Kompetenzmanagement: Entfalten Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden

Laut McKinsey haben 87 % der Unternehmen weltweit intern eine Kompetenzlücke oder werden in wenigen Jahren damit konfrontiert sein. Um diesen Mangel zu überwinden, müssen die HR-Verantwortlichen eine wirksame Strategie für das Kompetenzmanagement umsetzen. Das setzt unter anderem voraus, einen GEPP-Prozess (Management der Stellen und der beruflichen Werdegänge) anzustoßen.

Das Kompetenzmanagement zählt zu den zentralen Prioritäten der Personalabteilung. Doch worin besteht es genau? Wozu dient es? Und vor allem: Wie steuern Sie die Kompetenzen Ihrer Organisation wirksam? Hier erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.

Was versteht man unter Kompetenzmanagement?

Kompetenzmanagement bedeutet, die Kompetenzen der Mitarbeitenden zu identifizieren, zu dokumentieren, zu bewerten und weiterzuentwickeln.

Unter „Kompetenzen“ verstehen wir die Gesamtheit der Kenntnisse, der Erfahrungen, der Soft Skills (Sozialkompetenzen) und der Hard Skills (Fachkompetenzen), die individuell oder kollektiv erworben wurden.

Das Kompetenzmanagement verfolgt ein doppeltes Ziel:

• den aktuellen und künftigen Kompetenzbedarf der Organisation zu decken,
• die Mitarbeitenden auf ihrem beruflichen Werdegang zu begleiten.

GPEC oder GEPP: Wovon ist eigentlich die Rede?

Um ihren Kompetenzbedarf zu antizipieren, sind Unternehmen mit mindestens 300 Beschäftigten in Frankreich gesetzlich verpflichtet, einen GEPP-Prozess einzuführen.

Das Management der Stellen und der beruflichen Werdegänge (GEPP) löst seit den Macron-Verordnungen von 2017 die GPEC ab (vorausschauende Planung der Stellen, der Personalbestände und der Kompetenzen). Die 2005 im Borloo-Gesetz verankerte GPEC sollte eine vorbeugende Steuerung der Personalressourcen etablieren. Sie stieß jedoch an zahlreiche Grenzen, darunter ein zu starrer Rahmen.

Mit der GEPP verschwindet der Begriff „Kompetenzen“ zugunsten des Begriffs „beruflicher Werdegang“. Anders als die GPEC setzt die GEPP auf eine dynamische Steuerung der beruflichen Werdegänge, um die Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu entwickeln und die interne Mobilität zu fördern.

Statt den Kompetenzbedarf nur zu antizipieren, ermutigt die GEPP die Beschäftigten dazu, ihre Kompetenzen kontinuierlich auszubauen, und zwar mithilfe personalisierter Weiterbildungspläne.

Warum ist das so wichtig?

Das Kompetenzmanagement ist für mittlere und große Unternehmen nicht nur eine Pflicht, es bringt der Organisation auch zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht insbesondere:

• den Kompetenzaufbau der Mitarbeitenden zu fördern;
• sich fortlaufend an den sich wandelnden Kompetenzbedarf anzupassen;
• die Ressourcen besser auf die einzelnen Teams zu verteilen;
• die Leistung der Teams und des Unternehmens zu steigern;
• die interne Mobilität zu verbessern;
• Ihre Arbeitgebermarke zu stärken;
• die Gewinnung neuer Talente zu erleichtern;
• die Mitarbeitenden zu motivieren und langfristig zu binden.

Der Kompetenzaufbau ist ein echter Hebel, um Talente zu gewinnen und zu halten, und gilt bei den französischen Beschäftigten als unverzichtbar. So sehr, dass 73 % von ihnen bereit wären zu kündigen, wenn ihre Wünsche nach interner Weiterentwicklung nicht erfüllt würden.

Das Kompetenzmanagement begrenzt nicht nur die Fluktuation, es spart Ihnen auch Rekrutierungskosten! Der Beweis: Eine Studie von RH Online zeigt, dass eine intern besetzte Stelle 50 % weniger kostet als eine externe Rekrutierung.

Wie steuern Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden wirksam?

Sie möchten eine Strategie für das Kompetenzmanagement umsetzen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind 5 Schlüsselschritte, die Ihnen dabei weiterhelfen dürften.

1. Die Herausforderungen des Unternehmens verstehen

Um die Kompetenzen Ihrer Organisation wirksam zu steuern, brauchen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme im Personalbereich. Dabei können Sie sich auf die SWOT-Matrix stützen. Mit dieser Methode erkennen Sie die Stärken, die Schwächen, die Chancen und die Risiken, die mit Ihren Personalressourcen und insbesondere mit dem Kompetenzmanagement verbunden sind. Darin können Sie Themen wie Vergütung, Weiterbildung, Onboarding, Arbeitgebermarke und vieles mehr behandeln.

Ergänzend zu dieser Analyse empfehlen wir Ihnen, außerdem Folgendes zu kartografieren:

• Ihre internen Stakeholder. Ermitteln Sie die Rollen, die Verantwortlichkeiten und den Einfluss jeder einzelnen Person, um die Meinungsführer zu erkennen. Dabei können Sie sich auf das dynamische Organigramm von Talkspirit stützen.

• Ihren aktuellen und künftigen Kompetenzbedarf. Laut einer Studie von Dell existieren 85 % der Berufe des Jahres 2030 heute noch gar nicht. Deshalb ist es wichtig zu erkennen, welche Kompetenzen jedes Team heute benötigt und welche es kurz-, mittel- und langfristig brauchen wird.

Um Ihren Kompetenzbedarf zu antizipieren, müssen Sie einen kontinuierlichen Dialog mit den Fachbereichen und der Geschäftsführung pflegen und regelmäßig beobachten, welche Trends sich in Ihrer Branche abzeichnen. So können Sie die Profile identifizieren, die Sie in den kommenden Monaten und Jahren einstellen und/oder weiterbilden sollten.

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2. Die Kompetenzen kartieren und bewerten

Nachdem Sie Ihren Bedarf verstanden haben, geht es nun darum, Ihre Kompetenzen zu kartieren und zu bewerten, um mögliche Lücken zu erkennen, die es zu schließen gilt. So gehen Sie dabei vor:

• Erfassen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. Ordnen Sie diese anschließend nach Art (Fachkompetenz oder Sozialkompetenz), nach Beruf und nach Verantwortungsebene (Junior, Intermediate, Senior, Manager usw.). Am besten bilden Sie dafür Arbeitsgruppen aus Mitarbeitenden und Führungskräften, die Sie nach und nach begleiten können.

• Legen Sie die Methoden für die Bewertung der Kompetenzen fest (Selbsteinschätzung, 360-Grad-Feedback, Jahresgespräch usw.) sowie die Skala, die Sie verwenden möchten (von 0 bis 10, von 0 bis 100, von schwach bis ausgezeichnet usw.).

• Erstellen Sie die Karte der Rollen und Kompetenzen Ihrer Organisation und definieren Sie mit dem Werkzeug Ihrer Wahl einen Kompetenzrahmen, der auf jeden Beruf zugeschnitten ist. So können Sie zum Beispiel das Modul Structure von Talkspirit nutzen, um Ihre Rollen und deren Rechenschaftspflichten zu kartieren, und dessen Office-Suite, um Ihren Kompetenzrahmen aufzubauen.

Modul Structure entdecken

• Bewerten Sie die Kompetenzen jeder und jedes Mitarbeitenden anhand des Kompetenzrahmens und der zuvor festgelegten Bewertungsmethoden. Um Zeit zu sparen, können Sie eine Vorlage für einen Bewertungsbogen erstellen, die sich auf jeden Beruf anwenden lässt. Lassen Sie diesen anschließend von der bewerteten Person und von denjenigen ausfüllen, die mit ihr zusammenarbeiten (ihre Führungskraft, ihre Kolleginnen und Kollegen …), wobei die Kommentare anonym bleiben.

• Ermitteln Sie die Kompetenzlücken, indem Sie den geäußerten Kompetenzbedarf mit den tatsächlichen Kompetenzen der Teams vergleichen.

3. Einen Aktionsplan erstellen

Ihre Kompetenzlücken sind nun klar erkannt. Jetzt müssen Sie nur noch einen Aktionsplan erarbeiten, um die fehlenden Profile zu rekrutieren und die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu entwickeln.

Mit dieser Roadmap legen Sie Folgendes fest:

• Die Objectives und Key Results, die Sie erreichen wollen, für jedes Thema des Kompetenzmanagements (Rekrutierung, Weiterbildung, interne Mobilität usw.). Die OKR-Methode (Objectives and Key Results) ist für diese Übung besonders nützlich, denn mit ihr legen Sie messbare, ambitionierte und zeitlich definierte Ziele fest.
• Die wichtigsten Maßnahmen, die Sie starten, und deren Priorität.
• Die Person oder die Personen, die für jede Maßnahme verantwortlich sind.
• Die Meilensteine des Projekts und die einzuhaltenden Fristen.
• Das Budget und die Ressourcen, die Sie bereitstellen.
• Die Werkzeuge und Arbeitsmethoden, die zum Einsatz kommen sollen.

Um Ihre verschiedenen Maßnahmen zu verfolgen, können Sie diese anschließend in einem Kanban-Board erfassen und nach Bearbeitungsstand ordnen.

4. Kommunizieren

Um Ihren Aktionsplan auszurollen, müssen Sie Ihre Strategie für das Kompetenzmanagement selbstverständlich auch kommunizieren. Eine gute interne Kommunikation hilft dabei, sämtliche interne Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, und bindet sie zugleich in die Umsetzung Ihres Plans zur Kompetenzentwicklung ein.

Damit diese interne Kommunikation gelingt, empfehlen wir Ihnen Folgendes: Gewinnen Sie Botschafterinnen und Botschafter, die Ihre Botschaften intern weitertragen und Ihnen bei der Umsetzung Ihres Aktionsplans helfen.

Nutzen Sie ein Tool für die interne Kommunikation, um das Warum Ihres Vorhabens zu erklären, Arbeitsgruppen zu bilden, Ihren Mitarbeitenden die Informationen zum Projekt zu übermitteln und die Fragen zu beantworten, die sie dazu haben.

Unsere Plattform Talkspirit verfügt über mehrere Funktionen, die die interne Kommunikation und die Zusammenarbeit flüssiger machen. Darunter:

• ein Modul für Chat und Videokonferenzen,
• ein Newsfeed, in dem sich Beiträge freigeben, teilen und kommentieren lassen,
• ein anpassbares Startportal,
• eine Inhaltsbibliothek,
• eine Online-Office-Suite.

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5. Den ROI Ihrer Maßnahmen verfolgen

Sobald Ihre ersten Maßnahmen umgesetzt sind, sollten Sie unbedingt die Ziele im Blick behalten, die Sie erreichen möchten. Wenn eines Ihrer Ziele zum Beispiel darin besteht, Ihre Mitarbeitenden auf einem neuen Kollaborationstool zu schulen, und zwar in weniger als sechs Monaten, dann warten Sie nicht sechs Monate ab, um zu prüfen, wo Sie stehen.

Verfolgen Sie nicht nur Ihre Kennzahlen, sondern denken Sie auch über den Return on Investment Ihrer Maßnahmen nach. Nehmen wir an, Sie haben Ihr Weiterbildungsziel zu 100 % erreicht. Stellen Sie bei genauerem Hinsehen fest, dass Ihr Kollaborationstool häufiger genutzt wird? Dass Ihre Mitarbeitenden weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verlieren? Dass sie produktiver sind? All diese Fragen dahinter erlauben es Ihnen, Ihren Return on Investment (ROI) genauer zu bewerten und die positive Wirkung Ihrer Strategie für das Kompetenzmanagement zu belegen.

Auf dem Weg zu einer kompetenzorientierten Organisation

Kompetenzen zu steuern bedeutet bereits, die Logik der Stellenbeschreibung hinter sich zu lassen. Der nächste Schritt besteht darin, in Rollen und Kompetenzen zu denken statt in Stellenbezeichnungen: Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter besetzt kein Kästchen mehr, sondern trägt mehrere Rollen, von denen jede über ihre Rechenschaftspflichten und über die geforderten Kompetenzen beschrieben ist.

Dieser Wechsel der Betrachtungsebene hat drei konkrete Effekte:

• Die interne Mobilität wird lesbar. Eine zu besetzende Stelle lässt sich in Kompetenzen zerlegen, die man zuerst in der eigenen Organisation sucht, bevor man extern rekrutiert.
• Die Weiterbildung wird gezielt. Statt eine ganze Belegschaftsgruppe zu schulen, schließt man die ermittelten Lücken Rolle für Rolle. Genau darum geht es bei einem Weiterbildungsplan, der aus der Kartierung heraus entsteht.
• Verantwortlichkeiten sind nicht mehr implizit. Festzuhalten, wer was entscheidet und mit welchen Kompetenzen, vermeidet die Grauzonen, die Projekte blockieren. Das ist das Prinzip der Rollenklarheit.

Dieser Umschwung lässt sich nicht verordnen. Er setzt eine stets aktuelle Kompetenzkartierung voraus sowie eine Strategie für das Talentmanagement, die Rekrutierung, Mobilität und Weiterbildung miteinander verbindet. Die Führungskräfte stehen dabei in der ersten Reihe, denn sie erkennen die Lücken im Alltag: Voraussetzung ist allerdings, dass Einigkeit über die Schlüsselkompetenzen besteht, die man von ihnen erwartet.

Fazit

Heute dient das Kompetenzmanagement nicht mehr allein dazu, den Personalbedarf des Unternehmens zu planen. Mit der GEPP (Management der Stellen und der beruflichen Werdegänge) liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung von Karrierewegen und auf der Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden. Um diesen Kompetenzaufbau zu begleiten, müssen Unternehmen die Kompetenzen ihrer Organisation kartieren, um die Lücken zwischen Bedarf und Bestand zu erkennen und passende Maßnahmen zu ergreifen.

Die Weiterbildung zählt zu den wichtigsten Maßnahmen, und die Unternehmen haben das längst verstanden. Sie verbessert nicht nur die Produktivität und die interne Mobilität, sondern trägt auch dazu bei, Beschäftigte zu gewinnen und zu binden. Natürlich ist das bei Weitem nicht der einzige Hebel, um Talente zu halten. Entdecken Sie 9 weitere in diesem Methodenblatt 👇

Zum Methodenblatt

In diesem Methodenblatt finden Sie die 10 zentralen Hebel, um Ihre Talente zu binden, sowie Werkzeuge und bewährte Praktiken, um diese Hebel in Ihrer Organisation zu aktivieren.