Wie kann man ein internes Kommunikationstool erfolgreich einführen?
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Einer Studie von Lecko zufolge nutzen 60 % der Mitarbeitenden immer noch E-Mail als primäres Kommunikationsmittel. Eine Lösung, die für die Vereinfachung des Informationsaustauschs und des Informationszugriffs weit entfernt von optimal ist und die Zusammenführung aller Ihrer Mitarbeitenden ermöglicht.
Glücklicherweise gibt es heute viele interne KommunikationssoftwareLösungen, die moderner und effizienter sind als E-Mails. Dies gilt insbesondere für das soziale Unternehmensnetzwerk, eine etwas verbesserte Version des klassischen Intranet.
Aber wie können Sie ein internes Kommunikationstool erfolgreich einführen? Welche Initiativen sollten Sie ergreifen, um zukünftige Nutzer von dessen Einsatz zu überzeugen? Und welche Stakeholder müssen Sie bereits bei der Projekteinführung einbeziehen?
Wir verraten Ihnen 6 bewährte Praktiken für eine erfolgreiche Einführung Ihres Tools.
end HubSpot Call-to-Action Code 1. Analysieren Sie Ihre Anforderungen
Bevor Sie Ihr internes Kommunikationstool einführen, beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer Anforderungen. Suchen Sie beispielsweise eher nach einem Intranet, einem sozialen Unternehmensnetzwerk oder einer Kollaborationsplattform?
Nehmen Sie sich auch Zeit, um die geplante Nutzung zu klären und die Ziele festzulegen, die Sie verfolgen möchten. Basierend auf Ihren Anforderungen benötigen Sie möglicherweise ein Tool, um:
- den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu fördern,
- Verbindungen zu schaffen,
- Informationen in Echtzeit freizugeben,
- "kalte" Dokumente zu speichern,
- Mitarbeitende hervorzuheben,
- über Ihre Neuigkeiten und Veranstaltungen zu berichten,
- die Unternehmenswerte zu vermitteln,
- und so weiter.
Natürlich sollten Sie nicht alleine planen. Damit Sie nicht in die falsche Richtung gehen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Mitarbeitenden und Manager zu den Kommunikationsproblemen zu befragen, die sie täglich erleben. Sind sie mit ihren aktuellen Tools zufrieden? Wenn nicht, was würden sie benötigen, um besser zu kommunizieren und mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten?
So verfügen Sie über alle Informationen, um ein internes Kommunikationstool zu wählen, das den Erwartungen aller entspricht.
Um tiefer einzusteigen: Laden Sie unser Merkblatt herunter "8 Schritte zur Wahl des richtigen internen Kommunikationstools" 👇
end HubSpot Call-to-Action Code 2. Vergleichen Sie die Tools und beziehen Sie die Geschäftsführung ein
Nachdem Sie Ihre Anforderungen geklärt haben, ist es nun an der Zeit, die verschiedenen Tools auf dem Markt zu vergleichen, insbesondere unter Berücksichtigung von:
- den angebotenen und kommenden Funktionen,
- den Preisen,
- der Benutzerfreundlichkeit und der Implementierungsleichtigkeit,
- den Integrationen mit Ihren aktuellen Tools,
- dem Speicherort der Daten (achten Sie darauf, ein Tool zu wählen, das in der Europäischen Union gehostet wird, wenn Sie Ihre Daten vertraulich behandeln möchten),
- den Bewertungen der Kunden des Anbieters.
Als wahrhaft umfassendes Tool (und französisch!), integriert Talkspirit alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre interne Kommunikation zu rationalisieren (Home Portal, Aktivitätsfeed, Beiträge, Kommentare, Chat, Webinare, Videokonferenzen usw.). Wenn Sie an dieser Art von Plattform interessiert sind, zögern Sie nicht, unseren unser Team zu kontaktieren.
Es gibt natürlich viele andere Tools auf dem Markt. Um diese zu entdecken, laden wir Sie ein, unsere Top 14 der besten internen Kommunikationssoftwarezu konsultieren.
Denken Sie während Ihres Benchmarks daran, alle Projektbeteiligten einzubeziehen, insbesondere die Geschäftsführung, das Personalwesen, die interne Kommunikation, die IT und die zuständigen Geschäftsleiter. Je mehr die Geschäftsführung in das Projekt eingebunden ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass zukünftige Nutzer das Tool annehmen.
Lesen Sie auch: 10 Gründe, warum Ihr sozialer Unternehmensnetzwerk nicht durchstartet
Haben Sie Schwierigkeiten, einige Personen zu überzeugen? Lesen Sie unseren Artikel "5 gute Gründe, ein internes Kommunikationsprojekt zu starten", um die Hauptargumente zu finden, die Sie hervorheben sollten.
3. Bereiten Sie den Start vor
Großartig! Alle Ihre Stakeholder sind vom Nutzen des Projekts überzeugt, Ihr Benchmark ist abgeschlossen und Sie haben eine Lösung gefunden, die Ihren Anforderungen entspricht.
Aber die Arbeit endet nicht dort. Ganz im Gegenteil! Sie müssen jetzt Ihr internes Kommunikationstool einführen, beginnend mit der Vorbereitung seines Starts. Hier sind einige wichtige Schritte:
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um die Einführung des Tools anzukündigen und die Mitarbeitenden zur Anmeldung aufzufordern. Sie können insbesondere folgende Punkte einbeziehen:
- die Kommunikationskanäle , die Sie verwenden werden (E-Mail, Intranet, soziales Unternehmensnetzwerk, interne Zeitung, digitale Anzeige usw.),
- die bevorzugten Inhaltsformate (Video, schriftliche Nachricht, Webinar, Live-Veranstaltung, Wettbewerb usw.),
- die wichtigsten Termine für Ihre Mitteilungen,
- die Ziele , die Sie im Hinblick auf die Einführung erreichen möchten (z. B. dass sich 80 % der Mitarbeitenden innerhalb eines Monats anmelden).
end HubSpot Call-to-Action Code - Identifizieren Sie Botschafter, die das Tool in ihren Teams promoten und ihnen zeigen, wie man es benutzt.
- Erstellen Sie Ihre ersten Gruppen und fügen Sie Inhalte hinzu, um Ihre ersten Nutzer angemessen zu begrüßen
- Benennen Sie Moderatoren, die für die Animation der verschiedenen Gruppen und die Förderung des Austauschs auf dem Tool zuständig sind (es können Mitglieder Ihres Teams oder freiwillige Mitarbeitende sein)
- Definieren Sie Nutzungsrichtlinien, die folgende Punkte klären:
- wie die verschiedenen Gruppen zu nutzen sind,wer Inhalte veröffentlichen darf, wann und auf welche Weise,wie das Recht auf Abschaltung gewährleistet werden kann,
- welche Rolle das Tool unter den bestehenden Tools spielt.
Lesen Sie auch: 3 Schlüsselmaßnahmen für einen erfolgreichen Talkspirit-Start
4. Bilden Sie Mitarbeitende und Manager aus
Wenn Sie Ihr internes Kommunikationstool erfolgreich einführen möchten, ist es auch wichtig, Mitarbeitende und Manager zu schulen. Unabhängig davon, welche Software Sie einführen, zeigen Sie ihnen unbedingt:
- wofür das Tool dient,
- welche Vorteile es ihnen im Alltag bringt,
- wie man die verschiedenen Funktionen nutzt,
- und welche Nutzungsrichtlinien einzuhalten sind (falls vorhanden).
Versuchen Sie wenn möglich, die Schulung zu personalisieren, indem Sie Beispiele für mögliche Anwendungen hervorheben, die den verschiedenen Fachbereichen Ihres Unternehmens entsprechen, damit Ihre Nutzer sich besser vorstellen können.
Zusätzlich können Sie Schulungen organisieren, um die Rollen jedes Nutzers auf der Plattform (Administrator, Gruppenbetreuer, Manager, Botschafter oder normaler Nutzer) und die damit verbundenen Funktionen zu klären.
Schließlich müssen Sie besondere Aufmerksamkeit auf die Schulung der Manager legen. Aufgrund ihrer Funktion ist es wesentlich, dass diese das Vorbild für ihr Team sind. Zögern Sie daher nicht, spezielle Schulungssitzungen vorzusehen, um ihnen bei der Handhabung des Tools zu helfen, und ihnen zeigen Sie, welche Art von Nachrichten sie verbreiten können.
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5. Begleiten Sie den Wandel
Sie haben es geahnt: die anfängliche Schulung reicht nicht immer aus, um ein neues internes Kommunikationstool bei Ihren Teams einzuführen. In der Tat kann es manchmal Hürden bei einigen Mitarbeitenden oder Managern geben, die andere Tools oder Arbeitsprozesse gewohnt sind. Und diese zu überwinden wird nicht immer einfach sein. Wenn Sie auf diese Herausforderung stoßen, seien Sie geduldig und pädagogisch. Denn Wandel braucht Zeit!
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Es gibt mehrere Initiativen, um diese Veränderung sanft zu begleiten. Sie können beispielsweise:
- monatliche Begleitungs-Workshops für Nutzer, die das Tool schwer nutzen können und/oder ihre aktuellen Praktiken nicht ändern möchten, organisieren
- Botschafter und/oder Manager bitten, diese Nutzer zu unterstützen, indem sie zeigen, wie sie das Tool im Alltag nutzen und welche Vorteile sie davon haben.
- Veranstaltungen und Aktivitäten auf der Plattform organisieren, um möglichst viele Nutzer zur Nutzung zu bewegen
- wichtige Informationen nur über dieses Tool verbreiten und von jedem verlangen, sich anzumelden, um diese zu erhalten. Ihre Mitarbeitenden werden dann keine andere Wahl haben, als es zu nutzen.
- Sie von dem Anbieter und/oder einem externen Dienstleister begleiten lassen
6. Verfolgen Sie wichtige Indikatoren
Der beste Weg, um zu überprüfen, ob Ihr Aktionsplan Früchte trägt? Wichtige Indikatoren verfolgen (sowohl qualitativ als auch quantitativ)!
Hier sind einige KPI-Ideen, die Sie regelmäßig überprüfen sollten:
- die Anzahl der wöchentlich und monatlich aktiven Nutzer auf Ihrem Tool,
- das Engagement bei Ihren Beiträgen (wenn Sie ein soziales Unternehmensnetzwerk haben, können Sie es durch Likes und Kommentare messen),
- die Anzahl der Impressionen bei Ihren Beiträgen (d. h. der Prozentsatz der Nutzer, die Ihre Nachrichten gesehen haben),
- die Anzahl der von Nutzern erstellten Beiträge (je mehr Ihre Nutzer selbst Inhalte erstellen, desto mehr sind sie auf der Plattform engagiert),
- die Nutzerzufriedenheit mit dem Tool (messbar durch eine Umfrage oder einen Zufriedenheitsfragebogen),
- positive und negative Rückmeldungen, die Sie täglich erhalten.
Diese Vorschläge sind natürlich nicht vollständig. Zögern Sie daher nicht, andere Indikatoren zu verfolgen, die besser zu den Zielen Ihres Unternehmens passen.
Abschließend
Kurz gesagt, die Einführung eines internen Kommunikationstools erfordert eine klare Definition Ihrer Anforderungen im Voraus, die Einbeziehung der Geschäftsführung, die Vorbereitung eines speziellen Kommunikationsplans, aber auch die kontinuierliche Schulung und Begleitung der Mitarbeitenden und Manager. Mit diesen bewährten Praktiken haben Sie alle Werkzeuge an der Hand, um die Einführung Ihrer Plattform erfolgreich zu gestalten.
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Zugriff auf den praktischen Leitfaden
In unserem praktischen Leitfaden "10 Initiativen unserer Kunden zur Verbesserung der internen Kommunikation" werden Sie folgende Informationen finden: Beispiele von Unternehmen, die Talkspirit zur Optimierung ihrer internen Kommunikation nutzen, sowie Ratschläge und Tipps zur besseren Informationsweitergabe und zur Stärkung des Zusammenhalts in Ihrem Unternehmen.
