The Workplace as a Driver of Productivity and Employee Engagement

On l’oublie souvent, mais l’augmentation de salaire n’est pas l’unique solution pour garder les salariés productifs, motivés et épanouis. D’autres leviers entrent en jeu, tels que le sens du travail, la reconnaissance, les relations avec le manager, ou encore l’aménagement de l’espace de travail.

Pour de nombreuses entreprises, l’espace de travail est un facteur clé de productivité et d’engagement collaborateur. Cependant, force est de constater qu’il n’est pas toujours aménagé de façon optimale. 

Selon une étude JLL, 64 % des salariés français ne sont pas convaincus que leur environnement de travail les rend plus productifs. Et 30 % aimeraient que leur entreprise améliore la qualité de ses aménagements.

Quel est l’impact réel de l’espace de travail sur la productivité et l’engagement collaborateur ? Comment aménager vos locaux pour les rendre le plus ergonomique possible ?

These are the two questions this article sets out to answer.

       

Un facteur d’engagement

Selon une étude mondiale de Steelcase, l’engagement des collaborateurs est directement lié à leur satisfaction vis-à-vis de leur espace de travail. Résultat : les employés les plus engagés sont aussi souvent les plus satisfaits de leur environnement de travail. 

Mais il ne représentent qu’une minorité. En effet, en France, plus de la moitié des salariés sont à la fois désengagés et non satisfaits de leur environnement de travail.

Vous l’aurez compris : améliorer l’engagement collaborateur passe par donner une attention particulière à l’aménagement des espaces de travail.

A Productivity Driver

Selon JLL, 70 % des salariés français estiment que l’aménagement de leur lieu de travail favorise leur performance. Cependant, tout dépend de comment est organisé l’espace de travail. Par exemple, les collaborateurs disent être 50 % plus productifs lorsqu’ils travaillent dans un bureau fermé que lorsqu’ils se trouvent dans un open space de plus de 50 personnes.

Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devez cloisonner tous vos espaces de travail. En effet, l’open space garde tout de même plusieurs avantages. Outre le gain de place, il facilite la communication entre les salariés, et renforce aussi la convivialité. 

D’autres types d’organisations, comme le flex office ou le co-working, peuvent également améliorer la productivité et le bien-être de vos employés. Ce choix d’aménagement dépendra avant tout des besoins et attentes de vos salariés. 

Best Practices for Designing Your Workspace

Here are 4 recommendations for creating the office your employees dream of:

1. Start by consulting them

Avant de réaménager complètement vos bureaux, sondez vos collaborateurs sur leurs préférences. Demandez-leur de quels types d’espaces et de mobilier ils ont besoin, avec qui ils collaborent régulièrement, à quelle fréquence ils travaillent en mode projet versus sur des tâches qui nécessitent une grande concentration. 

To conduct this survey effectively, you could, for example:

• post a poll on your internal social network;
• set up an idea box (physical or digital);
• run a brainstorming session;
• conduct individual or group interviews with a panel of employees;
• observe how different teams actually work.

Then inform them of the decisions made.

2. Offer a variety of work spaces

Selon Steelcase, 88 % des employés hautement engagés et satisfaits rapportent qu’ils peuvent choisir où travailler dans leur entreprise, en fonction des tâches qu’ils doivent accomplir.

Disposer uniquement de bureaux cloisonnés ou d’un open space n’est plus suffisant pour booster l’engagement et la productivité des collaborateurs. 

Pour s’adapter à leurs nouveaux modes de travail, l’entreprise doit aménager différents espaces :

• certains dédiés à la collaboration et à la créativité ;
• d’autres pour socialiser et/ou se détendre ;
• d’autres encore pour travailler au calme, avec une intimité acoustique et visuelle.

Read also: Remote Work: The Death of the Office?

Offering a variety of spaces will also help reduce noise disturbances at work, thereby limiting the associated loss of productivity (which affects more than half of French employees¹).

L’heure est à la diversification des espaces, et les salariés l’ont bien compris. Selon une étude Wojo de 2020,  56 % d’entre eux estiment que le bureau “à la carte” va remplacer le bureau “traditionnel”. Dans cette configuration, les collaborateurs pourront choisir leur poste de travail en fonction de la localisation, du type d’espace, et de l’horaire où ils souhaitent y aller.

3. Design pleasant living spaces

Dans son article “The Happiness Dividend”, publié en 2011 par la Harvard Business Review, le conférencier Shawn Achor affirme que les salariés heureux sont 31 % plus productifs que la moyenne. Et pour les rendre heureux, il faut envisager l’environnement de travail comme un cadre de vie qui doit être agréable.

Par exemple, la présence de plantes dans les bureaux est très recommandée. Outre leur fonction décorative, les plantes peuvent être utilisées pour absorber le bruit et purifier l’air. Leurs vertus permettraient d’augmenter la productivité des employés de 15 %², de diminuer la fatigue de 38 % et de réduire le stress de 37 %³. Un vrai levier de qualité de vie au travail.

And where there are plants, there is light — of course! Choosing a well-lit office is equally important for keeping employees healthy. According to a 2018 US study, employees who work in a naturally lit space are less likely to suffer from eye strain, visual impairment, and headaches. 

Enfin, n’hésitez pas à mettre de la couleur dans vos bureaux ! Comme l’explique le designer d’intérieur Jean-Gabriel Causse dans cette vidéo, les couleurs peuvent influencer nos capacités intellectuelles. Par exemple, le blanc et le gris augmentent le risque de burn out et diminuent la productivité. À l’inverse, le bleu encourage la créativité, le rose diminue le stress et le rouge stimule la productivité des équipes.

4. Combine comfort and technology

Cependant, l’aspect esthétique ne fait pas tout. Car un bon bureau, c’est avant tout un bureau confortable et ergonomique, qui permet notamment de prévenir les troubles musculosquelettiques. 

Ainsi, il faudra veiller à ce que le mobilier permette au collaborateur de changer de position lorsqu’il en a besoin, par exemple se mettre debout pour des réunions, ou bien s’asseoir pour écrire un rapport. 

Changer régulièrement de posture peut avoir des effets bénéfiques sur la santé et la productivité des collaborateurs. En effet, d’après une étude américaine réalisée dans un centre d’appels, les employés utilisant un bureau assis-debout sont 45 % plus productifs que ceux qui restent assis toute la journée.

Équiper ses bureaux d’outils et d’infrastructures numériques est également indispensable pour travailler efficacement. Selon le baromètre 2020 de Parella, il s’agit du deuxième facteur clé de succès d’une expérience collaborateur réussie.

Plusieurs types d’outils permettent de faciliter le travail des salariés, notamment les outils bureautiques, les outils collaboratifs et les outils de communication. Afin de centraliser toutes ces applications, certaines entreprises déploient une digital workplace : un bureau en ligne, accessible n’importe où et n’importe quand, qui offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler. C’est ce que vous offre la plateforme française Talkspirit. Accessible à l’ensemble de vos collaborateurs, elle permet de centraliser toutes les données importantes de votre organisation, et de fluidifier le partage de l’information en interne.

Notre digital workplace intègre de nombreuses fonctionnalités, notamment une suite bureautique, une bibliothèque de contenus, un tchat, un fil d’actualités, un portail d’accueil, de la visioconférence, et bien plus !

Discover how to create your digital workplace on Talkspirit

Enfin, vous pouvez vous tourner vers l’une des dernières tendances : le mobilier connecté. À la fois esthétique et fonctionnel, il permet d’améliorer l’expérience employé, tout en optimisant l’utilisation des espaces de travail. Du tableau blanc virtuel à la yourte digitale, en passant par le box acoustique connecté, il existe de nombreuses solutions pour passer au bureau 3.0.

Conclusion

Lorsque l’on parle d’aménagement de l’espace de travail, il n’y a pas de “one size fits all”. Pour faire du bureau une source de productivité et d’engagement, la clé est de diversifier ses espaces de travail et de créer un cadre propice au bien-être, en ayant pris en compte les besoins des collaborateurs. 

Outre l’espace de travail, il existe bien sûr d’autres leviers pour garder vos salariés productifs et engagés. Consultez notre guide pratique pour découvrir plus d’astuces pour améliorer l’expérience employé :

Access the Practical Guide

Dans notre guide pratique « 10 bonnes pratiques pour améliorer l’expérience collaborateur », vous découvrirez : des conseils pour créer une expérience collaborateur de qualité, des exemples d’initiatives mises en place par nos clients, ainsi que des outils à mettre en place au sein de votre organisation.

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¹ Étude Ifop de 2019
² Étude “The relative benefits of green versus lean office space” (2014)
³ Étude “Greening the Great Indoors for Human Health and Wellbeing” (2010)