principal bénéfice de Talkspirit est qu’il permet de tout centraliser au même endroit. Résultat : les échanges sont plus fluides et plus rapides, ce qui nous permet de gagner en productivité.

Aujourd’hui, la communication interne se fait sur Talkspirit, ce qui a entraîné une diminution du nombre d’e-mails échangés en interne”, explique Alizé Lecouvreur. Un avantage non négligeable quand on sait qu’un cadre français passe plus de 5 heures par jour à traiter ses e-mails.

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“Talkspirit nous a aussi permis de réaffirmer notre culture d’entreprise et nos valeurs, notamment la proximité, que nous jugeons essentielle pour entretenir de bonnes relations en interne et avec nos clients.” En effet, la plateforme permet de renforcer les liens entre les collaborateurs, et ainsi d’entretenir le sentiment d’appartenance.

Désormais, “le cabinet bénéficie d’une image plus moderne et innovante”, ce qui lui permet d’attirer et de fidéliser les clients plus facilement.

The Ambition: Getting the Most Out of Talkspirit

“Notre objectif cette année est d’exploiter davantage toutes les fonctionnalités de Talkspirit. Nous réfléchissons notamment à intégrer un chatbot sur la plateforme, par exemple pour aider les nouveaux collaborateurs à trouver facilement des documents internes. 

Par ailleurs, nous réfléchissons à la centralisation d’informations et de documents sur Talkspirit. Par exemple, nous envisageons de créer une redirection automatique des e-mails des associés vers un groupe dédié. De cette manière, les collaborateurs pourront accéder plus rapidement aux informations reçues par les associés”, rapporte la chargée de communication.

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L’oeil de Talkspirit sur Partexia

Les outils collaboratifs présentent une réelle valeur ajoutée pour les cabinets d’expertise comptable qui souhaitent moderniser leurs modes de travail. Et Partexia l’a bien compris. 

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Facile d’utilisation et intuitive, la plateforme permet aux salariés d’échanger de manière fluide, sans avoir à passer par les e-mails ou le téléphone. Un système très apprécié par les collaborateurs, puisque 95 % l’utilisent chaque mois. 

En outre, Talkspirit joue un rôle fédérateur dans l’entreprise. Accessible n’importe quand et n’importe où, il facilite la communication entre les salariés des trois bureaux, mais aussi ceux travaillant à distance.

Thanks to groups and the drive, partners and staff can share information and documents in real time. The entire firm gains in responsiveness when addressing client requests.

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Vous souhaitez en savoir plus sur les enjeux de la transformation digitale des cabinets d’experts-comptables ? Visionnez le replay de notre webinaire “Notaires, avocats, experts-comptables : vers une mutation des modes de travail” :

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Author: Emmanuelle Abensur