Wie wählt man sein internes Kommunikationstool aus?

Die Wahl eines internen Kommunikationstools ist keine Kleinigkeit. Das liegt daran: Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, hat einen direkten Einfluss auf die Wirksamkeit Ihrer internen Kommunikationsstrategie. Aber wie wählt man das richtige Tool für die interne Kommunikation aus? Auf welche Kriterien sollte man sich stützen? Und worauf sollte man bei einem Benchmark achten?

Hier sind 3 Tipps für die richtige Wahl.

Identifizieren Sie Ihren Bedarf

Der wichtigste Schritt bei der Auswahl eines internen Kommunikationstools? Denken Sie über Ihre Bedürfnisse nach und darüber, wie Sie das Tool nutzen werden. Denken Sie dabei daran, Ihre Mitarbeitenden zu befragen, um die Probleme zu identifizieren, mit denen sie konfrontiert sind, und die Funktionen, die sie benötigen, um im Alltag besser kommunizieren zu können.

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Diese Überlegung sollte es ermöglichen, die folgenden Punkte zu klären:

• Wer wird das Tool nutzen? Und wie viele Nutzer werden auf der Plattform aktiv sein?

• Wo wird das Tool eingesetzt? (im Büro, im Außendienst, mobil, im Homeoffice) Und auf welchem Gerät? (PC, Mobiltelefon, Tablet)

• Welche Ziele möchten Sie mit diesem Tool erreichen? Brauchen Sie beispielsweise:
  • den Informationsaustausch und -zugang zu erleichtern,
  • Ihre Mitarbeitenden auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzubringen,
  • den Teamzusammenhalt zu stärken,
  • den bereichsübergreifenden Austausch zu fördern,
  • gegenseitige Unterstützung und Ideenaustausch zu entwickeln,
  • Ihre wichtigen Dokumente zu zentralisieren,
  • kollektive Intelligenz zu fördern,
  • Ihre Unternehmenskultur hervorzuheben,
  • etc.

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• Welche Funktionen benötigen Sie? Welche sind unverzichtbar, und welche erscheinen Ihnen optional? Hier sind einige Funktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
  • ein Willkommensportal und ein Newsfeed, um Ihre Neuigkeiten und wichtigen Ereignisse zu teilen,
  • Chat und Videokonferenz, um in Echtzeit zu kommunizieren,
  • Gruppen, um den Austausch zu strukturieren,
  • ein Verzeichnis und ein Organigramm, um zu identifizieren, wer was tut,
  • ein Drive, um alle Ihre Ressourcen zu zentralisieren,
  • ein Webinar-Modul, um wichtige Informationen an die gesamte Organisation zu kommunizieren,
  • Umfragen, um die Meinung der Mitarbeitenden einzuholen,
  • einen Chatbot, um alle Fragen Ihrer Teams automatisch zu beantworten.

• Welche Einschränkungen haben Sie? Muss Ihre Lösung beispielsweise:
  • anpassbar sein,
  • Ihre Daten in Frankreich hosten,
  • einfach zu bedienen und zu erlernen sein,
  • über eine PC-App und eine mobile App verfügen,
  • per SSO und/oder ohne E-Mail zugänglich sein,
  • mehrsprachig sein
  • Integrationen mit Ihren Geschäftsanwendungen bieten (CRM, Lohnsoftware, Tool zur elektronischen Dokumentenverwaltung…)
  • etc.

Erstellen Sie einen Benchmark der besten Tools

Jetzt ist es an der Zeit, mit Ihrem Benchmark der besten internen Kommunikationstools zu beginnen. Wir empfehlen Ihnen insbesondere, Folgendes zu vergleichen:

• die angezeigten Preise (pro Lizenz und pro Nutzer),
• die angebotenen Funktionen (entsprechen sie Ihren Kriterien?),
• die Skalierbarkeit der Plattform (plant der Anbieter, neue Funktionen zu entwickeln?),
• die Intuitivität und Ergonomie,
• die Qualität der Begleitung und des Nutzersupports,
• das Niveau der Sicherheit und das Daten-Hosting (hostet der Anbieter seine Daten in der Europäischen Union?).

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Denken Sie auch daran, die Bewertungen der Nutzer dieser Tools zu konsultieren, beispielsweise auf Websites wie G2, Capterra oder Appvizer, indem Sie Kundenstimmen einsehen und bei den Anbietern die Kontaktdaten von einem oder zwei Kunden anfragen.

Haben Sie wenig Zeit? Sehen Sie sich unsere Top 14 der besten Software für die interne Kommunikation an, um einen Überblick über die Funktionen und Preise der wichtigsten Anbieter auf dem Markt zu erhalten.

Fordern Sie eine Demo an und testen Sie die Tools

Sie haben Ihren Benchmark abgeschlossen und zögern zwischen mehreren Lösungen? Oder fällt es Ihnen schwer, sich vorzustellen, wie Sie das ausgewählte Tool nutzen könnten?

Keine Sorge, das ist völlig normal. Der beste Weg, das richtige interne Kommunikationstool zu wählen, besteht darin, zu sehen, wie es „in der Praxis" funktioniert. Dazu genügt es, eine Demonstration der Tools anzufordern, die Sie interessieren. Wir empfehlen Ihnen außerdem, diese Tools mindestens 2 Wochen lang zu testen, möglichst mit Mitarbeitenden, die sie später selbst verwenden werden.

So können Sie feststellen, ob sie wirklich Ihren Bedürfnissen und denen Ihrer zukünftigen Nutzer entsprechen. Zum Beispiel:

• Sind die Softwarelösungen so einfach zu bedienen, wie die Anbieter behaupten?
• Lassen sie sich mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen integrieren?
• Funktionieren die Funktionen, die Sie benötigen, einwandfrei?

Wenn Sie die verschiedenen Lösungen testen, stellen Sie auch sicher, dass sie eine qualitativ hochwertige Begleitung bieten. Sie können insbesondere folgende Punkte überprüfen:

• Ist der Support reaktionsschnell?
• Steht eine Wissensdatenbank zur Verfügung?
• Ermöglicht Ihnen eine Akademie, das Tool bei Ihren ersten Schritten kennenzulernen?

All diese Elemente helfen Ihnen, Ihre Wahl mit Gelassenheit zu treffen.

talkspirit ermöglicht es Ihnen, seine Lösung 15 Tage lang kostenlos auszuprobieren. Erstellen Sie jetzt Ihre Plattform, um alle Funktionen zu erkunden:

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Sie kennen nun alle Schritte und Elemente, die bei der Wahl Ihres internen Kommunikationstools zu berücksichtigen sind. Um Ihnen zu helfen, diese im Gedächtnis zu behalten, haben wir alle diese Best Practices in unserem Methodenleitfaden „8 Schlüsseltipps für die richtige Wahl Ihres internen Kommunikationstools" zusammengefasst, auf den Sie unten zugreifen können:

Zum Methodenleitfaden

In diesem Methodenleitfaden finden Sie: die 8 Schritte zur Auswahl eines internen Kommunikationstools, die Schlüsselelemente zur korrekten Bedarfsermittlung und die entscheidenden Kriterien zum Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt.

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Autorin: Emmanuelle Abensur