3 Best Practices zur Optimierung Ihres IT-Budgets

Ob Sie in einem Unternehmen, einer Behörde oder einem Verband arbeiten, IT-Kosten zu reduzieren ist höchstwahrscheinlich eine Ihrer Prioritäten. Und das zu Recht: Die IT-Ausgaben sollen 2024 weltweit 5.000 Milliarden Dollar erreichen, was einem Anstieg von 6,8 % gegenüber 2023 entspricht, laut Gartner. Welche sind also die möglichen Lösungen zur Optimierung Ihres IT-Budgets ?

In diesem Artikel teilen 4 CIOs ihre besten Tipps zur Bewältigung der Herausforderung der Kostenoptimierung mit !

Anstrengungen gemeinsam nutzen

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, das IT-Budget für die Einführung neuer Tools zu optimieren? Arbeiten Sie mit anderen Organisationen zusammen, die die gleichen Herausforderungen haben und die gleiche Art von Lösungen suchen. Dies ist das, was Lionel Babin, DSIN von der gemeinnützigen Organisation Les Petits Frères des Pauvres, empfiehlt:

"Als gemeinnützige Organisation haben wir ein viel kleineres Budget als ein Unternehmen. Wenn möglich, versuchen wir daher, unsere Anstrengungen mit anderen gemeinnützigen Organisationen gemeinsam zu nutzen. Dies ermöglicht uns, nicht nur unsere Kosten zu optimieren, sondern auch Erfahrungen auszutauschen. Bei der Implementierung unseres HRIS konnten wir beispielsweise mit gemeinnützigen Organisationen, die Mitglieder eines CIO-Clubs sind, dem wir angehören, kommunizieren, was uns Zeit sparte und uns direkt zu den richtigen Ansprechpartnern führte."

Portfolio von Anwendungen straffen

Die Rationalisierung Ihrer Anwendungen kann ein weiterer wirksamer Weg sein, Ihr IT-Budget zu optimieren und gleichzeitig Ihre digitale Transformation zu beschleunigen. Laut einer Blissfully-Studie, hat ein Unternehmen mit 100 bis 1.000 Mitarbeitenden durchschnittlich 137 SaaS-Anwendungen. Allerdings werden 37 % dieser Softwarelösungen von Mitarbeitenden nicht genutzt, was laut einer Studie des Softwareherstellers 1E einen Verlust von 259 Dollar pro Arbeitsplatz darstellt.

Warum nicht die Softwarelösungen bereinigen, für die Sie derzeit zahlen? Welche sind veraltet, ungenutzt oder untergenutzt?

Der Standpunkt der CIOs

Wie Jordan Delorme, Direktor für Informationssysteme und Innovation in der Stadt Clamart, erklärt, ist diese Rationalisierung besonders wichtig für Organisationen mit begrenzten Budgets, wie Behörden oder gemeinnützige Organisationen:

"Wir versuchen, die Komponenten unserer Informationssysteme so weit wie möglich zu straffen , um unsere Kosten zu senken und den aktuellen Betrieb zu optimieren. Beispielsweise optimieren wir derzeit unsere Signaturprozesse, um den Signaturworkflow zu verbessern und die Anzahl der von uns verwendeten Paraphieren zu reduzieren, um Dokumente zu validieren und zu unterzeichnen."

Für Sébastien Louyot, Direktor IT Services bei Doctolib, ist die Rationalisierung von Softwarelösungen auch notwendig, um Arbeitsprozesse von Teams zu optimieren, und ihnen eine einheitlichere Arbeitserfahrung zu bieten:

"Vor März 2020 nutzten wir drei verschiedene Team-Messaging-Dienste zum täglichen Arbeiten und Austausch, je nach Team. Beim ersten Lockdown haben wir 100 % des Unternehmens auf ein einzelnes Chat-Tool umgestellt. Und das ist letztendlich ein bevorzugter Kommunikationskanal geworden.

Wir haben auch ein Intranet gestartet, um unsere Wissensverwaltung zu verbessern, da unsere Dokumente über etwa vierzig Wissensverwaltungs-Tools verteilt waren, je nach Team oder Abteilung. Wir haben alles auf einem einzigen Portal centralisiert, integriert mit unserer Kollaborationssuite, was die interne Suche und den Informationsaustausch erleichterte und somit das Onboarding von neuen Mitarbeitenden beschleunigte."

Wie Sie sehen: Die Rationalisierung genutzter Softwarelösungen ist wichtig, um Ihre Ausgaben zu senken, ungenutzter, unternutzter und/oder redundanter Anwendungen zu eliminieren und die Effizienz Ihrer Teams zu verbessern.

Aber wie gehen Sie genau vor?

Schritte zur Rationalisierung

Hier sind 7 Schritte , die Sie befolgen sollten, um Ihre Anwendungen zu rationalisieren (mit systematischer Einbeziehung der Geschäftseinheiten):

1. Identifizieren Sie die Anwendungen, die Ihre Geschäftseinheiten wirklich brauchen
2. Erstellen Sie ein detailliertes Inventar aller bereits genutzten Anwendungen
3. Analysieren Sie all diese Anwendungen, indem Sie insbesondere folgende Punkte bestimmen:
   • welche Funktionen genutzt werden,
   • wie häufig,
   • von welchen Geschäftseinheiten,
   • zu welchem Zweck,
   • mit welchen Ergebnissen,
   • und zu welchen Kosten.
4. Bewerten Sie jede Anwendung basierend auf ihrem Mehrwert, ihren Kosten, ihrer Relevanz im Hinblick auf Geschäftsanforderungen, ihrem Redundanzgrad und allen anderen Kriterien, die Sie für nützlich halten.
5. Basierend auf dem erreichten Score , bestimmen Sie, welche Anwendungen beibehalten, eliminiert oder ersetzt werden sollen.
6. Nach Rücksprache mit der Leitung und den verschiedenen Geschäftseinheiten implementieren Sie Ihren Rationalisierungsplan
7. Vornehmen Sie kontinuierliche Anpassungen basierend auf Nutzerfeedback.

Um die Rationalisierung zu erleichtern, warum nicht Talkspirit ausprobieren? Talkspirit ist ein All-in-One-Tool, das alle wichtigen Funktionen zur Optimierung der Kommunikation, der Zusammenarbeit und der Community-Animation integriert. Um zu erfahren, wie Talkspirit Ihnen helfen kann, die Produktivität Ihrer Organisation zu verbessern, testen Sie es jetzt! 👇

Automatisieren Sie geschäftliche Abläufe

Die Automatisierung des Großteils geschäftlicher Abläufe kann Ihnen auch helfen, Ihr Informationssystem zu optimieren, Ihr IT-Budget zu optimieren und täglich produktiver zu sein . Beispielsweise können automatische Nachrichten, die auf die Hauptprobleme Ihrer Kundinnen und Kunden reagieren, Ihrem Kundenservice mehr Zeit für die Lösung komplexerer Probleme geben.

Wie Olivier Montanes, Direktor IT & Business Improvement bei Decouflé (Lieferant von Technologien und Dienstleistungen für die Tabakindustrie), erklärt, kann diese Automatisierung auch der IT-Abteilung Zeit sparen:

"Eine der Herausforderungen der IT-Abteilung ist es, sich zeitraubender Aufgaben zu befreien, die wenig Mehrwert haben, wie beispielsweise die einfachsten Support-Aufgaben, die von einem Chatbot ausgeführt werden könnten. Diese Automatisierung ermöglicht es der IT-Abteilung, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, insbesondere auf Feldarbeit und Dialog mit den Nutzenden."

Neben diesem Zeiteinsparung ermöglicht die Automatisierung auch, das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren, besonders bei sich wiederholenden Aufgaben wie Datensicherung, Dokumentenversand, Kundenfolgeaufgaben oder KPI-Nachverfolgung. Sie und Ihre KollegInnen können sich somit vollständig strategischeren Projekten wie der Einführung einer neuen Software oder der Neugestaltung des Informationssystems widmen.

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Zusammenfassung

Durch die Anwendung dieser drei Best Practices können Sie unnötige Ausgaben reduzieren und strategischer investieren ! Dieser Artikel stammt aus unserem White Paper "Hybridarbeit: Die IT-Abteilung vor neuen Herausforderungen". Möchten Sie mehr über die Herausforderungen der IT-Abteilung im Zeitalter der hybriden Arbeit erfahren? Consulten Sie hier das vollständige White Paper. 👇

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