Zusammenarbeit in einer Buchhaltungskanzlei neu erfinden: das Zeugnis von Partexia

Den Informationsaustausch vereinfachen, Dokumente zentralisieren und Mitarbeitende an mehreren Standorten zusammenbringen – diese sind Schlüsselherausforderungen für Buchhaltungskanzleien. Herausforderungen, die eine Modernisierung der Arbeitsweisen und der Kollaborationswerkzeuge in den Teams erfordern. Eine Herausforderung, die Partexia angenommen hat und 2020 die Talkspirit-Plattform eingeführt hat.

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Partexia ist eine Buchhaltungskanzlei, die sich um 6 Fachbereiche organisiert: Audit, Buchführung und Steuern, Beratung, Personal, Rechtliche Angelegenheiten und Kommunikation.

Wichtigste Kennzahlen:

• 3 Büros in Gironde – Bordeaux, Gradignan und Mérignac
• 21 Mitarbeitende, darunter 2 Wirtschaftsprüfer und 19 Mitarbeiter
• +250 Kunden

In diesem Interview erläutert Alizé Lecouvreur, Leiterin Kommunikation bei Partexia, die Einführung von Talkspirit, die wichtigsten Anwendungsfälle der Kanzlei und die Vorteile, die das Tool für die Mitarbeitenden gebracht hat.

Drei Schlüsselherausforderungen für ein anderes Arbeiten

Vor der Einführung von Talkspirit tauschten die Mitarbeitenden und Wirtschaftsprüfer von Partexia ausschließlich per E-Mail, telefonisch oder persönlich aus, was Probleme in Bezug auf interne Kommunikation und Zusammenhalt mit sich brachte.

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Als das Team im Homeoffice im März 2020 anfing, suchte es nach einer Lösung, die drei Schlüsselbedürfnisse erfüllen konnte:

• Die Mitarbeitenden der drei Büros zusammenbringen,
• alle Dokumente an einem Ort sammeln und organisieren,
• den internen Informationsaustausch und die Kommunikation mit Kunden verbessern.

Das gemeinsame Ziel aller dieser Herausforderungen: die Arbeitsweisen der 21 Mitarbeitenden modernisieren.

All-in-one, ein großer Vorteil

„Wir haben mehrere Tools verglichen, darunter Talkspirit, Slack und Mattermost", erklärt Alizé Lecouvreur. Aber Talkspirit hat sich schnell von der Konkurrenz abgehoben, dank seiner Funktionsvielfalt und seinem wettbewerbsfähigen Preis.

„Die Funktionalität von Mattermost war viel geringer als die von Talkspirit. Mattermost bietet nur Diskussionsgruppen an, während Talkspirit viel mehr Möglichkeiten bietet." Tatsächlich wollte Partexia nicht nur ein Team-Messaging-Tool, sondern eine All-in-one-Plattform, die neue Anwendungsfälle ermöglicht.

Darüber hinaus war „Talkspirit günstiger als Slack", und bot ebenso viele Funktionen wie sein amerikanischer Konkurrenz. Deshalb entschied sich Partexia für Talkspirit.

Eine reibungslose Implementierung

„Wir haben zunächst Talkspirit zu dritt getestet – ich und die beiden Geschäftsführer. Wir haben einige Gruppen erstellt und sehr schnell die Plattform für alle Mitarbeitenden geöffnet.

Von Anfang an führten wir ein Launch-Meeting durch, um das Tool vorzustellen und zu erklären, warum wir es einführen wollten. Dann organisierten wir je nach Bedarf kleine Workshops, um Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten und ihnen zu erklären, wie sie die Plattform optimal nutzen können.

Die Wirtschaftsprüfer und Mitarbeitenden fanden Talkspirit sehr intuitiv. Sie konnten das Tool sehr schnell bedienen."

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Neue Anwendungsfälle

Seit der Einführung von Talkspirit haben sich mehrere neue Anwendungsfälle in der Kanzlei entwickelt.

Videokonferenz intern und mit Kunden

Vor der Corona-Krise fanden alle internen und Kundentreffen vor Ort statt. Aber seit März 2020 haben sich diese Praktiken stark verändert.

„Die Videokonferenz war ein großer Vorteil in dieser Zeit und wird weiterhin häufig genutzt. Wir nutzen sie für unsere monatlichen Meetings und für einzelne Punkte zwischen Mitarbeitenden.

Vorher telefonierten wir häufig für solche Punkte oder halfen uns gegenseitig bei Fragen zu Akten. Aber es war manchmal schwierig, Anweisungen am Telefon zu geben. Jetzt, da wir Bildschirmfreigaben nutzen können, ist die Kommunikation viel flüssiger.

"Während des Lockdowns ermöglichte die Videokonferenz den Teams, alle Kundentermine wahrzunehmen, besonders während der Steuersaison, die eine sehr intensive Zeit für sie ist.

Heute nutzen wir sie weiterhin für Kunden, die das möchten, um ihnen mehr Flexibilität zu bieten. Für viele von ihnen ist das sehr willkommen."

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Informationsaustausch und Projektmanagement

„Wir haben mehrere Gruppen erstellt, die den internen Informationsaustausch erleichtern:

• Arbeitsgruppen für Wirtschaftsprüfer und Mitarbeitende, mit denen sie zusammenarbeiten,
• Themengruppen zu spezifischen Themen (z.B. monatliche Meetings), die alle Mitarbeitenden versammeln.

Diese Gruppen ermöglichen es uns, zu kommunizieren, Dokumente zu teilen und unsere Projekte zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen.

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Wir nutzen auch Umfragen, um Meinungen der Mitarbeitenden zu bestimmten Projekten einzuholen, beispielsweise zu neuen Lösungen, die in der Kanzlei implementiert werden sollen."

Zentralisierung von Dokumenten auf dem Drive

Neben der Videokonferenz ist der Drive eine der am häufigsten genutzten Funktionen der Mitarbeitenden. „Wir zentralisieren dort alle Dokumente, die zu Projekten gehören, sowie Informationen und Anordnungen im Zusammenhang mit Corona.

Zu Schuljahresbeginn 2021 möchten wir auch mehr Dokumente hinzufügen, die mit unseren verschiedenen Projekten verknüpft sind", fährt Alizé Lecouvreur fort.

Mit dem Drive, ist es nicht mehr nötig, E-Mails zu verwenden, um E-Mails für Dokumentenaustausch zu nutzen. Die Mitarbeitenden können alle benötigten Informationen in wenigen Klicks finden. Zeitersparnis garantiert!

Greifbare Vorteile

„Der Hauptvorteil von Talkspirit ist, dass es alles an einem Ort zusammenbringt. Ergebnis: der Informationsaustausch ist flüssiger und schneller, was uns hilft, produktiver zu werden.

Heute läuft die interne Kommunikation auf Talkspirit, was zu einem Rückgang der intern ausgetauschten E-Mails geführt hat", erklärt Alizé Lecouvreur. Ein bemerkenswerter Vorteil, wenn man bedenkt, dass ein französischer Manager mehr als 5 Stunden pro Tag damit verbringt, E-Mails zu verwalten.

Wie die Agentur Bergamote ihre E-Mails um 95% reduziert hat und ihre Produktivität mit Talkspirit gesteigert hat

„Talkspirit hat uns auch geholfen, unsere Unternehmenskultur und unsere Werte zu verstärken, besonders die Nähe, die wir für gute interne und kundenseitige Beziehungen für wesentlich erachten." Tatsächlich ermöglicht die Plattform, die Bindungen unter den Mitarbeitenden zu stärken und damit das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Nun "verfügt die Kanzlei über ein moderneres und innovativeres Image", was ihr ermöglicht, Kunden leichter zu gewinnen und zu halten.

Ein ehrgeiziges Ziel: Talkspirit vollständig ausnutzen

„Unser Ziel dieses Jahr ist es, alle Funktionen von Talkspirit stärker zu nutzen. Wir überlegen insbesondere, einen Chatbot auf die Plattform zu integrieren, um neuen Mitarbeitenden zu helfen, interne Dokumente schnell zu finden.

Darüber hinaus überlegen wir auch die Zentralisierung von Informationen und Dokumenten auf Talkspirit. Zum Beispiel ziehen wir eine automatische Weiterleitung von E-Mails der Geschäftsführer an eine dedizierte Gruppe in Betracht. Auf diese Weise können Mitarbeitende schneller auf die von der Geschäftsführung erhaltenen Informationen zugreifen", berichtet die Leiterin Kommunikation.

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Der Blick von Talkspirit auf Partexia

Kollaborationswerkzeuge bieten einen echten Mehrwert für Buchhaltungskanzleien, die ihre Arbeitsweisen modernisieren möchten. Und Partexia hat das verstanden.

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Einfach zu bedienen und intuitiv, ermöglicht die Plattform Mitarbeitenden, flüssig zu kommunizieren, ohne E-Mails oder Telefon nutzen zu müssen. Ein System, das von den Mitarbeitenden sehr geschätzt wird, da 95% es jeden Monat nutzen.

Darüber hinaus spielt Talkspirit eine verbindende Rolle im Unternehmen. Überall und jederzeit zugänglich, erleichtert es die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden der drei Büros sowie denjenigen, die von zu Hause aus arbeiten.

Dank der Gruppen und des Drive können Geschäftsführer und Mitarbeitende Informationen und Dokumente in Echtzeit austauschen. Alle Teams der Kanzlei gewinnen damit an Reaktionsfähigkeit um auf Kundenanfragen zu reagieren.

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Möchten Sie mehr über die Herausforderungen der digitalen Transformation von Buchhaltungskanzleien erfahren? Schauen Sie sich die Wiederholung unseres Webinars „Notare, Anwälte, Buchhalter: Auf dem Weg zu einer Veränderung der Arbeitsweisen" an:

Siehe Wiederholung

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Autor: Emmanuelle Abensur