Wie wählt man seine kollaborative Plattform aus?
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- Drei unverzichtbare Schritte führen zur richtigen kollaborativen Plattform: die eigenen Bedürfnisse analysieren, passende Lösungen identifizieren und vergleichen, dann testen.
- Zuerst klären, was die Lösung bringen soll: die Teamarbeit remote vereinfachen, die internen E-Mails reduzieren, besser intern kommunizieren, die Ressourcen zentralisieren, Projekte effizient verwalten oder die Mitarbeitenden vereinen.
- Dann festlegen, für wen die Plattform gedacht ist, welche Hauptfunktionen nötig sind und welche Einschränkungen nicht verhandelbar sind, etwa Sicherheit, DSGVO-Konformität und Hosting der Daten in Frankreich.
- Beim Vergleich zählen die Einfachheit der Bereitstellung und Nutzung, die Funktionen, die Zusagen zu Datensicherheit und Datenhosting, die Qualität des Kundendiensts und die Nutzerbewertungen.
- Zum Schluss eine Demo anfordern und die Plattform testen, wenn möglich mit einigen Mitarbeitenden, die ihr Feedback zur Lösung geben.
Einheitliche Kommunikation, reibungslosere Teamarbeit, bessere Mitarbeitererfahrung… Ob Unternehmen, Institution oder Verein – die Einführung einer kollaborativen Plattform bietet Ihren Teams zahlreiche Vorteile. Dennoch kann es mitunter schwierig sein, aus der Vielzahl der am Markt verfügbaren Lösungen die richtige Wahl zu treffen. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, finden Sie hier die drei unverzichtbaren Schritte zur richtigen Auswahl Ihrer kollaborativen Plattform.
PS: Um Zeit zu sparen, können Sie auch dieses zusammenfassende Methodenblatt konsultieren 👇
1. Analysieren Sie Ihre Bedürfnisse
Bevor Sie mit Ihrem Benchmark beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, über Ihre Bedürfnisse nachzudenken, indem Sie sich folgende Fragen stellen:
- Was soll Ihnen diese Lösung bringen? Benötigen Sie eher eine Lösung, die Ihnen ermöglicht:
- die Teamarbeit remote zu vereinfachen,
- Ihre internen E-Mails zu reduzieren,
- den Austausch innerhalb und zwischen Teams zu beschleunigen und zu vereinfachen,
- besser intern zu kommunizieren,
- Ihre Ressourcen zu zentralisieren, um den Zugang zu erleichtern,
- gegenseitige Unterstützung und das Teilen von Informationen zu fördern,
- Ihre Projekte effizient zu verwalten,
- Ihre Mitarbeitenden zu vereinen,
- usw.
Lesen Sie auch: Wie Sie die wichtigsten Anwendungsfälle für Ihre kollaborative Plattform definieren?
- Für wen ist die Plattform gedacht? Möchten Sie alle Ihre Mitarbeitenden einladen oder nur bestimmte Abteilungen oder Teams? Richtet sie sich sowohl an Büromitarbeitende (White-Collar) als auch an Mitarbeitende im Außeneinsatz (Blue-Collar)?
- Welche Hauptfunktionen benötigen Sie? Und welche sind eher optional? Zu nennen wären beispielsweise:
- der Chat, Gruppen und Videokonferenzen, um den täglichen Austausch zu beschleunigen und zu vereinfachen,
- der gemeinsame Kalender, um Meetings und Veranstaltungen zu planen,
- der Drive, um Dateien sicher zu speichern und zu teilen,
- die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, um Dateien in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten,
- der Newsfeed und das Startportal, um Ihre Neuigkeiten hervorzuheben,
- die Integrationen, um automatisch über neue Ereignisse informiert zu werden,
- die Checklisten, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und deren Fortschritt zu verfolgen,
- usw.
- Was sind Ihre Einschränkungen? Anders gesagt: Welche Elemente sind für Sie absolut unverzichtbar und beim Auswahlprozess nicht verhandelbar? Beispielsweise: Müssen Sie eine kollaborative Plattform wählen, die…
- …hochgradig sicher ist, der DSGVO entspricht und ihre Daten in Frankreich hostet,
- …sich in Ihre bestehenden Tools integriert (Messaging, CRM, Projektmanagement-Tool, usw.),
- …schnell von Ihren Nutzenden übernommen werden kann,
- …auf allen Gerätetypen (Computer, Tablet, Smartphone) genutzt werden kann, sowohl vor Ort als auch remote,
- …in mehreren Sprachen verfügbar ist,
- …eine persönliche Begleitung anbietet,
- …für alle Ihre Mitarbeitenden zugänglich ist, einschließlich derjenigen ohne berufliche E-Mail-Adresse
- …
2. Identifizieren und vergleichen Sie kollaborative Plattformen, die Ihren Anforderungen entsprechen
Sobald diese Aspekte geklärt sind, beginnen Sie damit, die kollaborativen Plattformen zu identifizieren, die Ihren vorab definierten Bedürfnissen am besten entsprechen. Sie können unter anderem vergleichen:
- den Preis,
- die Ergonomie,
- die Einfachheit der Bereitstellung und Nutzung,
- die Funktionen (sind die von Ihnen benötigten tatsächlich vorhanden?),
- die Verpflichtungen in Bezug auf Datensicherheit und Datenhosting (ist der Anbieter beispielsweise dem Cloud Act* unterworfen?),
- die Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kundendiensts und des Nutzersupports,
- die Nutzerbewertungen (auf Plattformen wie G2, Capterra, Apppvizer, oder indem Sie die Anbieter direkt nach Kundenreferenzen fragen).
Sie möchten eine All-in-One-Kollaborationsplattform einführen, die einfach zu bedienen ist und ihre Daten in Frankreich hostet? Suchen Sie nicht weiter – Talkspirit ist DIE Lösung, die Sie brauchen! 100 % Made in France vereint unsere Plattform alle Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen, die Sie benötigen: Chat, Gruppen, Videokonferenzen, Drive, Online-Office-Suite, Projektmanagement, gemeinsamer Kalender, Newsfeed, Willkommensportal, Bibliothek, usw. – und das alles ohne Abstriche bei der Ergonomie und Intuitivität der Plattform.
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Möchten Sie noch mehr Lösungen erkunden? Lesen Sie unser Ranking der besten kollaborativen Plattformen, das Sie im folgenden Video entdecken können:
3. Testen Sie Ihre kollaborative Plattform
Haben Sie Ihre Wahl getroffen? Oder zögern Sie vielleicht noch zwischen zwei Lösungen?
In jedem Fall vergessen Sie nicht, eine Demo anzufordern und die kollaborative(n) Plattform(en) zu testen, die Ihren Kriterien am besten zu entsprechen scheinen. Viele Anbieter – darunter Talkspirit – bieten eine kostenlose Testphase an, also zögern Sie nicht!
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So können Sie selbst die Benutzerfreundlichkeit und die verschiedenen Funktionen der Plattform bewerten und überprüfen, ob sie Ihren Erwartungen entspricht. Wenn möglich, versuchen Sie, einige Mitarbeitende in diese Testphase einzubeziehen, damit diese ihr Feedback zur Lösung geben können. Denn wer könnte Ihnen besser bei der Wahl Ihrer kollaborativen Plattform helfen als Ihre künftigen Nutzenden?
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Sie haben nun alle Erfolgsvoraussetzungen, um die kollaborative Plattform zu wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Um Ihnen das Leben zu erleichtern, haben wir alle Best Practices aus diesem Artikel in unserem Methodenblatt „8 Schlüsseltipps zur richtigen Wahl Ihrer kollaborativen Plattform" zusammengefasst, auf das Sie unten zugreifen können:
Zum Methodenblatt gelangen
In diesem Methodenblatt finden Sie: die 8 Schritte zur Auswahl einer kollaborativen Plattform, die Schlüsselelemente zur genauen Bedarfsermittlung sowie die entscheidenden Kriterien zum Vergleich der besten Lösungen auf dem Markt.
*Cloud Act: US-amerikanisches Bundesgesetz zur Überwachung personenbezogener Daten, verabschiedet 2018, das amerikanische Dienstleister verpflichtet, auf Anfrage alle gespeicherten Daten an die Bundesbehörden zu übermitteln – unabhängig vom Standort der Server (auch innerhalb der EU) (Quelle: Wikipedia)
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Autorin: Emmanuelle Abensur
FAQ
Was soll die Lösung bringen, die Teamarbeit remote vereinfachen, die internen E-Mails reduzieren, besser intern kommunizieren, die Ressourcen zentralisieren, Projekte verwalten oder die Mitarbeitenden vereinen? Für wen ist die Plattform gedacht? Welche Hauptfunktionen werden benötigt und welche sind eher optional? Und welche Einschränkungen sind nicht verhandelbar?
Zum Beispiel: hohe Sicherheit, Konformität mit der DSGVO und Hosting der Daten in Frankreich, die Integration in Ihre bestehenden Tools, eine schnelle Übernahme durch die Nutzenden, die Nutzung auf allen Gerätetypen vor Ort wie remote, die Verfügbarkeit in mehreren Sprachen, eine persönliche Begleitung und die Zugänglichkeit für alle Mitarbeitenden, auch für die ohne berufliche E-Mail-Adresse.
Chat, Gruppen und Videokonferenzen für den täglichen Austausch, den gemeinsamen Kalender, um Meetings und Veranstaltungen zu planen, den Drive, um Dateien sicher zu speichern und zu teilen, die gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, den Newsfeed und das Startportal für Ihre Neuigkeiten, die Integrationen und die Checklisten, um Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen.
Die Einfachheit der Bereitstellung und Nutzung, die Funktionen, die Verpflichtungen in Bezug auf Datensicherheit und Datenhosting, etwa ob der Anbieter dem Cloud Act unterworfen ist, die Qualität und Reaktionsfähigkeit des Kundendiensts und des Nutzersupports sowie die Nutzerbewertungen auf Plattformen wie G2 oder Capterra.
Der Cloud Act ist ein US-amerikanisches Bundesgesetz zur Überwachung personenbezogener Daten, verabschiedet 2018. Es verpflichtet amerikanische Dienstleister, auf Anfrage alle gespeicherten Daten an die Bundesbehörden zu übermitteln, unabhängig vom Standort der Server, auch innerhalb der EU. Ob ein Anbieter ihm unterworfen ist, gehört deshalb zu den Vergleichskriterien.
Ja. Fordern Sie eine Demo an und testen Sie die Plattformen, die Ihren Kriterien am besten zu entsprechen scheinen; viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an. Beziehen Sie wenn möglich einige Mitarbeitende ein, damit diese ihr Feedback zur Lösung geben können.
