HR: How to Successfully Onboard a New Employee

7000 euros¹ : c’est le coût d’un processus d’intégration raté. Ce processus – qui dure généralement entre trois et neuf mois – rassemble toutes les étapes mises en œuvre avant, pendant et après l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour l’intégrer du mieux possible dans l’entreprise. En moyenne, 17 % des collaborateurs quittent l’entreprise dans les trois premiers mois suivant leur arrivée, et 33 % cherchent déjà un emploi au bout de six mois². Ce qui montre bien qu’investir dans l’onboarding RH est une réelle nécessité ! 

En effet, mettre en place un processus d’intégration efficace permet à la fois de limiter le turnover, d’améliorer la marque employeur, et de fidéliser les talents. Des bénéfices dont peu d’entreprises tirent parti aujourd’hui, puisque seules 28 % ont un programme d’onboarding qui leur donne de “très bons résultats”². Le constat est d’ailleurs partagé en interne : d’après Gallup, 88 % des salariés estiment que leur entreprise pourrait améliorer le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.

In light of these figures, one might ask: what defines a successful onboarding? And what are the HR best practices for integrating a new employee into your company? Here is our advice for ensuring a seamless integration — before, during and after their arrival.

Preparing for the New Employee’s Arrival

The Pre-boarding Checklist

Pour bien intégrer un nouveau collaborateur, il faut commencer par préparer son arrivée ! C’est ce qu’on appelle le pré-boarding. Cette phase de préparation démarre dès l’identification du besoin en recrutement, et continue jusqu’à l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise. C’est à ce moment-là qu’il vous faut notamment : 

• Clarify expectations for each role regarding the new hire, so as to create a job description that reflects real business needs
• Ensure that the goals set are clear and realistic
• Clarifier les processus de travail au sein de l’équipe qui accueille cette nouvelle recrue
• Préparer un programme d’intégration complet en collaboration avec le manager, qui couvre à minima l’ensemble de la période d’essai
• Identifier un mentor (ou un “buddy”), qui vous aidera à intégrer le nouveau collaborateur dans l’entreprise
• Handle administrative formalities (signing the contract and company rules, collecting bank details, sending health insurance documents, etc.)
• Envoyer un email et un kit de bienvenue (dans lequel vous pourrez intégrer un livret d’accueil et des goodies, par exemple)
• Préparer le poste de travail (ordinateur, écrans, souris, clavier, etc.) et les accès aux outils informatiques que le nouveau collaborateur devra utiliser (votre intranet d’entreprise, votre outil RH, votre CRM, etc.)
• Annoncer l’arrivée du collaborateur en interne (via une publication sur votre réseau social d’entreprise, par exemple)

The Ideal Tool for Pre-boarding

Pour répartir au mieux les tâches entre les différentes parties prenantes (notamment les ressources humaines, le manager et le mentor), nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Sur Talkspirit, vous pouvez par exemple utiliser le module Projets pour suivre l’avancement de vos processus d’intégration. Le fonctionnement est très simple, il vous suffit de : 

• créer un tableau “Intégration de nouveaux collaborateurs”,
• y ajouter des colonnes pour suivre les différentes étapes d’intégration,
• fill each column with the tasks to complete, assign the responsible person(s), and set a deadline,
• cocher au fur et à mesure les tâches terminées pour évaluer rapidement ce qu’il reste à faire.

Request a Projects demo

Accueillir le collaborateur 

Vient ensuite l’une des périodes les plus importantes de l’onboarding : l’arrivée du nouveau collaborateur. C’est LE moment de faire bonne impression, mais aussi de mettre le collaborateur en confiance pour qu’il arrive à se projeter dans son rôle et dans l’entreprise.

The First Days

Pour ne rien laisser au hasard, nous vous recommandons de créer un planning pour les premiers jours, dans lequel vous pourrez intégrer : 

• an office tour,
• un petit déjeuner d’accueil,
• une présentation de l’activité de l’entreprise, de ses différents départements, de sa culture et de ses valeurs,
• a presentation of HR processes (expense reports, requesting leave, etc.) and benefits (health insurance, meal vouchers, remote working, etc.),
• ainsi qu’une présentation des missions, du rôle et des objectifs du collaborateur.

Un bon moyen d’intégrer le nouveau collaborateur dans l’entreprise est de le faire rencontrer l’ensemble des responsables métiers de l’entreprise, ou du moins tous les métiers avec lesquels il sera régulièrement en contact. De cette manière, il peut avoir une vision transverse de ce que fait chaque département, et de comment il peut apporter sa pierre à l’édifice. 

Si votre nouvelle recrue est en 100 % télétravail, il faudra bien évidemment adapter ce planning en conséquence, et planifier l’ensemble des échanges en visioconférence. Retrouvez ici nos conseils pour réussir une intégration à distance.

The First Month

Le premier mois est l’occasion de former le salarié aux outils et processus de l’entreprise, pour qu’il monte rapidement en compétences, et commence à travailler sur des projets. 

To make training as engaging as possible, we recommend varying the formats (video tutorials, webinars, in-person sessions…) and quickly assigning operational tasks linked to that training. Your new employee will be less prone to information overload, and will find more meaning in their work!

Enfin, pour intégrer au mieux votre nouveau collaborateur, vous pouvez organiser des événements de team building (par exemple, un séminaire, un afterwork ou un déjeuner d’équipe). Cela lui permettra de mieux connaître ses collègues, et créer du lien avec eux.

Providing Ongoing Support

Bien sûr, le processus d’intégration ne se limite pas aux 30 premiers jours suivant l’arrivée du collaborateur. Il se prolonge tout au long de la période d’essai, et une fois la période d’essai validée.

During the Probationary Period

Pendant la période d’essai, il est important de réaliser un suivi régulier, par exemple en organisant un point RH par mois, et un point hebdomadaire avec le manager. Outre les tâches opérationnelles, ces points sont l’occasion d’aborder : 

• how the employee is feeling,
• comment il s’intègre dans l’entreprise,
• what they enjoy (or do not enjoy) about their role,
• les sujets sur lesquels il se sent le plus et le moins à l’aise,
• ce qu’il a compris et moins bien compris des formations qui lui ont été faites,
• their satisfaction with the tools and equipment provided.

Une bonne façon de creuser ces points est de faire rédiger à votre nouvel employé un rapport d’étonnement. Dans ce document, il pourra décrire en détail ce qui l’a le plus étonné lors de sa période d’intégration, ce qu’il a appris, et ce qu’il suggère d’améliorer pour intégrer au mieux un nouveau collaborateur. Grâce à ce rapport, vous pouvez ainsi obtenir du feedback sur votre onboarding RH, et réfléchir à de nouvelles pistes pour le rendre plus efficace.

Peu avant la fin de la période d’essai, il vous faudra organiser un entretien entre le manager et le collaborateur. Cet entretien permettra de donner du feedback au collaborateur, de lui annoncer la validation, la prolongation ou l’arrêt de sa période d’essai, et d’expliquer pourquoi cette décision a été prise. C’est un échange important pour le collaborateur comme pour le manager. Pour le réussir, nous vous conseillons donc de rédiger une trame de questions, sur laquelle ils pourront s’appuyer pendant l’entretien, mais aussi de vous montrer disponible pour répondre à leurs questions.

After the Probationary Period

À l’issue de la période d’essai, il vous faudra continuer à faire un suivi régulier pendant plusieurs mois. Avec un objectif différent cette fois-ci, puisqu’il s’agira d’aider le collaborateur à développer ses compétences, et de réfléchir avec lui à ses perspectives d’évolution dans l’entreprise. Pour 89 % des collaborateurs et responsables des ressources humaines, il s’agit d’un levier clé pour engager les collaborateurs. Alors n’oubliez pas de l’aborder !

Par ailleurs, nous vous invitons à discuter proactivement de sujets liés au bien-être au travail du collaborateur, par exemple : 

• their remote working rhythm and schedule flexibility,
• physical and mental health,
• working conditions (equipment, tools, workspace quality…)
• la rémunération, 
• the right to disconnect,
• recognition at work,
• etc.

En faisant des points réguliers, vous vous assurez ainsi que le collaborateur est dans les meilleures conditions possibles pour mener à bien son travail. De quoi lui donner envie de rester dans l’entreprise !

Conclusion

Pour bien intégrer un nouveau collaborateur, il est primordial de créer un processus d’onboarding complet. Grâce à ce processus, vos nouvelles recrues sont 58 % plus à même de rester au moins trois ans dans votre entreprise¹. Vous économisez ainsi du temps, de l’argent, et surtout des efforts !

Alors, êtes-vous prêts à construire votre programme d’intégration ? Pour vous faciliter la vie, nous avons créé un modèle de check-list pour réussir le recrutement et l’intégration de nouveaux collaborateurs. Téléchargez-la pour améliorer votre processus d’onboarding dès maintenant : 

Access the Checklist

Dans notre check-list d’intégration RH, vous trouverez : les étapes clés à suivre pour assurer un recrutement et une intégration réussis, les tâches à réaliser avant, pendant et après l’arrivée du collaborateur du côté des ressources humaines et du manager, et les dates clés à garder en tête pour bien intégrer le nouveau collaborateur.

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¹ Workelo White Paper, 2019
² Welcome to the Jungle White Paper, 2020