Soziales Unternehmensnetzwerk: 10 Fehler, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen können

Die erfolgreiche Einführung eines sozialen Unternehmensnetzwerks (SUN) ist für ein Unternehmen eine echte Herausforderung. Denn mehrere Hindernisse können die Akzeptanz durch Ihre Teams gefährden.

Was sind diese Hindernisse?
Wie lassen sie sich vermeiden?

Hier sind 10 Fehler, die Ihr Projekt für ein soziales Unternehmensnetzwerk zum Scheitern bringen können, sowie unsere Ratschläge, wie Sie ihnen vorausschauend begegnen:

1. Sie haben Ihre Vision nicht klar definiert

Sie haben die Einführungsanweisungen Schritt für Schritt befolgt, aber nichts hilft: Ihre Mitarbeitenden erkennen den Mehrwert eines internen sozialen Netzwerks nicht.

Der Grund? Sie haben Ihre Vision – das „Warum" Ihres Projekts – nicht ausreichend klar kommuniziert. Dies ist einer der häufigen Fehler, der die Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks gefährden kann. Solange Sie Ihrem Vorgehen keinen Sinn gegeben haben, wird es für die Mitarbeitenden schwierig sein, die Berechtigung dieses Projekts zu verstehen.

Um diese Vision zu erarbeiten, sollten Sie sich die entscheidenden Fragen stellen:

• Welche Probleme soll das SUN lösen?
• Für welche(n) Anwendungsfall/-fälle benötigen Sie es?
• An wen richtet es sich?

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2. Sie haben keinen Sponsor

Zweiter Fehler, der die Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks gefährden kann: Ihr Projekt wird von keinem Sponsor unterstützt. Es ist dann schwierig, Manager und Mitarbeitende von der Relevanz des SUN und seinem „unverzichtbaren" Charakter zu überzeugen.

Dieser Sponsor (der eine einflussreiche Person in der Organisation sein muss) verleiht dem Projekt Legitimität. Das ermöglicht es Ihnen, effektiver über die Vorteile der Plattform zu kommunizieren und die Mitarbeitenden zur Nutzung zu motivieren.

Eine Überzeugungsarbeit (Evangelisierung), die, wenn sie von einem hochrangigen Sponsor getragen wird, die Akzeptanz des SUN erheblich erleichtert.

Innerhalb der Groupe Foncia war es der Kommunikationsdirektor Frédéric Fougerat, der als Sponsor des Projekts fungierte. Das Ergebnis: 100 % der eingeladenen Nutzerinnen und Nutzer hatten ihr Profil in weniger als zwei Wochen erstellt, und 89 % sind jeden Monat aktiv.

3. Ihre Manager sind alles andere als vorbildlich

Laut einer Studie von IGS-RH sind Mitarbeitende 8,5-mal stärker in Gruppen engagiert, die von ihrem eigenen Manager erstellt wurden, als von anderen Managern. Fazit: Mitarbeitende nutzen das SUN eher, wenn ihr Manager mit gutem Beispiel vorangeht.

Leider zeigt die Erfahrung, dass Manager nicht immer die fleißigsten Nutzer des internen Netzwerks sind. Laut einer Lecko-Studie nutzen nur 25 % der Manager das soziale Unternehmensnetzwerk täglich. Gleichzeitig ist es keine Seltenheit, dass einige Manager weiterhin andere Tools für Anwendungsfälle verwenden, für die das SUN bereits eine Lösung bietet.

Natürlich vollzieht sich dieser Wandel in Werkzeugen und Arbeitsweisen nicht über Nacht. Scheuen Sie sich daher nicht, Ihre Manager zu begleiten , damit sie in dieser Übergangsphase neue Gewohnheiten entwickeln und lernen, mit gutem Beispiel voranzugehen.

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4. Sie kommunizieren nicht genug

Ein Mangel an interner Kommunikation kann ein Hindernis für die Einführung des sozialen Unternehmensnetzwerks darstellen und gehört daher zu den Fehlern, die es zu vermeiden gilt. Im Zweifelsfall ist es daher besser, „zu viel zu kommunizieren" als „zu wenig zu kommunizieren".

Beginnen Sie damit, alle betroffenen Stakeholder von Anfang an in das Projekt einzubeziehen, nämlich: die IT-Abteilung, Human Resources, Interne Kommunikation und die Geschäftsleitung.

Sobald das Projekt präzisiert ist, erarbeiten Sie einen Kommunikationsplan mit konkreten Maßnahmen, zum Beispiel:

• Das Projekt bei einer eigenen Veranstaltung vorstellen, bei der der Sponsor das Wort ergreift
• Eine Einladung und eine Willkommensnachricht an die Mitarbeitenden senden
• Die Manager bitten, die Informationen an ihre Teams weiterzugeben

5. Ihr SUN existiert parallel zu Ihren Arbeitsabläufen

Ihr SUN ist nicht mit Ihren Geschäftsanwendungen verbunden ? Sie haben es nicht in Ihre Arbeitsprozesse integriert? Das ist wahrscheinlich der Grund, warum Ihre Mitarbeitenden seinen Nutzen im täglichen Arbeitsalltag nicht erkennen.

Wenn das interne soziale Netzwerk nicht mit Ihren Business-Tools verbunden ist (CRM, Dateispeicher-Tools, Projektmanagementsoftware usw.), werden die Nutzerinnen und Nutzer es ausschließlich als ein „weiteres Tool" betrachten, ein „Nice-to-have", das ihnen Zeit kostet, und werden auf ihre gewohnten Alternativen zurückgreifen.

Zuallererst ist es daher wichtig zu überprüfen, ob das SUN gut mit den täglich verwendeten Anwendungen integriert ist, entweder über eine native Integration oder über ein Automatisierungstool wie Zapier.

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6. Sie haben keine Governance

Eine Governance zu etablieren ist unerlässlich, um die Funktionsweise des sozialen Unternehmensnetzwerks zu klären. Wenn Sie diesen Rahmen nicht schaffen, werden Ihre Nutzerinnen und Nutzer nicht wissen, was sie tun dürfen oder nicht, und für welche Anwendungsfälle sie es nutzen sollen. Viele werden daher keine Beiträge veröffentlichen oder Nachrichten senden, aus Angst, einen Fehler zu machen.

Die Festlegung von Nutzungsregeln für das SUN ermöglicht es, unter anderem Folgendes zu klären:

• Wer hat Zugriff auf die Plattform?
• An wen richten sich die Inhalte?
• Wer darf was in welchen Gruppen und zu welchem Zeitpunkt veröffentlichen?
• Welchen Platz nimmt das SUN unter den anderen im Unternehmen genutzten Tools ein (E-Mails, Instant Messaging, Videokonferenzen usw.)?

Mit all diesen Informationen werden die Mitarbeitenden leichter auf dem SUN das Wort ergreifen, was es lebendiger macht.

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7. Sie haben Ihre Plattform

nicht vorbereitet

Um Zeit zu sparen, überstürzen manche Unternehmen manchmal den Schritt der Vorbereitung des SUN. Die Auswirkungen davon auf den Projekterfolg können verheerend sein. Deshalb gehört dies zu den Fehlern, die bei der Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks unbedingt vermieden werden müssen.

Wenn Mitarbeitende nämlich das erste Mal auf eine leere, unorganisierte Plattform mit uninteressantem Inhalt stoßen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie sich danach nicht mehr einloggen. „Man hat nur eine Chance, einen guten ersten Eindruck zu machen", sagt man…

Bevor Sie Ihre Mitarbeitenden auf Ihr SUN einladen, vergessen Sie daher nicht, die Architektur Ihrer Gruppen zu definieren und interessante Inhalte hinzuzufügen. Versuchen Sie, Inhalte nicht auf anderen Plattformen zu duplizieren, sondern originelle Inhalte zu veröffentlichen, die exklusiv für Ihr SUN bestimmt sind und ihm ermöglichen, sich von Ihren übrigen Tools abzuheben.

8. Sie bespielen Ihr SUN nicht ausreichend

Die langfristige Bespielung ist ebenso wichtig wie die Vorbereitung des SUN. Und das hat seinen Grund: Niemand möchte sich auf einer Plattform anmelden, auf der „nichts passiert".

Um alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben, benennen Sie eine oder mehrere Personen, die für die Bespielung des SUN verantwortlich sind.

Ihre Aufgaben? Zum Beispiel Neuigkeiten und Veranstaltungen auf der Startseite hervorheben oder verschiedene Arten von Inhalten (Webinare, Tutorials, FAQs, Wettbewerbe…) in den von Ihnen erstellten Gruppen teilen.

Mit einer regelmäßigen Bespielung wird es einfacher, Interaktionen zu generieren auf der Plattform und die Mitarbeitenden dazu zu bringen, ihrerseits Inhalte zu posten.

9. Ihr SUN entspricht nicht den Erwartungen der Mitarbeitenden

Sie hören oft, dass Nutzerinnen und Nutzer sich beschweren, dass „viele Funktionen fehlen" oder dass „es früher besser war"? Wenn ja, bedeutet das: Das SUN entspricht nicht ihren Erwartungen.

Um diesen Fehler zu vermeiden, analysieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden sorgfältig, bevor Sie Ihr soziales Unternehmensnetzwerk auswählen – sowohl in Bezug auf Ergonomie, Benutzererfahrung als auch Funktionen.

All diese Elemente spielen eine wichtige Rolle bei der Akzeptanz des SUN. Nehmen Sie sich daher die Zeit, sie sorgfältig zu vergleichen und das Tool einer ersten Gruppe von Nutzerinnen und Nutzern zu testen, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.

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10. Sie begleiten Ihre Nutzerinnen und Nutzer nicht ausreichend

Auch wenn die von Ihnen gewählte Plattform benutzerfreundlich ist, darf die Begleitung der Teams nicht vernachlässigt werden.

Auf Herstellerseite ist es wichtig, den Administratorinnen und Administratoren zu erklären, was sie mit der Plattform tun können, ihnen praktische Ressourcen (Einstiegsleitfaden, Artikel zu Best Practices…) zur Verfügung zu stellen und vor allem die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer stets im Blick zu behalten.

Auf Unternehmensseite können verschiedene Initiativen die ersten Schritte auf dem SUN erleichtern:

• Video-Tutorials zur Plattform teilen (hier sind einige Beispiele)
• dedizierte Schulungen zum SUN
• organisieren, ein FAQ-Dokument erstellen, das regelmäßig aktualisiert wird

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Sie kennen nun alle Fehler, die Sie bei der erfolgreichen Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks vermeiden sollten. Für weitere Best Practices empfehlen wir Ihnen, unser White Paper zu diesem Thema zu lesen:

Zum White Paper

Unser White Paper „Die erfolgreiche Einführung Ihres sozialen Unternehmensnetzwerks" enthält unsere besten Best Practices, um die Hebel des Engagements zu identifizieren, die Unterstützung der Geschäftsleitung zu gewinnen, das Onboarding zu organisieren und die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen auf die Akzeptanz des SUN zu messen.

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Autorin: Emmanuelle Abensur